Sử dụng trợ lý AI của PurchasePlus

Trợ lý AI có thể làm gì

Trợ lý AI của PurchasePlus kết nối Claude hoặc ChatGPT với tài khoản PurchasePlus của bạn. Bạn đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên thông thường và nhận câu trả lời từ dữ liệu PurchasePlus theo thời gian thực.

Công cụ này hoạt động thông qua MCP (Giao thức ngữ cảnh mô hình - Model Context Protocol), một phương thức tiêu chuẩn để các trợ lý AI kết nối với phần mềm khác. Bạn đăng nhập bằng tài khoản PurchasePlus thông thường của mình, do đó trợ lý chỉ có thể xem và thực hiện những gì bạn đã được phân quyền xem và làm trong PurchasePlus.

Tại sao nên sử dụng trợ lý AI?

• Nhận một câu trả lời tổng hợp xuyên suốt Yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhận hàng và Hóa đơn, thay vì phải xuất và đối chiếu chéo nhiều báo cáo.
• Theo dõi một đơn hàng duy nhất từ Yêu cầu mua hàng đến Hóa đơn mà không cần nhấp qua lại giữa các màn hình.
• Tìm các lỗi về giá, quy cách đóng gói và số lượng trước khi Hóa đơn được thanh toán.
• Chuyển báo giá của Nhà cung cấp hoặc lịch sử mua hàng năm ngoái thành bản nháp Yêu cầu mua hàng mà không cần nhập lại từng dòng.
• Kiểm tra hàng tồn kho hiện có, Kiểm kê, Điều chuyển và chi phí Công thức chỉ bằng một câu lệnh.

Khả năng của trợ lý

• Trả lời các câu hỏi về Yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhận hàng, Hóa đơn, Giấy báo có (Credit Note) và Bảng sao kê.
• Kiểm tra tồn kho theo Địa điểm kho, cùng với các đợt Kiểm kê và Điều chuyển.
• Tra cứu Công thức, nguyên liệu và chi phí theo giá hiện tại.
• Tìm kiếm trong Danh mục của Nhà cung cấp để xem đơn vị nào bán mặt hàng đó và với giá bao nhiêu.
• Chạy các Báo cáo mà bạn đã có quyền truy cập và cung cấp liên kết tải xuống.
• Tạo hoặc cập nhật bản nháp Yêu cầu mua hàng, đặt hàng lại từ một Yêu cầu mua hàng trước đó, tạo Danh sách mua hàng (Buy List), thêm Sản phẩm vào Danh sách mua hàng và thêm nguyên liệu vào Công thức.

Việc phê duyệt, gửi Đơn đặt hàng, xóa dữ liệu và hủy kích hoạt Nhà cung cấp luôn phải do con người thực hiện.

Trước khi bắt đầu

Bạn cần ba thứ: Một tài khoản người dùng PurchasePlus, một tài khoản AI mà tổ chức của bạn cho phép sử dụng, và địa chỉ máy chủ PurchasePlus.

Mẹo

• Kiểm tra chính sách AI của tổ chức bạn trước khi kết nối. Hãy sử dụng tài khoản AI dành cho công việc, không dùng tài khoản cá nhân.
• Trợ lý tuân theo các quyền hạn PurchasePlus của bạn. Nếu bạn không thể xem Hóa đơn trong PurchasePlus, trợ lý cũng không thể xem được. Hãy hỏi người dùng cấp cao nếu bạn thiếu quyền truy cập.
• Nếu bạn làm việc trên nhiều cơ sở, bạn có thể chuyển đổi giữa các tổ chức mà bạn đã có quyền truy cập ngay trong cùng một cuộc trò chuyện.

Kết nối Claude

Cách nhanh nhất là nhấp vào biểu ngữ Kích hoạt PurchasePlus MCP (Enable PurchasePlus MCP) trên bảng điều khiển Trang chủ của PurchasePlus. Thao tác này sẽ mở Claude với các thông tin chi tiết về PurchasePlus đã được điền sẵn.

Mẹo

• Sau khi kết nối, PurchasePlus hoạt động trong Claude trên web, ứng dụng máy tính và các ứng dụng di động.
• Claude sẽ hỏi trước khi sử dụng từng công cụ. Chọn [Luôn cho phép] (Allow always) đối với các công cụ chỉ đọc dữ liệu, chẳng hạn như liệt kê Hóa đơn. Giữ nguyên cài đặt hỏi trước đối với các công cụ tạo bản nháp hoặc thêm mục để bạn có thể xem lại từng thay đổi trước khi thực hiện.
• Tắt PurchasePlus trong [+] → [Connectors] đối với các cuộc trò chuyện không liên quan đến việc mua hàng.

