페이퍼리스 이메일
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페이퍼리스 이메일
PurchasePlus의 페이퍼리스 이메일 영역에서는 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다:
- 공급업체(또는 조직의 다른 사용자)가 전용 페이퍼리스 송장 발행 이메일 주소로 보낸 이메일을 확인합니다.
- 페이퍼리스 송장 처리 AI가 문서를 처리하는 과정을 추적하고, 시스템에 생성된 결과 송장 및 크레딧 노트를 확인합니다.
조직에 활성화되어 있는 경우, 페이퍼리스 이메일 기능은 사이드 탐색 표시줄에 [페이퍼리스 이메일]로 표시됩니다:
페이퍼리스 이메일 영역은 두 개의 하위 영역으로 구성되어 있습니다:
- [모두 보기] 페이퍼리스 이메일: 공급업체가 전용 페이퍼리스 송장 발행 이메일 주소로 보낸 각 이메일을 확인할 수 있습니다. 여기에는 거래명세서, 마케팅 콘텐츠, 중복 문서와 같이 시스템에서 자동으로 '필터링'(즉, 송장 또는 크레딧 노트를 생성하는 데 사용하지 않음)한 이메일도 포함됩니다.
- [조치 항목]: 공급업체 정보가 누락된 스캔 작업(자세한 내용은 아래 참조)을 검토하고 수정할 수 있습니다.
- [스캔 작업]: 공급업체의 이메일(PDF 첨부 파일 포함)과 시스템의 최종 송장 또는 크레딧 노트 사이의 중간 단계입니다.
페이퍼리스 이메일 확인하기
모든 페이퍼리스 이메일을 표 형태로 보려면 사이드 탐색 표시줄에서 [페이퍼리스 이메일] → [모두 보기]를 클릭합니다. 이 화면에서 다음 작업을 수행할 수 있습니다:
- 보낸 사람 이메일, 받는 사람 이메일 등을 기준으로 특정 이메일 검색
- 이메일을 바탕으로 시스템에서 생성한 결과 스캔 작업, 송장 및/또는 크레딧 노트 링크 바로 확인:
- 표에서 [이메일] 값을 클릭하여 원본 이메일을 자세히 확인합니다. 원본 첨부 파일은 이메일 하단에서 다운로드할 수도 있습니다:
스캔 작업
공급업체가 페이퍼리스 송장 발행 이메일 주소로 PDF 송장 또는 크레딧 노트를 이메일로 전송하거나 사용자가 AI 스캔 기능에 PDF 송장 또는 크레딧 노트를 수동으로 업로드하면, AI가 스캔 작업을 생성하고 고유한 스캔 번호를 할당합니다.
[스캔 작업] 섹션에서는 이러한 작업과 스캔 작업에서 최종적으로 생성된 모든 문서를 확인할 수 있습니다:
스캔 작업은 공급업체의 PDF 송장 또는 크레딧 노트와 당사 소프트웨어를 사용하여 대사하고 내보내는 PurchasePlus 송장 또는 크레딧 노트 사이의 중간 단계라고 볼 수 있습니다.
스캔 작업 상태
스캔 작업은 다음 상태 중 하나를 가질 수 있습니다:
- 스캔 중 (회색): 스캔 작업이 최근에 시작되어 아직 스캔이 진행 중입니다.
- 스캔 중 (빨간색): 스캔 작업이 5분 이상 지속되어 AI가 작업을 중단했으나, 기술적으로 작업이 아직 실패 처리되지는 않았습니다.
- 스캔 완료 (파란색): 스캔 작업이 PDF 파일을 성공적으로 처리했으나 비즈니스 규칙을 충족하지 못하여 사람의 검토가 필요한 상태입니다. 연중무휴 24시간 운영되는 송장 처리 팀이 몇 시간 내에 이를 처리합니다. 또는 처리 속도를 높이기 위해 언제든지 직접 필요한 수정을 진행할 수도 있습니다.
- 완료됨 (초록색): 스캔 작업을 통해 송장 또는 크레딧 노트가 생성되었으며 더 이상 조치가 필요하지 않습니다. 스캔 작업 기록이 유지되므로 해당 작업에서 생성된 실제 문서(송장 또는 크레딧 노트)를 빠르게 확인할 수 있습니다.
- 실패함 (빨간색): 어떤 이유로 스캔 작업이 실패했습니다. 실패한 스캔 작업을 클릭하여 열고 수동으로 검토 및 업데이트할 수 있습니다.
개별 스캔 작업 상태에 대한 자세한 내용을 보려면 상태 표시기 위로 마우스를 가져가면 됩니다.
스캔 작업 확인하기
사이드 탐색 표시줄에서 [페이퍼리스 이메일] → [스캔 작업]으로 이동하여 조직의 모든 스캔 작업 기록을 확인할 수 있습니다:
이 표 화면에서는 각 스캔 작업에 대한 다음과 같은 주요 정보를 확인할 수 있습니다:
- 스캔 번호: AI 스캐너가 이 스캔 작업에 할당한 고유 작업 식별자입니다.
