개요
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공급업체란 무엇인가요?
‘공급업체’는 귀하가 상품 또는 서비스를 구매하는 조직입니다. PurchasePlus에서 공급업체는 유형이 '공급업체'(‘구매자’ 유형의 조직과 대조됨)인 조직을 의미합니다.
공급업체와 구매자는 PurchasePlus에서 매우 다르게 처리됩니다. 예를 들어, 이 문서에서는 구매자가 공급업체를 생성, 관리 및 상호작용하는 방법을 설명하지만, 공급업체는 구매자 조직을 생성하거나 관리할 수 없습니다.
등록 공급업체 vs. 자체 관리 공급업체
공급업체 조직은 다음 중 하나일 수 있습니다:
- 등록 공급업체: 해당 공급업체가 PurchasePlus에 계정을 보유하고 있으며, 해당 조직의 사용자가 당사 시스템에 로그인하여 제품, 카탈로그 등을 관리함을 의미합니다.
- 자체 관리 공급업체: 구매자 조직이 당사 시스템 내에서 해당 공급업체 엔티티를 '소유'함을 의미합니다. 귀하의 조직 사용자가 생성한 것이며, 이 공급업체에 할당된 모든 제품 및 카탈로그 또한 귀하의 조직이 소유합니다. 이 공급업체의 직원은 자신의 조직이 PurchasePlus에 존재하는지 알 수 없으며, 당사 시스템에 로그인할 수도 없습니다.
거래 관계
거래 관계는 PurchasePlus에서 매우 중요한 개념입니다. 구매자와 공급업체 간의 실제 비즈니스 연결을 나타내며, 당사 시스템에서 구매자에 의해 활성화 또는 비활성화로 표시될 수 있습니다(등록 공급업체도 일정 범위 내에서 가능).
공급업체(등록 또는 자체 관리 공급업체 모두)와 거래 관계를 시작하는 구매자는 양측 모두를 위해 자동으로 거래 관계를 활성화하게 되며, 구매자는 즉시 자체 관리 카탈로그를 생성하여 해당 공급업체에 할당하고, 해당 공급업체의 카탈로그에 있는 제품을 구매 요청에 추가할 수 있습니다.
그러나 등록 공급업체의 경우, 해당 등록 공급업체가 거래 관계에 카탈로그를 할당할 수 있으려면(즉, 카탈로그의 제품을 구매자의 구매 요청에서 사용할 수 있게 하려면) 구매자와 등록 공급업체 양측 모두 거래 관계를 활성화해야 합니다.
거래 관계 관리
구매자는 다음과 같은 방법으로 공급업체와의 거래 관계를 시작(하여 '활성화')할 수 있습니다:
- [공급업체] → [공급업체 디렉터리]를 사용하여 등록 공급업체와 ‘연결’, 또는
- [공급업체] → [내 공급업체] → [새 자체 관리 공급업체 추가] 버튼을 사용하여 자체 관리 공급업체 생성.
구매자는 다음과 같은 방법으로 공급업체와의 거래 관계를 비활성화됨으로 표시할 수 있습니다:
- [공급업체] → [내 공급업체]에서 공급업체 목록 테이블 확인 후 ‘활성화됨’ 상태를 클릭하여 비활성화됨으로 업데이트.
- 공급업체 프로필을 확인하고 ‘활성화됨’ 상태를 클릭하여 비활성화됨으로 업데이트.
고급: 공급업체 번호 및 거래 관계
PurchasePlus 내의 AP 시스템에 완전히 새로운 공급업체를 추가할 때 기본 공급업체 번호를 지정합니다. 이 번호는 인보이스 및 크레딧 노트가 내보내질 때 미지급금(AP) 시스템의 해당 필드와 공급업체를 일치시키는 데 사용됩니다. 이는 초기 계정 프로비저닝 시 당사 팀과 협력하여 수행될 수 있습니다.
공급업체가 추가된 후 '내 공급업체' 영역에서 공급업체 번호를 업데이트할 수 있습니다. 그러나 이 변경 사항은 현재 로그인된 조직과 해당 공급업체 간의 거래 관계에만 적용됩니다. 다른 거래 관계(예: 조직 계층 구조의 다른 조직 또는 부서 - 각각 해당 공급업체에 대해 고유한 공급업체 번호를 유지할 수 있음)에 사용되는 공급업체 번호에는 영향을 주지 않으며, AP 시스템에 설정된 기본 공급업체 번호도 변경되지 않습니다.
등록 공급업체 연결
[공급업체] → [공급업체 디렉터리] 영역을 사용하여 등록 공급업체 목록을 탐색 및 검색하고, 네트워크의 모든 공급업체와 연결할 수 있습니다.
등록 공급업체에서도 거래 관계를 활성화하면, 공급업체 소유 카탈로그를 선별하여 귀하의 조직에 할당할 수 있게 되며, 귀하는 구매 요청에서 해당 제품을 구매하기 시작할 수 있습니다.
자세한 내용은 등록 공급업체와 연결 문서를 참조하십시오.
공급업체 연락처 세부 정보 찾기
[공급업체] → [공급업체 디렉터리]로 이동하여 공급업체 이름으로 검색하면 등록된 전화번호와 이메일 주소를 찾을 수 있습니다. 공급업체 소개를 원하시면 공급업체 관계 팀에 문의해 주시면 기꺼이 도와드리겠습니다.
자체 관리 공급업체 생성
자체 관리 공급업체 조직을 생성하는 것은 매우 간단합니다. 생성 후 다양한 세부 정보를 추가하여 공급업체의 프로필을 완성할 수 있으며, 발주서가 올바른 위치로 전송되고 귀하의 조직에 맞는 올바른 기본 부서 및 계정 코드로 자동 코딩되도록 할 수 있습니다.
자세한 내용은 자체 관리 공급업체 생성 문서를 참조하십시오.
공급업체 관리
구매자 사용자는 [공급업체] → [내 공급업체] 사이드 탐색 메뉴에서 거래 관계가 활성화된 공급업체 조직을 확인할 수 있습니다.
공급업체 이름을 클릭하면 공급업체의 프로필 정보가 표시되며, ‘공급업체 관리’ 권한이 있는 사용자는 자체 관리 공급업체의 프로필 정보를 업데이트할 수 있습니다.
공급업체 프로필([내 공급업체] → [공급업체 이름] 화면을 통해 확인 시)에서는 다음 항목도 확인할 수 있습니다:
- 이 공급업체에 대해 설정된 수신처. 공급업체가 귀하의 조직이 소유한 자체 관리 공급업체인 경우 필요한 만큼 수신처를 생성할 수 있지만, 기본 수신처로는 하나만 설정할 수 있습니다. 기본 수신처는 발주서가 생성된 구매 요청이 승인 즉시 발주서를 자동으로 전송하도록 구성된 경우 발주서가 전송될 위치를 결정합니다.
- 이 공급업체를 통해 귀하의 조직에서 구매할 수 있는 카탈로그,
- 이 공급업체로 전송된 발주서 및 관련 입고증,
- 이 공급업체로부터 수신한 인보이스.
선호 공급업체
'공급업체 관리' 권한이 있는 경우 공급업체의 일반 설정 탭에서 공급업체를 선호 공급업체로 지정할 수 있습니다:
귀하의 조직 사용자는 이 공급업체를 확인하거나 공급업체의 제품 및 견적을 탐색할 때(예: 구매 요청을 생성할 때) 공급업체가 선호 공급업체로 지정된 상태(파란색 체크 아이콘 표시)를 보게 됩니다:
