개요
개요
바로 가기:
- 승인 워크플로
- 승인 워크플로를 생성하고 관리할 수 있는 사용자는 누구인가요?
- 가이드: 승인 워크플로 생성하기
- 가이드: 승인 워크플로 업데이트하기
- 가이드: 승인 워크플로에서 문서 승인(또는 거절)하기
- 신규 기능 vs 레거시 기능
- 문제 해결
승인 워크플로
송장(Invoice) 및 신용 전표(Credit Note)가 시스템에 접수되는 순간부터 PurchasePlus는 '미결(Open)' 및 '승인 대기 중(Awaiting Approval)' 상태의 모든 문서를 지속적으로 분석하고 각 조직의 플래그 설정에 따라 문서에 헤더 또는 품목 수준의 플래그를 표시합니다. 이러한 플래그는 해당 문서에 문제가 있음을 나타냅니다(예: 매칭된 구매 주문서의 주문 수량과 송장 발행 수량이 일치하지 않음). 따라서 지정된 담당자의 검토가 필요합니다.
정확히 누가 해당 담당자인지는 송장 또는 신용 전표를 수신한 조직 단위, 문서 금액 또는 두 가지 모두에 따라 달라질 수 있습니다. 조직 내 여러 사용자의 검토가 필요할 수도 있습니다. 송장 또는 신용 전표를 누가 승인해야 하는지에 대한 로직과 검토자를 지원하는 자동 알림 및 작업은 승인 워크플로에 의해 정의됩니다. (참고: 이 기능은 이제 재고 이전 및 구매 요청에도 적용됩니다)
문서가 최종 승인(Final Approval)을 받으면 자동으로 정산됨(Reconciled) 상태로 진행되며 외부 AP 시스템으로 내보내기를 할 수 있습니다.
승인 워크플로에는 순위, 할당이 포함되며, 적격한 송장 또는 신용 전표가 할당된 조직/단위로 코딩될 때 실행(Executed)됩니다. 자세한 내용은 아래를 계속 읽어보세요.
구매 요청(Requisition) 및 재고 이전(Stock Transfer)의 경우 최종 승인에 도달하면 다음과 같이 처리됩니다: 구매 요청은 완료 처리되며 구매 주문서(Purchase Order)가 생성됩니다. 재고 이전은 완료로 표시됩니다.
워크플로 순위(Rank)
워크플로에는 지정된 금액까지 송장 또는 신용 전표를 승인할 수 있는 사용자를 제어하는 순위(Rank)가 있습니다.
모든 워크플로 순위에는 이름(예: '순위 1' 또는 '주방 보조')이 있으며, 각 순위에는 순위 순서, 순위 최대 금액, 순위 승인자의 세 가지 개별 구성 요소가 있습니다.
이는 구매 요청 워크플로 및 재고 이전에도 동일하게 적용됩니다:
재고 이전 
구매 요청
워크플로 순위 순서
워크플로에 진입한 송장 또는 신용 전표는 정의된 순위 순서에 따라 승인을 받아야 합니다. 즉, 최종 승인을 받을 때까지 순위 순서 1의 승인을 먼저 받아야 순위 순서 2의 승인을 받을 수 있으며 그 이후 단계도 마찬가지입니다. 최종 승인에 대한 자세한 내용은 워크플로 순위 최대 금액 섹션을 참조하세요.
워크플로에는 최대 10개의 순위가 포함될 수 있습니다.
워크플로 순위 최대 금액
순위의 최대 금액은 송장 및 신용 전표에 대해 최종 승인을 제공할 수 있는 순위와 그렇지 않은 순위를 나타내므로 매우 중요합니다.
문서 금액이 순위 최대 금액 이하인 경우 해당 순위에서 최종 승인이 부여됩니다. 문서 금액이 순위 최대 금액보다 큰 경우 해당 순위에서 최종 승인이 부여되지 않으며 다음 순위로 계속 진행됩니다.