- 잠금 상태: 다른 사용자가 편집을 위해 작업을 잠갔는지 여부입니다.
- 공급업체: 조직에 원본 PDF를 보낸 공급업체입니다.
- 구매자: 해당 문서가 할당된 조직입니다.
- 생성된 문서: 스캔 작업에서 생성된 송장 또는 크레딧 노트로 연결되는 링크입니다.
- 문서 유형: 스캔 작업이 송장인지 크레딧 노트인지 식별된 유형을 나타냅니다.
- 상태: 스캔 작업의 현재 상태입니다. 상태 표시기 위에 마우스를 올리면 스캔 작업 상태에 대한 자세한 정보를 볼 수 있습니다. 자세한 내용은 위의 스캔 작업 상태를 참조하세요.
- PDF 파일: AI 스캐너에 업로드된 원본 PDF 링크입니다.
- 생성 일시: 스캔 작업이 생성된 날짜와 시간입니다.
열 관리를 선택하여 추가 데이터 항목을 표시할 수도 있습니다.
표에서 [스캔 번호]를 클릭하면 개별 스캔 작업을 확인할 수 있습니다:
이 화면에서 필요한 경우 스캔 작업을 업데이트하고 송장 또는 크레딧 노트를 생성할 수 있습니다. 자세한 내용은 아래를 참조하세요.
스캔 작업 잠금 및 잠금 해제
스캔 작업은 '잠금' 또는 '잠금 해제' 상태일 수 있습니다. 사용자는 검토 중인 스캔 작업을 잠가 다른 사용자에게 자신이 편집 중임을 알릴 수 있으며, 완료되면 잠금을 해제할 수 있습니다.
잠금 상태로 스캔 작업을 생성할 수도 있습니다.
스캔 작업 생성 경로
스캔 작업 페이지에는 다음과 같은 경로로 생성된 모든 스캔 작업이 표시됩니다:
- 공급업체(또는 소속 조직의 사용자)로부터 이메일(PDF 첨부 파일 포함)로 수신된 작업
- 스캔 작업 페이지를 통해 직접 생성된 작업
- 사용자가 [PDF 끌어다 놓기] 옵션을 선택한 경우, 새 송장 생성 및 새 크레딧 노트 생성 화면을 통해 생성된 작업:
스캔 작업 페이지 탐색을 위한 빠른 팁
스캔 작업 페이지에는 사용자가 원하는 스캔 작업을 빠르게 찾을 수 있도록 돕는 세 가지 주요 탐색 지원 기능이 있습니다:
- 상태별 필터링: 페이지 상단의 탭을 사용하여 스캔 중, 스캔 완료, 완료됨, 차단됨, 실패함, 삭제됨 상태 중 하나로 스캔 작업 목록을 빠르게 필터링할 수 있습니다.
- 고급 검색: 다음 항목이 포함됩니다.
- 문서 번호로 검색: 사용자는 스캔 작업에서 송장 또는 크레딧 노트를 생성할 때 AI가 부여한 문서 번호를 사용하여 검색할 수 있습니다.
- 보낸 사람 이메일로 검색: 보낸 사람의 이메일 주소를 사용하여 해당 특정 이메일에서 전송된 일부 또는 모든 송장을 찾을 수 있습니다.
- 송장, 크레딧 노트 또는 둘 다로 필터링.
- 공급업체 이름으로 검색: 단일 공급업체 이름(PurchasePlus에 표시된 이름)을 입력하여 해당 공급업체가 원본 PDF의 발신자로 식별된 스캔 작업 목록을 확인합니다.
새 스캔 작업 생성하기
스캔 작업 페이지에서 직접 새 스캔 작업을 수동으로 생성하려면 [새 스캔 작업 생성]을 클릭합니다:
스캔할 PDF를 업로드하기 전에 해당 작업이 송장과 크레딧 노트 중 어느 것에 해당하는지 지정할 수 있는 옵션이 제공됩니다:
문서와 관련된 공급업체를 직접 지정할 수도 있지만, 지정하지 않더라도 AI 스캐너가 스캔 중에 공급업체 감지를 시도합니다.
마지막으로 스캔 작업을 잠금 상태로 표시할지 여부를 결정하는 옵션이 있습니다.
[잠금으로 표시] 옵션을 선택하면 결과 작업이 잠금 처리되며 스캔 완료 상태로 유지됩니다. 송장 또는 크레딧 노트가 생성되기 전에 사람의 수동 검토가 필요합니다.
스캔을 시작할 준비가 되면 [시작]을 클릭합니다.
