물품 입고
물품 입고
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재고로 입고
발주서(Purchase Order)와 관련된 배송을 받으면, PurchasePlus를 사용하여 물품을 '입고'(즉, 수령한 품목 및 수량을 디지털 방식으로 기록) 처리할 수 있습니다. 이를 통해 발주서가 언제 이행되었는지 확인하고 공급업체의 송장(Invoice)을 안심하고 결제할 수 있습니다. 이 기능은 거의 모든 PurchasePlus 구성에서 표준으로 제공됩니다.
선택 사항인 재고(Inventory) 모듈 사용자는 한 걸음 더 나아가 '물품을 재고로 입고'하도록 선택할 수 있습니다. 즉, 지정된 재고 위치의 재고 품목(Stock Items) 수량이 자동으로 업데이트되며, 새로 입고된 물품은 보고서에서 즉시 조회하거나, 재고 이동(Transfers)에 사용하거나, 재고 실사(Stocktake)에서 집계하거나, 재고 위치로부터 구매 요청(Requisition From a Stock Location)에서 재주문할 수 있습니다.
작동 방식
PurchasePlus의 탈중앙화되고 효율성 중심의 구매 마켓플레이스와 재고 관리자가 요구하는 세부적인 재고 통제를 조화시키기 위해, 당사 플랫폼에 세 가지 중요한 개념을 도입했습니다:
- 재고 품목 자격 요건
- '입고 처리(Receive As)'
- '마스터 제품' 및 제품 매칭
모든 재고 사용자는 재고로 물품을 입고하기 전에 이 세 가지 원칙을 이해하는 것을 권장합니다.
개념 1: 재고 품목 자격 요건
물품을 재고로 성공적으로 입고하면, 지정된 재고 위치에서 재고 품목 수량이 증가(즉, 카운트 증가)합니다:
PurchasePlus에서 재고 품목은 반드시 다음 조건을 충족해야 합니다:
- 귀하의 조직이 '소유'하는 제품이어야 합니다. 즉, '구매자 소유' 제품이어야 합니다.
- 판매 팩(Sell Pack)이 'Each of 1'인 제품이어야 합니다.
위의 1번 항목과 관련하여, 이는 공급업체 소유 제품을 재고 품목으로 유지할 수 없음을 의미합니다. 이는 공급업체가 소유한 제품의 이름, 판매 팩 또는 측정 단위를 변경하여 사용자가 통제할 수 없는 상황에서 재고 수준 및 평가액이 모두 영향을 받는 상황을 방지하기 위함입니다.
이러한 제한 덕분에 기본적으로 재고에 대한 세밀하고 철저한 제어가 가능하지만, 초기 설정 시 구매자 측에서 재고 품목을 생성하고 관리하는 데 다소 시간이 걸릴 수 있습니다. 그렇더라도 프로세스 자체는 간단하며, 당사 지원팀이 언제든 도움을 드릴 수 있습니다.
개념 2: '입고 처리(Receive As)'
물품을 재고로 입고할 때, 입고하는 물품이 재고로 보관 중인 재고 품목과 매우 유사하지만 완전히 동일하지는 않은 경우가 흔히 발생합니다.
간단한 예로, 일반적인 '토마토' 재고 품목을 유지하기로 선택할 수 있습니다. 공급업체에 토마토를 주문하면 다음과 같은 품목이 배송될 수 있습니다:
- 로마 토마토
- 비프스테이크 토마토
- 셀러브리티 토마토
...이 모든 품목을 '토마토' 재고 품목으로 입고 처리(Receive As)하여 재고 수준을 증가시킬 수 있습니다. 입고 과정에서 어떤 품목을 해당 재고 품목으로 입고 처리할지는 전적으로 사용자가 결정합니다. 심지어 관련 없는 품목(예: '탄산음료 캔')을 재고 품목(예: '토마토')으로 입고 처리하여 수량을 늘리는 것도 가능합니다.
팁: 입고 과정에서 유연성과 신속성을 확보하려면 재고 품목을 범용적으로 지정하세요.
