송장
송장
바로가기:
송장
송장은 공급업체가 구매자에게 전달한 제품과 수량을 명시하고, 이에 대한 대금을 지급받기 위해 구매자에게 발송하는 문서입니다.
송장에는 구매자에게 배송된 상품에 대한 세부 정보(예: 각 제품의 단가, 배송된 각 제품의 수량을 곱한 금액, 공급업체가 지급받고자 하는 세금 금액 및 총액)가 포함됩니다.
또한 송장에는 공급업체에 대한 정보(예: 연락처 정보, ABN, 결제 조건, 은행 계좌 정보)가 포함되어 있어 구매자가 안심하고 공급업체에 결제를 진행할 수 있도록 지원합니다.
송장 관리
엔드투엔드 Procure-to-Pay 시스템에서 송장은 PurchasePlus의 매우 중요한 부분이며, 당사 소프트웨어에는 구매자가 공급업체 송장에 대한 지출을 관리할 수 있도록 돕는 다양한 기능이 포함되어 있습니다.
기본적으로 당사의 송장 관리 기능은 공급업체가 조직에 청구한 내역이 (a) 실제로 주문한 항목인지, (b) 실제로 입고되었는지, (c) 조직 내 모든 필수 사용자로부터 결제 승인을 받았는지 확인하도록 돕습니다.
페이퍼리스 송장 처리
PurchasePlus가 제공하는 특히 강력한 기능 중 하나는 Paperless Invoicing(페이퍼리스 송장 처리) 모듈로, PurchasePlus 시스템에서 선택적으로 포함할 수 있습니다.
페이퍼리스 송장 처리 모듈을 사용하는 조직에는 페이퍼리스 송장 처리 이메일 주소가 지정되며, 다음 작업이 가능합니다:
- 조직의 사용자(예: 내부 직원)가 공급업체의 PDF 송장을 이 주소로 전송하면 자동으로 스캔되어 PurchasePlus에서 사용할 수 있는 새 송장으로 생성됩니다.
- 공급업체와 공유하여 공급업체가 이 이메일 주소로 송장을 직접 전송할 수 있으며, 전송된 송장은 PurchasePlus 계정에 자동으로 생성됩니다.
페이퍼리스 송장 처리는 광학 문자 인식(OCR) 스캐닝, 인공지능(AI), 머신러닝(ML) 및 고유한 Human-In-The-Loop 서비스를 활용하여 다음을 수행합니다:
- 귀하 또는 공급업체가 페이퍼리스 송장 처리 이메일 주소로 보낸 PDF 송장을 디지털 방식으로 '판독'
- PurchasePlus에서 자동으로 송장 생성
- 송장을 구매 주문서와 '매칭' 시도
- 조직에서 설정한 송장 플래그 임계값을 준수하도록 품목 라인을 하나씩 처리
페이퍼리스 송장 처리 이메일 주소로 수신된 이메일(PDF 첨부 파일 포함)은 사이드 탐색 표시줄의 [페이퍼리스 이메일] 영역에서 확인하고 관리할 수 있습니다:
페이퍼리스 이메일에 대해 자세히 알아보세요.
송장 생성하기
'송장 및 크레딧 노트 관리' 권한이 있는 사용자는 사이드 탐색 메뉴에서 [송장] → [새 송장] 옵션을 클릭하여 PurchasePlus에서 송장을 수동으로 생성할 수 있습니다.
자세한 내용은 새 송장 생성에 관한 문서를 참조하세요.
송장 상태
송장은 다음과 같은 여러 상태 중 하나를 가질 수 있습니다:
- 열림: 열림 상태의 송장은 생성되었으나 아직 정산(Reconciled)되지 않은 상태입니다. 조직의 설정에 따라 열림 상태의 송장은 구매 주문서와 매칭되어야 하거나, 매칭된 구매 주문서에 대해 입고 전표가 생성되어 있어야 할 수 있습니다. 열림 상태의 송장은 계속 수정하여 발생한 플래그를 해결할 수 있습니다. 송장에 플래그가 발생한 경우 '승인 대기 중'으로 표시할 수 있으며, 관련 승인자에게 알림이 전송됩니다. 송장에 발생한 플래그가 없으면 '정산 완료'로 표시할 수 있습니다. 열림 상태의 송장은 보류 또는 취소할 수도 있습니다.