예를 들어, 순위 1의 최대 금액이 $500이고 금액이 $501인 송장이 워크플로에 진입하면 순위 1의 승인자는 송장에 대해 최종 승인을 제공할 수 없습니다. 최종 승인은 순위 최대 금액이 $500를 초과하는 순위의 사용자가 제공해야 합니다. 그러나 송장 금액이 $499인 경우 순위 1의 승인자가 더 높은 순위의 사용자 승인 없이도 송장에 대한 최종 승인을 제공할 수 있습니다.
참고: '무제한(Unlimited)' 순위 금액은 없습니다. 워크플로의 마지막 순위 최대 금액은 수령할 가능성이 있는 송장 또는 신용 전표의 가장 높은 예상 금액으로 설정해야 합니다.
워크플로 승인자
워크플로 순위에는 한 명 이상의 승인자가 있을 수 있습니다:
각 순위에 속한 승인자는 송장 또는 신용 전표가 해당 순위에 진입하여 승인이 필요할 때 이메일 알림을 받습니다. 순위 내의 모든 사용자가 문서를 승인할 수 있으며, 해당 순위 내에서 가장 먼저 승인한 사용자에 의해 순위 승인이 '완료'된 것으로 간주됩니다.
워크플로 할당
송장 또는 신용 전표 승인 워크플로는 하나 이상의 조직 또는 조직 단위에 할당됩니다. 특정 조직 또는 조직 단위로 비용 처리(코딩)된 모든 문서는 해당 조직에 할당된 워크플로에 배치됩니다.
'조직 관리(Manage Organisations)' 권한이 있는 사용자는 [시스템 설정(System Settings)] → [조직 설정(Organisation Settings)] 페이지에서 조직에 워크플로를 할당할 수 있습니다.
하나의 워크플로를 여러 조직(부서)에 할당할 수 있지만, 한 조직에는 하나의 워크플로만 할당할 수 있습니다.
재고 이전 승인 워크플로의 경우 재고 위치 자체에 할당한다는 점만 다릅니다:
조직 계층 구조에 대한 참고 사항
워크플로는 상위 조직으로부터 '상속'되지 않습니다. 조직 단위가 상위 조직 중 하나와 동일한 송장 승인 워크플로를 갖도록 하려면 조직 계층 구조의 상위 수준과 하위 수준 모두에 적용해야 합니다.
워크플로 실행
워크플로는 워크플로가 할당된 조직으로 적격한 송장 또는 신용 전표가 코딩될 때 '실행(Executed)'됩니다.
워크플로 내에는 특정 워크플로가 호출된 모든 횟수를 나열하고 관련 문서를 상세히 보여주는 [실행(Executions)] 탭이 있습니다:
특정 워크플로 실행 및 모든 실행 이벤트에 대한 자세한 정보 패널(즉, 감사 로그)을 보려면 [정보(Info)] 열의 버튼을 클릭하세요.
활성 실행 중에 송장 또는 신용 전표를 취소, 보류(Parking) 또는 삭제하면 워크플로 실행이 취소됩니다.
구매 요청의 경우 재고 이전과 마찬가지로 구매 요청 번호가 표시됩니다:
구매 요청
재고 이전 
워크플로 관리 권한 안내
승인 워크플로를 생성하거나 관리하려면 사용자에게 '승인 워크플로 관리 가능(Can Manage Approval Workflows)' 권한이 활성화되어 있어야 합니다.
이 권한을 가진 사용자는 자신이 속한 모든 조직의 워크플로를 관리할 수 있습니다.
조직에 워크플로를 할당하려면 사용자에게 '조직 관리(Manage Organisations)' 권한이 있어야 합니다.
승인 워크플로 생성하기
'승인 워크플로 관리 가능' 권한이 있는 사용자는 다음 단계에 따라 새로운 송장 또는 신용 전표(구매 요청 및 재고 이전에도 동일하게 적용) 승인 워크플로를 생성할 수 있습니다. 한 번 생성된 워크플로는 삭제할 수 없습니다.