##

Bạn có thể hỏi về những gì

Trợ lý có thể đọc hầu hết các khu vực trong PurchasePlus và có thể thực hiện một số ít thay đổi an toàn. Mọi nội dung bên dưới đều bị giới hạn theo quyền hạn của riêng bạn và tổ chức mà bạn đang làm việc.

Việc thêm nguyên liệu vào Công thức hoặc thêm Sản phẩm vào Danh sách mua hàng sẽ có hiệu lực ngay lập tức, tương tự như khi bạn tự thêm trong PurchasePlus. Việc tạo Danh sách mua hàng cũng có hiệu lực ngay lập tức. Yêu cầu mua hàng luôn được tạo dưới dạng bản nháp để bạn xem lại và gửi đi.

Dành cho người mua hàng và bếp trưởng

Sử dụng trợ lý để kiểm tra trước khi đặt hàng, tạo bản nháp Yêu cầu mua hàng nhanh hơn và luôn cập nhật Danh sách mua hàng cũng như Công thức. Sao chép các câu lệnh gợi ý này và thay đổi tên cho phù hợp với cơ sở của bạn.

Kiểm tra trước khi đặt hàng

• "Chúng ta có mua Việt quất trong sáu tháng qua không? Mua từ ai và với đơn giá bao nhiêu?"
• "Những Nhà cung cấp nào trong Danh mục có bán gạo basmati 10kg, và ai có giá theo kg rẻ nhất?"
• "Còn những mặt hàng nào đã đặt từ Bidfood mà vẫn chưa nhận được?"
• "Số lượng tồn kho hiện tại của trứng ở Địa điểm kho Bếp chính là bao nhiêu?"

Tạo bản nháp Yêu cầu mua hàng

• "Đặt hàng lại Yêu cầu mua hàng PR03288 để giao vào thứ Ba tới."
• "Đây là báo giá từ Nhà cung cấp đồ vải của chúng tôi. Hãy tạo một bản nháp Yêu cầu mua hàng với các dòng này và cho tôi biết bất kỳ dòng nào có giá trong Danh mục khác với báo giá."
• "Xem Cửa hàng lưu niệm đã mua những gì từ Nhà cung cấp này trong 12 tháng qua và tạo một bản nháp đơn hàng đầu kỳ dựa trên số liệu đó."
• "So sánh Địa điểm kho Quầy bar với mức định mức và liệt kê mọi mặt hàng dưới định mức kèm số lượng cần thiết."

Cập nhật liên tục Danh sách mua hàng và Công thức

• "Những mặt hàng nào trong Danh sách mua hàng Buồng phòng hiện không có báo giá?"
• "Thêm bơ nhạt Lurpak 250g vào Danh sách mua hàng Bếp bánh."
• "Công thức Eggs Benedict có chi phí bao nhiêu theo giá hiện tại, và nguyên liệu nào có chi phí cao nhất?"
• "Thêm 20g hẹ vào Công thức Eggs Benedict."

Gửi bản nháp của bạn trong PurchasePlus

Trợ lý không bao giờ tự động gửi Yêu cầu mua hàng. Để hoàn tất:

1. Mở PurchasePlus và tìm Yêu cầu mua hàng trong mục Draft Requisitions trên bảng điều khiển Trang chủ.
2. Kiểm tra Nhà cung cấp, số lượng, giá, Bộ phận và Mã tài khoản.
3. Nhấp vào [Submit] để gửi vào Quy trình phê duyệt.

Mẹo

• Nêu rõ Địa điểm kho, Bộ phận hoặc Danh sách mua hàng cụ thể mà bạn muốn nói đến. Từ "Bếp" có thể trùng khớp với nhiều hơn một địa điểm.
• Đưa ngày giao hàng dưới dạng một ngày cụ thể, chẳng hạn như "Thứ Ba ngày 13 tháng 10", thay vì "thứ Ba tới".
• Nếu một Sản phẩm không có báo giá, trợ lý không thể thêm sản phẩm đó vào Yêu cầu mua hàng. Hãy kiểm tra Danh mục trước.

Dành cho người dùng tài chính

Sử dụng trợ lý để xử lý các Hóa đơn bị gắn cờ nhanh hơn và kiểm tra Nhà cung cấp trước khi thanh toán. Trợ lý đọc đồng thời Đơn đặt hàng, Phiếu nhận hàng và Hóa đơn, nhờ đó có thể giải thích vấn đề đối chiếu 3 bên (3-way match) trong một câu trả lời duy nhất.

