Paperless AI
Paperless AI
바로가기:
- 소개
- 문서 수신 방식
- AI의 PDF 스캔 방식
- 스캔된 송장 및 대변전표 처리
- 현재 제한 사항 및 문제 해결
- 스캔된 송장 및 대변전표 PDF 접근
- 자주 묻는 질문
- Legacy PurchasePlus 사용자를 위한 안내
Paperless Invoicing
Paperless Invoicing은 조직에 구성된 처리 규칙(예: 플래그 및 임계값)에 따라 공급업체의 송장 및 대변전표를 수신, 스캔 및 처리하기 위해 자체 개발된 전용 AI 서비스를 사용하는 PurchasePlus의 모듈입니다.
연중무휴(24/7) 빠른 속도로 작동하는 매입채무(AP) 담당자 역할을 수행하므로, 팀은 가치가 높고 주도적인 업무에 집중할 수 있습니다.
문서 수신 방식
이메일 접수
각 고객에게는 전용 AI 스캔 이메일 주소(예: ‘yourhotel.au@invoices.purchaseplus.com’)가 제공되며, 이를 기본 매입채무 수신함으로 공급업체와 공유할 수 있습니다. 공급업체가 직접 보낸 송장이나 대변전표가 있는 경우 이 수신함으로 전달할 수도 있습니다. 이 이메일 주소로 수신된 이메일은 [페이퍼리스 이메일] → [모두 보기] 영역에서 확인할 수 있습니다.
AI 스캐너는 이 수신함을 모니터링하여 송장 및 대변전표 PDF를 지능적으로 인식하고, 처리를 위해 데이터를 추출하는 '스캔 작업'을 생성합니다. 스캔 작업은 추출 작업이 시작되는 즉시 [페이퍼리스 이메일] → 스캔 작업 (조직에 활성화된 경우)에서 확인할 수 있습니다.
스캔이 완료되면 스캔 작업 상태가 스캔 중에서 스캔 완료로 업데이트되며, 검토 및 편집이 가능해집니다.
UI 접수
사용자 인터페이스에서 새 송장(또는 대변전표)을 생성할 때 새 송장 생성, 새 대변전표 생성 또는 새 스캔 작업 생성 작업 중 하나에서 [PDF 송장 드래그 앤 드롭]을 선택하여 스캔 AI를 실행할 수도 있습니다.
한 번에 최대 10개의 송장 또는 대변전표를 업로드할 수 있으며, AI가 각 송장 또는 대변전표를 개별적으로 스캔합니다.
UI를 통해 업로드된 송장 및 대변전표는 추출 작업이 시작되는 즉시 스캔 중 상태로 [페이퍼리스 이메일] → [스캔 작업]에 표시됩니다.
AI의 PDF 스캔 방식
파일을 개별 송장으로 분할
파일에 여러 송장 또는 대변전표가 포함되어 있는지 확인하며, 여러 개가 감지되면 개별 스캔 작업으로 파일이 분할됩니다.
분할 로직은 다음과 같습니다. 첫 페이지부터 시작하여 새 송장 또는 대변전표가 시작되는 위치에서 분할이 발생합니다. 송장에 첨부 서류를 함께 첨부하려면 해당 서류가 첨부되어야 하는 송장 바로 뒤에 오도록 구성해야 합니다. 예:
- 송장
- 첨부 서류
- 송장
- 첨부 서류
다음과 같이 구성해서는 안 됩니다:
- 송장
- 송장
- 첨부 서류
- 첨부 서류
데이터 추출
AI가 개별 송장임을 확인하면 광학 문자 인식(OCR) 기술을 통해 각 문서의 데이터를 추출하고, 오류를 제거(시스템에 맞게 올바르게 서식 지정)한 후 여러 번 유효성을 검사하여 사람의 개입 없이 올바른 값만 통과하도록 합니다.
문서에서 헤더 수준 및 라인 수준 정보가 추출되어 PurchasePlus 송장 또는 대변전표 생성기의 관련 필드에 사전 입력되며, 스캔된 PDF와 추출된 데이터를 나란히 비교하며 검토할 수 있습니다.
AI가 추출 및 사전 입력할 수 있는 항목
공급업체 매칭
조직이 내 공급업체에서 해당 공급업체를 ‘활성화’한 경우 AI가 공급업체를 식별할 수 있습니다. 해당 공급업체가 데이터베이스에 존재하더라도 귀하의 조직과 거래 관계가 없는 공급업체는 AI가 식별하지 않습니다.
