인보이스 보기
인보이스 보기
PurchasePlus는 네트워크 내 구매자에게 공급업체가 전송한 인보이스(및 크레딧 노트)를 수신, 해석, 플래그 지정 또는 대사하는 기능이 포함된 인보이스 처리 기술을 제공합니다.
이 모듈의 주요 이점은 소프트웨어가 a) 청구된 내역을 b) 주문된 내역 및 c) 입고된 내역과 즉시 비교할 수 있어, 불일치 사항을 담당자가 검토하거나 규정을 준수하는 인보이스의 경우 소프트웨어가 자동으로 '대사'하여 더 빠른 결제를 지원한다는 점입니다.
PurchasePlus에 인보이스 데이터가 존재하므로 공급업체는 인보이스 상태(예: 인보이스에 하나 이상의 플래그가 지정되어 승인 대기 중인지, 또는 다음 결제 실행에서 결제될 수 있도록 대사 완료(Reconciled) 상태인지 여부) 관련 정보를 확인하고, 필요한 경우 구매자에게 댓글을 남길 수 있습니다.
바로가기:
모든 인보이스
다음 조건을 만족하는 모든 인보이스는:
a) PurchasePlus에 입력되었고,
b) 귀하의 공급업체 조직이 '공급업체'로 지정된 경우,
..[인보이스] → [모두 보기] 영역에서 확인할 수 있습니다:
PurchasePlus의 인보이스 번호가 귀하의 인보이스 번호와 일치하지 않을 수 있지만, 표에서 원하는 인보이스의 [인보이스 번호]를 클릭하면 해당 인보이스에 대한 추가 정보가 표시됩니다.
- 인보이스 잔액 패널. 이 섹션은 인보이스 총액과 인보이스 품목 라인의 합계가 일치하는지 여부를 나타냅니다.
- 상태 패널. 이 섹션은 인보이스가 현재 어떤 상태인지 보여줍니다.
- 인보이스 탭 보기. 이 탭을 통해 요약 보기(위 그림 참조), 인보이스에 남겨진 댓글, 인보이스의 첨부 파일 간을 전환할 수 있으며, 인보이스가 승인 대기 상태인 경우 플래그 탭을 확인하여 인보이스 플래그를 볼 수 있습니다.
- 인보이스 라인. 각 라인은 청구된 제품, 수량, 단가 및 총액에 대한 기본 정보를 보여줄 뿐만 아니라, PurchasePlus(또는 구매자 조직의 사용자)에 의해 인보이스 라인이 구매 주문서(PO)의 라인과 '일치(매칭)'되었는지 여부, 입고 완료로 표시되었는지 여부 등의 추가 정보도 제공합니다.
- 총계. 인보이스 라인 표 하단에는 총계가 표시되며, 여기서 세전 인보이스 총액, 총 세액, 인보이스에 포함된 배송비 등의 정보를 확인할 수 있습니다.
- 정보 패널. [i]를 클릭하면 PurchasePlus 컨텍스트 내의 인보이스에 대한 추가 데이터(예: 인보이스가 코딩된 부서, 매칭된 구매 주문서 등)가 표시됩니다.
- 인보이스 PDF. 이 버튼을 클릭하면 PurchasePlus에서 수신하여 화면에 표시되는 인보이스의 기준이 된 PDF를 볼 수 있습니다.
- 추가 옵션. 여기에서 인보이스를 '인쇄'하거나 감사 로그 등을 볼 수 있습니다.
- 고급 보기. 여기에서 인보이스의 각 라인이 어떻게 코딩되고 분할되었는지 등에 대한 자세한 정보를 볼 수 있습니다.
- 인보이스 라인 정보. 여기에서 이 인보이스 라인과 관련된 상세 정보를 둘러볼 수 있습니다. 이 정보는 라인의 연결 및 입고 상태를 파악하고, 인보이스 가격과 구매 주문서 가격 간의 차이를 이해하는 데 유용합니다.
