재무 팀
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구매 요청 승인
구매 주문이 생성되기 전에 구매 요청은 지정된 승인자의 승인을 받아야 합니다. 승인자인 경우 [구매 요청] → [내 승인 대기 중] 섹션에 빨간색 숫자가 표시됩니다.
구매 요청을 일괄 또는 개별적으로 승인할 수 있습니다. 또한 구매 요청을 거부할 수도 있습니다.
참고 사항
승인자는 구매 요청이 승인되기 전에 다음을 포함한 세부 정보를 검토하고 수정할 수 있습니다:
- 품목, 가격 및 수량
- 품목 라인 및 전체 구매 요청의 부서 및 계정 코드
- 공급업체에 대한 주문 지침
상태별 송장 검토
송장은 여러 상태 중 하나일 수 있습니다. 이러한 송장은 정기적으로 검토해야 합니다.
송장이 설정된 임계값 및 송장 플래그 설정을 충족하지 않는 경우, 송장 승인 워크플로에 따라 해당 송장에 검토 플래그가 지정됩니다. 이는 [송장] → [내 승인 대기 중]에서 확인할 수 있습니다.
해당하는 경우 송장을 구매 주문과 매칭하는 것이 좋습니다. 기존 구매 주문에 매칭하거나, 아직 없는 경우 적절하다면 소급 구매 요청을 생성하세요. 여기에서 플래그가 지정된 송장 및 대변전표 검토 모범 사례를 확인할 수 있습니다.
참고 사항
- ### 모든 송장에는 부서 및 계정 코드가 설정되어 있어야 합니다.
- 송장을 여러 부서 및 계정 코드로 분할해야 할 수 있으며, 이는 고급 보기 모드에서 수행할 수 있습니다.
- 일부 송장에는 구매 주문 또는 입고 전표가 전혀 없을 수도 있습니다(예: 공과금 청구서).
- 송장과 매칭하기 위해 소급 구매 요청을 생성하는 경우, [공급업체로 전송]을 선택 해제해야 합니다.
플래그 지정된 송장 및 대변전표 승인
송장 또는 대변전표의 문제가 해결되었음을 확인한 후, 문서를 승인할 수 있습니다.
참고 사항
- 청구된 단가나 품목 수량에 문제가 있는 경우 공급업체에 문의하여 새 송장을 요청하세요.
- 송장 번호는 고유해야 하며, 그렇지 않으면 시스템에서 거부됩니다.
- 지급되지 않을 송장은 취소할 수 있습니다.
대사 완료된 송장 및 대변전표 내보내기
지급을 위해 송장 및 대변전표를 매입채무(AP) 시스템으로 전송하는 방법은 매입채무 설정에 따라 약간 다릅니다. PurchasePlus 오른쪽 상단에 있는 [조직 이름] → [정보] → [조직 세부 정보] → [AP 시스템 유형]을 클릭하여 조직에서 사용하는 유형을 확인할 수 있습니다.
유형 A - 개별 내보내기
이 방법을 사용하면 대사 완료된 송장 및 대변전표가 개별적으로 내보내지며, 단일 송장 또는 대변전표가 포함된 내보내기 파일이 자동으로 생성되어 AP 시스템으로 전송됩니다.
[송장] → [대사 완료된 송장] 섹션에서 내보낼 송장을 열고 [내보내기]를 클릭합니다.
내보내기 프로세스가 성공적으로 완료되면 송장 상태가 자동으로 내보냄으로 업데이트됩니다. 또한 송장이 외부 회계 시스템에 도착해 있어야 합니다. 이 내보내기 작업의 기록은 [송장] → [내보내기 센터]에서 확인할 수 있습니다.
유형 B - 일괄 내보내기 파일
[송장] → [대사 완료된 송장] 섹션에서 내보낼 송장을 열고 [내보내기 준비 완료로 표시]를 클릭합니다.
AP 시스템으로 가져올 일괄 파일을 생성할 준비가 되면, [송장] → [내보내기 센터]로 이동하여 [새 내보내기 파일 생성]을 사용해 새 일괄 파일을 생성합니다. 일괄 처리하려는 '내보내기 준비 완료' 송장 및/또는 대변전표에 대한 매개변수를 설정할 수 있습니다.
일괄 파일 처리가 완료되면 [내보내기 센터]에서 파일을 다운로드하여 AP 시스템으로 가져올 수 있습니다.
참고 사항
- 유형 B - 일괄 파일을 생성할 때 사용한 설정에 따라, AP 시스템으로 성공적으로 가져왔는지 확인하기 위해 [더 보기] → [내보냄으로 표시]를 사용해야 할 수도 있습니다.