개요
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구매 요청이란 무엇인가요?
구매 요청(Requisition)은 구매자가 공급업체로부터 구매하고자 하는 품목에 대한 요청서입니다.
PurchasePlus에서는 구매 조직의 사용자가 구매 요청을 생성하고, 구매하고자 하는 품목을 추가하며 구매 수량을 지정할 수 있습니다. 구매 요청 작성이 완료되면 조직 내의 부서장, 운영 관리자 또는 재무 관리자에게 승인을 요청할 수 있습니다.
구매 요청이 승인을 위해 제출되는 즉시 포함된 품목의 가격이 '스냅샷'으로 저장되며, 구매 요청 제출 후 가격이 변경되더라도 발주서(Purchase Order)에 그대로 반영됩니다.
사용자의 구매 요청이 승인되면 구매 요청에 포함된 각 공급업체로 발주서가 자동 생성(및 구매 요청 설정에 따라 자동 전송)됩니다.
새 구매 요청 생성하기
사용자는 다음 방법 중 하나를 클릭하여 새 구매 요청을 생성할 수 있습니다:
- 사이드 탐색 메뉴의 [구매 요청] → [새 구매 요청],
- [구매 요청] → [모두 보기] 표 상단의 [새 구매 요청 생성] 버튼,
- 사이드 탐색 메뉴의 [발주서] → [새 발주서], 또는
- 대시보드의 [쇼핑 시작].
이 모든 옵션은 새 구매 요청 생성 페이지로 이동합니다:
구매자의 사용자 권한 및 조직의 환경 설정에 따라 여러 가지 구매 요청 유형을 사용할 수 있습니다. 자세한 내용을 확인하려면 각 구매 요청 유형을 클릭하세요.
- 모든 공급업체 구매 요청: 조직에 연결된 모든 공급업체에서 제공하는 전체 품목 목록을 제공합니다. 다양한 품목의 견적을 비교하며 쇼핑하기에 이상적입니다.
- 단일 공급업체 구매 요청: 선택한 단일 공급업체에서 현재 조직에 공급 가능한 전체 품목 목록을 제공합니다.
- 구매 목록 구매 요청: 사전에 정의된 품목 목록입니다. 구매 목록은 관리자와 부서장이 구매 요청을 생성할 때 조직의 다른 사용자가 구매해야 하는 정확한 품목을 지정하는 데 유용합니다. 활성화된 각 공급업체의 견적이 구매 목록의 각 품목에 표시됩니다.
- 사용자 지정 구매 요청: 활성화된 공급업체에 임의 품목을 주문할 수 있습니다. 다른 구매 요청 유형이 적합하지 않을 때 사용자 지정 구매 요청을 사용할 수 있습니다.
- 외부 구매 요청: 공급업체가 PurchasePlus와 연동을 설정한 경우, 공급업체의 외부 이커머스 웹사이트에서 쇼핑하여 구매 요청을 생성할 수 있습니다. 사용자는 공급업체 웹사이트의 모든 기능을 활용하여 물품을 주문할 수 있습니다. 공급업체 웹사이트에서 쇼핑을 마치면 PurchasePlus로 다시 리디렉션되며, 선택한 품목, 가격, 수량이 PurchasePlus의 구매 요청에 자동으로 추가됩니다.
- 재주문 구매 요청: 이전 구매 요청, 발주서, 또는 송장에서 품목을 재주문할 수 있는 옵션을 제공합니다.
- 재고 위치 구매 요청: 재고 모듈 사용자가 특정 재고 위치의 재고 품목을 보충할 수 있도록 지원하며, 올바른 품목을 적정 수량으로 구매하여 재고 수준을 면밀히 관리할 수 있는 추가 기능을 제공합니다.
구매 요청은 빠른 생성(Quick Create)을 통해서도 생성할 수 있습니다. 조직에 빠른 생성이 활성화되어 있는 경우, [홈] 페이지에서 [쇼핑 시작] 버튼을 클릭하면 (선택 사항인) 참조 필드만 입력하면 되는 간소화된 구매 요청 생성 화면이 나타납니다. 구매 요청은 '모든 공급업체' 유형으로 생성되며 기본 쇼핑 모드로 설정됩니다(단, 사용자는 다른 유형의 구매 요청을 생성할 수도 있습니다).
구매 요청 설정
각 구매 요청 유형에는 다양한 설정이 적용됩니다. 이러한 설정은 공급업체에 중요할 수도 있고(예: 배송지 주소 또는 배송일), 사용자의 동료에게 중요할 수도 있습니다(예: 구매 요청을 부서 및 계정 코드에 배정).
이러한 설정은 처음에 [새 구매 요청 생성] 양식에서 정의할 수 있습니다:
기본적으로 [공급업체에 발주서 전송] 체크박스가 선택되어 있으며, 이는 최종 승인이 완료되면 발주서가 공급업체에 자동으로 전송됨을 의미합니다. 다음과 같은 상황에서는 혼선이나 중복 주문을 최소화하기 위해 [공급업체에 발주서 전송] 체크박스를 반드시 해제해야 합니다:
- 발주서를 사후에 생성하는 경우(즉, 물품이 이미 입고되고 송장 처리가 완료된 경우), 또는
- PurchasePlus 외부에서 발생한 구매(예: 전화 주문)를 생성하는 경우.
구매 요청이 생성되어 미결(Open) 상태가 되면, 적절한 권한을 가진 사용자가 (a) [구매 요청] → [모두 보기] 표에서 해당 설정 위에 마우스를 올려 설정을 수정하거나:
...또는 (b) 표에서 해당 구매 요청을 클릭하여 들어간 후 [설정] 탭이나 [정보 패널]로 이동하여 수정할 수 있습니다:
설정을 찾아 수정한 다음 [변경 사항 저장]을 클릭할 수 있습니다:
참고: 일부 설정은 시스템 필드이므로 사용자가 편집할 수 없습니다.
