구매자용 안내

구매자를 위한 구매, 송장 발행, 재고 및 레시피 관리 안내입니다.

개요

• 구매 및 입고 — 부서 지출 승인을 위한 구매 요청(Requisition)을 제출합니다. 구매 요청 유형은 다양하며, 일부 유형에서는 가격 비교 및 여러 공급업체 대상 주문 기능을 제공합니다.
• 송장 및 대변전표 — 귀하의 PurchasePlus 전자 송장 이메일 주소로 전송된 송장은 자동으로 스캔되어 플랫폼에 추가됩니다.
• 카탈로그 및 구매 목록 — PurchasePlus는 수천 개의 공급업체로 구성된 글로벌 네트워크를 보유하고 있으므로, 공급업체의 제품 및 가격 정보가 이미 PurchasePlus에 등록되어 있을 가능성이 높습니다.
• 재무 팀 — 발주서(Purchase Order)가 생성되기 전에 구매 요청은 지정된 승인자의 승인을 받아야 합니다. 승인자인 경우 알림창에 빨간색 숫자가 표시됩니다.

구매 요청

• 개요 — 구매 요청(Requisition)은 구매자가 공급업체로부터 구매하고자 하는 물품에 대한 요청서입니다.
• 견적 — 견적(Quote)은 공급업체로부터 구매할 수 있는 제품의 가격입니다. 제품이 단가와 함께 카탈로그에 포함될 때 견적이 생성됩니다.
• 기본 쇼핑 모드 — 모든 유형의 구매 요청에서 쇼핑할 때 고급 쇼핑 모드를 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다.
• 고급 쇼핑 모드 — 모든 유형의 구매 요청에서 쇼핑할 때 고급 쇼핑 모드를 활성화할 수 있습니다.
• 모든 공급업체 대상 — '모든 공급업체' 구매 요청 유형은 활성화된 모든 공급업체로부터 제공되는 모든 견적 목록을 제공합니다. 다양한 공급업체를 비교 쇼핑하기에 이상적입니다.
• 단일 공급업체 대상 — '단일 공급업체' 구매 요청 유형은 선택한 단일 공급업체로부터 조직에 현재 제공되는 모든 견적 목록을 제공합니다.
• 구매 목록 기준 — 구매 목록(Buy List)은 팀원이 구매 요청 시 선택할 수 있는 품목을 특정 상품 및 서비스로 한정하는 관리형 제품 목록입니다.
• 맞춤 구매 요청 — 맞춤 구매 요청을 통해 공급업체에 임시 품목을 주문할 수 있습니다. 다른 구매 요청 유형이 적합하지 않을 때 맞춤 구매 요청을 사용하세요.
• 외부 구매 요청 — 외부 구매 요청을 통해 공급업체의 외부 전자상거래 웹사이트에서 쇼핑하여 구매 요청을 생성할 수 있습니다. 해당 사이트의 전체 기능을 활용할 수 있습니다.
• 재주문 기준 — '재주문' 구매 요청 유형을 사용하면 기존 구매 요청, 발주서 또는 송장의 품목을 다시 주문할 수 있습니다.
• 재고 위치 기준 — 재고 위치는 창고, 자재실, 주방 등 재고 품목이 보관되는 조직 내 실제 물리적 위치를 나타낼 수 있습니다.
• 고급 제품 검색 — PurchasePlus의 다양한 작업(예: 구매 요청 생성 또는 구매 목록에 제품 추가) 시 고급 제품 검색 기능이 제공됩니다.
• 임시 저장된 구매 요청 — 구매 요청은 승인을 위해 제출되기 전까지 임시 저장 상태로 유지됩니다. 임시 저장된 구매 요청으로 돌아가 확인, 수정 또는 취소할 수 있습니다.
• 구매 요청 승인 — PurchasePlus에서 구매 요청이 승인을 위해 제출되면 '승인 대기 중(AWAITING APPROVAL)' 상태로 전환됩니다. 이후 구매 요청은 승인 대기열에 등록됩니다.

