PurchasePlus로 전송하기

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이메일로 전송해야 하는 이유

PurchasePlus는 공급업체로부터 수신한 송장을 검토하고 대사하는 데 소요되는 시간을 줄이고자 하는 조직을 위해 페이퍼리스 송장 처리(Paperless Invoicing) 솔루션을 제공합니다.

이는 OCR 스캐닝, 인공지능(AI), 머신러닝(ML), 그리고 당사 고유의 HITL(Human-In-The-Loop) 서비스를 원활하게 결합한 자동화 지향적 제품입니다. 이러한 결합을 통해 데이터 처리의 효율성, 지능적인 의사 결정, 지속적인 시스템 개선을 보장하는 동시에 중요한 작업에서 필수적인 사람의 감독을 유지합니다.

조직에서 페이퍼리스 송장 처리 솔루션을 도입하기로 선택하면 고유한 [페이퍼리스 송장 이메일 주소]가 조직에 제공됩니다. 주소가 발급되면 각 공급업체에 이 이메일 주소를 제공하고 송장을 이 이메일 주소로 보내도록 요청하여 PurchasePlus를 통해 자동으로 처리되도록 할 수 있습니다. 

공급업체를 대신하여 본인 조직의 [페이퍼리스 송장 이메일 주소]로 PDF 송장을 직접 보낼 수도 있으며, 이때 아래의 모범 사례 권장 사항을 따라 주시기 바랍니다.

바로가기:

모범 사례

전자 PDF(ePDF) 송장 사용:

  • 공급업체에 단일 전자 PDF 송장을 첨부 파일로 조직의 [페이퍼리스 송장 이메일 주소]에 직접 이메일로 보내도록 안내하세요. 전자 PDF는 PurchasePlus에서 더 쉽게 스캔됩니다.
  • 공급업체가 전자 PDF 송장을 제공할 수 없는 경우 스캔한 PDF도 허용됩니다. 최적의 송장 처리 결과를 얻으려면 스캔 상태가 적절한 품질을 유지하도록 해주세요. 

송장 전송 시:

  • 이메일의 '숨은 참조(BCC)'가 아닌 '받는 사람(To)' 또는 '참조(CC)' 필드에 조직의 [페이퍼리스 송장 이메일 주소]가 입력되어 있는지 확인하세요.
  • 송장에 글씨를 쓰거나 도장을 찍지 마세요. 송장 인식 성능에 영향을 줄 수 있습니다.
  • 공급업체에 월말 명세서(Statement), 피킹 전표(Picking Slip), 주문 확인서(Order Confirmation) 등 송장이 아닌 첨부 파일은 전송하지 않도록 요청하세요. 이러한 파일은 삭제되며 송장 처리를 지연시킵니다. 

파일 첨부

  • 여러 송장 첨부: 총 파일 크기가 10 MB를 초과하지 않는 한, 단일 이메일에 여러 송장을 첨부할 수 있습니다.
  • 단일 파일 제출: 원하는 경우 여러 송장이 포함된 단일 파일을 보낼 수 있습니다. 당사 플랫폼이 이를 개별 파일로 자동 분할합니다. 이 분할 작업은 최대 60분까지 소요될 수 있으며, 처리 중에는 대기열에 파일이 즉시 표시되지 않을 수 있습니다.
  • 파일 크기 및 페이지 수 제한: 각 파일은 크기 10 MB, 페이지 수 10페이지 이내여야 합니다.

처리 시간 

  • 제출된 문서의 80%는 실시간으로 자동 처리되며, 일반적으로 몇 분 이내에 대기열에 나타납니다.
  • 비즈니스 유효성 검사 기준을 충족하지 못하는 문서의 경우, 수동 검토를 진행하는 전담 송장 처리 팀이 있습니다. 당사는 신속한 처리를 최우선으로 하여 평균 3시간의 처리 시간을 유지하며, 모든 검토는 24시간 이내에 완료되도록 보장합니다.
  • 송장 처리 팀은 주중에는 24시간 내내 운영되어 지속적인 처리를 보장합니다. 주말에는 하루 8시간 운영 체제를 유지합니다.
  • 우선 처리가 필요한 문의는 help@purchaseplus.com으로 요청해 주시기 바랍니다. 모든 고객에게 공평한 서비스 수준을 유지할 수 있도록, 정말 긴급한 사안에 한해서만 이 경로를 이용해 주시기를 부탁드립니다.

페이퍼리스 주소 확인하기

조직에서 페이퍼리스 송장 처리 솔루션을 사용하는 경우:

1. 오른쪽 상단 모서리에 있는 [사용자 이름/조직]을 클릭한 다음 [정보]를 선택합니다.

About panel2. [조직 세부 정보] → [페이퍼리스 이메일 주소]를 선택합니다. 귀하의 조직 전용 페이퍼리스 송장 이메일 주소가 여기에 표시됩니다:

About panel with Paperless Email Address

전송된 이메일 보기

페이퍼리스 송장 이메일 주소로 수신된 모든 이메일을 표 형태로 보려면 사이드 탐색 모음에서 [페이퍼리스 이메일] → [모두 보기]를 클릭하세요:

Paperless Emails View All table

[이메일] 열의 번호를 클릭하면 원본 이메일과 첨부 파일 링크를 확인할 수 있습니다:

Original Paperless Email and attachments

페이퍼리스 이메일 모듈에 대해 자세히 알아보세요.

문제 해결

  • 송장 번호와 공급업체가 조직 내 기존 송장과 동일한 경우 송장은 삭제됩니다. 동일한 공급업체에 대해 동일한 송장 번호를 중복해서 생성할 수 없습니다.
  • 정보 누락으로 인해 송장을 읽을 수 없는 경우 송장이 정상적으로 스캔되지 않습니다. PurchasePlus 팀원이 조직에 연락하여 이를 안내하고 정보를 수정할 수 있도록 지원합니다.
  • 문서가 송장이 아닌 경우(예: 거래명세서, 피킹 전표, 주문 확인서 등) 스캔되지 않고 삭제됩니다.
  • 완전히 새로운 공급업체(즉, 시스템에 프로필이 없는 공급업체)의 송장은 시스템에서 매핑 작업이 필요할 수 있으며, 이 작업은 최대 48시간이 걸릴 수 있습니다. 성공적으로 처리되면 송장이 조직에 표시됩니다. 해당 공급업체의 다음 송장부터는 일반적인 속도로 처리됩니다.
  • 공급업체의 사업자등록번호가 PurchasePlus에 등록된 정보와 일치하지 않는 송장은 자동으로 스캔할 수 없습니다. PurchasePlus 팀원이 조직에 연락하여 이를 안내하고 정보를 수정할 수 있도록 지원합니다.
  • 조직에 공급업체로 등록되지 않은 공급업체에서 발송한 송장인 경우, PurchasePlus 팀원이 조직에 연락하여 이를 안내하고 공급업체를 추가할 수 있도록 지원합니다.

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