E-mails sem papel
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- Tarefa de digitalização
- Visualizar tarefas de digitalização
- Criar novas tarefas de digitalização
- Converter tarefas de digitalização em Faturas ou Notas de Crédito
- Excluir tarefas de digitalização
E-mails sem papel
A área de E-mails sem papel do PurchasePlus é onde você pode:
- Visualizar os e-mails que seus Fornecedores (ou outros usuários da sua Organização) enviaram para o seu endereço de e-mail dedicado de faturamento sem papel,
- Acompanhar o trabalho que a nossa IA de faturamento sem papel realiza com os documentos e ver as Faturas e Notas de Crédito resultantes em nosso sistema.
Se estiver ativado para a sua Organização, o recurso de E-mails sem papel aparecerá como [E-mails sem papel] na barra de navegação lateral:
A área de E-mails sem papel é composta por duas subáreas:
- [Ver todos] os E-mails sem papel, onde você pode visualizar cada e-mail enviado por seus Fornecedores para o seu endereço de e-mail dedicado de faturamento sem papel. Isso inclui e-mails que o nosso sistema "filtra" automaticamente — ou seja, que não utiliza para criar Faturas ou Notas de Crédito —, como extratos, conteúdo de marketing e documentos duplicados.
- [Itens de ação], onde você pode revisar e alterar qualquer Tarefa de digitalização (consulte abaixo para mais informações) em que o Fornecedor esteja ausente.
- [Tarefas de digitalização], que são uma etapa intermediária entre o e-mail do seu Fornecedor (incluindo qualquer anexo em PDF) e a Fatura ou Nota de Crédito resultante em nosso sistema.
Visualizar E-mails sem papel
Para visualizar todos os seus E-mails sem papel em uma tabela, clique em [E-mails sem papel] → [Ver todos] na barra de navegação lateral. A partir desta visualização, você pode:
- Pesquisar um e-mail específico por E-mail do remetente, E-mail do destinatário e muito mais,
- Visualizar rapidamente links para quaisquer Tarefas de digitalização, Faturas e/ou Notas de Crédito resultantes que nosso sistema criou a partir do e-mail:
- Visualizar o e-mail original com mais detalhes clicando no valor [E-mail] na tabela. Os arquivos originais anexados também estão disponíveis para download na parte inferior do e-mail:
Tarefa de digitalização
Quando um Fornecedor envia uma Fatura ou Nota de Crédito em PDF por e-mail para o seu endereço de faturamento sem papel (ou quando você carrega manualmente uma Fatura ou Nota de Crédito em PDF no nosso recurso de digitalização por IA), nossa IA cria uma Tarefa de digitalização e atribui a ela um Número de digitalização exclusivo.
Na seção [Tarefas de digitalização], você pode visualizar essas Tarefas, bem como quaisquer documentos que sejam eventualmente gerados a partir delas:
Você pode considerar uma Tarefa de digitalização como a etapa intermediária entre o PDF da Fatura ou Nota de Crédito do seu Fornecedor e a Fatura ou Nota de Crédito do PurchasePlus que você reconcilia e exporta usando nosso software.
Status da tarefa de digitalização
As Tarefas de digitalização podem estar em um dos seguintes status:
- Digitalizando (Cinza): A Tarefa de digitalização foi iniciada recentemente e ainda está em processo de digitalização.
- Digitalizando (Vermelho): A Tarefa de digitalização está em processo há mais de 5 minutos e a IA desistiu, mas tecnicamente a tarefa ainda não falhou.
- Digitalizado (Azul): A Tarefa de digitalização processou com sucesso o arquivo PDF, mas não atendeu às nossas regras de negócio, exigindo revisão humana. Nossa equipe de faturamento 24 horas por dia, 7 dias por semana, resolverá isso em poucas horas. Como alternativa, você pode fazer as correções necessárias a qualquer momento para agilizar o processo.
- Concluído (Verde): A Tarefa de digitalização gerou uma Fatura ou Nota de Crédito e não requer mais nenhuma ação. Mantemos um registro da Tarefa de digitalização para que os usuários possam visualizar rapidamente o documento real (Fatura ou Nota de Crédito) gerado a partir da Tarefa.
- Com falha (Vermelho): A Tarefa de digitalização falhou por algum motivo. Você pode acessar e visualizar uma Tarefa de digitalização com falha para revisá-la e atualizá-la manualmente.
Você pode passar o cursor sobre o indicador de status para obter mais informações sobre o status individual da Tarefa de digitalização.