UI를 통해 송장 또는 PDF를 업로드하는 경우 드롭다운 목록에서 공급업체를 직접 선택할 수 있습니다.
그렇지 않은 경우 내 공급업체에 해당 공급업체의 사업자등록번호(예: 호주의 ABN)가 설정되어 있다면 이를 기반으로 공급업체가 자동 식별될 수 있습니다.
그러나 송장이나 대변전표에 공급업체의 사업자등록번호(예: 호주의 ABN)가 없는 경우 AI가 공급업체를 자동으로 식별하지 못합니다.
공급업체가 자동으로 매칭되면 AI는 품목 및 구매 발주서(열림 상태인 건)도 자동으로 매칭할 수 있습니다. 일치하는 구매 발주서를 가진 공급업체가 여러 개 발견되면 공급업체가 선택되지 않습니다. 일치하는 공급업체를 찾지 못하면 공급업체 정보 없이 스캔 작업이 계속 진행됩니다.
마지막으로 보조 페이퍼리스 이메일 주소에 공급업체 ID(주의: 사업자등록번호가 아님)를 추가하여 공급업체를 식별할 수도 있습니다(예: ‘yourhotel.au+1234@invoices.purchaseplus.com’, 여기서 1234는 공급업체 ID). 이는 송장에 ABN을 기재하지 않는 공급업체에 유용하며, 조직에서는 이러한 공급업체에 고유한 이메일 주소를 제공하여 송장을 수신할 수 있습니다.
부서 및 계정 코드 매칭(자동 코딩)
PurchasePlus AI에는 기본적으로 꺼져 있는 '자동 코딩'이라는 선택적 하위 기능이 있습니다. 이 기능은 설정된 부서 및 계정 코드 설정을 기반으로 스캔된 송장의 회계 코딩을 자동으로 제안하며, 모호한 상황(또는 설정이 없는 경우)에서는 유사한 송장이 이전에 일반적으로 어떻게 코딩되었는지를 고려합니다.
먼저 구매자와 공급업체 간의 거래 관계 설정을 기반으로 부서 및 계정 코드를 사전 입력할 수 있습니다. 공급업체 프로필의 일반 탭([내 공급업체]를 통해 접근)에서 이러한 설정을 확인하고 업데이트할 수 있습니다. 
내 공급업체 레코드에 부서 또는 계정 코드 설정이 없지만 스캔 중인 송장과 일치하는 구매 발주서가 있는 경우, AI는 구매 발주서에 있는 부서 및 계정 코드를 대신 사전 입력합니다. 
구매 발주서에 부서 또는 계정 코드 설정이 없거나 구매 발주서를 찾을 수 없는 경우, AI는 유사한 과거 송장 및/또는 대변전표를 기반으로 헤더 부서 및 계정, 그리고 헤더와 다른 라인 부서 및 계정을 자동으로 설정하려고 시도합니다.
기타 헤더 수준 데이터
다음과 같은 기타 헤더 수준 정보도 PDF에서 추출하여 사전 입력할 수 있습니다.
- 일자
- 통화
- 합계
- 세액
- 배송비(세율 % 포함)
품목 매칭
AI는 송장 또는 대변전표의 각 라인을 추출하고, 데이터베이스에서 해당 라인과 일치하는 기존 품목을 먼저 찾습니다.
- 첫째, AI는 사용 가능한 품목 코드를 활용하여 공급업체가 소유한 품목과 일치하는 항목을 찾습니다. 해당 공급업체가 소유한 품목이 발견되면 공급업체의 품목 데이터(예: P+ 코드, 브랜드, 단위 크기 등)가 사전 입력됩니다.
- 둘째, 공급업체 소유 품목 중 정확히 일치하는 항목(사용 가능한 품목 코드는 고려하지 않음)을 찾습니다. 일치하는 항목이 여러 개인 경우 시스템이 가장 적합한 항목을 선택합니다.
- 셋째, Marketboomer 소유의 마스터 품목과 정확히 일치하는 항목을 찾습니다. 동일한 Marketboomer 소유 마스터 품목 결과가 여러 개인 경우 시스템은 당사 시스템에 가장 오래 등록된 품목과 이미지가 포함된 품목을 우선시합니다. 일치하는 품목은 UI에서 '잠김' 상태로 표시되며 데이터베이스에 있는 해당 품목의 데이터를 보여줍니다.