발주서 및 입고

• 발주서 — 발주서(Purchase Order)는 구매 조직이 공급업체 조직에 발송하는 문서로, 구매할 제품이나 서비스를 명시합니다.
• 발주서 통합 — '통합(Consolidating)'이란 관리 업무를 최소화하고 오류 가능성을 줄이기 위해 두 개 이상의 발주서를 하나의 새로운 단일 발주서로 합치는 것을 의미합니다.
• 발주서 전송 — 구매 요청이 완전히 승인되면 요청서에 포함된 각 공급업체별로 발주서가 생성되어 전송할 수 있습니다.
• 입고표 — 입고표(Receiving Note)는 발주서와 연계되어 생성되는 보조 문서로, 발주서 각 라인 품목의 특정 수량을 기록하는 데 사용됩니다.
• 물품 입고 처리 — 발주서 라인 품목을 '입고 완료'로 표시하여 조직의 사용자에게 언제 발주서를 마감할 수 있는지 알립니다.
• 단가 덮어쓰기 — 발주서와 송장이 매칭되고 제품 라인이 서로 연결되면, 입고표는 송장의 단가를 따릅니다.

송장 및 대변전표

• 송장 — 송장(Invoice)은 공급업체가 구매자에게 발송하는 문서로, 납품된 제품과 수량 및 청구 금액을 명시합니다.
• 송장 생성 — PurchasePlus 사용자는 새 송장을 생성하여 공급업체로부터 수령한 송장의 디지털 기록을 남기고 발주서와 매칭할 수 있습니다.
• 송장 조회 및 업데이트 — 1. 사이드 내비게이션 바에서 [송장] → [모두 보기]를 선택합니다.
• PurchasePlus로 전송 — PurchasePlus는 수령한 송장을 검토하고 대조하는 데 소요되는 시간을 줄이고자 하는 조직을 위해 전자 송장 솔루션을 제공합니다.
• 발주서 매칭 — 전자 송장 방식으로 송장이 생성되면, PurchasePlus는 일치하는 발주서를 자동으로 찾아 송장에 매칭합니다.
• 발주서 매칭 해제 — 발주서는 송장 대조 프로세스의 일환으로 송장과 '매칭'됩니다. 이를 통해 시스템(또는 검토 담당자)이 청구 내역의 정확성을 확인할 수 있습니다.
• 라인 연결 또는 연결 해제 — PurchasePlus에서 조직에 적용된 설정에 따라, 송장이 발주서와 매칭될 때 송장의 모든 라인이 연결됩니다.
• 고급 모드 — PurchasePlus에서는 송장 라인을 고급 모드로 조회하여 각 송장 라인의 모든 추가 정보를 확인할 수 있습니다.
• 송장 플래그 — PurchasePlus는 '미결(Open)' 및 '승인 대기 중(Awaiting Approval)' 상태의 모든 송장과 대변전표를 지속적으로 분석하고 헤더 또는 라인 수준의 플래그를 생성합니다.
• 플래그 임계값 — PurchasePlus의 송장 플래그 중 일부는 임계값(Thresholds)을 사용하여 추가로 맞춤 설정할 수 있습니다. 임계값을 설정하면 경미한 불일치로 인해 플래그가 발생하지 않도록 할 수 있습니다.
• 대변전표 — 대변전표(Credit Note)는 구매자에게 환불될 금액을 나타내는 문서입니다. 일반적으로 구매 취소 후 공급업체에서 발행합니다.
• 대변전표 생성 — 대변전표는 구매자에게 환불될 금액을 나타내는 문서입니다. 일반적으로 구매 취소 후 공급업체에서 발행합니다.
• 전자 송장 AI — 전자 송장(Paperless Invoicing)은 자체 개발한 독점 AI 서비스를 활용하여 송장과 대변전표를 수신, 스캔 및 처리하는 PurchasePlus 모듈입니다.
• 전자 송장 이메일 — PurchasePlus의 전자 송장 이메일 영역에서 수행할 수 있는 작업:
• 발주서 없는 송장의 자동 코딩 — 일치하는 발주서가 없는 송장이 수신되면, PurchasePlus가 문서를 읽고 송장 정보 및 공급업체 기본 설정을 사용하여 자동으로 계정 코드를 지정합니다.
• 송장 승인 — 송장 또는 대변전표가 '승인 대기 중' 상태인 경우, 검토 및 승인이 필요한 하나 이상의 플래그(불일치 사항)가 포함되어 있음을 의미합니다.
• 송장 내보내기 — 조직 설정 방식에 따라 송장 및 대변전표를 개별적으로 내보내거나(Type A), 일괄 내보내기 파일(Type B)로 내보낼 수 있습니다.
• 내보내기 준비 완료로 표시 — 조직 설정에 따라 송장 및 대변전표를 개별적으로 내보내거나('Type A'), 일괄 내보내기 파일('Type B')의 일부로 내보낼 수 있습니다.
• 일괄 내보내기 파일 — 조직 설정 방식에 따라 송장 및 대변전표를 개별적으로 내보내거나(Type A), 일괄 내보내기 파일(Type B)을 통해 내보낼 수 있습니다.
• 내보냄으로 표시 — 1. 대시보드로 이동하여 '송장'을 클릭한 후 '모두 보기'를 선택합니다.

