신용 전표 (Credit Notes)
신용 전표 (Credit Notes)
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신용 전표
신용 전표(Credit Note)는 구매자에게 대금이 환급됨을 나타내는 문서입니다. 일반적으로 구매 주문 취소, 송장 오류, 또는 상품의 분실 및 파손이 발생했을 때 공급업체가 발행합니다. 신용 전표는 거래 금액의 전체 또는 일부를 환불하는 데 사용할 수 있습니다.
신용 전표 조회하기
[신용 전표] → [모두 보기]를 클릭하여 신용 전표에 액세스할 수 있습니다.
여기에서 신용 전표를 표 형태로 확인하고, 원하는 대로 표 열을 편집할 수 있습니다:
아무 신용 전표나 클릭하여 환급될 품목 및 금액, 참조 번호, 코멘트, 첨부 파일과 관련된 세부 정보를 확인할 수 있습니다.
신용 전표 생성하기
'송장 및 신용 전표 관리' 권한이 있는 사용자는 사이드 탐색 표시줄의 [신용 전표] 영역에서 [새 신용 전표]를 클릭하여 새 신용 전표를 생성할 수 있습니다:
신용 전표를 생성하는 방법에는 세 가지가 있습니다:
각 신용 전표 생성 방법에 대한 자세한 내용과 단계별 안내는 신용 전표 생성하기 문서를 참조하세요.
업데이트 및 관리
현재 '송장 및 신용 전표 관리' 권한이 있는 사용자는 신용 전표의 품목 라인(품목, 수량, 가격 표시), 설정을 업데이트하거나 코멘트를 등록하고 첨부 파일을 업로드할 수 있습니다.
또한 권한이 있는 사용자는 신용 전표를 보류(Park), 취소 및 삭제할 수 있습니다. 신용 전표에 플래그(Flag)가 없는 경우 신용 전표를 정산 완료(Reconciled) 상태로 표시할 수도 있습니다.
신용 전표와 송장 연결하기
신용 전표는 송장과 '연결(link)'할 수 있으며, 이는 회계 목적으로 신용 전표가 어떤 송장을 참조하는지 확인할 때 유용합니다.
팁: 하나의 신용 전표에는 하나의 송장만 연결할 수 있지만, 동일한 송장에 여러 개의 신용 전표를 연결할 수는 있습니다.
다음 위치에서 송장을 신용 전표에 연결할 수 있습니다: \- 신용 전표 헤더의 정보 패널, \- 신용 전표 유형의 AI 스캔 작업을 검토할 때, 또는 \- 문서로부터 생성 중인 신용 전표를 검토할 때.
송장을 확인하는 중에 [신용 전표] 탭에서 해당 송장에 연결된 신용 전표 목록을 볼 수도 있습니다:
신용 전표 상태
신용 전표는 다음과 같은 여러 상태 중 하나를 가질 수 있습니다:
- 미해결 (Open): 생성되어 수정이 가능하지만 아직 정산 완료(Reconciled)되지 않은 상태의 신용 전표입니다.
- 승인 대기 중 (Awaiting Approval): 신용 전표에 하나 이상의 플래그가 지정되어 조직의 승인자 승인이 필요한 상태입니다. 승인이 완료되면 신용 전표는 정산 완료(Reconciled) 상태로 진행됩니다.
- 정산 완료 (Reconciled): 조직에서 요구하는 모든 확인 절차를 통과하여 조직의 외부 회계 플랫폼으로 내보낼 수 있는 상태의 신용 전표입니다. 정산 완료 상태에서는 신용 전표를 수정할 수 없습니다. 수정이 필요한 경우 신용 전표를 다시 열 수 있습니다(Re-Open).
- 참고: '송장 및 신용 전표 최고 승인 가능' 권한을 가진 사용자는 정산 완료된 신용 전표의 특정 필드를 업데이트할 수 있습니다. 자세히 알아보기.
