개요
개요
Understanding the PurchasePlus Organisations model and its implications is one of the best ways to become a power user of PurchasePlus.
이 문서는 모든 시스템 관리자를 위해 준비된 6부작 시리즈의 첫 번째 파트입니다.
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조직
조직은 PurchasePlus 내의 엔터티로서 다음을 나타낼 수 있습니다.
- 구매자,
- 단일 호텔, 병원 또는 라이프스타일 장소,
- 해당 사업장 내의 부서, 또는
- 단일 호텔, 병원 또는 라이프스타일 장소,
- 공급업체.
PurchasePlus의 조직은 다양한 방식으로 분류될 수 있으며, 분류 및 세부 설정이 가능한 조직 설정에 따라 서로 강력한 방식으로 상호 작용할 수 있습니다. 이를 통해 궁극적으로 구매자 조직은 적절한 공급업체 조직으로부터 적절한 제품을 적절한 가격에 조달하게 됩니다.
사용자가 PurchasePlus에 로그인하면 특정 조직에 로그인되어 해당 조직을 대신하여 업무를 수행하고 작업을 완료합니다. 각 사용자에게 제공되는 기능은 조직의 유형, 설정, 조직 계층 구조에서의 위치 및 사용자 개인의 권한 세트에 따라 부분적으로 결정됩니다.
조직에는 고유한 조직 ID, 조직 이름, 그리고 '조직 관리' 권한이 있는 사용자가 조직의 [일반] 탭에서 확인하고 편집할 수 있는 다양한 식별자, 설명 및 연락처 정보가 있습니다.
조직 유형
조직은 구매자 또는 공급업체로 분류될 수 있습니다. 각 유형의 조직에 로그인하는 사용자에게 제공되는 기능은 크게 다릅니다.
- 공급업체에는 제품 및 카탈로그를 생성하고 관리하는 기능과 PurchasePlus에서 생성된 인보이스 및 구매 주문에 대한 추가 인사이트가 제공됩니다.
- 구매자는 고도로 구성 가능한 조달-결제(procure-to-pay) 플랫폼(제품, 카탈로그, 구매 요청, 승인, 구매 주문, 입고, 페이퍼리스 인보이스 대사)에 액세스할 수 있을 뿐만 아니라 재고 관리, 레시피, POS 등의 추가 기능도 이용할 수 있습니다.
법인
PurchasePlus에서 조직은 법인(Legal Entity) 또는 비법인(Non-Legal Entity)일 수 있습니다.
법인은 해당 국가의 중앙 사업자 등록 기관에 등록된 회사 또는 사업 단위로, 사업자 등록 번호(예: 호주의 경우 ABN)를 보유합니다. 영업 사업체(예: 호텔)는 거의 항상 법인으로 설정되어야 하지만, 해당 영업 사업체 하위의 부서(즉, 하위 조직, 예: 하우스키핑)는 일반적으로 비법인으로 설정되어야 합니다.
법인과 비법인은 PurchasePlus에서 다르게 처리됩니다. 예를 들어, 비법인(즉, 부서 또는 하위 조직)은 구매 요청 및 구매 주문을 생성할 수 있지만, 법인인 가장 가까운 상위 조직이 해당 법인의 구매자로 설정됩니다.
인증 상태
PurchasePlus에서 조직은 인증됨(Verified) 또는 미인증(Unverified) 상태일 수 있습니다.
인증된 조직은 구매자 조직이거나 등록된 공급업체 조직입니다. 즉, 실제 사용자가 이 조직에 로그인하여 작업을 완료합니다.
미인증 조직은 구매자가 관리하는 공급업체 조직(즉, 자체 관리 공급업체)이며 사용자가 이 조직에 로그인하지 않습니다.
조직 계층 구조
조직은 다른 조직 아래에 무한히 '중첩'될 수 있습니다. 이것이 실제 세계의 조직 구조를 디지털로 표현하는 방식이며, 이 구조를 통해 구매자는 자신의 사업장을 보고, 사업장은 부서를 보며, 부서는 특정 문서와 데이터를 볼 수 있습니다.
또한 이 조직 계층 구조 모델은 특정 조직 노드의 멤버인 사용자가 자신과 관련 없는 다른 노드에 속한 데이터를 보지 못하도록 방지하고, 상위 조직의 멤버인 사용자에게는 그 아래의 모든 것을 볼 수 있는 뷰를 제공하는 데 사용됩니다.
상위 조직에 로그인한 사용자는 PurchasePlus에서 다양한 작업을 완료하는 동안 하위 조직을 선택할 수 있습니다. 시스템에서 이러한 하위 조직은 종종 '부서'로 지칭됩니다. 부서는 단순히 현재 세션 조직(즉, 사용자가 현재 로그인해 있는 조직) 아래에 중첩된 하위 조직입니다.
