송장 승인

송장 또는 대변전표가 '승인 대기 중' 상태인 경우, 해당 조직의 적절한 사용자가 검토하고 승인해야 하는 플래그(불일치 사항)가 하나 이상 포함되어 있음을 의미합니다.

지정된 승인자는 송장 또는 대변전표를 승인하거나 거절할 수 있습니다. 송장 또는 대변전표를 승인하면 대사 완료(Reconciled) 상태로 표시되며, 송장 또는 대변전표를 거절하면 취소됨(Cancelled) 상태로 표시됩니다. 

바로가기:

• 승인 워크플로 안내 (기존 vs 신규)
• 기존 워크플로로 승인하기
• 송장 승인하기 (신규 워크플로)
  • 송장 '수퍼 승인자' 권한
  • 워크플로 내 이전 및 향후 승인자 확인 (감사 추적)
• 승인 대기 중인 송장 검토하기
• 승인 대기 중인 송장 검토 모범 사례

승인 워크플로 안내 (기존 vs 신규)

PurchasePlus는 역사적으로 역할 기반 송장 및 대변전표 승인 워크플로를 지원해 왔으며, 운영 사용자(예: F&B 부서장)가 먼저 승인한 후 재무 사용자(예: 미지급금 담당 부서)가 두 번째로 승인을 제공하는 방식이었습니다. 이 워크플로 모델을 '기존 워크플로'라고 부르며, 많은 구매 조직이 여전히 이 승인 워크플로 모델을 사용하고 있습니다.

2025년 2월부터 PurchasePlus는 기존 워크플로 모델보다 확장성과 성능이 뛰어난 새로운 직급 기반 승인 워크플로를 제공하기 시작했습니다. 이 업데이트된 모델을 '신규 워크플로'라고 부릅니다. 최근에 가입한 구매 조직이나 구성 팀의 지원을 받아 마이그레이션을 진행한 구매 조직은 신규 승인 워크플로를 사용하게 됩니다. 

두 모델은 동시에 운영할 수 없으며, 조직 계정에는 둘 중 하나의 모델만 활성화되어 있어야 합니다. 신규 워크플로로 전환하고자 하는 경우 문의해 주시기 바랍니다.

기존 워크플로와 신규 워크플로의 차이점에 대해 자세히 알아보기

기존 워크플로로 승인하기

1. 홈 페이지에서 [내 승인 대기 송장]을 클릭하거나, 사이드 탐색 표시줄에서 [송장] → [내 승인 대기]를 선택합니다.

2. 내 승인 대기 송장 테이블 보기에서 다음 작업을 수행할 수 있습니다.

1. [검색]을 사용하여 특정 송장을 찾습니다.
2. [열 관리]를 사용하여 테이블에 표시되는 정보를 조정합니다.
3. [송장 번호]를 클릭하여 송장을 엽니다.
4. [참조]. 참조 위에 마우스를 올려 송장 참조를 추가하거나 수정합니다.
5. 송장을 발행한 '공급업체'를 확인합니다.
6. [비용 계정]. 비용 계정 위에 마우스를 올려 송장 비용이 청구되는 부서 또는 계정을 추가하거나 수정합니다.
7. [구매 주문서]. 송장이 구매 주문서와 매칭되었는지 확인합니다. 자세한 내용은 송장에 구매 주문서 매칭 문서를 참조하세요.
8. [입고 전표]. 입고 전표를 확인하거나 구매 주문서에 대한 입고 전표를 생성합니다. 
9. [PDF 사본]. 송장이 PDF에서 생성된 경우 송장의 PDF 사본을 확인합니다.
10. 권한에 따라 송장을 운영적 또는 재무적으로 [승인]합니다.3. 승인 대기 송장을 클릭하여 열 수도 있으며, 송장 헤더에서 재무 및 운영 승인 버튼을 확인할 수 있습니다. 여기서 보유한 권한에 따라 송장을 운영적 또는 재무적으로 [승인]할 수 있습니다.4. 운영 및 재무 승인이 모두 완료되면 송장은 '대사 완료(RECONCILED)' 상태로 진행됩니다.

조직에서 일괄 내보내기 파일을 생성하는 경우 송장 내보내기 준비에 대해 자세히 알아보려면 송장 또는 대변전표를 내보내기 준비 완료로 표시 문서를 참조하세요. 조직에서 송장과 대변전표를 개별적으로 내보내는 경우 송장 또는 대변전표 내보내기 문서를 참조하세요. 