- 승인 대기 중: 승인 대기 중 송장은 하나 이상의 송장 플래그가 발생한 상태로, 조직 내 한 명 이상의 승인자의 승인이 필요합니다. 승인이 완료되면 송장은 정산 완료 상태로 진행됩니다.
- 정산 완료: 정산 완료 상태의 송장은 조직에서 요구하는 모든 검사를 통과하여 조직의 외부 회계 플랫폼으로 내보내기에 적합한 상태입니다. 정산 완료 상태인 동안에는 송장을 수정할 수 없습니다. 내용을 변경하려면 송장을 다시 열기할 수 있습니다.
- 참고: '송장 및 크레딧 노트 수퍼 승인 가능' 권한이 있는 사용자는 정산 완료된 송장의 특정 필드를 업데이트할 수 있습니다. 자세히 알아보기
- 보류: 보류 상태의 송장은 추가 검토나 논의가 필요하여 조직의 사용자에 의해 보류된 송장입니다. 보류 상태인 동안에는 송장을 변경할 수 없습니다. 필요한 경우 송장을 다시 열어 수정을 계속할 수 있습니다.
- 취소됨: 취소됨 송장은 사용자에 의해 취소되어 조직에서 더 이상 사용되지 않는 상태입니다. 취소됨 상태의 송장은 수정할 수 없습니다. 송장을 복원하여 변경하려면 송장을 다시 열 수 있습니다.
- 내보내기 준비 완료: 내보내기 준비 완료 송장은 [송장] → [내보내기 센터]에 표시되며 다음 내보내기 파일에 포함될 수 있습니다. 송장이 조직의 외부 회계 플랫폼으로 성공적으로 내보내지면 송장 상태가 '내보냄'으로 업데이트됩니다. 내보내기 준비 완료 상태인 동안에는 송장을 수정할 수 없습니다. 필요한 경우 송장을 정산 완료 상태로 되돌린 다음, 송장을 다시 열어 수정할 수 있습니다.
- 참고: 이 상태는 Type B 조직에서만 사용할 수 있습니다.
- 내보내는 중: 내보내는 중 송장은 현재 조직의 외부 회계 플랫폼으로 내보내는 처리가 진행 중인 상태입니다. 이 프로세스는 일반적으로 몇 분 정도 소요됩니다. 내보내기가 완료되면 송장 상태가 '내보냄'으로 업데이트됩니다. 내보내는 중 상태인 동안에는 송장을 수정할 수 없습니다. 필요한 경우 송장을 정산 완료 상태로 되돌려 다시 내보내거나, 송장을 다시 열어 수정할 수 있습니다.
- 참고: 이 상태는 Type A 조직에서만 사용할 수 있습니다.
- 내보냄: 내보냄 상태의 송장은 하나 이상의 내보내기 파일에 포함되어 조직의 외부 회계 플랫폼으로 성공적으로 내보내진 상태입니다. 내보냄 상태인 동안에는 송장을 수정할 수 없습니다. 필요한 경우 송장을 정산 완료 상태로 되돌린 다음, 송장을 다시 열어 수정할 수 있습니다.
구매 주문서 및 입고 전표 매칭
공급업체가 구매자에게 송장을 보낼 때, 지급을 승인하기 전에 송장이 정산 완료되었는지 확인하는 것이 좋습니다.
PurchasePlus는 재무 부서의 업무 방식에 따라 구매자가 송장을 정산할 수 있도록 두 가지 방식을 지원합니다.
- 구매 주문서를 송장에 매칭하여 공급업체가 구매자에게 청구한 내역이 구매자가 주문한 내역과 실제로 일치하는지 확인합니다. 이를 '2방향 AP 매칭(2-Way AP Matching)'이라고도 합니다.
- 구매 주문서 및 해당 입고 전표를 송장에 매칭하여 공급업체가 청구한 내역이 구매자가 주문한 내역 및 실제 수령한 내역과 일치하는지 확인합니다. 이를 '3방향 AP 매칭(3-Way AP Matching)'이라고도 합니다.