- 보류됨 (Parked): 추가 검토나 논의가 필요하여 조직의 사용자가 보류 처리한 신용 전표입니다. 보류 상태에서는 신용 전표를 수정할 수 없습니다. 필요한 경우 신용 전표를 다시 열어(Re-Open) 수정을 계속할 수 있습니다.
- 취소됨 (Cancelled): 사용자에 의해 취소되어 조직에서 더 이상 사용되지 않는 신용 전표입니다. 취소 상태인 신용 전표는 수정할 수 없습니다. 신용 전표를 복원하여 수정하려면 다시 열 수 있습니다(Re-Open).
- 내보내기 준비 완료 (Export Ready): 내보내기 준비 완료 상태의 신용 전표는 예정된 내보내기 파일에 포함될 수 있도록 [송장]→ [내보내기 센터]에서 확인할 수 있습니다. 신용 전표가 조직의 외부 회계 플랫폼으로 성공적으로 내보내지면 상태가 '내보냄(Exported)'으로 업데이트됩니다. 내보내기 준비 완료 상태에서는 신용 전표를 수정할 수 없습니다. 필요한 경우 신용 전표를 정산 완료(Reconciled) 상태로 되돌린(Revert) 후, 다시 열어(Re-Open) 수정할 수 있습니다.
- 참고: 이 상태는 Type B 조직에서만 사용할 수 있습니다.
- 내보내는 중 (Exporting): 조직의 외부 회계 플랫폼으로 신용 전표를 내보내는 작업이 현재 진행 중인 상태입니다. 이 프로세스는 대개 몇 분 정도 소요됩니다. 내보내기가 완료되면 신용 전표의 상태가 '내보냄(Exported)'으로 업데이트됩니다. 내보내는 중 상태에서는 신용 전표를 수정할 수 없습니다. 필요한 경우 신용 전표를 정산 완료(Reconciled) 상태로 되돌려(Revert) 다시 내보내거나, 다시 열어(Re-Open) 수정할 수 있습니다.
- 참고: 이 상태는 Type A 조직에서만 사용할 수 있습니다.
- 내보냄 (Exported): 하나 이상의 내보내기 파일에 포함되어 조직의 외부 회계 플랫폼으로 내보내기가 완료된 신용 전표입니다. 내보냄 상태에서는 신용 전표를 수정할 수 없습니다. 필요한 경우 신용 전표를 정산 완료(Reconciled) 상태로 되돌린(Revert) 후, 다시 열어(Re-Open) 수정할 수 있습니다.
신용 전표 플래그 및 임계값
'플래그(Flag)'는 신용 전표에서 검토 및 승인이 필요한 문서 상의 문제에 주의를 환기하기 위해 표시되는 알림입니다. 플래그를 통해 조직의 특정 기준을 충족하는 신용 전표만 수동 개입 없이 PurchasePlus에서 정산 완료(Reconciled) 상태로 진행되도록 보장합니다.
신용 전표 내보내기
송장과 마찬가지로 신용 전표도 조직 유형에 따라 두 가지 방법 중 하나로 외부 회계 플랫폼에 내보낼 수 있습니다.
Type A 조직과 Type B 조직 비교
- Type A 조직은 신용 전표(및 송장)를 개별적으로 수동 내보내기합니다. 이는 신용 전표가 정산 완료(Reconciled) 상태로 진행된 후 언제든지 수행할 수 있습니다.
- Type B 조직은 먼저 신용 전표(또는 송장)를 내보내기 준비 완료로 표시한 다음, 마지막 내보내기 이후 내보내기 준비 완료로 표시된 모든 신용 전표와 송장을 포함하는 일괄 내보내기 파일을 생성하여 전송합니다.
AP 시스템 대상 및 내보내기 형식
Type A 및 Type B 조직 모두 내보내기 파일의 정확한 전자 전송 대상 및 형식은 PurchasePlus 시스템 도입(구축) 중에 구성되지만, 필요한 경우 도입 후에도 PurchasePlus 팀과의 긴밀한 협의를 통해 수정할 수 있습니다. 자세한 내용은 친절한 고객 성공 팀에 문의하세요.