승인 워크플로

• 개요 — 송장 및 대변전표가 시스템에 수신되는 순간부터 PurchasePlus는 '미결' 및 '승인 대기 중' 상태의 모든 문서를 지속적으로 분석합니다.

거래명세서

• 대조 작업 — 명세서 대조(Statement Reconciliation)는 스프레드시트와 이메일을 이용한 기존 대조 방식을 대체하는 플랫폼 내 기능입니다. 공급업체 명세서를 업로드하면 시스템이 자동으로 대조합니다.
• 명세서 상태 — 명세서 라인은 4가지 상태 중 하나를 가질 수 있습니다. 상태는 매칭된 송장 및 강제 대조 플래그에 따라 결정되며 자동으로 업데이트됩니다.
• 자주 묻는 질문(FAQ) — 명세서 총액이 라인 합계와 일치하지 않습니다. 어떻게 해야 하나요? 명세서는 계속 저장됩니다. 상세 보기 상단에 잔액 불일치 표시기가 나타납니다.

공급업체 관리

• 개요 — '공급업체'는 물품이나 서비스를 구매하는 조직입니다. PurchasePlus에서 공급업체는 단순히 조직 유형이 '공급업체(Supplier)'인 조직을 의미합니다.
• 공급업체 조회 및 관리 — PurchasePlus를 구매자로 사용하는 경우 연결된 공급업체를 확인하고 관리할 수 있습니다.
• 공급업체 활성화 또는 비활성화 — '활성화됨'은 귀하의 조직이 해당 공급업체에 주문할 수 있음을 의미합니다. 공급업체는 귀하의 조직에 카탈로그, 제품 및 가격을 할당할 수 있습니다.
• 등록된 공급업체 연결 — 등록된 공급업체는 PurchasePlus 공급업체 계정을 생성한 엔터티입니다. 로그인하여 자체 제품과 카탈로그를 관리하고 할당할 수 있습니다.
• 자체 관리 공급업체 생성 — PurchasePlus의 공급업체는 다음과 같이 구분될 수 있습니다:

제품

• 개요 — PurchasePlus의 제품(Product)은 귀사의 조직이 공급업체로부터 구매하여 내부에서 사용하는 실제 제품(및 서비스)을 나타냅니다.
• 제품 생성 — PurchasePlus의 제품은 귀사의 조직이 공급업체로부터 구매하여 내부에서 사용하는 실제 제품과 서비스를 나타냅니다.

카탈로그

• 개요 — 카탈로그(Catalog)는 조직과 거래 관계가 활성화된 공급업체로부터 구매하는 제품과 가격의 모음입니다.
• 공급업체 관리형 대 자체 관리형 카탈로그 — 카탈로그는 구매 요청 시 공급업체로부터 구매할 수 있는 제품과 가격의 모음입니다.
• 카탈로그 생성 또는 업데이트 — 카탈로그는 등록된 공급업체가 직접 관리하거나(공급업체 관리 카탈로그), 구매 조직 내부에서 관리할 수 있습니다(자체 관리 카탈로그).
• 카탈로그 가져오기 — 가져오기(Import) 기능을 사용하여 카탈로그 내 기존 제품의 가격을 업데이트하거나 추가 제품을 등록할 수 있습니다.

구매 목록

• 개요 — 구매 목록(Buy List)은 조직 전체의 조달 의사결정을 표준화하고 자동화하여, 구매자가 올바른 제품을 구매할 수 있도록 지원하는 강력한 방법입니다.
• 구매 목록 생성 — 구매 목록은 조직 전체의 조달 의사결정을 표준화하고 자동화하여, 구매자가 올바른 제품을 구매할 수 있도록 지원하는 강력한 방법입니다.
• 제품 관리 — 구매 목록은 조직 전체의 조달 의사결정을 표준화하고 자동화하여, 구매자가 올바른 제품을 구매할 수 있도록 지원하는 강력한 방법입니다.