Visualizar tarefas de digitalização
Você pode visualizar o registro de todas as Tarefas de digitalização da sua Organização navegando até [E-mails sem papel] → [Tarefas de digitalização] na barra de navegação lateral:
Nesta visualização em tabela, você pode ver algumas informações importantes sobre cada Tarefa de digitalização, incluindo:
- Número de digitalização: O identificador exclusivo que o Scanner de IA atribuiu a esta Tarefa de digitalização.
- Status de bloqueio: Se outro usuário bloqueou ou não a tarefa para edição.
- Fornecedor: O Fornecedor que enviou o PDF original para a sua Organização.
- Comprador: A Organização à qual o documento foi atribuído.
- Documento criado: Um link para a Fatura ou Nota de Crédito gerada a partir da Tarefa de digitalização.
- Tipo de documento: Indica se a Tarefa de digitalização foi identificada como uma Fatura ou uma Nota de Crédito.
- Status: O status atual da Tarefa de digitalização. Você pode passar o cursor sobre o indicador de status para mais informações. Consulte Status da tarefa de digitalização acima para obter mais detalhes.
- Arquivo PDF: Um link para o PDF original enviado para o Scanner de IA.
- Criado em: A data e a hora em que a Tarefa de digitalização foi criada.
Você também pode selecionar gerenciar colunas para adicionar pontos de dados adicionais.
Você pode visualizar qualquer Tarefa de digitalização individual clicando no [Número de digitalização] na tabela:
A partir desta visualização, você pode atualizar a Tarefa de digitalização, se necessário, e Criar a Fatura ou Nota de Crédito. Mais sobre isso abaixo.
Bloquear e desbloquear tarefas de digitalização
As Tarefas de digitalização podem estar "Bloqueadas" ou "Desbloqueadas". Um usuário pode Bloquear uma Tarefa de digitalização que esteja revisando para informar aos outros usuários que está editando o item, e Desbloqueá-la quando terminar.
Você também pode Criar uma Tarefa de digitalização já no estado Bloqueado.
Origens das tarefas de digitalização
A página de Tarefas de digitalização exibe todas as tarefas que foram:
- Recebidas por e-mail (com anexos em PDF) dos seus Fornecedores (ou de usuários da sua própria organização),
- Criadas diretamente pela página de Tarefas de digitalização, e
- Criadas por meio das experiências de Criar nova Fatura e Criar nova Nota de Crédito, caso o usuário tenha optado por [Arrastar e soltar PDF]:
Dicas rápidas para navegar na página de Tarefas de digitalização
A página de Tarefas de digitalização conta com três recursos principais de assistência à navegação para ajudar os usuários a encontrar rapidamente a Tarefa desejada:
- Filtrar por Status: Usando as guias na parte superior da página, o usuário pode filtrar rapidamente a lista de Tarefas de digitalização por aquelas em um dos seguintes status: Digitalizando, Digitalizado, Concluído, Bloqueado, Com falha, Excluído.
- Pesquisa avançada, que inclui:
- Pesquisar por Número do documento: Os usuários podem pesquisar usando o Número do documento gerado pela IA ao criar uma Fatura ou Nota de Crédito a partir da Tarefa de digitalização.
- Pesquisar por E-mail do remetente: Os usuários podem pesquisar usando o endereço de e-mail do remetente para localizar quaisquer ou todas as Faturas enviadas daquele e-mail específico.
- Filtrar por Faturas, Notas de Crédito ou ambos.
- Pesquisar por Nome do fornecedor: Insira o nome de um único Fornecedor (conforme exibido no PurchasePlus) para visualizar uma lista de Tarefas de digitalização em que esse Fornecedor foi identificado como o remetente do PDF original.
Criar novas tarefas de digitalização
Para criar manualmente uma nova Tarefa de digitalização diretamente na página de Tarefas de digitalização, clique em [Criar novas tarefas de digitalização]:
Você terá a opção de identificar se a Tarefa se refere a uma Fatura ou a uma Nota de Crédito antes de enviar o(s) PDF(s) a ser(em) digitalizado(s):
Você pode optar por identificar o Fornecedor ao qual o documento se refere, mas, caso não o faça, nosso Scanner de IA tentará detectar o Fornecedor durante a digitalização.
Por fim, você pode decidir se a Tarefa de digitalização deve ser marcada como Bloqueada.
Se a opção [Marcar como bloqueado] estiver selecionada, a Tarefa resultante será Bloqueada e permanecerá no estado Digitalizado. Uma revisão humana manual será necessária antes da criação da Fatura ou Nota de Crédito.
Clique em [Iniciar] quando estiver pronto para começar a digitalização.