하지만 걱정하지 마세요. 입고 과정에서 입고 처리할 정확한 재고 품목을 일일이 수동으로 선택할 필요는 없습니다. PurchasePlus는 워크플로의 속도를 높이기 위해 공급업체가 배송한 품목과 밀접하게 일치하는 재고 품목을 지능적으로 제안하고 자동 완성합니다.
다음 섹션에서 이 매칭 전략에 대해 자세히 알아보세요.
개념 3: 마스터 제품 및 제품 매칭
PurchasePlus는 데이터베이스에 수백만 개의 구매자 및 공급업체 소유 제품을 보관하고 있습니다. 또한 당사는 자체적으로 '소유'하는 광범위한 '마스터 제품' 목록을 내부적으로 관리하고 있습니다. 제품 소유자가 'Marketboomer'로 표시된 제품을 볼 수 있는데, 이는 바로 PurchasePlus를 운영하는 회사입니다!
구매자가 소유한 제품(예: 재고 품목) 또는 공급업체 소유 제품은 당사 전문 팀에 의해 마스터 제품 중 하나와 '매칭'될 수 있습니다:
이를 통해 구매자는 다음을 수행할 수 있습니다:
- 여러 공급업체가 판매하는 동일 품목에 대한 실시간 가격 비교(예: 구매 요청(Requisition) 생성 시),
- 조직의 사용자가 사용하기 쉬운 효과적인 구매 목록(Buy List) 생성,
- 재고로 입고 처리 절차의 가속화.
심층 분석: 마스터 제품 및 대체 제품이 재고 입고를 가속화하는 방법
재고로 입고하는 과정에는 다음과 같은 복잡한 '할당' 작업이 수반됩니다:
- 재고에서 수량을 증가시키려는 재고 품목을,
- 공급업체가 배송한 실제 고유 제품에 할당.
PurchasePlus에서 사용자가 발주서의 모든 단일 제품에 일일이 재고 품목을 수동으로 할당할 필요가 없도록 이를 지원하는 방법이 바로 마스터 매칭 제품과 대체 제품입니다.
- 마스터 제품: 재고 품목이 당사 팀에 의해 마스터에 매칭되어 있고 공급업체가 해당 마스터 제품에 대한 견적을 보유하고 있는 경우, 마스터 제품을 주문할 때(예: 구매 목록 기반 구매 요청) 해당 배송을 재고로 입고할 때 매칭된 재고 품목이 자동으로 선택됩니다.
- 대체 제품: 위에서 언급했듯이, 재고 품목의 판매 팩은 반드시 'Each of 1'이어야 합니다. 그러나 공급업체의 제품은 24개들이 상자(Carton of 24)로 판매될 수 있습니다. 시스템에서는 이를 서로 다른 제품으로 간주하지만, 대체 제품 관계를 생성하여 재고로 입고하기 위한 목적으로 '연결'할 수 있습니다.
배송 물품을 재고로 입고할 때 공급업체의 제품과 귀하의 재고 품목 사이에 마스터 매칭이나 대체 제품 관계가 설정되어 있지 않은 경우, PurchasePlus는 제품 유사도와 같은 여러 요소를 기반으로 다른 매칭 항목을 최대한 제안합니다. 그러나 매칭 항목을 신중하게 검토하고 필요한 경우 직접 재고 품목을 수동으로 선택하거나 완전히 새로운 재고 품목을 생성하는 것이 좋습니다. 이 작업을 처음 수행하면 시스템이 대체 제품 관계를 자동으로 생성하여 향후 재고 입고 작업에 기억합니다!
재고로 물품 입고하기
재고로 입고는 새 입고 전표(Receiving Note)를 생성하는 것부터 시작됩니다. PurchasePlus에서 입고 전표는 반드시 발주서를 바탕으로 생성되어야 하며, 발주서와의 관계 외에는 입고 전표를 생성할 수 있는 방법이 없습니다.