Xử lý các Hóa đơn bị gắn cờ

• "Liệt kê các Hóa đơn bị gắn cờ mà hàng hóa đã được nhận."
• "Tại sao Hóa đơn INV-40211 lại bị gắn cờ?"
• "Theo dõi Đơn đặt hàng 778812 từ Yêu cầu mua hàng đến Hóa đơn và cho tôi biết số lượng hoặc giá bắt đầu không khớp ở điểm nào."
• "Những dòng Hóa đơn bị gắn cờ nào không được khớp với dòng trong Đơn đặt hàng?"

Kiểm tra Nhà cung cấp trước khi thanh toán

• "Kiểm tra các Hóa đơn tháng này từ Fresh Seafood Co so với Đơn đặt hàng tương ứng. Liệt kê bất kỳ dòng nào có đơn giá cao hơn giá đặt hàng trên 10%."
• "Có Hóa đơn nào từ Nhà cung cấp này có cùng số Hóa đơn hoặc cùng tổng số tiền trong cùng một ngày không?"
• "Cho tôi xem tệp PDF của Nhà cung cấp cho Hóa đơn INV-40211."
• "Những Giấy báo có nào từ Bidfood trong quý này chưa được liên kết với Hóa đơn?"

Cuối tháng

• "Bảng sao kê tháng 9 từ Bidfood bao gồm những gì, và những dòng nào chưa có Hóa đơn khớp trong PurchasePlus?"
• "Trên tất cả các cơ sở của chúng tôi, có bao nhiêu Yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng chưa giao và Hóa đơn bị gắn cờ đang mở? Chia theo từng loại tiền tệ."
• "Chạy Báo cáo giá trị kho cho tất cả các Địa điểm kho và cung cấp liên kết tải xuống cho tôi."

Xử lý và phê duyệt trong PurchasePlus

Trợ lý tìm ra vấn đề. Bạn sẽ khắc phục và phê duyệt vấn đề đó trong PurchasePlus.

1. Mở Hóa đơn trong PurchasePlus từ mục [Invoices].
2. Thực hiện thay đổi, ví dụ: khớp hóa đơn với Đơn đặt hàng, tách dòng bằng Chế độ nâng cao hoặc thiết lập Bộ phận và Mã tài khoản.
3. Phê duyệt Hóa đơn từ phần tiêu đề, hoặc từ mục [Invoices] → [Awaiting My Approval].

Mẹo

• Yêu cầu cung cấp số Hóa đơn và Đơn đặt hàng trong câu trả lời để bạn có thể mở từng chứng từ và kiểm tra.
• Trợ lý nhóm các số tiền theo loại tiền tệ và không tự động quy đổi giữa các loại tiền.
• Đối với các số liệu tổng lớn và xu hướng, hãy chạy Báo cáo. Trợ lý sẽ chỉ bạn đến báo cáo tương ứng thay vì ước tính một con số.

Dành cho người dùng cấp cao và quản trị viên

Bạn kiểm soát những gì trợ lý có thể làm thông qua các quyền hạn trong PurchasePlus mà bạn đang quản lý. Không cần thiết lập riêng một quyền hạn AI độc lập.

Cơ chế hoạt động của quyền truy cập

• Mỗi người dùng đăng nhập bằng tài khoản PurchasePlus của riêng họ. Trợ lý hoạt động với tư cách là người dùng đó, trong tổ chức mà họ đang làm việc.
• Các công cụ hiển thị cho người dùng tương ứng với quyền hạn của họ trong PurchasePlus. Người dùng không có quyền truy cập vào Hóa đơn sẽ không thấy các công cụ về Hóa đơn. Quản trị viên tổ chức sẽ có tất cả các công cụ của người mua hàng.
• Để cấp hoặc thu hồi quyền truy cập vào một khu vực, hãy thay đổi quyền của người dùng trong PurchasePlus. Trợ lý sẽ tự động áp dụng theo thay đổi này.
• Các bản nháp do trợ lý tạo ra sẽ thuộc về người dùng đã yêu cầu. Chúng sẽ trải qua cùng một Quy trình phê duyệt như bất kỳ Yêu cầu mua hàng nào khác.
• PurchasePlus ghi lại mọi yêu cầu gửi đến trợ lý theo người dùng và tổ chức.
• Khi một nhân viên nghỉ việc, hãy vô hiệu hóa người dùng PurchasePlus của họ như thường lệ. Trợ lý đăng nhập bằng người dùng đó, do đó nó cũng sẽ mất quyền truy cập.