신규 워크플로로 승인하기

사용자는 (a) 신규 워크플로가 할당되어 있고, (b) 해당 워크플로 직급 중 하나에서 자신이 승인자로 지정된 조직 단위로 코딩된 송장 또는 대변전표를 승인하거나 거절할 수 있습니다.

승인자는 [송장] → [내 승인 대기] 페이지에서 송장을, [대변전표] → [전체 보기] → [대변전표] 페이지에서 대변전표를 승인하거나 거절할 수 있습니다. 워크플로의 두 번째(및 후속) 직급에 속한 승인자는 이전 직급에서 승인이 완료된 후에만 해당 목록에서 송장이나 대변전표를 볼 수 있습니다:

또한 승인자는 송장이나 대변전표를 클릭하여 연 다음 문서 헤더에 있는 [승인] 또는 [거절] 버튼을 사용할 수 있습니다:

송장 또는 대변전표가 승인되면 어떻게 되나요?

• 문서의 금액이 승인자 직급의 최대 금액(Rank Maximum Value)을 초과하는 경우, 송장 또는 대변전표는 다음 승인 직급으로 진행됩니다. 다음 승인 직급의 사용자에게 이메일 알림이 전송됩니다.
• 문서의 금액이 승인자 직급의 최대 금액 이하인 경우, 워크플로는 이를 '최종 승인'으로 간주하며 송장 또는 대변전표가 자동으로 대사 완료(Reconciled) 상태로 이동합니다. 이제 지급을 위해 외부 AP 시스템으로 내보낼 수 있습니다.

송장 또는 대변전표가 거절되면 어떻게 되나요?

• 승인자에게 댓글을 입력하라는 메시지가 표시되며, 송장 또는 대변전표는 자동으로 취소됨(Cancelled) 상태로 전환됩니다.

신규 승인 워크플로에 대해 자세히 알아보기

송장 '수퍼 승인자' 권한

'송장 및 대변전표 수퍼 승인 가능(Can Super Approve Invoices And Credit Notes)' 권한은 송장 및 대변전표 승인 워크플로 컨텍스트에서 두 가지 중요한 기능을 활성화합니다:

1. 권한이 있는 사용자는 승인 워크플로 진행 여부와 관계없이 '승인 대기 중' 상태인 모든 송장 또는 대변전표를 '대사 완료(Reconciled)' 상태로 강제 전환할 수 있습니다. 따라서 이 권한은 승인된 담당자가 워크플로 승인 직급을 '건너뛰는' 효과적인 방법입니다.
2. 권한이 있는 사용자는 송장 또는 대변전표가 대사 완료 상태일 때 해당 세부 정보(부서 및 송장 라인 제외)를 수정할 수 있습니다.

수퍼 승인 작업은 '승인 대기 중' 상태일 때 송장 또는 대변전표 헤더의 [더보기] 메뉴에서 찾을 수 있습니다:

수퍼 승인자에게 부여되는 권한이 강력하므로, 진정한 수퍼 유저 및/또는 높은 숙련도를 갖춘 공인 관리자에게만 이 권한을 부여하는 것이 중요합니다.

워크플로 내 이전 및 향후 승인자 확인 (감사 추적)

[송장] 또는 [대변전표] → [전체 보기] 또는 [송장] 또는 [대변전표] → [내 승인 대기]로 이동하여 [워크플로] 열의 [보기] 버튼을 클릭하면 승인 워크플로 내 특정 송장 또는 대변전표와 관련된 이전 및 향후 승인자를 확인할 수 있습니다:

정보가 팝업 창에 표시되며, 여기서 타임스탬프, 상태 업데이트, 승인자 이름 등을 검토할 수 있습니다:

승인 대기

송장이나 대변전표에 플래그가 지정되는 이유는 다양하며, 각 플래그 사유는 문서의 [플래그] 탭과 각 송장 또는 대변전표 품목 라인의 플래그 열에 표시됩니다. 승인자는 각 플래그 사유를 검토하고 플래그 사유를 바로잡을지, 아니면 일부 또는 전체 플래그 사유를 바로잡지 않고 문서를 승인할지 결정할 수 있습니다.

플래그는 조직별로 맞춤 설정되므로 송장이나 대변전표에 표시되는 플래그 중 불필요하다고 생각되는 항목이 있다면 조직 관리자에게 문의하세요.