생성하려는 송장 또는 크레딧 노트가 중복될 가능성이 있는 경우 경고가 표시됩니다. 그렇지 않은 경우 스캔 작업이 [스캔 작업] 표에 '스캔 중' 상태로 표시되고, 잠시 후 '스캔 완료' 상태로 바뀝니다.
PDF가 스캔 완료 상태로 진행되면 추출된 데이터를 검토한 후 [송장 보기] 또는 [크레딧 노트 보기]를 클릭할 수 있습니다. 또한 [스캔 작업으로 돌아가기]를 클릭하여 저장하고 나갈 수도 있습니다.
이 화면에서 왼쪽 패널을 아래로 스크롤하여 자동으로 일치된 구매 주문을 확인할 수 있습니다:
그리고 송장 또는 크레딧 노트를 보기 전에 문서의 품목 라인을 편집할 수 있습니다:
(위 이미지): 스캔 작업의 라인을 하나 이상 선택하여 다음을 수행할 수 있습니다:
- 라인 [삭제]
- 기존 카탈로그 제품과의 연결을 제거하기 위한 라인 [연결 해제]
- 선택한 라인의 세금 계산 값을 업데이트하기 위한 [세율 설정] 또는
- 선택한 라인의 선택을 취소하기 위한 [선택 해제]
라인을 [연결 해제]한 후에는 해당 라인 위에 마우스를 올리고 연필 아이콘을 클릭하여 송장 품목 라인의 일부 세부 정보를 편집할 수 있습니다:
여기에서 제품 코드, 브랜드, 판매 수량 등 다양한 필드를 업데이트할 수 있습니다. 또한 필요한 경우 품목 라인 왼쪽의 [연결], [삭제] 또는 [라인 삽입] 옵션을 사용하여 스캔 작업을 더 수정할 수 있습니다.
여러 스캔 작업 동시 생성하기
한 번의 작업으로 여러 PDF를 업로드하도록 선택할 수 있습니다. 이 경우 AI 스캐너는 PDF당 하나의 스캔 작업을 생성합니다. 이는 대량의 PDF 송장 또는 크레딧 노트를 PurchasePlus로 신속하게 가져올 수 있는 매우 강력한 방법입니다.
팁: 스캔 작업을 생성하는 동안 '송장' 또는 '크레딧 노트'를 선택하면 이 선택 항목이 결과로 생성되는 모든 스캔 작업에 적용되며, 현재 스캔 후에는 이 선택을 변경할 수 없습니다. 따라서 모든 PDF 송장을 업로드하여 스캔 작업을 시작한 다음, 모든 PDF 크레딧 노트에 대해 동일한 과정을 반복하는 것을 권장합니다.
PDF에서 무엇을 추출하고 AI 스캐너가 자동 입력할 수 있나요?
- 공급업체(일치하는 항목이 있는 경우)
- PO 번호(PO 번호가 있는 경우)
- 부서 및 계정 코드(해당하는 경우)
- 각 송장 품목 라인의 제품(일치하는 항목이 있는 경우)
- 각 송장 품목 라인에 있는 각 신규 제품의 카테고리 및 하위 카테고리
스캔 작업을 송장 또는 크레딧 노트로 변환하기
스캔 작업은 조직 내의 PurchasePlus 사용자가 검토한 후 송장 또는 크레딧 노트로 수동 변환해야 합니다.
변환하려면 먼저 AI 스캔 수신함에서 스캔 작업의 스캔 번호를 클릭합니다. 스캔 작업은 스캔 완료 상태여야 합니다:
원본 PDF와 함께 AI 스캐너가 추출하고 자동 입력한 데이터가 표시되는 송장 또는 크레딧 노트 생성기 화면으로 이동합니다.
원하는 경우 여기에서 추출된 대부분의 데이터(예: 참조 번호, 계정 코드, 품목 라인 및 단가)를 검토하고 수정할 수 있습니다.
데이터 확인이 끝나면 [송장 생성] 또는 [크레딧 노트 생성]을 클릭합니다:
설정: 수동 처리 vs 자동 처리
조직에 적용된 설정에 따라 [송장 생성] 또는 [크레딧 노트 생성]을 클릭할 때 플래그 설정 및 임계값에 맞춰 결과 문서가 자동으로 처리되어 처음에 승인 대기 중 또는 대사 완료 상태로 나타날 수 있습니다. 조직에서 이 설정을 사용하지 않는 경우 송장 또는 크레딧 노트는 처음에 미결 상태로 표시됩니다.
스캔 작업 삭제하기
스캔 작업 페이지의 [더 보기] 메뉴에서 [삭제]를 클릭하여 스캔 작업을 삭제할 수 있습니다:
적절한 권한을 가진 다른 사용자가 볼 수 있도록 삭제 사유를 입력할 수 있습니다.
완료됨 상태를 제외한 모든 상태에서 스캔 작업을 삭제할 수 있습니다.