Chuyển đổi tổ chức

Người dùng có quyền truy cập vào nhiều tổ chức có thể chuyển đổi qua lại giữa các tổ chức ngay trong cùng một cuộc trò chuyện.

1. Hỏi "Tôi có thể chuyển sang những tổ chức nào?"
2. Yêu cầu "Chuyển sang The Hotel Plus Sydney."
3. Trợ lý xác nhận tổ chức hiện đang hoạt động. Mọi câu trả lời sau đó sẽ lấy từ tổ chức đó cho đến khi bạn thực hiện chuyển đổi lần nữa.

Triển khai thực tế

1. Thống nhất gói AI mà tổ chức của bạn sẽ sử dụng và nhận sự chấp thuận từ người chịu trách nhiệm về chính sách AI của bạn.
2. Thêm PurchasePlus một lần cho tất cả mọi người. Trên Claude Team hoặc Enterprise, Chủ sở hữu thêm vào tại [Organization settings] → [Connectors]. Trên ChatGPT, quản trị viên không gian làm việc sẽ tạo và phát hành ứng dụng.
3. Trên ChatGPT Enterprise, sử dụng [Configure Access] để bắt đầu với một nhóm thử nghiệm, chẳng hạn như bộ phận tài chính và các bếp trưởng.
4. Kiểm tra quyền của người dùng trong PurchasePlus trước khi mời họ. Trợ lý có thể thấy bất kỳ thông tin nào mà quyền hạn của họ cho phép.
5. Chia sẻ bài viết này với người dùng của bạn và yêu cầu họ giữ nguyên cài đặt hỏi trước đối với các công cụ tạo bản nháp.

Mẹo

• Mọi người dùng đều thấy biểu ngữ Kích hoạt PurchasePlus MCP trên bảng điều khiển Trang chủ cho đến khi họ đóng biểu ngữ đó. Việc đóng biểu ngữ chỉ ẩn biểu ngữ trên trình duyệt đó.
• Hãy bắt đầu với các câu hỏi chỉ đọc trong tuần đầu tiên. Người dùng sẽ xây dựng niềm tin vào các câu trả lời trước khi họ bắt đầu tạo các bản nháp.

Những việc chỉ con người mới có quyền thực hiện

Trợ lý có thể chuẩn bị công việc, nhưng bất kỳ quyết định cuối cùng hoặc hành động không thể hoàn tác nào đều phải do đội ngũ của bạn thực hiện trong PurchasePlus. Điều này được cố định trong PurchasePlus và không có cài đặt AI nào có thể thay đổi được.

Trợ lý AI có thể hiểu sai câu hỏi hoặc đưa ra câu trả lời không chính xác. Hãy xem mỗi câu trả lời là một xuất phát điểm và mở chứng từ trong PurchasePlus trước khi bạn hành động dựa trên thông tin đó.

Mẹo để có câu trả lời tốt hơn

Câu hỏi càng cụ thể, câu trả lời càng chính xác. Hãy nêu rõ cơ sở, Nhà cung cấp, số chứng từ và các mốc thời gian bạn cần.

Mẹo

• Yêu cầu trợ lý liệt kê số chứng từ kèm theo câu trả lời để bạn có thể kiểm tra lại trong PurchasePlus.
• Chỉ định rõ tổ chức bạn muốn xem nếu bạn làm việc trên nhiều cơ sở.
• Đưa ngày tháng dưới dạng ngày cụ thể. Các từ "Hôm nay" và "thứ Tư tới" có thể rơi vào sai ngày nếu tài khoản AI của bạn được đặt ở múi giờ khác.
• Bắt đầu một cuộc trò chuyện mới cho một tác vụ mới. Các cuộc trò chuyện dài có thể làm xáo trộn các câu trả lời trước đó.
• Nếu một câu trả lời có vẻ không đúng, hãy hỏi "Bạn đã tính toán điều đó như thế nào?" Trợ lý sẽ hiển thị những chứng từ mà nó đã sử dụng.

Câu hỏi thường gặp và khắc phục sự cố

Bạn cần trợ giúp?

• Liên hệ Đội ngũ Customer Success của PurchasePlus
• Trang trợ giúp trợ lý AI của PurchasePlus
• Trợ giúp về Claude: trình kết nối tùy chỉnh
• Trợ giúp về ChatGPT: Chế độ nhà phát triển và ứng dụng MCP