대변전표 생성
대변전표 생성
대변전표는 구매자에게 대금이 반환됨을 나타내는 문서입니다. 일반적으로 구매 주문서의 취소, 송장 오류, 또는 상품 분실/파손에 따라 공급업체가 발행합니다. 대변전표는 거래의 전체 또는 일부를 환불하는 데 사용할 수 있습니다.
대변전표 생성 방법
PurchasePlus에서 대변전표를 생성하려면 사용자에게 '송장 및 대변전표 관리' 권한이 있어야 합니다.
권한이 있는 사용자가 PurchasePlus에서 대변전표를 생성하는 방법에는 세 가지가 있습니다. 대변전표를 생성하는 모든 사용자는 강력한 자동화 중심의 두 번째 및 세 번째 방법을 사용하기 전에 첫 번째 방법부터 숙지하는 것을 권장합니다.
세 가지 방법 모두 측면 탐색 메뉴의 [대변전표] → [모두 보기] 영역에서 [새 대변전표 생성] 버튼을 클릭하여 시작할 수 있습니다.
방법 1: 수동으로 대변전표 생성하기
표시되는 [대변전표 생성] 화면에서 [수동으로 대변전표 생성]을 선택합니다.
그러면 참조 번호, 계정 코드 등과 같은 대변전표 세부 정보를 입력하라는 메시지가 나타납니다.
이 초기 생성 화면(위)에서 합계(세금 제외) 및 총 세액도 입력해야 하지만, 이 세부 정보는 나중에 업데이트할 수 있습니다.
해당 세부 정보를 입력한 후 화면 하단의 [대변전표 생성]을 클릭합니다.
대변전표에 품목 라인 추가하기
대변전표가 생성되면 처음에는 품목 라인이 0개로 표시됩니다. [대변전표 라인 추가]를 클릭하여 대변전표에 라인을 하나 이상 추가합니다.
대변전표 라인을 생성할 때 다음을 수행할 수 있습니다.
- [이름 또는 브랜드로 검색]
- [고급 제품 검색] 사용, 또는
- 필요한 경우 [새 제품 생성]:
올바른 제품을 찾았거나 생성했다면 대변전표 라인에 추가할 수량, 세율(%), 단가를 지정해야 합니다.
[항목 추가]를 클릭하여 대변전표에 라인을 추가합니다. 필요한 만큼 이 작업을 반복할 수 있으며, 각 라인이 대변전표에 추가됩니다.
(고급) 대변전표 라인에 하위 라인 추가하기
모든 대변전표 라인에는 하위 라인을 추가할 수 있습니다. 이는 AP 내보내기 시 해당 라인 데이터와 함께 제공되는 추가 정보로 대변전표 라인을 보강하는 방법입니다. 예를 들어, 조직에서 재무팀의 보다 정확한 회계 처리를 위해 대변전표의 각 라인마다 고유한 참조 번호나 맞춤 코드를 요구할 수 있습니다.
또한 하위 라인을 사용하여 라인을 분할하고 여러 부서나 계정 코드에 비용을 배분하거나, 라인을 대변(Credit) 또는 차변(Debit)으로 지정하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
하위 라인을 확인하고 관리하려면 [고급 보기]가 활성화되어 있어야 합니다.
고급 보기를 활성화한 후 하위 라인 메뉴를 클릭하면 해당 하위 라인에서 수행할 수 있는 작업이 표시됩니다.
대변전표 하위 라인은 송장 하위 라인과 동일한 방식으로 작동합니다. 자세한 내용은 고급 모드를 사용하여 송장 라인 업데이트하기 문서를 참조하세요.
대변전표 및 라인 금액 균형 맞추기
대변전표의 생성과 검증을 돕기 위해 대변전표의 헤더 섹션에 [불일치] 패널이 제공됩니다(송장과 마찬가지로 [값 업데이트] 버튼 포함).
이 패널은 대변전표의 총금액(대변전표 생성 시 지정)이 라인의 합계(대변전표 생성 후 추가됨)와 정확히 일치하지 않을 때 유용합니다.
[불일치] 패널의 화살표를 클릭하면 세부 정보가 펼쳐지며(다시 클릭하면 추가 세부 정보가 숨겨짐):
필요한 경우 [값 업데이트]를 클릭하여 배송비나 정산 조정을 추가하여 대변전표의 균형을 맞출 수 있습니다.
여기에서 직접 편집 가능한 대변전표 내의 값을 업데이트할 수 있습니다. 각 대변전표 라인의 계산된 합계를 보여주기 위해 대변전표 라인이 여기에 표시되며, 대변전표 라인이 변경되면 이 값도 업데이트됩니다.
배송비 필드, 정산 조정 필드를 업데이트할 수 있으며 대변전표 합계를 업데이트할 수도 있습니다(또는 계산 옵션을 사용하여 이 값을 자동으로 미리 채울 수 있음).
조직에 적용된 설정에 따라 대변전표 합계가 세부 항목의 합계와 일치하지 않더라도 플래그가 지정된 대변전표의 승인이 가능할 수 있습니다.
방법 2: AI 스캔 도구에 PDF 업로드하기
[대변전표 생성] 화면에서 [PDF 대변전표 드래그 앤 드롭]을 선택합니다.
대변전표 PDF를 업로드 영역으로 드래그 앤 드롭하고 공급업체를 선택(선택 사항)한 후 [대변전표 생성]을 클릭하기만 하면 됩니다.
그러면 당사의 AI가 제공된 파일을 읽고 사용 가능한 헤더 및 라인 정보를 바탕으로 대변전표를 생성합니다. [대변전표 생성]을 클릭하기 전에 원본 파일(오른쪽)을 보면서 대변전표 세부 정보(왼쪽)를 검토하고 업데이트할 수 있습니다.
조직의 구성에 따라 위 이미지에서 [대변전표 생성]을 클릭하면 대변전표가 플래그 설정 및 임계값에 맞춰 자동으로 처리되어, 처음에 (미결(Open) 상태 대신) 승인 대기 또는 정산 완료 상태로 표시될 수 있습니다.
이 설정이 활성화되어 있지 않으면 수동 검토가 가능한 미결 상태로 대변전표가 표시됩니다.
방법 3: 송장, 구매 주문서 또는 입고증을 기반으로 대변전표 선택하기
[대변전표 생성] 화면에서 [문서에서 생성]을 선택합니다.
드롭다운 메뉴를 사용하여 대변전표를 생성할 기준 문서를 선택하고 [대변전표 생성]을 클릭합니다.
선택한 문서의 모든 품목이 생성되는 대변전표의 라인으로 사용됩니다. 마지막으로 [대변전표 생성]을 클릭하기 전에 대변전표를 검토할 수 있는 기회가 주어집니다.
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방법 2와 마찬가지로 조직의 구성에 따라 위 이미지에서 [대변전표 생성]을 클릭하면 대변전표가 플래그 설정 및 임계값에 맞춰 자동으로 처리되어, 처음에 (미결 상태 대신) 승인 대기 또는 정산 완료 상태로 표시될 수 있습니다.
이 설정이 활성화되어 있지 않으면 대변전표는 수동 검토가 가능한 미결 상태로 표시됩니다.