개요
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개요
구매 목록(Buy List)은 조직 전반의 조달 결정을 표준화하고 자동화하여 구매자가 올바른 공급업체로부터 올바른 가격에 올바른 제품을 구매할 수 있도록 지원하는 강력한 방법입니다.
구매 목록은 구매자가 관심 있는 제품의 미리 정의된 '장바구니 목록'을 구성하는 방법입니다. 구매 목록에는 모든 공급업체의 카탈로그에서 해당 제품에 대해 제공되는 모든 견적이 표시됩니다.
구매 목록은 '구매 목록 구매 요청 생성' 권한이 있는 사용자가 구매 목록 구매 요청을 생성할 때 그 가치가 극대화됩니다.
사용자는 미리 정의된 제품을 구매 요청에 추가하도록 안내받으며, 해당 제품을 제공하는 공급업체 중 가장 낮은 견적을 선택하도록 권장됩니다.
사용자가 구매 요청을 제출하고 필수 승인자의 승인을 받으면, 여러 개의 발주서로 분할되어 구매 요청에 지정된 공급업체로 전송됩니다.
새 구매 목록 생성
'구매 목록 관리' 권한이 있는 구매자 사용자는 사이드 탐색 표시줄의 [구매 목록] → [새 구매 목록]을 통해 새 구매 목록을 생성하고, 제품을 구매 목록에 추가하기 시작할 수 있습니다.
자세한 내용은 새 구매 목록 생성 문서를 참조하시기 바랍니다.
구매 목록 가져오기 및 내보내기
'구매 목록 관리' 권한이 있는 구매자 사용자는 [구매 목록] → [가져오기] 탭에서 CSV 업로드를 통해 구매 목록에 제품을 채울 수 있습니다. CSV 형식이 올바르게 지정되는 것이 매우 중요합니다. [내보내기] 기능을 사용하여 가져오기에 적합한 형식의 CSV를 출력할 수 있습니다.
구매 목록 가져오기 및 내보내기는 구매 목록 상단 헤더에 탭으로 표시됩니다.
제품 관리
'구매 목록에 품목 추가' 권한이 있는 구매자 사용자는 기존 구매 목록에서 제품을 추가하거나 제거할 수 있습니다.
구매 목록에 제품을 추가할 때(특히 등록된 공급업체를 대상으로 구매 요청을 생성하는 데 사용되는 구매 목록의 경우), 가능한 한 자체 관리 카탈로그가 아닌 공급업체 관리 카탈로그의 품목을 선택하는 것을 적극 권장합니다.
이를 통해 제품 데이터(코드, 가격, 측정 단위 등)가 정확하고 최신 상태이며 공급업체에서 인식할 수 있는 상태로 유지됩니다. 결과적으로 불일치, 주문 거부 또는 추후 수동 수정이 발생할 가능성을 줄여줍니다.
또한, 공급업체 카탈로그는 시간이 지남에 따라 변경될 수 있습니다. 제품이 추가, 업데이트, 대체 또는 단종될 수 있으므로 정기적으로 구매 목록을 검토하는 것이 좋습니다.
자세한 내용은 구매 목록의 제품 관리 문서를 참조하시기 바랍니다.
구매 요청 생성
'구매 목록 구매 요청 생성' 권한이 있는 사용자는 구매 목록에서 새 구매 요청을 생성할 수 있습니다. 자세한 내용은 구매 목록에서 구매 요청 생성 문서를 참조하시기 바랍니다.
고급 기능
구매 목록 소유권 및 계층 구조 영향
모든 구매 목록에는 '소유자'가 있으며, 이는 해당 구매 목록이 처음 생성된 조직을 의미합니다.
PurchasePlus의 조직은 일반적으로 계층 구조 내에 존재합니다. 즉, 조직은 각각 상위 및 하위에 해당하는 '상위 조직'과 '하위 조직'을 가질 수 있습니다. PurchasePlus는 구매 목록의 '소유자'를 사용하여 계층 구조 내 어느 조직의 사용자가 구매 목록을 관리할 수 있는지 결정합니다.
- 사용자가 할 수 있는 작업:
- 현재 로그인한 조직이 소유한 구매 목록의 조회, 설정 관리 및 제품 관리.
- 현재 로그인한 조직의 상위 및 하위 조직이 소유한 모든 구매 목록 조회.
- 현재 로그인한 조직의 하위 조직이 소유한 구매 목록의 설정 관리(예: 이름, 부서 등).
- 현재 로그인한 조직의 하위 조직이 소유한 구매 목록에 제품 추가 및 제거.
- 사용자가 할 수 없는 작업:
- 현재 로그인한 조직의 상위 조직이 소유한 구매 목록의 설정 관리(예: 이름, 부서 등).
- 현재 로그인한 조직의 상위 조직이 소유한 구매 목록에 제품 추가.
- 현재 로그인한 조직의 상위 조직이 소유한 구매 목록에서 제품 제거.
이러한 로직은 구매 목록 관리를 위한 관련 사용자 권한과 결합되어, 사용자가 면밀히 관리해야 하는 자산별 또는 부서별 구매 목록을 관리하는 능력을 저해하지 않으면서도 PurchasePlus의 하향식(top-down) 구매 목록 관리를 지원할 수 있게 합니다.
마지막으로, 구매 목록의 소유자는 변경할 수 없습니다. 조직 계층 구조에서 구매 목록을 상위 또는 하위로 이동해야 하는 경우, 조직 계층 구조의 원하는 수준에서 구매 목록을 내보낸 후 가져와야 합니다.
구매 목록별 부서 및 계정 코드
'구매 목록 관리' 권한이 있는 사용자가 새 구매 목록을 생성할 때, 선택 사항으로 구매 목록의 기본 부서 및 계정 코드를 입력할 수 있습니다. 해당 구매 목록을 사용하여 구매 요청을 생성하면, 구매 요청의 기본값이 이 부서 및 계정 코드로 설정됩니다. 이는 구매 목록의 설정 탭에서 언제든지 업데이트할 수 있습니다.
구매 목록 품목별 부서 및 계정 코드
'구매 목록 관리' 권한이 있는 사용자가 기존 구매 목록을 볼 때(예: 구매 목록에 새 제품을 추가할 때), 구매 목록의 모든 제품에 대해 기본 부서 및 계정 코드를 추가할 수 있습니다.
구매 목록별 활성화된 공급업체
때로는 구매 목록에서 구매 요청을 생성하는 사용자에게 견적을 제공할 공급업체를 지정해야 할 수 있습니다. 이 기능은 구매 목록의 [설정] 탭에서 찾을 수 있습니다.
기본적으로 모든 구매 목록은 모든 공급업체가 구매 목록 제품에 대해 견적을 제공하도록 허용합니다. 견적을 제공할 수 있는 공급업체를 지정하려면 [공급업체 활성화]를 클릭한 다음, 견적을 허용할 공급업체를 검색하고 공급업체 이름 옆의 확인란을 클릭하여 선택합니다. [변경 사항 저장]을 클릭하여 변경 사항을 적용합니다.
