송장 보기 및 업데이트

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송장 접속하기

1. 측면 탐색 메뉴에서 [송장] → [모두 보기]를 선택합니다.

모든 송장 보기

2. 모든 송장 보기 테이블 뷰에서 다음 작업을 수행할 수 있습니다:

  1. 상태별로 모든 송장 필터링.
  2. 검토할 송장을 찾으려면 [검색]을 사용합니다.
  3. 테이블에 표시되는 열을 표시하거나 숨기려면 [열 관리]를 사용합니다. [모두 보기] 및 [내 승인 대기 중]에서는 사용자 지정 코드 열을 표시할 수 있습니다.사용자 지정 코드 열이 있는 송장 모두 보기
  4. [모두 보기]에서 [열 관리]를 클릭하고 정렬 기본 설정을 연 다음 [생성일 - 최신순] 또는 [생성일 - 오래된순]을 선택합니다. 이는 생성일 열과 일치합니다. [변경사항 저장]을 클릭합니다. 정렬 설정이 해당 뷰에 저장됩니다. [내 승인 대기 중인 송장]에는 자체 정렬 설정이 저장됩니다.생성일 최신순 및 오래된순을 포함한 모든 송장 보기 정렬 옵션
  5. [송장 번호]를 클릭하여 송장을 엽니다.
  6. [참조] 위에 마우스를 올려 송장 참조를 추가하거나 수정합니다. 이 작업은 송장이 '미결(Open)' 또는 '승인 대기 중' 상태일 때만 가능합니다.
  7. [비용 계정] 위에 마우스를 올려 송장 비용이 청구된 부서 또는 계정을 추가하거나 수정합니다. 이 작업은 송장이 '미결(Open)' 또는 '승인 대기 중' 상태일 때만 가능합니다.
  8. [발주서]. 송장이 발주서와 매칭되었는지 확인합니다. 자세한 내용은 발주서와 송장 매칭하기 문서를 참조하세요.
  9. 송장의 [상태]를 확인합니다.
  10. [입고 전표]. 송장과 연결된 입고 전표를 보거나 송장과 매칭된 발주서에 대한 새 입고 전표를 생성합니다. 
  11. 송장의 [PDF 사본]을 봅니다. 이 옵션은 송장이 PurchasePlus 전자 송장(Paperless Invoicing) 솔루션을 통해 PDF에서 생성된 경우에 사용할 수 있습니다.송장 모두 보기 테이블

송장 업데이트하기

일반적으로 '미결(Open)' 또는 '승인 대기 중' 상태의 송장은 '송장 및 대변전표 관리' 권한 및/또는 '송장 및 대변전표 품목 관리' 권한이 있는 모든 사용자가 업데이트할 수 있습니다(업데이트하려는 내용에 따라 다름). 송장 날짜를 수정할 때 수동 생성 시와 동일한 경고가 표시됩니다. 미래 날짜로 1일 이상 설정된 경우 경고가 표시되지만 저장은 가능합니다.

참고 - 6년 이상 이전이거나 6년 이상 이후인 송장 날짜는 저장할 수 없습니다.

미결 또는 승인 대기 중 상태가 아닌 송장을 업데이트하려면 변경 작업을 수행하기 전에 추가 단계가 필요합니다:

  • '조정 완료(Reconciled)' 상태의 송장을 업데이트하려면 송장 헤더의 [더보기] 메뉴에서 '송장 재개'를 클릭하여 송장을 다시 열어야 합니다:송장 재개
  • '내보내기 준비 완료' 또는 '내보냄' 상태의 송장을 업데이트하려면 먼저 송장 헤더의 [더보기] 메뉴에서 [조정 완료 상태로 되돌리기]를 수행한 다음, 위에서 설명한 대로 '송장 재개'를 해야 합니다.조정 완료 상태로 되돌리기

송장에 필요한 변경 작업이 완료되면 관련 조직 단위에 설정된 송장 승인 워크플로를 다시 거쳐야 합니다.

송장 승인하기

송장이 '승인 대기 중' 상태인 경우, 송장을 '조정 완료(Reconciled)' 상태로 진행하려면 승인 워크플로를 성공적으로 통과해야 함을 의미합니다.

송장에 플래그가 지정되고 승인이 필요하게 되는 데는 여러 가지 이유가 있습니다. 각 플래그 사유는 송장 플래그 탭에 표시되며, 각 송장 품목 플래그는 각 송장 품목의 플래그 열에 표시됩니다.

지정된 승인자는 각 플래그 사유를 검토하고 플래그 사유를 해결할지, 아니면 플래그의 일부 또는 전부를 해결하지 않고 송장을 승인할지 결정할 수 있습니다.

송장 및 대변전표 승인 워크플로는 별도의 문서에서 심도 있게 설명합니다. 자세한 내용은 이 가이드 읽기를 참조하세요.

송장 파워 에디터 사용하기

'송장 및 대변전표 관리 가능' 권한이 있는 사용자는 송장 파워 에디터를 사용하여 자신의 전자 송장 이메일 주소로 수신된 PDF 송장과 나란히 놓고 PurchasePlus에서 송장을 검토하고 업데이트할 수 있습니다.

송장 파워 에디터 사용을 시작하려면:

  1. [송장] → [모두 보기] 또는 [송장] → [내 승인 대기 중] 영역에서 송장을 선택합니다.
  2. 송장 헤더에서 [파워 에디터]를 선택합니다. 송장 파워 에디터
  3. 공급업체가 전자 송장 이메일 주소로 PDF 송장을 이메일로 전송하여 PurchasePlus에 송장이 생성된 경우, PurchasePlus의 송장 에디터 페이지 오른쪽에 PDF가 표시되므로 송장을 업데이트할 때 쉽게 참조할 수 있습니다. PurchasePlus에서 손쉬운 송장 업데이트를 위한 파워 에디터

검토 팁

발주서 및 송장 매칭

  • 조직에 해당하는 경우, 플래그 사유를 검토하기 전에 발주서가 송장과 매칭되었는지 확인하세요.
  • 필요한 경우 송장 품목을 발주서 품목에 연결합니다.

물품 및 서비스 입고

  • 품목이 입고되었는지 확인합니다. 조직에 해당하는 경우, 발주서 품목을 입고 처리하는 것은 품목이 배송되었는지 확인하는 중요한 단계이며 송장 승인자에게 송장을 승인해도 무방하다는 신호를 전달합니다.

승인 전 송장 품목 확인

  • 발주서 가격과 송장 가격 간에 불일치가 발생하는 경우, 공급업체에 연락하여 차액에 대한 대변전표를 요청할 수 있습니다.

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