정확히 일치하는 항목이 우선 처리되며, 그 다음 부분 일치 항목이 처리됩니다. 일치 여부를 확실하게 판단할 수 없는 경우 해당 라인 품목은 시스템에 새 품목으로 생성됩니다.
송장 생성 폼에서 라인 품목 왼쪽의 옵션 버튼을 클릭한 후 [품목 삭제]를 선택하여 매칭을 제거할 수 있습니다.
잠재적인 일치 항목이 여러 개 발견되면 당사의 최적 선택(Best Choice) 알고리즘에 의해 각 항목에 점수가 매겨지며, 가장 높은 점수를 받은 품목이 선택됩니다. 동점인 경우 목록의 첫 번째 일치 항목이 선택됩니다.
일치하는 항목이 없는 경우 AI는 완전히 새로운 품목을 생성하고, 사용 가능한 품목 데이터 및 공급업체 이름을 기반으로 새 품목에 카테고리 및 하위 카테고리를 자동으로 지정합니다. 새 품목은 송장 또는 대변전표를 보낸 공급업체가 '소유'하게 됩니다. 자세한 내용은 품목 소유권을 참조하세요.
기타 품목 라인 수준 데이터
다음과 같은 기타 라인 수준 정보도 추출하여 사전 입력할 수 있습니다.
- 측정 단위 및 단위 이름
- 판매 팩 크기 및 판매 팩 수량
- 수량
- 단가
- 세율 %
- 라인 합계(추출된 값이 아닌 자동 계산된 값)
통신, 가스, 전기 요금 고지서 등 공과금 청구서는 청구 구조의 복잡성으로 인해 모든 내역이 단일 총 송장 금액으로 추출됩니다.
프롬프트
PurchasePlus 관리 팀은 AI가 올바른 결정을 내릴 수 있도록 돕는 ‘프롬프트’를 제공할 수 있습니다. 이러한 ‘프롬프트’는 선택 사항이며, AI 스캔 서비스를 사용하는 구매 조직에서 반드시 적용할 필요는 없습니다.
예: ‘PDF의 ‘고객 참조(Customer Reference)’를 ‘구매 발주서 번호(Purchase Order Number)’로 해석’. 이러한 방식으로 실제 발생하는 모호함을 해소하고 AI 작동 방식을 지속적으로 개선할 수 있습니다.
AI 프롬프트에 대한 제안 사항이 있으시면 고객 담당자(Account Manager)에게 문의해 주시기 바랍니다.
문서당 평균 스캔 시간
평균적인 송장의 스캔 시간은 약 30초입니다(2024년 11월 기준).
지원 언어
현재 모든 언어를 AI로 스캔할 수 있습니다. 단, 품목 설명은 번역하지 않습니다(예: 송장의 품목 설명이 프랑스어로 작성된 경우, AI는 프랑스어 그대로 품목 설명을 스캔하여 사전 입력합니다).
스캔된 송장 및 대변전표 처리
추출된 데이터가 송장 또는 대변전표 생성기에 사전 입력되면, AI는 송장 플래그, 임계값 및 관련 조직 설정에 따라 송장 처리를 자동으로 시도합니다.
처리 시도가 실패하면 스캔 작업은 스캔 완료 상태로 유지되며 송장 또는 대변전표로 생성되기 전에 사용자의 수동 검토가 필요합니다. 조직의 권한이 있는 사용자가 이 작업을 수행하거나, 전담 지원팀 구성원이 최대 3시간 이내에 문서를 검토하고 처리합니다(현재 사람에 의한 검토 평균 소요 시간은 약 30분입니다).
현재 제한 사항 및 문제 해결
- Paperless Invoicing AI는 PDF 파일만 스캔할 수 있습니다. 디지털 PDF 또는 스캔된 PDF 파일 모두 지원됩니다.
- 스캔당 최대 10페이지로 제한됩니다.
- 최상의 결과를 얻으려면 제공된 파일에서 스캔된 문서가 똑바로(정방향으로) 놓여 있는지 확인하세요.
- WET(와인 평등세)가 포함된 송장은 아직 완전히 지원되지 않으며 결과가 일치하지 않을 수 있습니다.
- 여러 통화의 값이 포함된 송장은 결과가 일치하지 않을 수 있습니다.
- 추출된 손글씨 텍스트는 인쇄된 텍스트만큼 정확하지 않습니다.
- 스캔본이나 디지털 PDF 위에 손으로 쓴 텍스트도 스캔에 포함되므로 원치 않는 텍스트가 추출될 수 있습니다.