새 입고 전표를 생성하려면:
1단계: 사이드 탐색 모음에서 [발주서] → [모두 보기]로 이동합니다. 입고 전표(GR Note) 열에서 [트럭] 아이콘을 클릭하여 해당 발주서에 대한 입고 전표를 생성합니다:
2단계: [재고로 입고]를 선택합니다:
...그리고 표시되는 필드를 작성합니다:
- '도착 재고 위치(Destination Stock Location)'는 재고 품목의 수량이 증가할 재고 위치입니다.
- '미결 품목 모두 입고(Receive All Outstanding Items)'는 입고 전표의 각 품목에 아직 입고되지 않은 미결 수량이 미리 채워짐을 의미합니다. 입고 전표를 완료하기 전에 각 품목을 수동으로 검토할 수도 있습니다.
- '실제 입고일(Physical Date)'은 물품이 실제로 입고된 날짜를 의미하며, 입고 전표 생성일과 다를 수 있습니다.
이 세 필드를 작성한 후 [입고 전표 생성]을 클릭합니다.
3단계: 표시되는 페이지는 입고 전표 초안(Draft)입니다. 입고 전표의 각 품목 라인을 주의 깊게 검토하여 입고할 품목의 수량이 올바른지, 각 품목이 입고 처리될 재고 품목이 올바른지 확인하는 것이 좋습니다:
위의 2단계에서 '미결 품목 모두 입고'를 선택한 경우, 초과 배송되었거나 부족하게 배송된 경우 입고할 품목 수량을 수정해야 할 수 있습니다.
PurchasePlus가 자동으로 선택한 재고 품목과 다른 재고 품목을 선택해야 하는 경우, 먼저 해당 라인에서 [고급 옵션] 버튼을 클릭합니다(아래 이미지 참조). 참고: 이 재고 품목을 처음 입고하는 경우 먼저 새 재고 품목을 생성해야 합니다.
그런 다음 휴지통 아이콘을 클릭하여 선택을 지웁니다:
마지막으로 제안된 품목 목록에서 선택하거나 특정 재고 품목을 검색하라는 메시지가 표시됩니다:
[변경 사항 적용]을 클릭합니다.
4단계: [입고 완료로 표시]를 클릭하여 입고 전표를 완료합니다. 지정된 재고 품목은 입고 수량만큼 재고 입고 이동(Transfer)을 통해 대상 재고 위치에서 증가합니다.
참고: 재고 위치에서 재고 실사가 '진행 중'인 경우, 재고로의 재고 입고 이동이 자동으로 완료되지 않습니다. 대신 사용자가 재고 입고 이동을 찾아 준비가 되었을 때 수동으로 [완료로 표시]해야 합니다.
재고 실사가 완료되면 재고로의 입고 처리가 다시 자동으로 이루어집니다.
공급업체로 재고 반품하기
재고가 입고 처리된 후에는 재고 이동(Transfers)을 통해서만 재고 수준을 조정할 수 있습니다.
공급업체에 재고를 반품해야 하는 상황에서는 다음 단계를 따르세요.
먼저 '재고 조정(Stock Adjustment)' 유형의 새 재고 이동을 생성하고, 출발 위치(Origin Location)를 해당 재고가 원래 입고되었던 재고 위치로 설정하고, 도착 위치(Destination Location)를 재고가 반품될 공급업체로 지정합니다:
그런 다음 공급업체로 반품할 재고 품목을 검색합니다. 반품할 수량을 지정하고, 반품할 각 재고 품목에 대해 이를 반복합니다. [[수량이 0인 품목 숨기기]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) 필터를 사용하면 재고 이동 내역을 더 쉽게 검토할 수 있습니다.
재고 이동에 모든 재고 품목과 수량을 추가했으면, 재고 이동을 승인 요청으로 제출하거나 [완료로 표시]할 수 있습니다(사용자 권한에 따름):
재고 이동이 완료로 표시되면 PurchasePlus에서 재고 수준이 올바르게 조정됩니다. 단, 공급업체 및 택배사와의 커뮤니케이션(필요한 경우)은 플랫폼 외부에서 진행해야 합니다.