기본 쇼핑 모드 vs. 고급 쇼핑 모드
구매 요청은 기본 쇼핑 모드 또는 고급 쇼핑 모드로 생성할 수 있습니다.
기본 쇼핑 모드는 사용자가 구매 요청을 생성할 때 접하는 카드 기반의 시각적인 기본 쇼핑 모드입니다:
구매 요청 생성 페이지에서 [고급 쇼핑 활성화]를 선택하면, 덜 시각적이지만 강력한 표 형태의 인터페이스를 통해 구매 요청을 생성할 수 있습니다:
구매 요청 승인하기
사용자가 구매 요청을 승인 제출하면 '승인 대기 중(Awaiting Approval)' 상태로 진행되며 해당 구매 요청에 지정된 부서 및 계정 코드에 적용되는 승인 워크플로에 배치됩니다.
승인 워크플로의 첫 번째 단계로 지정된 사용자들은 구매 요청이 제출되었으며 구매 요청을 승인할 수 있다는 내용의 이메일을 받게 됩니다. 이러한 사용자는 일반적으로 구매 조직의 부서장, 재무 또는 운영 관리자입니다.
지정된 승인자는 [구매 요청] → [내 승인 대기 목록]을 클릭하여 자신이 승인할 수 있는 구매 요청에 액세스할 수 있습니다:
구매 요청이 승인 워크플로의 모든 관련 단계를 거치면 하나 이상의 발주서가 생성되어 구매 요청에 품목이 포함된 공급업체로 전송될 수 있습니다.
새로 생성된 발주서는 공급업체에 수동으로 전송할 수도 있지만, 보통은 구매 요청에서 [공급업체에 발주서 전송] 자동 설정을 활성화했거나 사용자 환경 설정에서 동일한 설정이 활성화되어 있어 구매 요청이 승인되는 즉시 PurchasePlus를 통해 공급업체의 수신처로 발주서가 자동 전송됩니다.
구매 요청이 승인되고(결과물로 발주서가 생성된) 후에는 구매 요청을 편집할 수 없습니다. 필요한 변경 사항이 있는 경우 생성된 발주서의 [설정] 탭으로 이동하여 발주서를 수정해야 합니다.
관련 문서
구매 요청은 다음과 연관될 수 있습니다:
- 구매 요청 승인 시 생성되는 하나 이상의 발주서,
- 구매 요청 승인 시 생성된 발주서와 대조되는 하나 이상의 송장,
- 승인자 및 다른 조회자에게 맥락과 중요한 정보를 제공하기 위해 구매 요청에 업로드된 파일인 첨부 파일.
구매 요청 상태
구매 요청은 여러 가지 상태를 가질 수 있으며, 이는 구매 요청에 대한 중요한 정보를 나타냅니다.
- 미결(Open): 미결 상태의 구매 요청은 초안으로 볼 수 있습니다. 실제로 구매 요청을 생성한 사용자는 PurchasePlus 애플리케이션의 여러 위치에서 ‘내 초안’ 섹션에서 조회할 수 있습니다. 구매 요청이 미결 상태인 동안에는 편집하거나, 품목을 추가/삭제하거나, 취소할 수 있습니다. 구매 요청을 진행하려면 [구매 요청 제출]을 클릭하여 승인을 요청해야 합니다.
- 승인 대기 중(Awaiting Approval): 승인 대기 중인 구매 요청은 승인을 위해 제출되었으나 아직 최종 승인을 받지 못한 상태입니다. 구매 요청이 최종 승인되려면 승인 워크플로의 모든 관련 사용자가 승인해야 합니다. 자세한 내용은 구매 요청 승인하기 문서를 참조하세요.
- 취소됨(Cancelled): 취소된 구매 요청은 미결, 승인 대기 중, 또는 거부됨 상태에서 취소된 구매 요청입니다. 취소된 구매 요청은 다시 열 수 없으며 조직에서 더 이상 사용되지 않습니다. 취소된 구매 요청에 대해서는 어떠한 작업도 수행할 수 없습니다.
- 승인됨(Approved): 승인된 구매 요청은 승인 제출된 후 승인 워크플로의 관련 사용자들에 의해 승인된 구매 요청입니다. 승인된 구매 요청은 요청에 포함된 각 공급업체에 대한 발주서를 생성합니다. 승인된 구매 요청은 마감하거나 승인됨 상태로 유지할 수 있습니다.
- 거부됨(Declined): 거부된 구매 요청은 승인을 위해 제출되었으나 승인 워크플로의 승인 권한자에 의해 거부된 구매 요청입니다. 거부된 구매 요청은 취소하거나, 쇼핑을 다시 진행하여 구매 요청을 재제출할 수 있습니다.
- 마감됨(Closed): 마감된 구매 요청은 구매 요청이 가질 수 있는 최종 상태입니다.
문제 해결
공급업체 품목 품절
간혹 공급업체가 품목 중 하나를 '품절'로 표시할 수 있습니다. 구매자가 구매 요청을 생성할 때 품목이 품절 상태라는 경고가 표시됩니다:
구매자가 해당 품목을 구매 요청에 추가하지 못하도록 차단되지는 않으며 경고만 표시됩니다. 그러나 품목이 급히 필요한 경우 다음 중 하나를 고려해야 합니다:
- 동일한 품목에 대해 다른 공급업체의 견적으로 주문(가격 차이 또는 추가 비용을 지불할 만한 가치가 있는지 판단 후),
- 대체 품목 주문.