재고

• 개요 — 재고(Inventory)는 조달 비용을 더욱 효과적으로 통제하고 절감할 수 있도록 PurchasePlus 플랜에 포함할 수 있는 선택형 모듈입니다.
• 재고 품목 — 재고 품목(Stock Item)은 재고에 등록되어 하나 이상의 재고 위치에 추가 및 보관할 수 있는 제품입니다.
• 재고 위치 — 재고 위치(Stock Location)는 창고, 자재실, 주방 등 재고 품목이 보관되는 조직 내 실제 물리적 위치를 나타낼 수 있습니다.
• 이동 관리 — 이동(Transfer)은 재고 위치 간 재고 품목의 이동을 관리(및 회계 처리)하는 방법입니다.
• 재고 실사 — 재고 실사(Stocktake)는 재고 위치에 보관 중인 재고 품목의 수량을 확인하는 절차입니다. 실사는 특정 재고 위치에서 진행됩니다.
• 재고 평가 — 물품이 재고로 입고될 때 PurchasePlus가 적용할 가격을 결정하는 방식과 해당 가격이 재고 가치에 반영되는 방식을 알아봅니다.
• 월말 재고 실사 — 재고 실사는 특정 기간 동안 재고 위치에 출입고되는 재고 품목의 수량을 정기적으로 확인하는 가장 좋은 방법입니다.
• 물품 입고 — 발주서와 관련된 배송 물품을 수령하면 PurchasePlus를 통해 물품을 입고 처리할 수 있습니다.
• 기초 잔액 이전 — 재고 위치에 처음으로 재고 품목을 채우는 작업은 기초 잔액 이전을 작성하여 완료할 수 있습니다.
• POS (Point of Sale) — POS(Point of Sale)는 레스토랑, 바 또는 카페에서 판매가 발생했을 때 재고 위치에서 재고 품목을 차감할 수 있는 선택형 모듈입니다.
• POS 일괄 판매 내역 — 일괄 판매(Batch Sale)는 실제 POS 단말기에서 발생한 판매 라인의 모음입니다. 시스템은 이러한 판매 라인을 대량으로 처리합니다.
• 바코드 스캐너 — PurchasePlus DS6510B-M9는 1D 및 2D 바코드를 빠르고 안정적으로 스캔할 수 있도록 설계된 핸드헬드 바코드 스캐너로, 컴퓨터에 직접 연결하여 사용합니다.

레시피

• 개요 — 레시피(Recipes)는 PurchasePlus 시스템에 선택적으로 포함할 수 있는 모듈로, 당사 소프트웨어의 활용 가치를 더욱 극대화하는 훌륭한 도구입니다.
• 메뉴 — 메뉴(Menu)는 레시피의 모음입니다. 메뉴는 일반적으로 실제 요리(레시피)에 사용되는 재료의 구매 및 원가를 관리하는 데 사용됩니다.
• 재료 — 재료(Ingredients)는 레시피에 추가되는 제품입니다. 레시피가 재고형 레시피인지 비재고형 레시피인지에 따라 정의가 달라집니다.
• 알레르기 유발 물질 — PurchasePlus에는 레시피 모듈 사용자가 레시피 및 재료의 알레르기 유발 물질을 보다 효과적으로 관리할 수 있는 기능이 포함되어 있습니다.

보고서

• 보고서 생성 — PurchasePlus 시스템에는 방대한 양의 데이터가 생성 및 저장됩니다. 다운로드 가능한 보고서 형태로 대량의 데이터에 접근할 수 있습니다.

조직 관리

• 개요 — PurchasePlus 조직 모델과 구조를 이해하는 것은 PurchasePlus를 능숙하게 활용하기 위한 가장 중요한 방법 중 하나입니다.
• 조직 생성 — 조직 소개 시리즈의 2부입니다. 이 문서를 읽기 전에 1부를 먼저 읽으시는 것을 권장합니다.

예산

• 개요 — '예산(Budgets)'은 조직이 연도/월별 기준에 따라 공급업체와의 지출을 효율적으로 관리하고 모니터링할 수 있도록 지원하는 선택형 모듈입니다.

업그레이드

• 업그레이드 — PurchasePlus란 무엇인가요? 최신 기술을 기반으로 조달-결제(P2P) 플랫폼을 완전히 재구축한 시스템입니다. 동일한 비전, 동일한 팀이 더욱 혁신적인 경험을 제공합니다.