입고 전표(Receiving Notes)

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• 입고 전표란 무엇인가요?
  • 입고 전표 상태
• 입고 전표 보기
  • 특정 입고 전표 보기
• 입고 전표 생성하기
• 재고로 입고 처리하기
  • 입고 전표 인쇄
• 발주서와 송장 매칭하기
• 입고 전표 취소하기

입고 전표란 무엇인가요?

입고 전표(Receiving Note)는 발주서(Purchase Order)를 기반으로 생성되는 관련 문서로, 발주서에 포함된 각 품목 라인의 특정 수량이 실제로 물리적으로 입고되었음을 표시하는 데 사용됩니다. 이를 통해 공급업체가 발주서에 대한 납품을 언제 완료했는지 확인할 수 있습니다.

이는 결제를 위해 송장을 승인하기 전, 송장과 발주서를 비교할 때 발주서의 품목이 모두 완전히 입고되었는지 파악하고자 하는 조직에 매우 중요한 단계입니다.  

입고 전표 상태

입고 전표는 다음 상태 중 하나를 가질 수 있습니다:

• '초안(Draft)' 상태: 입고 전표는 생성되었으나 품목이 아직 '입고됨'으로 표시되지 않은 상태입니다.
• '입고 완료(Received)' 상태: 사용자가 지정된 수량의 물품이 실제로 입고되었음을 확인 및 승인한 상태입니다. 
• '취소됨(Cancelled)' 상태: 사용자가 '초안' 또는 '입고 완료' 상태의 입고 전표를 수동으로 취소한 상태입니다.

공급업체가 발주서를 몇 번의 배송으로 나누어 발송하는지에 따라, 발주서가 '발송됨(Sent)' 상태에서 '마감됨(Closed)' 상태로 변경되기까지 여러 개의 입고 전표가 필요할 수 있습니다.

입고 전표 보기

발주서에 포함된 모든 제품이 동시에 물리적으로 배송되지 않을 수 있으므로, 하나의 발주서에 대해 여러 개의 입고 전표가 생성될 수 있습니다. 발주서를 기반으로 생성된 입고 전표를 확인하는 방법에는 여러 가지가 있습니다:

1. [발주서] → [입고 전표]로 이동합니다.
2. 특정 발주서로 이동한 후 [입고 전표] 탭을 클릭합니다. 또는
3. [발주서] → [모두 보기]로 이동하여 [GR Notes] 열의 값을 클릭합니다(또는 트럭 아이콘을 클릭하여 새 입고 전표를 생성할 수도 있습니다).

특정 입고 전표 보기

'입고 완료(RECEIVED)' 상태의 [입고 전표]를 클릭하면 각 품목별로 입고 완료로 기록된 수량을 확인할 수 있습니다. 입고 전표가 생성되면, 해당 전표의 기반이 된 발주서에 포함된 품목과 동일한 품목들이 표시됩니다.

필요에 따라 다음 작업을 수행할 수 있습니다:

1. 제품 라인 상세 정보 보기
2. 발주 수량 대비 입고 수량 보기 
3. [고급] 설정에 접근하여 다음 작업 수행:

• - 수량 요약 보기
  • 연결된 송장 라인 보기
  • 입고 단가 / 수동 변경 단가 보기
  • 품목 라인 댓글 보기 
  • 제품 유통기한 보기
  • 차량 온도 보기
  • 제품 온도 보기

1. 품목 라인 단가 및 총액 보기
2. 발주서 총액 대비 입고 총액 보기
3. 입고 전표의 [세부 정보 표시 또는 숨기기]
4. 입고 전표 [인쇄]
5. [더 많은 옵션] → [감사 로그 보기] → [Legacy P+에서 열기] → [입고 전표 취소] → [도움말 보기]
6. 연결된 [발주서] 열기
7. [설정] 보기
8. [열 관리]

입고 전표 생성하기

PurchasePlus에서는 반드시 발주서를 기반으로 입고 전표를 생성해야 합니다. 발주서와의 연결 없이 단독으로 입고 전표를 생성하는 방법은 없습니다. 

