일괄 내보내기 파일

조직의 설정 방식에 따라 송장 및 대변전표를 개별적으로 내보내거나(유형 A), 일괄 내보내기 파일(유형 B)을 통해 내보낼 수 있습니다.

이 문서에서는 송장 및 대변전표를 '내보내기 준비 완료'로 표시하여 일괄 내보내기 파일에 포함하는 유형 B 시나리오를 설명합니다. 조직에서 송장 및 대변전표를 개별적으로 내보내는 경우(유형 A)는 송장 또는 대변전표 내보내기 문서를 참조하세요.

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내보내기 파일 생성
문제 해결
- 송장 또는 대변전표가 내보내는 중 상태에서 멈춤
- 내보내기 응답 로그 파일 생성

내보내기 파일 생성

1. 사이드 탐색 모음에서 [송장] → [내보내기 센터]를 선택합니다.

2. [새 내보내기 파일 생성]을 클릭합니다. 참고: 적절한 권한이 있는 사용자만 내보내기 파일을 생성할 수 있습니다.

새 일괄 내보내기 파일 생성

3. 필요한 모든 필드를 작성합니다.

[포함할 문서 유형]을 결정합니다. 송장만 포함하거나, 대변전표만 포함하거나, 송장과 대변전표를 모두 포함할 수 있습니다.
포함할 구매자를 선택하는 [구매자 선택]입니다. 이 선택 항목은 여러 구매 조직이 PurchasePlus에서 동일한 외상매입금(AP) 시스템을 사용하는 경우에만 적용됩니다.
[날짜 범위 선택].
[완료 시 문서를 내보냄으로 자동 표시]할지 여부를 결정합니다. 이 단계는 내보내기 파일이 성공적으로 생성되면 내보내기 파일에 포함된 모든 송장 또는 대변전표의 상태를 내보냄으로 자동 업데이트하므로 중요한 단계입니다.
[완료된 내보내기 파일을 첨부 파일로 이메일 전송]. 이는 완료된 내보내기 파일을 하나 이상의 이메일 주소로 첨부 파일로 보낼 수 있는 선택적 단계입니다. 이메일에 첨부되는 내보내기 파일의 크기가 매우 커지면 이메일 전송이 실패할 수 있습니다. 이 경우에도 PurchasePlus 내에서 내보내기 파일을 수동으로 다운로드할 수 있습니다.
[내보내기 파일 이름]. 여기에서 내보내기 파일의 파일 이름을 설정할 수 있습니다. 파일 이름은 파일 확장자 앞에 삽입됩니다.
[완료된 내보내기 파일을 전자적으로 전송]. 조직에 내보내기용 전자 대상이 구성되어 있는 경우 각 대상을 여기에서 사용할 수 있습니다. 해당되는 경우, 내보내기 파일이 성공적으로 생성되었을 때 내보내기 파일이 전자적으로 전송될 대상을 선택할 수 있습니다. 내보내기 파일을 FTP 서버 또는 API 엔드포인트와 같은 전자 대상으로 전송하려면 친절한 고객 지원 팀에 문의하세요.

4. 양식 하단의 [내보내기 파일 생성]을 클릭합니다.

5. 내보내기 센터로 다시 이동하며, 작업한 내보내기 파일이 내보내기 파일 목록 맨 위에 표시됩니다. 내보내기 파일은 처음에 '처리 중' 상태이며, 내보내기 파일을 다운로드할 준비가 되면 자동으로 '완료'로 업데이트됩니다. [다운로드]를 클릭하여 기기에 파일을 액세스하고 저장합니다. 파일은 PurchasePlus에서 조직에 적용된 설정에 따라 서식이 지정됩니다. 이제 외부 회계 플랫폼으로 파일을 수동으로 가져올 수 있습니다.

내보내기 센터 내보내기 파일 다운로드

6. 내보내기 파일을 생성할 때 '완료 시 문서를 내보냄으로 자동 표시'를 선택하지 않은 경우, 내보내기 파일에 포함된 송장 및 대변전표가 여전히 '내보내기 준비 완료' 상태로 남아 있는 것을 확인할 수 있습니다. PurchasePlus에서 문서를 내보냄으로 표시하기 전에 외부 회계 시스템으로 내보내기 파일이 성공적으로 가져와질 때까지 기다리고자 할 수 있으므로 이는 일반적인 방식입니다.

진행할 준비가 되면 모든 송장 및 대변전표를 '내보냄' 상태로 전환하기 위해 [더보기] → [내보냄으로 표시]를 클릭합니다. 송장 및 대변전표가 '내보냄'으로 업데이트됩니다.

내보냄으로 표시

7. 내보내기에 포함된 송장을 보려면 송장 열에서 [번호]를 클릭합니다. 내보내기에 포함된 모든 송장이 나열된 팝업 창이 열립니다.

내보내기에 포함된 송장 보기

8. 또는 내보내기 번호를 클릭하여 CSV 내보내기 데이터를 표 형식으로 보고, 내보내기 파일에 포함된 송장 또는 대변전표 목록을 확인할 수도 있습니다.

문제 해결

송장 또는 대변전표가 '내보내는 중' 상태에서 멈춤

송장 또는 대변전표가 '내보내는 중' 상태에서 멈춰 있는 경우, 일반적으로 AP 시스템과의 일시적인 동기화 문제를 나타냅니다. 이 문제를 해결하려면 다음 단계에 따라 전송을 다시 트리거하기 위해 문서를 "정산됨" 상태로 되돌려야 합니다.

현재 내보내는 중 상태에서 멈춘 송장 또는 대변전표를 엽니다. 송장 헤더의 오른쪽 상단에서 세로 점 3개(⋮) 아이콘을 클릭합니다.
[정산됨으로 되돌리기]를 선택합니다. 이렇게 하면 현재 내보내기 시도가 중지되고 송장이 관리 가능한 상태로 돌아갑니다.
빨간색 [송장 되돌리기] 버튼을 클릭하여 확인합니다. 상태가 노란색(내보내는 중)에서 녹색(정산됨)으로 변경됩니다.
송장 세부 정보를 확인합니다. 내보내기를 다시 시도하기 전에 오류가 없는지 다음 사항을 다시 확인하세요.
1. 공급업체 세부 정보 및 공급업체 사업자 등록 번호.
2. 부서 및 계정 코드.
3. 송장 합계 및 세액.
내보내기를 다시 트리거합니다. 세부 정보가 올바른지 확인한 후:
1. [내보내기 준비 완료로 표시]라는 노란색 버튼을 찾습니다. 이 버튼을 클릭하여 송장을 내보내기 대기열로 다시 보냅니다.
2. 해당 문서가 포함된 일괄 송장 및 대변전표 파일 생성을 진행합니다.
이제 PurchasePlus가 AP 시스템으로 일괄 파일을 통해 송장 또는 대변전표 재전송을 시도합니다. 파일이 성공적으로 전송되면 상태 태그가 보라색(내보냄)으로 변경됩니다.