하위 조직에 로그인한 사용자는 상위 조직을 대신하여 업무를 수행할 수 없지만, 많은 기능(예: 카탈로그, 레시피 등)은 계층 구조 아래로 전파되므로 하위 조직은 상위 조직으로부터 이러한 데이터 구조를 '상속'받아 두 번 설정할 필요가 없습니다.
조직 계층 구조 예시
아래 예시는 조직이 작동하는 계층 구조에서 어떻게 설정될 수 있는지, 그리고 법인 상태와 인증 상태가 어떻게 적용되는지를 보여줍니다.
고객 그룹: Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
- 사업장: Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
- 부서: TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
- 부서: TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
- 부서: TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
- 사업장: Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
- 1. 부서: TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
- 부서: TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
- 부서: Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE)
자세한 이해를 돕기 위한 몇 가지 일반적인 시나리오:
- (1)에 로그인한 사용자는 하위 부서인 (1a), (1b), (1c)를 확인하고 이들을 대신하여 업무를 수행할 수 있습니다.
- 1b에 로그인한 사용자는 (1), (1a), (1c)를 대신하여 업무를 수행할 수 없습니다.
- (2) 또는 그 하위 조직의 사용자는 (1) 또는 그 하위 조직을 보거나 대신하여 업무를 수행할 수 없습니다.
- 고객 그룹 수준에서 로그인한 사용자는 (1), (2) 및 그 모든 하위 조직을 확인하고 대신하여 업무를 수행할 수 있습니다.
조직 계층 구조 보기
'조직 관리' 권한이 있는 사용자는 [시스템 설정] → [조직 설정]으로 이동하여 [조직 계층 구조] 패널의 캐럿 아이콘을 클릭하여 조직 계층 구조를 볼 수 있습니다.
계층 구조는 하위 조직이 상위 조직 아래에 중첩된 형태로 시각적으로 표시됩니다.
일부 조직의 행 왼쪽에는 펼침(chevron) 아이콘이 있으며, 이러한 조직은 확장하여 하위 조직을 표시하거나 축소하여 숨길 수 있습니다.
이 테이블에서는 고유한 조직 ID, 법인 상태 및 선택한 조직을 요약하는 [정보 보기] 패널도 확인할 수 있습니다.
마지막으로 [선택]을 클릭하여 해당 조직의 설정 페이지를 방문하고 필요한 경우 변경할 수 있습니다.
조직 멤버십
PurchasePlus가 사용자의 로그인을 허용할 조직을 결정하는 방식은 '멤버십' 모델입니다.
사용자는 하나 이상의 조직의 '멤버'가 될 수 있으며, 여러 조직의 멤버인 경우 조직 전환기를 사용하여 자신이 멤버로 속한 서로 다른 조직에 로그인하고(해당 조직을 대신하여 작업 완료) 전환할 수 있습니다.
각 사용자에게는 처음 로그인할 때 세션을 시작할 조직을 결정하는 '기본' 조직이 있어야 합니다. 사용자는 계정 섹션에서 언제든지 자신의 기본 조직을 업데이트할 수 있으며, 선택 가능한 조직은 자신이 멤버로 속한 조직으로 제한됩니다.
(a) 동일한 조직의 멤버이고 (b) '사용자 보기' 및/또는 '사용자 관리' 권한을 가진 다른 사용자는 해당 조직의 이 사용자(및 다른 모든 사용자)를 보거나 관리할 수 있습니다.
AP 시스템
이 섹션은 고급 사용자 전용입니다.
AP 시스템은 구매자의 조직 계층 구조가 가질 수 있는 복잡성을 상위 수준의 '컨테이너'로 추상화하는 PurchasePlus 소유의 시스템 객체로, 멤버 조직에서 생성된 특정 데이터를 구매자 측의 지정된 (외부) 회계 시스템으로 연동하여 내보낼 수 있도록 해줍니다.
또한 AP 시스템을 공유하는 조직은 해당 AP 시스템에 속한 공유 데이터(예: 공급업체)에 액세스할 수 있습니다.
PurchasePlus의 다른 어떤 객체나 속성보다도 AP 시스템은 클라이언트 전체를 대표하는 단위입니다.
AP 시스템의 구성 요소:
- 이름 - 일반적으로 이 AP 시스템을 조직 노드로 사용할 최상위 조직 노드의 이름 뒤에 'AP Hub'가 붙습니다. 예를 들어 'Inland Hotels New South Wales AP Hub'와 같습니다.
- AP 시스템 ID (고유값)
- AP 시스템 유형.
- 통화.
