송장 모범 사례

송장 모범 사례

송장용 데이터 항목

1. 발주서 (PO)

  • 유효한 입력값:

모든 영숫자 문자열입니다. 단, 숫자만 사용하는 것을 적극 권장합니다. PurchasePlus에서 생성되는 발주서 번호는 PO:000000 형식을 따르며 순차적으로 증가합니다(예: 000001, 000002 등).

  • 예시: PO:000345
  • 설명:

발주서를 포함하면 시스템 내에서 송장과 발주서 간의 자동 일치(매칭)가 원활해져 더욱 효율적이고 정확한 처리가 가능하므로 적극 권장합니다.

2. 문서 유형

  • 유효한 입력값:

"Invoice" 또는 "INV:" 또는 "Tax Invoice." "Credit Note" "CR Note"

  • 예시: INV-123456
  • 설명:

이 필드는 정확한 처리 및 기록 보관에 필수적인 문서 분류 및 정렬을 지원하기 위한 필수 항목입니다. 이 정보가 없으면 송장이 처리되지 않습니다. 

3. 송장 번호

  • 유효한 입력값:

모든 영숫자 문자열입니다. 모든 형식이 허용되지만 숫자 전용 값을 사용하는 것을 적극 권장합니다.

  • 예시: INV-123456
  • 설명:

이 필드는 처리 및 결제를 위한 필수 항목입니다. 오류를 방지하기 위해 중복된 송장 번호는 시스템에서 자동으로 플래그가 지정되고 거부됩니다. 참고: 서로 다른 구매자 간에는 송장 번호를 재사용할 수 있지만, 동일한 구매자에게는 재사용할 수 없습니다. 이 정보가 없으면 송장이 처리되지 않습니다. 

4. 귀사의 상호, 주소, 전화번호 및 이메일

  • 유효한 입력값:

모든 영숫자 문자열입니다.

  • 예시:

공급업체명: Fresh Produce Co. 주소: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 전화번호: +61 2 9876 5432 이메일: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

  • 설명:

정확한 비즈니스 정보를 제공하는 것은 유효성 검증 및 올바른 계정으로 송장이 처리되도록 보장하기 위해 적극 권장합니다.

5. 세금 또는 사업자 등록 번호

  • 유효한 입력값:

유효한 숫자형 사업자 등록 번호(예: 호주의 ABN).

  • 예시: ABN: 12 345 678 910
  • 설명:

이 필드는 비즈니스 식별 및 규정 준수를 위해 적극 권장합니다. 이는 비즈니스의 적법성을 확인하는 데 도움이 됩니다. 호주와 같은 여러 국가에서는 $82.50를 초과하는 모든 청구에 대해 이 정보를 포함하는 것이 법적 요건입니다. 이 정보가 없는 송장은 비즈니스 확인 절차가 진행되는 동안 처리가 지연됩니다. 

6. 구매자 세부 정보

  • 유효한 입력값: 

성명, 상호(해당하는 경우) 및 주소.

  • 예시:

이름: HotelPlus Sydney 주소: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

  • 설명:

이 필드는 송장을 올바른 구매자에게 지정하는 데 도움이 되므로 적극 권장합니다.

7. 구매자 전용 송장 수신 이메일 주소

  • 유효한 입력값:

각 구매자에게는 <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> 형식의 고유한 송장 수신용 이메일 주소가 할당됩니다. 

  • 예시:

구매자 이메일: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

  • 설명:

이 필드는 구매 주체를 프로그래밍 방식으로 식별하기 위한 필수 항목입니다. 이메일 주소가 송장에 직접 표시될 필요는 없지만, 모든 송장은 반드시 이 받은편지함으로 전송되어야 합니다. 구매자의 고유 송장 수신 이메일 주소로 전송되지 않은 송장은 처리되지 않습니다.

8. 송장 발행일

  • 유효한 입력값: DD/MM/YYYY
  • 예시: 10/01/2025
  • 설명:

이 필드는 송장의 유효성을 프로그래밍 방식으로 검증하기 위한 필수 항목입니다. 날짜는 미래 날짜여서는 안 되며, 너무 과거의 날짜인 경우 경고 플래그가 표시됩니다. 이 정보가 없으면 송장이 처리되지 않습니다.

9. 마감일

  • 유효한 입력값: DD/MM/YYYY
  • 예시: 마감일: 24/01/2025
  • 설명:

이 필드는 적극 권장되며 구매자의 미지급금(AP) 부서에서 결제 일정을 잡을 때 사용됩니다. 