인보이스 상태
PurchasePlus의 모든 인보이스는 다음 상태 중 하나에 속합니다:
- Open: 생성되었으나 아직 대사(Reconciled)되지 않은 인보이스입니다. 구매자의 설정에 따라 미결 인보이스는 구매 주문서와 매칭되어야 하거나, 매칭된 구매 주문서에 대해 입고증(Goods Receiving Note)이 생성되어야 할 수 있습니다. 구매자는 미결 인보이스에 대한 작업을 계속 진행할 수 있으며, 인보이스 승인자는 제기된 플래그를 해결할 수 있습니다. 인보이스에 제기된 플래그가 없는 경우 수동으로 대사 완료 처리하거나 소프트웨어가 자동으로 처리합니다.
- Awaiting Approval: 인보이스에 하나 이상의 인보이스 플래그가 제기되어 구매자 조직의 지정된 승인자의 승인이 필요한 상태입니다. 승인이 완료되면 인보이스는 대사 완료(Reconciled) 상태로 진행됩니다.
- Reconciled: 구매자가 요구하는 모든 검사를 통과했으며 이제 구매자 조직의 외부 회계 플랫폼으로 내보낼 수 있는 상태입니다.
- Parked: 추가 검토나 논의가 필요할 수 있어 구매자 조직의 사용자가 보류한 인보이스입니다.
- Cancelled: 구매자 조직의 사용자가 취소하여 더 이상 사용되지 않는 인보이스입니다.
- Export Ready 또는 Exported: 구매자에 의해 대사 완료로 표시되어 결제를 위해 회계 시스템으로 내보낼 준비가 되었거나 이미 내보내진 인보이스입니다.
승인 대기
PurchasePlus는 'Open' 및 'Awaiting Approval' 상태의 모든 인보이스 및 크레딧 노트를 지속적으로 분석하고, 구매자가 선택한 설정에 따라 문서에 헤더 또는 라인 수준의 플래그를 제기합니다.
'플래그'는 문서에 주의가 필요한 문제를 알리기 위해 인보이스 또는 크레딧 노트에 제기되는 알림으로, 구매자 조직의 지정된 사용자가 승인하기 전에 검토를 거쳐야 합니다. 플래그를 통해 해당 조직의 특정 기준을 충족하는 인보이스 및 크레딧 노트만 수동 개입 없이 PurchasePlus에서 대사 완료 상태로 진행될 수 있도록 보장합니다.
인보이스가 승인 대기(Awaiting Approval) 상태인 경우, 해당 인보이스에 하나 이상의 플래그가 적용되었음을 의미합니다. 승인 대기 상태인 인보이스의 [플래그] 탭을 확인하여 해당 인보이스가 이 상태에 놓이게 된 개별 플래그를 파악할 수 있습니다:
인보이스 또는 크레딧 노트에 적용될 수 있는 각 플래그에 대한 자세한 정보는 이 링크를 참조하시기 바랍니다. 단, 해당 문서는 구매자용 문서(즉, 구매자를 위해 작성된 문서)라는 점에 유의해 주세요.
마지막으로 공급업체는 PurchasePlus에서의 조치를 통해 플래그를 직접 해결할 수 있는 경우가 거의 없습니다. 그러나 PurchasePlus 플랫폼에서 구매자와 소통하고 인보이스에 관한 모든 정보를 한곳에 보관하려는 경우 인보이스의 댓글 기능을 사용할 수 있습니다.
댓글 남기기
1단계: 사이드 탐색 모음에서 [인보이스] → [모두 보기]로 이동합니다: 
2단계: 확인하려는 인보이스를 찾은 다음 표에서 해당 [인보이스 번호]를 클릭합니다: 
3단계: 인보이스의 [댓글] 탭으로 이동합니다:
4단계: 댓글을 입력하고, 반드시 [외부 댓글] 확인란을 선택한 후 Enter 키를 눌러 구매자가 검토할 수 있도록 댓글을 게시합니다:
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추가 질문이나 지원이 필요하시면 invoicing.team@purchaseplus.com으로 문의해 주시기 바랍니다.