- 내보내기 형식 (외부 회계 시스템으로 내보내는 인보이스 및 크레딧 노트용) 및 해당하는 경우 하나 이상의 내보내기 형식 변형.
- 이 AP 시스템에 속한 구매자 조직이 내보내기 파일 및 보고서 파일을 전자적으로 전송하는 데 사용할 수 있는 전자 대상(Electronic Destinations). 여기에는 필요한 만큼 대상을 둘 수 있지만, AP 시스템의 내보내기 기본값으로는 하나만 설정할 수 있습니다.
- AP 시스템을 사용하는 구매자.
- AP 시스템에 수동으로 추가되었거나 시스템을 통해 AP 시스템을 사용하는 구매자에게 연결된 공급업체가 AP 시스템에 나열됩니다.
- AP 시스템 내 구매자와 공급업체 간의 거래 관계.
- (선택 사항) 헤더 사용자 지정 필드.
- (선택 사항) 하위 라인 사용자 지정 필드.
AP 내보내기 형식
AP 내보내기 형식은 GraphQL (GQL) 코드로서 PurchasePlus 데이터베이스에서 데이터를 가져와 원시 JSON 파일로 내보냅니다. 이 JSON 파일은 구매자의 특정 회계 시스템에서 자동으로 수신하도록 설계되었으므로 일반적으로 AP 내보내기 형식 간에 상당한 차이가 있습니다.
AP 내보내기 형식에 필요한 항목:
- 이름 - 일반적으로 최상위 구매자의 이름을 따서 지정됩니다(예: 'Inland Hotels Group').
- 클래스 - PurchasePlus에서는 항상 GQL입니다.
- 출력 파일 유형. PurchasePlus(GQL 클래스)의 경우 내보내기 형식으로 JSON만 사용할 수 있습니다.
AP 내보내기 형식에는 회계 기간 활성화 또는 비활성화 값도 포함될 수 있으며, 활성화된 경우 유형 B 조직의 사용자에게 AP 내보내기 파일에 회계 기간을 입력하라는 메시지가 표시됩니다.
AP 내보내기 형식 변형
각 AP 내보내기 형식은 여러 변형을 가질 수 있습니다. 변형은 원시 JSON 파일을 가져와 조작을 수행하고 AP 내보내기 데이터를 다른 형식(예: CSV)으로 출력할 수 있는 GQL 코드이지만, 정의된 출력 파일 유형을 구체적으로 생성하도록 설계되어야 하며 PurchasePlus의 맞춤 엔지니어링 작업이 필요합니다.
AP 내보내기 형식 변형에 필요한 항목:
- 이름. AP 내보내기 형식과 유사한 명명 규칙을 따르며 끝에 'Variant'가 붙습니다.
- 출력 파일 유형. 여러 파일 유형을 사용할 수 있으므로 외부 AP 시스템에 필요한 옵션을 선택해야 합니다.
- 함수 이름. 변형에 의해 적용될 변환을 호출하는 데 사용되며, AP 내보내기 형식과 변형에 엔지니어링 투입이 필요한 이유 중 하나입니다.
- 소유자 조직 ID. 소유자 ID는 AP 내보내기 형식 변형이 누구를 위해 생성되었는지 식별하는 데 사용됩니다.
AP 시스템 내보내기 유형
조직이 AP 시스템에 추가되면 내보내기 유형을 설정할 수 있습니다.
- 유형 A는 조직이 사전 설정된 전자 대상으로 인보이스와 크레딧 노트를 한 번에 하나씩 내보내는 경우에 사용해야 합니다. 이러한 조직은 여러 인보이스와 크레딧 노트를 선택하여 일괄 내보내기를 수행할 수 있으며, 이 경우 전자 대상으로 여러 개의 내보내기 파일(각 문서당 하나씩)이 전송됩니다.
- 유형 B는 조직이 Export Center를 통해 수동으로 내보내기 파일(하나 또는 여러 개의 인보이스/크레딧 노트 포함)을 생성하고, 재량에 따라 단일 파일로 다운로드하거나 전자 대상으로 전송하는 경우에 사용해야 합니다.
이 기본 설정은 해당 조직에 적용된 AP 내보내기 형식을 변경하지 않으며, 대사 완료된 인보이스 또는 크레딧 노트 및 Export Center의 인보이스 및 크레딧 노트 영역에서 이 조직의 사용자에게 표시될 옵션만 제어합니다.
각 조직은 조직 요구 사항에 따라 내보내기 유형에 대한 자체 선호도를 갖지만, 일반적으로 이는 매우 중요한 설정이므로 조직의 다른 AP 내보내기 형식 설정을 완전히 이해하지 않은 상태에서 변경하지 마십시오. 이 설정은 PurchasePlus 구성 팀원과 상의하여 업데이트하는 것이 좋습니다.