송장 생성하기
송장 생성하기
PurchasePlus 사용자는 공급업체로부터 수령한 송장의 디지털 및 시스템 기록을 생성하기 위해 새 송장을 만들 수 있으며, 이를 통해 구매 주문과 매칭, 대사, 승인 및 외부 회계 시스템으로의 내보내기를 진행할 수 있습니다.
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송장 생성하기
PurchasePlus 사용자 인터페이스에서 송장을 생성하는 방법에는 세 가지가 있습니다: 송장 및 모든 품목 라인을 수동으로 생성하기, PDF를 PDF 스캔 AI로 드래그 앤 드롭하기, 또는 구매 주문이나 입고증을 기반으로 송장 생성하기입니다. 이 문서에서는 이 세 가지 옵션에 대해 설명합니다.
또한 공급업체가 PurchasePlus로 송장을 직접 전송하여 소프트웨어가 해당 송장을 시스템으로 스캔하고, 조직의 사용자가 별도의 조치를 취하지 않고도 PDF에서 자동으로 송장을 생성(및 잠재적으로 처리)할 수 있도록 할 수도 있습니다. 이는 Paperless Invoicing 모듈이라는 선택 기능이며, PurchasePlus를 통해 계정에 활성화되어야 합니다. 이 모듈의 활성화를 원하시면 저희에게 문의해 주시기 바랍니다.
수동 생성
사이드 내비게이션 바에서 [송장] → [새 송장]을 선택합니다. 이 옵션은 적절한 권한('송장 및 대변전표 관리' 권한)이 있는 경우에만 표시됩니다. 이 옵션이 표시되지 않는 경우 조직의 관리자에게 문의하여 해당 권한 활성화를 요청하세요.
새 송장을 생성하기 위한 세 가지 옵션이 제공됩니다: 
옵션 1: 수동으로 송장 생성
새 송장에 해당하는 모든 필드를 입력하고 [송장 생성]을 클릭합니다. 송장이 생성된 후에도 송장 세금 및 송장 총액을 수정할 수 있습니다.
송장 품목 라인 추가
송장이 생성되면 해당 송장 화면으로 이동하며, 초기에는 품목 라인이 0개인 상태입니다. [송장 라인 추가]를 클릭하여 송장에 하나 이상의 송장 품목 라인을 추가하세요.
'송장 라인 추가'는 송장에 제품, 수량, 단가 및 세금 %를 추가하는 것을 의미합니다. 각 송장 라인에 대해 다음을 수행할 수 있습니다:
- [이름 또는 브랜드로 검색],
- [고급 제품 검색] 사용, 또는
- 필요한 경우 [새 제품 생성].
송장에 올바른 제품을 추가하려면 '고급 제품 검색'을 사용하는 것을 권장합니다.
올바른 제품을 찾아 선택한 후 송장 라인 항목 필드를 작성하고 [송장 라인 추가]를 클릭합니다.
송장 라인에는 하위 라인(Sub-Line)을 포함할 수 있으며, 이는 송장 라인과 관련된 추가 데이터를 연결하고 전달하는 강력한 방법입니다. 하위 라인에 대한 자세한 정보는 고급 모드를 사용하여 송장 라인 업데이트 문서를 참조하세요.
옵션 2: PDF 송장 드래그 앤 드롭
참고: 이 기능은 실험적 기능이며, 현재는 품목 라인이 단순한 간단한 PDF 송장에 대해서만 성공적으로 작동합니다. 한번 사용해 보시기 바라며, 앞으로 몇 주 동안 지속적으로 개선하여 보다 복잡한 다중 페이지 송장도 지원될 예정입니다.
이 옵션은 새로운 AI 스캔 기능을 사용합니다. 업로드 영역에 PDF를 끌어다 놓기만 하고, 송장을 발행한 공급업체를 선택한 다음 스캔 작업을 잠금 상태로 표시할지 여부를 결정하세요. [잠금으로 표시] 옵션을 선택하면 스캔 작업이 잠금 처리되어 스캔 완료 상태로 유지됩니다. 송장 또는 대변전표가 생성되기 전에 수동으로 사람이 검토해야 합니다:
제공된 PDF는 새로운 AI 기술을 사용하여 스캔된 후 PurchasePlus에 송장으로 생성됩니다.