송장 품목 라인과 구매 주문서 품목 라인 연결
PurchasePlus의 조직 설정에 따라 송장이 구매 주문서와 매칭되면 송장의 모든 라인이 구매 주문서의 모든 라인과 비교되며, 일치하는 두 라인은 서로 연결됩니다. 자세한 내용은 송장 라인과 구매 주문서 라인 연결 또는 연결 해제를 참조하세요.
송장 플래그 및 임계값
구매 주문서가 송장과 매칭되면 PurchasePlus는 송장 라인의 세부 정보와 연결된 구매 주문서 라인의 세부 정보를 비교하여 확인해야 할 불일치 사항이 있는지 확인하도록 돕습니다. 불일치 사항이 있는 경우 시스템이 송장 플래그를 생성하여 해당 플래그가 해결될 때까지 송장이 자동으로 정산 완료(및 내보내기)되지 않도록 방지합니다.
일부 플래그는 송장 플래그 임계값 설정을 통해 정밀하게 제어할 수 있습니다. 이를 통해 조직에서 허용 가능한 구매 주문서와 송장 간의 차이 허용치 및 플래그를 발생시킬 시나리오를 시스템에 정확히 지정할 수 있습니다.
송장 관리를 위한 고급 모드
PurchasePlus 고급 사용자는 송장 고급 모드를 사용하여 회계 및 내보내기 목적으로 송장, 라인 또는 서브 라인에 중요한 세부 정보를 추가할 수 있습니다. 자세한 내용은 고급 모드를 사용한 송장 라인 업데이트 문서를 참조하세요.
와이드 모니터의 퀵 뷰 패널
대형 모니터에서 PurchasePlus를 사용하는 고급 사용자는 송장 오른쪽에 표시되는 송장 퀵 뷰 패널을 활용할 수도 있습니다:
송장 퀵 뷰 패널은 다음 항목을 표시하도록 구성할 수 있습니다:
- 조직의 다른 사용자 또는 PurchasePlus를 사용하는 공급업체가 직접 송장에 남긴 의견,
- 관련 문서로 연결되는 링크(예: 송장과 매칭된 구매 주문서 또는 해당 구매 주문서와 관련된 입고 전표),
- 송장에 남아 있는 미해결 플래그(있는 경우), 및
- 이 송장이 배정된 승인 워크플로에 관한 정보.
퀵 뷰 패널 오른쪽 상단에 있는 [관리] 버튼을 사용하여 패널에 표시할 내용을 구성할 수 있습니다.
화면의 다른 모든 항목을 표시하기에 모니터 크기가 충분하지 않은 경우 퀵 뷰 패널이 표시되지 않습니다.
송장 승인하기
송장이 시스템에서 수행하는 모든 검사를 자동으로 통과하지 못한 경우(즉, 하나 이상의 송장 플래그가 발생한 경우), 송장이 정산 완료 상태로 진행되어 회계 시스템으로 내보내지려면 한 명 이상의 사용자 승인을 받아야 합니다.
송장을 승인할 수 있는 사용자는 송장 승인 워크플로에 정의되며, 이는 PurchasePlus 플랫폼 전문가와 협력하여 조직의 관리자가 구성합니다. 자세한 내용은 송장 승인에 관한 문서를 참조하세요.
송장 내보내기
조직 유형에 따라 두 가지 방법 중 하나로 PurchasePlus에서 회계 시스템으로 송장을 내보낼 수 있습니다.
Type A 조직과 Type B 조직의 차이점
- Type A 조직은 송장(및 크레딧 노트)을 개별적으로 수동 내보내기합니다. 이는 송장이 정산 완료 상태로 진행된 후 언제든지 수행할 수 있습니다.
- Type B 조직은 먼저 송장(또는 크레딧 노트)을 내보내기 준비 완료로 표시한 다음, 마지막 내보내기 이후 내보내기 준비 완료로 표시된 모든 송장 및 크레딧 노트를 포함하는 배치 내보내기 파일을 생성하여 전송합니다.
AP 시스템 대상 및 내보내기 형식
Type A 및 Type B 조직 모두에 대한 내보내기 파일의 정확한 전자 전송 대상 및 형식은 PurchasePlus 시스템 구축 중에 구성되지만, 필요한 경우 구축 후에도 PurchasePlus 팀과 긴밀히 협의하여 수정할 수 있습니다. 자세한 정보는 친절한 고객 성공 팀에 문의하세요.