1단계. 측면 탐색 모음에서 [시스템 설정(System Settings)] → [승인 워크플로(Approval Workflows)]로 이동한 다음 [새 승인 워크플로 생성(Create a New Approval Workflow)] 버튼을 클릭합니다:
2단계. 원하는 워크플로 유형을 선택하고 워크플로 이름과 설명을 입력한 후 [워크플로 생성(Create Workflow)]을 클릭합니다:
3단계. 하나의 기본 순위가 포함된 새로 생성된 워크플로 화면으로 이동합니다. 순위의 이름이나 최대 금액을 변경하려면 [더보기(More)] 메뉴에서 [순위 업데이트(Update Rank)]를 클릭하여 기본 순위를 수정할 수 있습니다:
4단계. 필요에 따라 [새 순위 생성(Create New Rank)]을 클릭하여 순위를 추가합니다. 순위는 순위 최대 금액을 기준으로 오름차순 정렬하는 것을 적극 권장합니다. [더보기(More)] 메뉴에서 관련 옵션을 선택하여 순위와 순위 순서를 편집할 수 있습니다:
5단계. [승인자(Approvers)] 열의 버튼을 클릭하여 각 순위에 승인자를 추가합니다. (a) 기존 PurchasePlus 사용자이며 (b) 워크플로를 생성 중인 조직의 구성원인 사용자만 승인자로 추가할 수 있습니다:
6단계. 워크플로는 하나 이상의 조직 또는 조직 단위에 할당되는 즉시 '활성(Active)' 상태가 됩니다.
승인 워크플로 업데이트하기
[설정(Settings)] 탭에서 워크플로의 이름과 설명을 업데이트할 수 있습니다:
승인 워크플로 순위 업데이트
워크플로 순위에서 [더보기(More)] 메뉴를 클릭하면 워크플로 순위를 업데이트하기 위한 옵션 목록이 표시됩니다:
- [순위 위로 이동(Move Rank Up)] 및 [순위 아래로 이동(Move Rank Down)]: 워크플로 내 순위 순서를 변경하는 데 사용할 수 있습니다.
- [순위 업데이트(Update Rank)]: 순위의 이름이나 최대 금액을 변경하는 데 사용할 수 있습니다.
- [순위 삭제(Delete Rank)]: 워크플로에서 해당 순위를 완전히 제거합니다.
워크플로에 승인 대기 중인 송장이 단 하나라도 있는 경우 해당 워크플로의 순위를 업데이트하거나 삭제할 수 없습니다. 순위를 업데이트하려면 송장을 보류(Park)하거나 승인 프로세스를 완료해야 합니다. 단, 언제든지 순위에 새 승인자(사용자)를 추가할 수는 있습니다. (구매 요청, 신용 전표 및 재고 이전에도 동일하게 적용)
승인자 추가 또는 제거
워크플로 순위에서 승인자를 관리하려면 먼저 [승인자(Approvers)] 열의 버튼을 클릭합니다:
새 승인자를 추가하려면 [승인자 추가(Add Approver)] 버튼을 클릭하고 해당 사용자를 검색합니다. (a) 기존 PurchasePlus 사용자이며 (b) 워크플로를 생성 중인 조직의 구성원인 사용자만 승인자로 추가할 수 있습니다.
승인자를 제거하려면 [더보기(More)] 메뉴에서 [제거(Remove)]를 클릭합니다:
워크플로 할당 업데이트
워크플로 할당 기능은 PurchasePlus의 두 곳에서 찾을 수 있습니다:
1. 워크플로의 [할당(Assignments)] 탭: 
2. [시스템 설정(System Settings)] → [조직 설정(Organisation Settings)] 페이지:
참고: 조직 또는 조직 단위에 승인 워크플로를 할당하려면 사용자에게 '조직 관리(Manage Organisations)' 권한이 있어야 합니다.