10. 송장 품목(라인) 데이터 

  • 공급업체 제품 코드 
    • 유효한 입력값: 영숫자 문자열 
    • 예시: 563732
  • - 설명: 이 필드는 주문된 항목과 배송된 항목을 대조하는 데 사용되므로 적극 권장합니다. 
  • 품목 설명 
    • 유효한 입력값: 문자열 
    • 예시: Apple Red Delicious
  • - 설명: 이 필드는 배송된 제품에 대한 세부 정보를 제공하므로 필수 항목입니다. 이 정보가 없으면 송장이 처리되지 않습니다.
  • 수량 
    • 유효한 입력값: 숫자 문자열  
    • 예시: 10
  • - 설명:
    • 품목이 주문되었으나 이행되지 않은 경우 송장에 포함하지 않는 것이 좋습니다. 송장에 포함하는 경우, 올바른 처리를 위해 수량을 "0", 품목 총액을 "$0"으로 지정해야 합니다. 
    • 이 필드는 공급된 품목의 수량을 명시하므로 필수 항목입니다.
    • 이 정보가 없거나 수량이 단가와 일치하지 않으면 송장이 처리되지 않습니다.
  • 단가 (GST 제외)
    • 유효한 입력값: 숫자 문자열  
    • 설명: 이 필드는 송장의 품목 합계를 계산하므로 적극 권장합니다. 금액을 GST 포함으로 제공하는 경우, 미지급금 시스템에 업로드할 GST 제외 가격을 역산할 수 있도록 적용된 GST 세율을 반드시 포함해야 합니다. 
  • 세금(해당하는 경우)
    • 유효한 입력값:
      • 백분율로 표시된 GST 세율(예: 10%).
      • 통화 금액으로 표시된 GST 금액(예: $2.00).
      • 과세 품목에 적용되는 일관된 식별자(예: GST 적용 여부를 나타내는 별표 *).
    • 설명:

이 필드는 송장의 총 세액을 결정하므로 필수 항목입니다. 가장 좋은 방법은 GST %와 $ 금액을 모두 표시하는 것입니다. 위의 데이터 항목 중 최소 하나가 포함되어 있지 않으면 송장이 처리되지 않습니다.

  • 총 세액(해당하는 경우)
  • - 유효한 입력값:

통화 형식의 숫자 값(예: $200.00).

  • 설명:

이 필드는 송장 총액이 개별 품목과 일치하는지 확인하는 데 필요하므로 적극 권장합니다. 단일 문서에 GST 면세 품목과 GST 과세 품목이 모두 포함된 경우, 호주를 포함한 많은 국가에서 품목별 세금 세부 내역을 포함하도록 법으로 규정하고 있습니다. GST 제외 총액만 제공되는 경우 명확한 GST 세부 정보가 포함되어야 합니다.

11. 총액의 정확성 확인

  • 총비용의 세부 내역 표시:
    • 송장의 각 품목 라인에는 합계가 있어야 합니다. 
    • 각 품목 세액 및 비용 합계는 송장 전체 세액 및 비용 합계와 일치해야 합니다. 
    • 배송비는 송장 총액에서 별도의 라인으로 포함되어야 합니다.
    • 구매자가 사용하는 통화가 아닌 다른 통화로 청구하는 경우, 해당 통화가 송장 총액에 명시되어야 합니다. 예를 들어 호주에서의 SGD 또는 싱가포르에서의 USD 등이 있습니다. 

12. 전문적인 서식 구성

  • 깔끔하고 가독성 높은 글꼴과 정돈된 레이아웃을 사용하세요.
  • 브랜딩을 위해 회사 로고를 포함하세요.
  • 송장은 PDF 또는 E-PDF 형식으로 제공하세요. 
  • 문서 내에 불필요한 이미지를 삽입하지 마세요. 

송장 샘플

[회사 로고] 공급업체명: Fresh Produce Co. 주소: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 전화번호: +61 2 9876 5432 이메일: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

송장

송장 번호: INV-123456 송장 발행일: 10/01/2025 마감일: 24/01/2025 문서 유형: Tax Invoice 발주서 (PO): PO:000345

구매자 세부 정보: 이름: HotelPlus Sydney 주소: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

제품 품목 데이터

제품 코드품목 설명수량단가 (GST 제외)품목 합계 (GST 제외)GST (10%)GST 금액 (AUD)품목 합계 (GST 포함)
563732Apple Red Delicious10$3.00$30.0010%$3.00$33.00
874321Banana Cavendish20$2.50$50.0010%$5.00$55.00
452091Orange Valencia15$4.00$60.0010%$6.00$66.00

소계 (GST 제외): $90.00 GST (10%): $14.00 총합계 (GST 포함): $104.00

추가 안내 사항

  • 다음 계좌로 계좌 이체 결제해 주시기 바랍니다:

은행명: ANZ Bank 예금주명: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 계좌 번호: 678901234

  • 문의 사항이 있으시면 billing@freshproduceco.com.au로 연락해 주시기 바랍니다.

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