Codificação Automática sem Ordem de Compra

Codificação Automática sem Ordem de Compra

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Codificação Automática sem Ordem de Compra

Quando uma Fatura chega sem uma Ordem de Compra correspondente, o PurchasePlus lê o documento e, utilizando as informações da Fatura, as configurações padrão do Fornecedor e o seu histórico de codificação, aplica automaticamente os Códigos de Conta a cada linha. Chamamos a isto codificação automatizada sem Ordem de Compra. O utilizador revê, ajusta se necessário e aprova.

Este é o mesmo motor de digitalização utilizado em todas as Faturas no PurchasePlus. A diferença com as Faturas sem Ordem de Compra é que não existe uma Ordem de Compra a partir da qual copiar a codificação, pelo que o sistema obtém a codificação a partir do padrão do seu fornecedor e do que aprendeu com o seu histórico de codificação.

No entanto, não é um processo totalmente automático. As Faturas sem Ordem de Compra requerem sempre aprovação humana antes de serem Reconciliadas. O PurchasePlus faz o trabalho pesado, mas uma pessoa ainda precisa de Aprovar.

Como a codificação é decidida

O PurchasePlus aplica a codificação analisando os seguintes detalhes pela seguinte ordem:

1. Padrão do Fornecedor - O sistema procura um Código de Conta e Departamento padrão no registo do Fornecedor e aplica-o.

2. Se nenhum padrão de fornecedor estiver definido, o PurchasePlus aplica automaticamente Códigos de Conta com base nas suas preferências históricas de codificação. Geralmente, precisa de ver um padrão de pelo menos três escolhas consistentes antes de ter confiança suficiente para aplicar um Código de Conta automaticamente.

Quanto mais consistência tiver a codificar, mais cedo o PurchasePlus poderá assumir o controlo. Cada vez que codifica uma linha semelhante da mesma forma, está a treinar o sistema para fazer isso por si da próxima vez.

Prepare-se para uma codificação automática precisa

Com uma pequena configuração e hábitos de codificação consistentes, o PurchasePlus codificará automaticamente faturas sem Ordem de Compra com uma precisão cada vez maior.

  • Definir padrões do Fornecedor \- Na página Detalhes do Fornecedor, pode definir um Departamento Padrão e um Código de Conta Padrão. Esta é a forma mais rápida de garantir que as faturas de um Fornecedor são codificadas corretamente desde o primeiro dia. 
  • Codifique consistentemente - Codificar o mesmo Fornecedor e os mesmos tipos de linha da mesma forma todas as vezes permite que o PurchasePlus aprenda a começar a aplicar esses códigos por si.
  • Códigos de Produto \- Códigos de Produto do Fornecedor precisos nos seus Catálogos autogeridos promovem correspondências exatas de linha.

Rever, Corrigir, Aprovar

As Faturas sem Ordem de Compra devem ser sempre revistas antes da aprovação.

  1. Reveja o Código de Conta e o Departamento de cada linha \- ajuste qualquer linha onde o código aplicado não seja adequado. O PurchasePlus aprende com correções consistentes.
  2. Verifique os totais - certifique-se de que os totais das linhas somam o total da Fatura. Uma discrepância levantará o Aviso de total.
  3. Aprovar - assim que estiver satisfeito, aprove para reconciliar.

Pode resolver uma sinalização (corrigir o problema subjacente) ou aceitar uma sinalização (reconhecê-la e prosseguir). Ambos os caminhos movem a fatura para Reconciliada. A escolha cabe aos seus aprovadores.

Sinalização de Faturas sem Ordem de Compra

As Faturas sem Ordem de Compra são sempre Sinalizadas para Aprovação, pois não têm uma Ordem de Compra associada. Isto significa que exigirão sempre a aprovação relevante antes de serem Reconciliadas. Isto é intencional. Mantém uma intervenção humana para despesas que não passaram pelo processo de compra normal.

Fluxo de trabalho de Contas a Pagar:

  1. O PurchasePlus digitaliza a fatura e pré-preenche a codificação.
  2. A fatura é apresentada como Sinalizada.
  3. A equipa de Contas a Pagar revê a codificação e as sinalizações.
  4. O utilizador corrige a codificação ou aceita-a, e depois dá a Aprovação.
  5. A fatura avança para Reconciliada e fica pronta para exportação para o seu sistema financeiro.

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