워크플로에 승인 대기 중 상태의 송장이 단 하나라도 있는 경우 조직에서 워크플로 할당을 해제할 수 없습니다. 먼저 송장을 보류하거나 승인 프로세스를 거쳐야 합니다. (구매 요청, 신용 전표 및 재고 이전에도 동일하게 적용)
워크플로 삭제
워크플로는 PurchasePlus 구성 팀 담당자가 삭제해야 합니다. 조직 단위에서 워크플로 삭제를 진행하려면 고객지원팀에 문의해 주세요.
승인 또는 거절
사용자는 (a) 워크플로가 할당되어 있고 (b) 자신이 워크플로 순위 중 하나의 승인자로 지정된 조직 단위로 코딩된 송장 또는 신용 전표를 승인하거나 거절할 수 있습니다.
승인자는 [송장 또는 신용 전표] → [내 승인 대기 중(Awaiting My Approval)] 페이지에서 문서를 승인하거나 거절할 수 있습니다. 워크플로의 두 번째(및 그 이후) 순위에 속한 승인자는 이전 순위에서 승인이 완료된 후에만 이 목록에서 송장 또는 신용 전표를 볼 수 있습니다:
또한 승인자는 송장 또는 신용 전표를 클릭하여 열고 문서 헤더에 있는 [승인(Approve)] 또는 [거절(Decline)] 버튼을 사용할 수 있습니다:
송장 또는 신용 전표가 승인되면 어떻게 되나요?
- 송장 또는 신용 전표의 금액이 승인자의 순위 최대 금액보다 큰 경우 문서는 다음 승인 순위로 진행됩니다. 다음 승인 순위의 사용자에게 이메일 알림이 발송됩니다.
- 문서 금액이 승인자의 순위 최대 금액보다 작은 경우 워크플로는 이를 '최종 승인'으로 간주하며 송장 또는 신용 전표는 자동으로 정산됨(Reconciled) 상태로 이동합니다. 지급을 위해 외부 AP 시스템으로 내보낼 수 있습니다. (구매 요청 및 재고 이전에도 동일하게 적용)
송장 또는 신용 전표가 거절되면 어떻게 되나요?
- 승인자에게 코멘트를 입력하라는 메시지가 표시되며 문서는 자동으로 취소됨(Cancelled) 상태로 전환됩니다. (구매 요청 및 재고 이전에도 동일하게 적용)
신규 기능 vs 레거시 기능
이전부터 PurchasePlus를 사용해 온 고객이라면 레거시 플랫폼의 워크플로 방식에 익숙하실 수 있습니다. '새로운' 승인 워크플로가 레거시 워크플로와 어떻게 다른지는 다음과 같습니다:
- 운영 또는 재무 승인자 역할이 언제든지 송장을 승인하던 레거시 송장 승인자와 달리, 새로운 워크플로 승인자(및 승인 순서)는 순위에 의해 정의됩니다.
- [신규] 승인 워크플로는 개별 조직 단위뿐만 아니라 구매자 조직에 대해서도 활성화되어야 합니다.
- 레거시 승인 워크플로와 달리 '무제한' 순위를 적용할 수 없으며, 마지막 순위에는 승인에 필요한 최고 금액을 설정해야 합니다.
- 새로운 워크플로에서 사용자는 관련된 송장 및 신용 전표에 대한 워크플로의 실행 내역을 볼 수 있습니다. 실행 내역 내에서 사용자는 실행 이벤트를 확인할 수 있어 워크플로 내 송장 또는 신용 전표에 대한 효과적인 감사 로그를 제공합니다.
마지막으로, '새로운' 승인 워크플로는 레거시 승인 워크플로와 상호 배타적이라는 점에 유의해야 합니다. 조직에 새로운 승인 워크플로가 활성화되는 즉시 해당 조직의 사용자는 더 이상 레거시 운영 및 재무 승인 워크플로에 따라 송장이나 신용 전표를 승인할 수 없습니다.