스캔된 송장 및 대변전표 접근
스캔된 PDF는 관련 문서 및 데이터와 함께 [페이퍼리스 이메일] → [스캔 작업]에서 (개별적으로) 확인하고 다운로드할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
- Paperless Invoicing AI 스캐너는 어떤 문서 유형을 지원하나요?
디지털 및 스캔된 PDF를 모두 지원합니다. 스캔된 PDF의 품질은 추출된 데이터의 정확도에 영향을 미칩니다. 공급업체는 자체 API를 통하거나 국제 PEPPOL 표준을 사용하여 송장을 보낼 수도 있습니다.
- 어떤 이메일 주소에서든 송장을 보낼 수 있나요?
송장은 항상 공식 등록된 회사 이메일 주소에서 전송해야 합니다. Gmail 또는 Outlook과 같은 개인 또는 공용 도메인을 사용하면 보안 및 확인상의 이유로 시스템에서 송장이 차단될 수 있습니다.
- 파일 크기 제한은 어떻게 되나요?
파일 크기는 10MB 이하를 권장합니다. AI는 이보다 큰 파일도 스캔 및 처리를 시도하지만 훨씬 더 오랜 시간이 걸리며, 15분 이내에 처리되지 않으면 스캔 작업이 자동으로 실패합니다.
- 단일 파일에서 스캔할 수 있는 페이지 수에 제한이 있나요?
파일 업로드당 최대 10페이지로 제한됩니다.
- 문서를 스캔하는 데 얼마나 걸리나요?
2026년 6월 기준, PurchasePlus에서 송장 또는 대변전표를 스캔하는 평균 시간은 26초 미만입니다.
- 한 번에 몇 개의 문서를 업로드할 수 있나요?
한 번에 10개의 송장 또는 대변전표를 업로드할 수 있습니다(송장 생성 또는 대변전표 생성 작업이 아닌 AI 스캔 수신함 사용 시). UI를 통해 여러 파일을 업로드할 때는 동일한 업로드 내에서 동일한 유형의 파일(즉, 모두 송장이거나 모두 대변전표)만 제공할 수 있습니다. 파일이 이메일로 수신되는 경우에는 송장과 대변전표가 혼합되어 있어도 됩니다.
- 이 툴은 사용자의 수정 사항을 학습하나요?
예, 송장 또는 대변전표를 수동으로 수정할 때마다 시스템은 구조적 변경 사항을 기록하여 해당 특정 공급업체에 대한 향후 추출 정확도를 향상시킵니다.
- 송장 또는 PDF가 AI의 유효성 검사 규칙을 통과하지 못하면 어떻게 되나요?
문서가 유효성 검사 규칙을 통과하지 못하면 사람의 검토를 위해 "AI 스캔 수신함"으로 전송됩니다. 직접 즉시 검토하거나 당사의 전담 운영팀에 처리를 맡길 수 있습니다. 운영팀은 연중무휴(24/7)로 운영되어 빠른 처리 시간을 보장하며, 대부분의 문서는 3시간 이내에 검토 및 처리되고 평균 소요 시간은 30분에 불과합니다.
- 추출 상태가 '실패(Failed)' 또는 '삭제됨(Deleted)'으로 표시되는 이유는 무엇인가요?
실패 또는 삭제됨은 일반적으로 송장 또는 대변전표가 해당 공급업체의 중복 문서 번호를 가진 것으로 감지되었음을 의미합니다.
- 새로 추가된 공급업체를 '내 공급업체'(및 애플리케이션 전체의 관련 드롭다운 메뉴)에서 사용할 수 있게 되기까지 얼마나 걸리나요?
트래픽이 많은 시간대에는 최대 6시간이 소요될 수 있으나, 일반적으로는 1~2시간 정도 소요됩니다.
- 일부 송장이 아무런 승인을 받지 않고 대사 처리되는 이유는 무엇인가요?
이는 3자 매칭(3-way matching) 프로세스 때문일 수 있습니다. 송장이 설정된 공차 범위 내에서 해당 구매 발주서 및 입고 전표와 일치하면 자동으로 대사 처리됩니다. 3자 매칭에 대해 자세히 알아보기.
Legacy PurchasePlus 사용자를 위한 안내
Paperless Invoicing AI는 P+i의 후속 제품이며 PurchasePlus에서만 독점 제공됩니다.
Legacy P+i 모듈에 대한 정보는 여기에서 확인하실 수 있습니다.