신용전표

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신용전표

신용전표(Credit Note)는 구매자에게 환불이 이루어짐을 나타내는 문서입니다. 일반적으로 구매 주문서 취소, 송장 오류, 또는 분실/손상된 상품에 대해 공급업체가 발행합니다. 신용전표는 거래 금액의 전체 또는 일부를 환불하는 데 사용할 수 있습니다.

신용전표 보기

[신용전표] → [모두 보기]를 클릭하여 신용전표에 액세스할 수 있습니다.

여기에서 신용전표를 테이블 형태로 확인하고, 원하는 대로 테이블 열을 편집할 수 있습니다. [모두 보기] 및 [내 승인 대기 중]에서는 [열 관리]를 통해 사용자 지정 코드 열을 표시할 수 있습니다.

Credit Notes View All table

아무 신용전표나 클릭하여 입금 대상 품목 및 금액, 참조 번호, 코멘트, 첨부 파일 등의 세부 정보를 확인할 수 있습니다.

Credit Note details

신용전표 생성하기

‘송장 및 신용전표 관리’ 권한이 있는 사용자는 사이드 내비게이션 바의 [신용전표] 영역에서 [새 신용전표]를 클릭하여 새 신용전표를 생성할 수 있습니다.

New Credit Note button

사용자가 신용전표를 생성할 수 있는 방법은 세 가지가 있습니다:

  1. 수동으로 생성,
  2. AI 스캐닝 도구에 PDF를 업로드하여 생성, 또는
  3. 문서(예: 송장, 구매 주문서 또는 입고증)를 선택하여 해당 문서와 라인별로 정확히 일치하는 신용전표를 자동으로 생성.

각 신용전표 생성 방법에 대한 자세한 내용과 단계별 튜토리얼은 신용전표 생성하기 문서를 참조하세요.

업데이트 및 관리

‘송장 및 신용전표 관리’ 권한이 있는 사용자는 현재 신용전표의 품목 라인(품목, 수량, 가격 표시), 설정을 업데이트하거나 코멘트를 등록하고 첨부 파일을 업로드할 수 있습니다.

또한, 권한이 있는 사용자는 신용전표를 보류(Park), 취소(Cancel) 및 삭제(Delete)할 수 있습니다. 신용전표에 플래그(Flag)가 없는 경우 대사 완료(Reconciled)로 표시할 수도 있습니다.

신용전표를 송장과 연결하기

신용전표를 송장과 '연결(Link)'할 수 있으며, 이는 회계 목적으로 신용전표를 송장에 상호 참조하는 데 유용합니다. 

팁: 하나의 신용전표에는 하나의 송장만 연결할 수 있지만, 동일한 송장에 여러 개의 신용전표를 연결할 수 있습니다.

다음을 통해 송장을 신용전표에 연결할 수 있습니다: \- 신용전표 헤더의 정보 패널에서, \- 신용전표 유형의 AI 스캐닝 작업을 검토할 때, 또는 \- 문서로부터 신용전표가 생성되는 과정을 검토할 때.

송장을 확인하는 동안 [신용전표] 탭에서 해당 송장에 연결된 신용전표 목록을 볼 수도 있습니다:

Linked Credit Notes

신용전표 상태

신용전표는 다음과 같은 여러 상태 중 하나일 수 있습니다:

