개요
개요
'예산'은 조직이 연도/월 및 지출 계정 요구 사항에 따라 공급업체에 대한 지출을 더 효과적으로 관리하고 모니터링할 수 있도록 지원하는 선택적 모듈입니다.
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예산이란 무엇인가요?
PurchasePlus의 '예산'은 권한이 있는 사용자가 특정 기간 동안 비즈니스의 특정 부문에 적용하도록 설정한 지출 한도입니다.
예산은 다음 항목들로 구성됩니다:
- 예산이 적용되는 연도 및 월,
- 예산이 적용되는 조직 단위(부서) 및 계정 코드, 그리고
- 예산에 적용되는 예산 금액(세금 별도).
구매자가 구매 요청을 생성하면 다음 조건이 모두 충족될 때 '예산 금액'이 차감됩니다:
- 구매 요청의 배송일이 예산의 해당 연도/월에 속하며, AND
- 구매 요청이 해당 예산의 조직 단위 및 계정 코드로 비용 처리되는 경우.
PurchasePlus의 예산 기능은 사용자가 구매 요청을 생성하거나 제출하는 것을 막지 않습니다(해당 구매 요청으로 인해 관련 예산이 초과되더라도 가능함). 하지만 해당 구매 요청이 구매 주문서로 전환되기 전에 구매 요청의 모든 승인자는 예산이 초과될 것임을 알 수 있습니다.
예산 확인하기
기능이 활성화된 조직은 사이드 탐색 바에서 [예산] → [모두 보기]를 클릭하여 테이블 형태로 예산을 확인할 수 있습니다:
이 화면에서 다음 작업을 수행할 수 있습니다:
- 검색 및 고급 검색 필터를 사용하여 특정 예산 찾기,
- [열 관리] 기능을 사용하여 테이블에 표시되는 열 편집하기,
- 새 예산 생성하기(자세한 내용은 아래 참조),
- 테이블에서 예산을 클릭하여 세부 정보 확인하기.
단일 예산 확인하기
테이블 뷰에서 특정 예산을 클릭하면 예산의 (실시간) 현황을 파악하는 데 도움이 되는 두 개의 페이지인 사용 현황 페이지와 구매 요청 페이지가 표시됩니다.
사용 현황 페이지는 승인된 구매 요청과 대기 중인 구매 요청의 금액을 관련 예산 금액과 비교하여 시각적으로 보여줍니다:
- 승인된(또는 '예산') 지출: 배송일이 예산의 연도/월에 속하며 해당 예산의 조직 단위 및 계정 코드로 비용 처리된 모든 승인 완료 및 마감된 구매 요청의 총금액(세금 별도)입니다.
- 승인 대기 중: 배송일이 예산의 연도/월에 속하며 해당 예산의 조직 단위 및 계정 코드로 비용 처리된 모든 승인 대기 중인 구매 요청의 총금액(세금 별도)입니다.
또한 사용자는 예산의 남은 예산, 남은 일수, 현재 상태 및 예측 상태를 빠르게 확인할 수 있습니다:
예측 상태는 사용된 예산과 승인 대기 중인 구매 요청 금액의 합이 예산 한도를 초과하는지 여부를 나타내는 간단한 계산 결과입니다.
마지막으로, 사용자는 예산 화면에서 [구매 요청] 탭을 클릭하여 해당 예산을 차감하고 있는 모든 구매 요청을 확인할 수 있습니다:
예산 생성하기
'예산 관리' 권한이 있는 사용자는 사이드 탐색 바 또는 [예산] → [모두 보기] 페이지 상단에서 [새 예산]을 클릭하여 새 예산을 생성할 수 있습니다:
클릭 시 사용자는 다음 값을 입력해야 하는 새 페이지로 이동합니다:
- 예산이 적용될 연도 및 월. 즉, 배송일이 이 연도/월에 해당하는 모든 승인된 구매 요청은 이 예산을 차감합니다.
- 조직 단위 및 계정 코드. 연도/월 외에도, 이 조직 단위 및 계정 코드 조합으로 비용 처리되는 승인된 구매 요청이 이 예산을 차감합니다.
- 예산 금액(세금 별도). 예산의 '한도'이며, 이를 초과하면 '예산 초과'로 간주됩니다.
이 값들을 입력한 후 페이지 하단의 [예산 생성]을 클릭합니다. 해당 예산에 구성된 연도/월 및 조직 단위/계정 코드 조합과 일치하는 모든 승인된(및 승인 대기 중인) 구매 요청에 대해 예산이 즉시 처리되어 반영됩니다.
구매 요청의 예산
승인 중 확인
구매 요청 승인자는 제출된 구매 요청이 예산을 초과하는지 확인할 수 있습니다:
[예산 보기]를 클릭하면 승인자는 예산 현황을 빠르게 파악할 수 있으며, 필요한 경우 예산 링크를 클릭하여 자세한 정보를 확인할 수 있습니다:
와이드 모니터에서의 퀵 패널
대형 모니터에서 PurchasePlus를 사용하는 고급 사용자는 구매 요청 오른쪽에 표시되는 퀵 뷰 패널을 활용할 수도 있습니다:
구매 요청 퀵 뷰 패널은 다음 항목을 표시하도록 설정할 수 있습니다:
- 조직의 다른 사용자가 해당 구매 요청에 남긴 코멘트,
- 관련 문서 링크 - 예: 구매 요청이 승인되었을 때 생성된 구매 주문서 링크, 그리고
- 해당 구매 요청이 차감하게 될 예산 관련 정보 - 특히 승인됨 및 승인 대기 중 지출 금액.
퀵 뷰 패널 오른쪽 상단에 있는 [관리] 버튼을 사용하여 패널에 표시할 내용을 설정할 수 있습니다.
모니터 크기가 화면의 다른 요소를 모두 표시하기에 충분히 크지 않은 경우 퀵 뷰 패널은 표시되지 않습니다.