1. [내 승인 대기] 목록에서 송장 또는 대변전표를 선택하여 자세히 확인합니다. 문서 헤더의 빠른 실행 버튼을 사용하여 다음 작업을 수행할 수 있습니다:

1. [파워 에디터]. 원본 PDF 사본과 함께 송장 또는 대변전표의 세부 정보를 확인하고 관리합니다.
2. [세부 정보 표시 또는 숨기기]. 송장 또는 대변전표에 대한 더 심층적인 정보를 확인합니다.
3. [PDF 보기]. 시스템에서 송장 또는 대변전표를 생성하는 데 사용된 원본 PDF(있는 경우)를 확인합니다.
4. [관련 문서]. 이 송장과 연관된 구매 요청서, 구매 주문서, 입고 전표 또는 대변전표를 확인합니다.
5. [추가 옵션]. 송장의 감사 로그 확인, 송장 인쇄 등을 수행합니다. 

2. 필요한 경우 [금액 업데이트]를 클릭하여 송장 또는 대변전표 금액을 수동으로 조정하여 잔액을 맞춥니다. 송장 또는 대변전표 잔액 패널은 모든 송장 및 대변전표에 표시되며, 문서 품목 라인의 합계가 문서의 총계와 일치하는지 여부를 나타냅니다. 

3. 모든 송장 또는 대변전표 품목 라인은 문서의 [제품 요약] 탭에 나열됩니다. 여기에서 다음을 수행할 수 있습니다:

1. [고급 보기]를 선택하여 하위 라인을 확인합니다. 자세한 내용은 고급 모드를 사용하여 송장 라인 업데이트 도움말 문서를 참조하세요.
2. 송장 또는 대변전표 중 확인 중인 문서에 따라 [송장 또는 대변전표 라인 추가]를 수행합니다.
3. 송장 품목 라인을 구매 주문서 품목 라인에 [연결]합니다. 조직에서 송장을 구매 주문서와 매칭하는 경우 송장의 각 라인이 매칭된 구매 주문서의 해당 라인에 연결되어야 합니다. 자세한 내용은 송장 라인을 구매 주문서 라인에 연결 문서를 참조하세요.
4. [플래그] 송장 또는 대변전표가 승인 대기 중인 사유를 확인합니다. 송장 또는 대변전표 라인에 하나 이상의 플래그가 있는 경우 빨간색 플래그 아이콘이 표시됩니다.
5. [입고됨] 상태. 매칭된 구매 주문서 라인이 하나 이상의 입고 전표에서 입고 완료로 표시되었는지 확인합니다. 
6. [정보] 송장 또는 대변전표 라인에 대한 상세 정보를 확인합니다.
7. 송장 또는 대변전표 수량, 단가, 세금 % 및 라인 총액.

기본 [요약] 탭 외에도 중요한 정보가 포함된 송장 또는 대변전표의 다른 탭들이 있습니다:

1. [플래그] 탭은 송장 또는 대변전표의 플래그 사유에 대한 요약을 제공합니다.

2. [분석] 탭은 3자/2자 매칭 분석의 상세 보기를 제공합니다. 

3. [설정] 탭을 통해 문서 번호, 참조, 문서 날짜, 통화, 부서 및 계정 코드 등 송장 또는 대변전표에 대한 세부 정보를 확인하고 관리할 수 있습니다.

4. [댓글] 탭에는 조직 사용자가 송장 또는 대변전표에 추가한 내부 또는 외부 댓글이 표시됩니다.

5. [대변전표] 탭에는 송장에 연결된 대변전표(있는 경우)가 표시됩니다.

6. [구매 주문서] 탭에는 송장과 매칭된 구매 주문서(있는 경우)가 표시됩니다.

7. [입고 전표] 탭에는 매칭된 구매 주문서에 속한 입고 전표(있는 경우)가 표시됩니다.

8. [첨부파일] 탭에는 조직 사용자가 송장 또는 대변전표에 추가한 첨부 파일(있는 경우)이 표시됩니다.

검토 팁

구매 주문서 및 송장 매칭

• 조직에 해당하는 경우 플래그 사유를 검토하기 전에 구매 주문서가 송장과 매칭되어 있는지 확인하세요.
• 필요한 경우 송장 품목 라인을 구매 주문서 품목 라인에 연결하세요.

물품 및 서비스 입고

• 품목이 입고되었는지 확인하세요. 조직에 해당하는 경우 구매 주문서를 입고 처리하는 것은 품목이 배송되었음을 확인하는 중요한 단계이며, 송장 승인자에게 송장을 승인해도 좋다는 신호가 됩니다.

승인 전 송장 및 대변전표의 품목 라인 확인

• 구매 주문서 가격과 송장 또는 대변전표 가격 사이에 불일치가 있는 경우 공급업체에 연락하여 차액에 대한 대변전표 발행을 요청할 수 있습니다.