페이퍼리스 이메일
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페이퍼리스 이메일
PurchasePlus의 페이퍼리스 이메일 영역에서는 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.
- 공급업체(또는 조직 내 다른 사용자)가 전용 페이퍼리스 송장 이메일 주소로 보낸 이메일 확인,
- 페이퍼리스 송장 처리 AI가 문서로 수행하는 작업을 추적하고 시스템에서 생성된 송장 및 대변전표 확인.
조직에 활성화되어 있는 경우, 페이퍼리스 이메일 기능은 사이드 탐색 표시줄에 [페이퍼리스 이메일]로 표시됩니다.
페이퍼리스 이메일 영역은 두 개의 하위 영역으로 구성되어 있습니다.
- [모두 보기] 페이퍼리스 이메일: 공급업체가 전용 페이퍼리스 송장 이메일 주소로 보낸 각 이메일을 볼 수 있습니다. 여기에는 거래명세서, 마케팅 콘텐츠, 중복 문서 등 시스템이 송장이나 대변전표를 생성하는 데 사용하지 않고 자동으로 '필터링'한 이메일도 포함됩니다.
- [조치 항목]: 공급업체 정보가 누락된 스캔 작업(자세한 내용은 아래 참조)을 검토하고 수정할 수 있습니다.
- [스캔 작업]: 공급업체의 이메일(PDF 첨부 파일 포함)과 시스템의 최종 송장 또는 대변전표 사이의 중간 단계 역할을 합니다.
페이퍼리스 이메일 확인하기
모든 페이퍼리스 이메일을 표 형태로 보려면 사이드 탐색 표시줄에서 [페이퍼리스 이메일] → [모두 보기]를 클릭합니다. 이 화면에서 다음 작업을 수행할 수 있습니다.
- 보낸 사람 이메일, 받는 사람 이메일 등을 기준으로 특정 이메일 검색,
- 해당 이메일로부터 시스템이 생성한 결과 스캔 작업, 송장 및/또는 대변전표 링크를 빠르게 확인:
- 표에서 [이메일] 값을 클릭하여 원본 이메일을 자세히 확인. 원본 첨부 파일은 이메일 하단에서 다운로드할 수도 있습니다.
스캔 작업
공급업체가 PDF 송장 또는 대변전표를 페이퍼리스 송장 이메일 주소로 이메일 발송할 때(또는 사용자가 AI 스캔 기능에 PDF 송장이나 대변전표를 수동으로 업로드할 때), 당사의 AI는 스캔 작업을 생성하고 고유한 스캔 번호를 부여합니다.
[스캔 작업] 섹션에서는 이러한 작업과 스캔 작업에서 최종적으로 생성된 모든 문서를 확인할 수 있습니다.
스캔 작업은 공급업체의 PDF 송장 또는 대변전표와, 사용자가 당사 소프트웨어를 사용하여 대사 및 내보내기하는 PurchasePlus 송장 또는 대변전표 사이의 중간 단계로 생각할 수 있습니다.
스캔 작업 상태
스캔 작업은 다음 상태 중 하나를 가질 수 있습니다.
- 스캔 중(회색): 스캔 작업이 최근에 시작되었으며 아직 스캔 중입니다.
- 스캔 중(빨간색): 스캔 작업이 5분 이상 진행되어 AI가 작업을 중단했으나, 기술적으로 아직 실패하지는 않은 상태입니다.
- 스캔 완료(파란색): 스캔 작업이 PDF 파일을 성공적으로 처리했으나 비즈니스 규칙을 충족하지 못하여 사람의 검토가 필요한 상태입니다. 연중무휴(24/7) 송장 전담 팀이 몇 시간 이내에 이를 처리합니다. 또는 처리 속도를 높이기 위해 언제든지 직접 필요한 수정을 진행할 수도 있습니다.
- 완료됨(녹색): 스캔 작업이 송장 또는 대변전표를 생성 완료하여 더 이상 조치가 필요하지 않은 상태입니다. 사용자가 작업에서 생성된 실제 문서(송장 또는 대변전표)를 신속하게 확인할 수 있도록 스캔 작업 기록을 보관합니다.
- 실패(빨간색): 어떤 이유로 스캔 작업이 실패했습니다. 실패한 스캔 작업을 클릭하여 열고 수동으로 검토 및 업데이트할 수 있습니다.
상태 표시기 위에 마우스를 올리면 개별 스캔 작업 상태에 대한 자세한 정보를 확인할 수 있습니다.
스캔 작업 보기
사이드 탐색 표시줄에서 [페이퍼리스 이메일] → [스캔 작업]으로 이동하여 조직의 모든 스캔 작업 기록을 볼 수 있습니다.
이 표 보기에서는 각 스캔 작업에 대한 다음과 같은 중요 정보를 확인할 수 있습니다.
- 스캔 번호: AI 스캐너가 이 스캔 작업에 할당한 고유 작업 식별자입니다.