문제 해결
- 조직에 새 워크플로를 방금 활성화했는데 (승인 대기 중인) 송장이 해당 워크플로에 배치되지 않습니다.
새 워크플로가 활성화되었을 때 승인 대기 중이었던 송장 및 신용 전표는 해당 승인 워크플로가 적용되도록 하려면 다시 미결(Re-open) 상태로 변경한 후 다시 승인 대기 중으로 표시해야 합니다. (구매 요청 및 재고 이전에도 동일하게 적용)
- 워크플로 실행 중에 송장 또는 신용 전표가 다른 조직 단위로 코딩되면 어떻게 되나요?
워크플로 실행 상태가 취소됨(Cancelled)으로 업데이트되고 문서는 새로운 워크플로 실행으로 진입합니다. (구매 요청 및 재고 이전에도 동일하게 적용)
- 송장 또는 신용 전표가 워크플로 실행 중일 때 모든 플래그가 해결되면 어떻게 되나요?
실행이 취소되고 문서는 자동으로 정산됨(Reconciled)으로 업데이트됩니다. (구매 요청 및 재고 이전에도 동일하게 적용)
- 송장 또는 신용 전표가 코딩된 조직 단위에 대한 승인 워크플로를 찾을 수 없는 경우 어떻게 되나요?
문서는 승인 대기 중(Awaiting Approval) 상태로 유지됩니다. (구매 요청 및 재고 이전에도 동일하게 적용)
- 조직에 승인 워크플로가 활성화되어 있지만 워크플로 순위에 승인자가 추가되지 않은 경우 어떻게 되나요?
해당 순위에 승인자가 추가될 때까지 송장 또는 신용 전표는 승인 워크플로에 남아 있습니다. (구매 요청 및 재고 이전에도 동일하게 적용)
- 레거시의 '운영 및 재무 승인 워크플로'를 동일하게 구현하고 싶습니다. 어떻게 해야 하나요?
최대 금액이 각각 $0인 두 개의 워크플로 순위를 생성하고, 한 순위에는 운영 승인자를 추가하고 다른 순위에는 재무 승인자를 추가하면 됩니다. (구매 요청 및 재고 이전에도 동일하게 적용)
- 올바른 권한이 있는데도 워크플로 편집이 차단됩니다.
시스템은 워크플로에 활성 실행 건이 있는 경우 워크플로 편집을 차단합니다. 먼저 활성 실행 중인 송장을 승인하거나 거절하면 워크플로를 편집할 수 있습니다. (구매 요청 및 재고 이전에도 동일하게 적용)
- '내 승인 대기 중인 송장' 이메일이 두 개씩 수신됩니다.
레거시 송장 승인 워크플로에서 승인자로 등록된 사용자를 제거해야 합니다.
- 송장 또는 신용 전표의 금액보다 높은 최대 금액을 가진 워크플로 순위의 구성원인 경우 승인 순위를 '건너뛰기(Skip)'할 수 있나요?
아니요, 문서는 워크플로에 구성된 순위 순서에 따라 지정된 사용자의 승인이 여전히 필요합니다. 예를 들어 송장 금액이 $1,000이고 순위 1은 최대 $500까지, 순위 2는 최대 $2,000까지 승인할 수 있는 경우, 순위 2의 구성원은 승인 대기 중인 송장에 대한 최종 승인을 제공하기 전에 순위 1의 승인을 기다려야 합니다. 단, '송장 및 신용 전표 최고 승인 가능(Can Super Approve Invoices and Credit Notes)' 권한이 있는 사용자는 해당 문서가 현재 승인 워크플로에 있는지 여부와 관계없이 '승인 대기 중' 상태인 모든 송장 또는 신용 전표를 '정산됨' 상태로 강제 전환할 수 있습니다. 따라서 이 권한은 권한이 부여된 개인이 워크플로 승인 순위를 '건너뛰는' 효과적인 방법입니다. (구매 요청 및 재고 이전에도 동일하게 적용)