입고 전표는 '발송됨(SENT)' 상태의 발주서를 대상으로만 생성할 수 있습니다. 발주서의 모든 물품이 입고되고 송장(Invoice)이 발주서와 매칭되면 발주서를 마감(Closed)할 수 있습니다.

물품 입고 전표 생성에 대한 자세한 내용은 발주서에서 물품 입고 처리하기 문서를 참조하세요.

재고로 입고 처리하기

조직에서 PurchasePlus의 재고(Inventory) 모듈을 사용하는 경우, 입고된 물품을 재고로 보유 중인 특정 제품과 직접 매칭할 수 있어 입고 전표 생성이 더욱 유용해집니다.

이를 통해 입고된 수량만큼 대상 재고 위치의 재고 품목 수가 증가하며, 해당 품목들은 이동(Transfer), 재고 실사(Stocktake) 등에 즉시 반영됩니다.

자세한 내용은 재고로 물품 입고 처리 문서를 참조하세요.

입고 전표 인쇄

재고(Inventory) 모듈을 활성화한 조직은 입고 전표 헤더에 있는 [인쇄] 버튼을 클릭하여 입고 전표를 인쇄할 수 있습니다:

브라우저 대화 상자가 나타나며, 프린터와 인쇄 옵션을 선택할 수 있습니다.

발주서와 송장 매칭하기

공급업체가 구매자에게 송장을 보낼 때, 대금 지급을 승인하기 전에 송장 대사를 진행하는 것이 좋습니다. 

PurchasePlus는 재무 부서의 업무 방식에 맞춰 두 가지 방식으로 구매자가 송장을 대사할 수 있도록 지원합니다.

• 발주서와 송장 매칭: 공급업체가 구매자에게 청구한 내용이 구매자가 실제로 주문한 내용과 일치하는지 확인합니다. 이를 흔히 '2방향 AP 매칭(2-Way AP Matching)'이라고 부릅니다.
• 발주서 및 입고 전표를 송장과 매칭: 공급업체가 구매자에게 청구한 내용이 구매자가 주문한 내용 및 실제로 입고된 내용과 일치하는지 확인합니다. 이를 흔히 '3방향 AP 매칭(3-Way AP Matching)'이라고 부릅니다. 

발주서, 입고 전표, 송장 간의 불일치는 PurchasePlus에서 자동으로 감지되어 송장 플래그(Invoice Flags) 형태로 표시되며, 결제 승인을 진행하기 전에 담당 구매자 사용자가 이를 확인하고 해결해야 합니다.

입고 전표 취소하기

'초안(DRAFT)' 및 '입고 완료(RECEIVED)' 상태의 입고 전표를 취소할 수 있습니다. 이 작업은 영구적이며 취소 후 되돌릴 수 없습니다. 

1. 사이드 탐색 모음에서 [발주서] → [입고 전표]를 선택합니다.

2. 취소하려는 [입고 전표]를 클릭합니다.

3. 오른쪽 상단 모서리에서 [더 많은 옵션] → [입고 전표 취소]를 선택합니다.

4. [취소]를 클릭하여 취소를 확정합니다.

5. 또한, '초안(DRAFT)' 상태의 입고 전표는 입고 전표 개요 페이지에서도 취소할 수 있습니다. 사이드 탐색 모음에서 [발주서] → [입고 전표]를 선택합니다.

6. 취소하려는 '초안(DRAFT)' 상태의 입고 전표를 찾은 다음 [더 보기] → [입고 전표 취소]를 클릭합니다.

참고: 재고로 물품을 입고 처리한 경우에는 입고 전표를 취소할 수 없습니다. 필요한 경우, 재고 수준을 조정하기 위해 이동 대상 위치를 공급업체 대상으로 지정한 이동(Transfer)을 진행할 수 있습니다. 자세히 알아보기.