- 잠금 상태: 다른 사용자가 편집을 위해 작업을 잠갔는지 여부입니다.
- 공급업체: 조직에 원본 PDF를 보낸 공급업체입니다.
- 구매자: 문서가 할당된 조직입니다.
- 생성된 문서: 스캔 작업에서 생성된 송장 또는 대변전표 링크입니다.
- 문서 유형: 스캔 작업이 송장인지 대변전표인지 식별된 유형을 나타냅니다.
- 상태: 스캔 작업의 현재 상태입니다. 상태 표시기 위에 마우스를 올리면 스캔 작업 상태에 대한 자세한 정보를 볼 수 있습니다. 자세한 내용은 위의 스캔 작업 상태를 참조하세요.
- PDF 파일: AI 스캐너에 업로드된 원본 PDF 링크입니다.
- 생성 일시: 스캔 작업이 생성된 날짜와 시간입니다.
열 관리를 선택하여 추가 데이터 항목을 표시할 수도 있습니다.
표에서 [스캔 번호]를 클릭하여 개별 스캔 작업을 확인할 수 있습니다.
이 화면에서 필요한 경우 스캔 작업을 업데이트하고 송장 또는 대변전표를 생성할 수 있습니다. 자세한 내용은 아래를 참조하세요.
정보 패널의 공급업체 아래에는 공급업체 식별 방식이 표시됩니다(예: 하드코딩된 이메일, ABN, 유사도 점수 + 구매 주문서, 또는 수동). 식별 방식이 저장되기 이전의 기록에는 알 수 없음으로 표시됩니다.
스캔 작업 잠금 및 잠금 해제
스캔 작업은 '잠김' 또는 '잠금 해제' 상태가 될 수 있습니다. 사용자는 자신이 검토 중인 스캔 작업을 잠가서 다른 사용자에게 현재 편집 중임을 알리고, 작업이 끝나면 잠금을 해제할 수 있습니다.
잠김 상태로 스캔 작업을 생성할 수도 있습니다.
스캔 작업 생성 출처
스캔 작업 페이지에는 다음 경로를 통해 생성된 모든 스캔 작업이 표시됩니다.
- 공급업체(또는 조직 내부 사용자)로부터 이메일(PDF 첨부 파일 포함)로 수신된 작업,
- 스캔 작업 페이지를 통해 직접 생성된 작업, 그리고
- 사용자가 [PDF 드래그 앤 드롭] 옵션을 선택하여 새 송장 생성 및 새 대변전표 생성 화면을 통해 생성된 작업:
스캔 작업 페이지 탐색을 위한 빠른 팁
스캔 작업 페이지에는 원하는 스캔 작업을 빠르게 찾을 수 있도록 돕는 세 가지 주요 탐색 지원 기능이 있습니다.
- 상태별 필터링: 페이지 상단의 탭을 사용하여 스캔 중, 스캔 완료, 완료됨, 차단됨, 실패, 삭제됨 상태 중 하나로 스캔 작업 목록을 빠르게 필터링할 수 있습니다.
- 고급 검색: 다음 검색 기능이 포함됩니다.
- 문서 번호로 검색: 사용자는 스캔 작업에서 송장 또는 대변전표를 생성할 때 AI가 생성한 문서 번호를 사용하여 검색할 수 있습니다.
- 보낸 사람 이메일로 검색: 발신자의 이메일 주소를 사용하여 해당 특정 이메일에서 전송된 모든 송장을 검색할 수 있습니다.
- 송장, 대변전표, 또는 둘 다로 필터링합니다.
- 공급업체 이름으로 검색: 단일 공급업체 이름(PurchasePlus에 표시된 이름)을 입력하여 해당 공급업체가 원본 PDF의 발신자로 식별된 스캔 작업 목록을 볼 수 있습니다.
새 스캔 작업 생성하기
스캔 작업 페이지에서 새 스캔 작업을 직접 수동으로 생성하려면 [새 스캔 작업 생성]을 클릭합니다.
스캔할 PDF를 업로드하기 전에 해당 작업이 송장과 관련되어 있는지 대변전표와 관련되어 있는지 선택할 수 있는 옵션이 제공됩니다. 모바일 기기에서는 [새 스캔 작업 생성]을 통해 안내형 문서 캡처 기능도 제공됩니다. [카메라 열기]를 클릭하여 각 페이지를 촬영한 후 [스캔 사용]을 클릭하거나, 기기에서 PDF를 업로드한 다음 [시작]을 클릭합니다.
문서와 관련된 공급업체를 직접 지정할 수도 있지만, 지정하지 않더라도 AI 스캐너가 스캔 중에 공급업체 감지를 시도합니다.
마지막으로 스캔 작업을 잠김 상태로 표시할지 여부를 결정하는 옵션이 있습니다.
[잠김으로 표시] 옵션을 선택하면 결과 작업이 잠금 상태가 되며 '스캔 완료' 상태로 유지됩니다. 송장 또는 대변전표가 생성되기 전에 사람의 수동 검토가 필요합니다.