Você receberá um aviso se a Fatura ou Nota de Crédito que está prestes a criar tiver probabilidade de ser uma duplicata; caso contrário, a Tarefa de digitalização aparecerá na tabela [Tarefas de digitalização] com o Status 'Digitalizando' e, pouco depois, 'Digitalizado'.
Assim que o PDF avançar para o estado Digitalizado, você terá a oportunidade de revisar os dados extraídos antes de clicar em [Ver Fatura] ou [Ver Nota de Crédito]. Você também poderá Salvar e Sair clicando em [Voltar para tarefas de digitalização].
Nesta tela, você pode rolar o painel esquerdo para baixo e inspecionar o Pedido de Compra correspondido automaticamente:
E você pode editar as Linhas do documento antes de Visualizar a Fatura ou a Nota de Crédito:
(Acima): Você pode selecionar uma ou mais Linhas da Tarefa de digitalização para:
- [Excluir] a linha,
- [Desvincular] a linha para remover qualquer associação com produtos existentes do Catálogo,
- [Definir porcentagem de imposto] para atualizar o valor de cálculo de impostos das linhas selecionadas, ou
- [Limpar seleção] para desmarcar as linhas selecionadas.
Depois de [Desvincular] uma linha, você pode editar alguns detalhes da linha da Fatura passando o cursor sobre a linha e clicando no ícone de lápis:
Você pode atualizar vários campos aqui, por exemplo, Código do produto, Marca, Quantidade de venda e muito mais. Além disso, você pode usar as opções [Vincular], [Excluir] ou [Inserir uma linha] (à esquerda do item de linha) para fazer ainda mais alterações na Tarefa de digitalização, se necessário.
Digitalizar múltiplos arquivos simultaneamente
Você pode optar por carregar vários PDFs na mesma ação. Nesse cenário, nosso Scanner de IA criará uma Tarefa de digitalização para cada PDF. Esta é uma maneira extremamente poderosa de processar rapidamente um grande volume de Faturas ou Notas de Crédito em PDF no PurchasePlus.
Dica: Se você selecionar "Fatura" ou "Nota de Crédito" durante a criação da(s) Tarefa(s) de digitalização, essa escolha será aplicada a todas as tarefas resultantes e não será possível editá-la após a digitalização. Recomendamos fazer o upload de todas as Faturas em PDF e iniciar a Tarefa de digitalização, e depois repetir o processo com todas as Notas de Crédito em PDF.
O que pode ser extraído do PDF e preenchido previamente pelo Scanner de IA?
- O Fornecedor (se uma correspondência for encontrada),
- O Número do Pedido de Compra (se um Número de Pedido de Compra for encontrado),
- O Departamento e o Código contábil (se aplicável),
- O Produto em cada Linha da fatura (se uma correspondência for encontrada), e
- A Categoria e a Subcategoria de cada novo produto em cada Linha da fatura.
Converter tarefas de digitalização em Faturas ou Notas de Crédito
Uma Tarefa de digitalização deve ser revisada e convertida manualmente em uma Fatura ou Nota de Crédito por um usuário do PurchasePlus na sua Organização.
Para fazer isso, clique primeiro no Número de digitalização da Tarefa de digitalização na Caixa de entrada de digitalização por IA. A Tarefa deve estar no estado Digitalizado:
Você chegará à tela do Criador de Faturas ou Notas de Crédito, que exibe os dados extraídos e preenchidos previamente pelo nosso Scanner de IA ao lado do PDF original.
Você terá a opção de revisar e fazer alterações na maioria dos dados extraídos (por exemplo, Referência, Código contábil, Itens de linha e Preços unitários), se desejar.
Quando estiver satisfeito com os dados, clique em [Criar Fatura] ou [Criar Nota de Crédito]:
Configuração: Processamento manual vs. automático
Dependendo da configuração aplicada à sua Organização, ao clicar em [Criar Fatura] ou [Criar Nota de Crédito], o documento resultante poderá ser processado automaticamente de acordo com as Configurações de sinalização e Limites da sua empresa, aparecendo inicialmente no estado Aguardando aprovação ou Reconciliado. Se essa configuração estiver desativada para a sua Organização, a Fatura ou Nota de Crédito aparecerá inicialmente no estado Aberto.
Excluir tarefas de digitalização
As Tarefas de digitalização podem ser excluídas clicando em [Excluir] no menu [Mais] na página de Tarefas de digitalização:
Você terá a oportunidade de informar um motivo de exclusão, que poderá ser visualizado por outros usuários com as permissões adequadas.
A Tarefa de digitalização pode ser excluída em qualquer status, exceto Concluído.