다음과 같은 특정 송장 헤더 세부 정보가 AI 스캐너에 의해 감지되어 미리 입력됩니다:
- 공급업체 (일치하는 항목이 있는 경우),
- PO 번호 (PO 번호가 있는 경우),
- 부서 및 계정 코드 (해당하는 경우).
마찬가지로, AI 스캐너는 다음과 같은 특정 송장 라인 수준의 세부 정보를 감지하여 미리 입력합니다:
- 제품 (데이터베이스에서 일치하는 항목이 있는 경우), 및
- 각 송장 라인에 있는 각 새 제품의 카테고리 및 하위 카테고리 (사용 가능한 경우).
스캔된 송장은 일반 송장으로 공식 생성되기 전에 조직의 PurchasePlus 사용자가 확인해야 합니다. 송장 내용에 문제가 없으면 화면 오른쪽 상단에 있는 [송장 보기]를 클릭하세요:
조직의 구성에 따라 위 이미지에서 [송장 보기]를 클릭하면 플래그 설정 및 임계값에 따라 송장이 자동으로 처리되어, 초기 상태가 (열림 상태 대신) 승인 대기 중 또는 대사 완료 상태로 나타날 수 있습니다. 이 설정이 활성화되어 있지 않으면 송장은 수동 검토가 가능한 열림 상태로 표시됩니다.
또는 조직에 활성화되어 있는 경우, [송장] → AI 스캔 받은편지함에서 송장을 스캔 작업으로 업로드할 수 있으며, AI 스캐너가 위에서 설명한 방법과 유사한 방식으로 송장이나 대변전표를 생성합니다.
옵션 3: 문서에서 생성
드롭다운 필드에서 구매 주문 또는 입고증을 선택합니다:
그러면 선택한 구매 주문 또는 입고증의 정보를 바탕으로 송장이 생성됩니다. 이 경우에도 일반 송장으로 공식 생성되기 전에 조직의 PurchasePlus 사용자가 결과를 확인해야 합니다.
옵션 2와 마찬가지로, 조직의 설정에 따라 위 이미지에서 [송장 생성]을 클릭하면 플래그 설정 및 임계값에 맞춰 송장이 자동 처리되어, 초기 상태가 (열림 상태 대신) 승인 대기 중 또는 대사 완료 상태로 나타날 수 있습니다.
송장과 구매 주문 매칭
1. 해당하는 경우, 송장과 구매 주문을 매칭해야 합니다. 송장을 적절한 구매 주문에 매칭하려면 구매 주문 [찾기 및 매칭]을 클릭합니다.
2. 올바른 구매 주문의 [매칭]을 선택한 다음 [매칭 적용]을 클릭합니다.
송장과 구매 주문 매칭에 대해 자세히 알아보려면 송장에 구매 주문 매칭 문서를 참조하세요.
송장 플래그 검토
조직의 설정 방식에 따라 송장(또는 각 송장 라인)에 플래그가 지정될 수 있으며, 송장이 대사 완료 상태로 진행되어 내보내기 대상이 되려면 이러한 플래그를 해결해야 할 수 있습니다. 예를 들어, 송장의 단가와 매칭된 구매 주문의 해당 라인 간에 허용되지 않는 불일치가 있을 수 있습니다.
송장의 모든 플래그를 처리한 후, 송장을 '대사 완료'로 표시할지 아니면 '승인 요청'을 할지 선택할 수 있습니다. 송장을 '승인 요청'할 수 있는 옵션이 있다면, 대사 완료 상태로 진행하기 위해 조직 내 다른 사용자의 검토 및 승인 절차를 거쳐야 합니다. 반대로 송장을 '대사 완료'로 표시할 수 있는 옵션이 있다면, 모든 플래그를 성공적으로 해결하여 송장을 대사 완료 상태로 직접 진행시킬 수 있음을 의미합니다.
대사 완료 상태가 되면, 본인 또는 조직의 다른 사용자가 송장을 외부 회계 플랫폼으로 내보낼 준비가 완료되었다고 결정할 수 있습니다.
송장 검토 및 승인에 대해 자세히 알아보려면 송장 승인 문서를 참조하세요.