스캔을 시작할 준비가 되면 [시작]을 클릭합니다.
생성하려는 송장 또는 대변전표가 중복될 가능성이 있는 경우 경고가 표시되며, 그렇지 않으면 스캔 작업이 [스캔 작업] 표에 '스캔 중' 상태로 표시되고 잠시 후 '스캔 완료'로 변경됩니다.
PDF가 스캔 완료 상태로 진행되면 추출된 데이터를 검토한 후 [송장 보기] 또는 [대변전표 보기]를 클릭할 수 있습니다. 또한 [스캔 작업으로 돌아가기]를 클릭하여 저장하고 나갈 수도 있습니다.
이 화면에서 왼쪽 패널을 아래로 스크롤하여 자동으로 일치된 구매 주문서를 확인할 수 있습니다.
또한 송장 또는 대변전표를 확인하기 전에 문서의 품목 라인을 편집할 수 있습니다.
(위): 스캔 작업의 라인을 하나 이상 선택하여 다음을 수행할 수 있습니다.
- 라인 [삭제],
- 기존 카탈로그 제품과의 연결을 해제하는 라인 [연결 해제],
- 선택한 라인의 세금 계산 값을 업데이트하기 위한 [세율 설정], 또는
- 선택한 라인의 선택을 취소하는 [선택 취소].
라인의 [연결 해제]를 수행한 후에는 해당 라인 위에 마우스를 올리고 연필 아이콘을 클릭하여 송장 라인 세부 정보를 편집할 수 있습니다.
여기에서 제품 코드, 브랜드, 판매 수량 등 다양한 필드를 업데이트할 수 있습니다. 또한 필요한 경우 품목 라인 왼쪽에 있는 [연결], [삭제] 또는 [라인 삽입] 옵션을 사용하여 스캔 작업을 추가로 수정할 수 있습니다.
여러 스캔 작업 동시에 생성하기
한 번의 작업으로 여러 PDF를 업로드할 수도 있습니다. 이 경우 AI 스캐너는 PDF당 하나의 스캔 작업을 생성합니다. 이는 대량의 PDF 송장 또는 대변전표를 PurchasePlus로 빠르게 수집하는 매우 강력한 방법입니다.
팁: 스캔 작업 생성 중에 '송장' 또는 '대변전표'를 선택하면 이 선택 항목이 생성된 모든 스캔 작업에 적용되며, 현재 스캔 후에는 이 선택을 편집할 수 없습니다. 모든 PDF 송장을 먼저 업로드하여 스캔 작업을 시작한 다음, 모든 PDF 대변전표로 동일한 과정을 반복하는 것을 권장합니다.
PDF에서 추출되어 AI 스캐너에 의해 자동 입력될 수 있는 항목은 무엇인가요?
- 공급업체(일치 항목이 있는 경우),
- 구매 주문서 번호(구매 주문서 번호가 확인된 경우),
- 부서 및 계정 코드(해당하는 경우),
- 각 송장 라인의 제품(일치 항목이 있는 경우), 및
- 각 송장 라인에 있는 각 신규 제품의 카테고리 및 하위 카테고리.
스캔 작업을 송장 또는 대변전표로 변환하기
스캔 작업은 조직 내 PurchasePlus 사용자가 검토하고 수동으로 송장이나 대변전표로 변환해야 합니다.
변환하려면 먼저 AI 스캔 받은 편지함에서 스캔 작업의 스캔 번호를 클릭합니다. 스캔 작업은 반드시 '스캔 완료' 상태여야 합니다.
원본 PDF와 함께 AI 스캐너에 의해 추출되고 자동 입력된 데이터가 표시되는 송장 또는 대변전표 생성 화면으로 이동합니다.
여기에서 원하는 경우 추출된 대부분의 데이터(예: 참조 번호, 계정 코드, 품목 라인 및 단가)를 검토하고 수정할 수 있습니다.
데이터 확인이 완료되면 [송장 생성] 또는 [대변전표 생성]을 클릭합니다.
설정: 수동 처리 vs 자동 처리
조직에 적용된 설정에 따라 [송장 생성] 또는 [대변전표 생성]을 클릭할 때 결과 문서가 플래그 설정 및 기준값에 따라 자동으로 처리되어 처음에 '승인 대기 중' 또는 '대사됨' 상태로 표시될 수 있습니다. 조직에서 이 설정이 비활성화되어 있는 경우, 송장 또는 대변전표는 처음에 '미결(Open)' 상태로 표시됩니다.
스캔 작업 삭제하기
스캔 작업은 스캔 작업 페이지의 [더보기] 메뉴에서 [삭제]를 클릭하여 삭제할 수 있습니다.
적절한 권한을 가진 다른 사용자가 볼 수 있도록 삭제 사유를 입력할 수 있습니다.
스캔 작업은 '완료됨' 상태를 제외한 모든 상태에서 삭제할 수 있습니다.