  • Open: 신용전표가 생성되어 업데이트할 수 있지만, 아직 대사 완료(Reconciled)되지 않은 상태입니다. 
  • Awaiting Approval: Awaiting Approval 상태의 신용전표는 하나 이상의 플래그(Flag)가 발생한 상태이며, 이제 조직 승인자의 승인이 필요합니다. 승인이 완료되면 신용전표는 Reconciled 상태로 진행됩니다.
  • Reconciled: Reconciled 상태의 신용전표는 조직에서 요구하는 모든 검사를 통과했으며, 이제 조직의 외부 회계 플랫폼으로 내보내기에 적합한 상태입니다. Reconciled 상태인 동안에는 신용전표를 변경할 수 없습니다. 변경을 원하시면 신용전표를 다시 열기(Re-Open)할 수 있습니다.
    • 참고: '송장 및 신용전표 최고 승인 가능(Can Super Approve Invoices and Credit Notes)' 권한을 가진 사용자는 Reconciled 상태의 신용전표에서 특정 필드를 업데이트할 수 있습니다. 자세히 알아보기.
  • Parked: Parked 상태의 신용전표는 추가 검토나 논의가 필요하여 조직의 사용자에 의해 보류된 상태입니다. Parked 상태인 동안에는 신용전표를 변경할 수 없습니다. 필요한 경우 신용전표를 다시 열어(Re-Open) 계속해서 수정할 수 있습니다. 
  • Cancelled: Cancelled 상태의 신용전표는 사용자에 의해 취소되었으며 조직에서 더 이상 사용되지 않습니다. Cancelled 상태인 신용전표는 변경할 수 없습니다. 신용전표를 복구하여 수정하려는 경우 다시 열기(Re-Open)할 수 있습니다.
  • Export Ready: Export Ready 상태의 신용전표는 예정된 내보내기 파일에 포함될 수 있도록 [송장] → [내보내기 센터]에서 사용할 수 있습니다. 신용전표가 조직의 외부 회계 플랫폼으로 성공적으로 내보내지면 신용전표 상태가 Exported로 업데이트됩니다. Export Ready 상태인 동안에는 신용전표를 변경할 수 없습니다. 필요한 경우 신용전표를 Reconciled 상태로 되돌린(Revert) 후, 다시 열기(Re-Open)하여 수정할 수 있습니다.
    • 참고: 이 상태는 Type B 조직에서만 사용할 수 있습니다.
  • Exporting: Exporting 상태의 신용전표는 현재 조직의 외부 회계 플랫폼으로 내보내는 과정에 있습니다. 이 프로세스는 보통 몇 분 정도 소요됩니다. 내보내기가 성공하면 신용전표 상태가 Exported로 업데이트됩니다. Exporting 상태인 동안에는 신용전표를 변경할 수 없습니다. 필요한 경우 신용전표를 Reconciled 상태로 되돌려(Revert) 다시 내보내거나, 다시 열어(Re-Open) 수정할 수 있습니다.
    • 참고: 이 상태는 Type A 조직에서만 사용할 수 있습니다.
  • Exported: Exported 상태의 신용전표는 하나 이상의 내보내기 파일에 포함되어 조직의 외부 회계 플랫폼으로 성공적으로 내보내졌습니다. Exported 상태인 동안에는 신용전표를 변경할 수 없습니다. 필요한 경우 신용전표를 Reconciled 상태로 되돌린(Revert) 후, 다시 열기(Re-Open)하여 수정할 수 있습니다.

신용전표 플래그 및 임계값

'플래그(Flag)'는 검토 및 승인이 필요한 문서의 문제를 알리기 위해 신용전표에 제기되는 우려 사항입니다. 플래그를 통해 수동 개입 없이 조직의 특정 기준을 충족하는 신용전표만 PurchasePlus에서 Reconciled 상태로 진행될 수 있도록 보장합니다. 

송장 및 신용전표 플래그에 대해 자세히 알아보기.

신용전표 내보내기

송장과 마찬가지로, 신용전표는 조직 유형에 따라 두 가지 방법 중 하나로 외부 회계 플랫폼에 내보낼 수 있습니다.

Type A 조직과 Type B 조직 비교

AP 시스템 대상 및 내보내기 형식

Type A 및 Type B 조직 모두에 대해 내보내기 파일의 정확한 전자 전송 대상 및 형식은 PurchasePlus 시스템 구축 시 구성되지만, 필요한 경우 구축 후에도 PurchasePlus 팀과 긴밀한 협의를 통해 수정할 수 있습니다. 자세한 정보는 친절한 고객 성공 팀에 문의해 주세요.

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