Ver Faturas

O PurchasePlus oferece tecnologia de Processamento de Faturas aos Compradores da nossa rede, incluindo funcionalidades que recebem, interpretam, sinalizam ou conciliam faturas (e notas de crédito) enviadas pelos seus Fornecedores.

O principal benefício deste módulo é que o nosso software pode comparar instantaneamente a) o que foi faturado com b) o que foi encomendado e c) o que foi recebido, permitindo que as discrepâncias sejam revistas por uma pessoa, ou que o software concilie automaticamente as faturas em conformidade para um pagamento mais rápido.

Ter os dados da Fatura no PurchasePlus significa que você, como Fornecedor, pode visualizar informações sobre o Estado da Fatura (ou seja, se está A aguardar aprovação devido a uma ou mais Flags na Fatura, ou se está Conciliada e pronta para pagamento no próximo lote), além de deixar um comentário para os seus Compradores, se necessário.

Ir para:

• Todas as faturas
• Estados da fatura
• Por que razão a minha Fatura está A aguardar aprovação?
• Deixar um comentário

---

Todas as faturas

Qualquer Fatura que tenha sido:

a) introduzida no PurchasePlus, e

b) atribuída à sua Organização de Fornecedor como o 'Fornecedor',

..está disponível para visualização na área [Faturas] → [Ver todas]:

Embora o Número da Fatura no PurchasePlus possa não corresponder ao seu Número de Fatura, clicar no [Número da fatura] de qualquer Fatura na tabela exibirá informações adicionais sobre essa Fatura.

1. Painel de Saldo da Fatura. Esta secção indica se o Total da Fatura e a soma das Linhas da Fatura são iguais. 
2. Painel de Estado. Esta secção indica em que Estado a Fatura se encontra atualmente. 
3. Separadores de Visualização da Fatura. Estes separadores permitem alternar entre a vista de Resumo (ilustrada acima), quaisquer Comentários deixados na Fatura, quaisquer Anexos na Fatura e, se a Fatura estiver no Estado A aguardar aprovação, pode aceder ao separador Flags para ver as Flags da Fatura.
4. Linhas da Fatura. Cada linha apresenta informações básicas sobre o Produto Faturado, Quantidade, Preço Unitário e Total, mas também informações adicionais, como por exemplo se a Linha da Fatura foi correspondida a uma Linha num Pedido de Compra pelo PurchasePlus (ou por um utilizador na Organização do seu Comprador), se foi marcada como Recebida, entre outras.
5. Totais. Na parte inferior da tabela de Linhas da Fatura encontram-se os Totais, onde pode consultar informações como o Total da Fatura (sem impostos), o montante total de impostos e eventuais taxas de entrega incluídas na Fatura.
6. Painel de Informações. Clicar no [i] revelará ainda mais dados sobre a Fatura no contexto do PurchasePlus, por exemplo, o Departamento para o qual a Fatura foi codificada, o Pedido de Compra correspondente e muito mais.
7. O PDF da Fatura. Clique neste botão para visualizar o PDF que foi recebido pelo PurchasePlus e que serviu de base para a Fatura que está a visualizar no ecrã.
8. Mais Opções. Aqui pode optar por 'imprimir' a Fatura, consultar o Registo de Auditoria e muito mais.
9. Vista Avançada. Aqui pode ver mais informações sobre como cada linha da Fatura foi codificada, dividida e muito mais.
10. Informações da Linha da Fatura. Aqui pode consultar informações detalhadas relativas a esta Linha da Fatura. Isto pode ser útil para compreender o estado Vinculado e Recebido da Linha, e compreender quaisquer variações entre o preço da Fatura e o preço do Pedido de Compra.

Estados da fatura

Todas as Faturas no PurchasePlus encontram-se num dos seguintes Estados:

• Aberta (Open): Uma Fatura Aberta foi criada, mas ainda não foi Conciliada. Dependendo das preferências do seu Comprador, uma Fatura Aberta pode precisar de ser correspondida a um Pedido de Compra, ou ter Notas de Receção criadas contra o Pedido de Compra correspondido. Os Compradores podem continuar a trabalhar numa Fatura Aberta, e os Aprovadores de Fatura podem resolver quaisquer Flags levantadas. Se não houver Flags levantadas na Fatura, podem marcá-la manualmente como Conciliada, ou o nosso software fá-lo-á por eles.
• A aguardar aprovação (Awaiting Approval): A Fatura tem uma ou mais Flags de Fatura levantadas contra si, sendo agora necessária a aprovação por parte de Aprovadores designados na respetiva Organização. Uma vez concedidas as aprovações, a Fatura avançará para o estado Conciliada.
• Conciliada (Reconciled): Uma Fatura Conciliada passou por todas as verificações exigidas pelo seu Comprador e está agora elegível para exportação para a plataforma de contabilidade externa da respetiva Organização. 
• Estacionada (Parked): Uma Fatura Estacionada foi colocada em espera por um utilizador na Organização do seu Comprador, pois pode exigir uma análise ou discussão adicional. 
• Cancelada (Cancelled): Uma Fatura Cancelada foi cancelada por um utilizador na Organização do seu Comprador e já não está em uso.
• Pronta para Exportação ou Exportada (Export Ready ou Exported): A Fatura foi marcada como Conciliada pelo seu Comprador e está pronta para ser exportada (ou já foi exportada) para o sistema de Contabilidade para pagamento.

<a id="WhyIsMyInvoiceFlagged"></a>

A aguardar aprovação

O PurchasePlus analisa constantemente todas as Faturas e Notas de Crédito nos estados 'Aberta' e 'A aguardar aprovação', e levanta Flags ao Nível do Cabeçalho ou da Linha no documento, de acordo com as configurações selecionadas pelo Comprador.

Uma 'Flag' é um alerta levantado na Fatura ou Nota de Crédito, para chamar a atenção para quaisquer questões com o documento que exijam revisão antes de serem aprovadas pelo(s) utilizador(es) designado(s) nas Organizações dos seus Compradores. As Flags garantem que apenas as Faturas e Notas de Crédito que cumprem os critérios específicos da sua Organização conseguem avançar para o estado Conciliada no PurchasePlus, sem intervenção manual. 

Se uma Fatura estiver A aguardar aprovação, significa que existem uma ou mais Flags aplicadas à Fatura. Pode visualizar o separador [Flags] numa Fatura que esteja A aguardar aprovação para compreender as Flags individuais que estão a fazer com que a Fatura se encontre nesse Estado:

Visite este link para obter mais informações sobre cada uma das Flags que podem ser aplicadas a uma Fatura ou Nota de Crédito, mas tenha em atenção que o artigo é destinado a Compradores (ou seja, escrito para Compradores). 

Por fim, como Fornecedor, quase nunca conseguirá resolver Flags através de ações no PurchasePlus. No entanto, pode utilizar a funcionalidade de Comentários numa Fatura se desejar comunicar com o Comprador na plataforma PurchasePlus, mantendo todas as informações relativas à Fatura no mesmo local. 

Deixar um comentário

Passo 1: Navegue até [Faturas] → [Ver todas] na Barra de Navegação Lateral:

Passo 2: Localize a Fatura pretendida e clique no [Número da fatura] na tabela: 

Passo 3: Navegue até ao separador [Comentários] na Fatura:

Passo 4: Introduza o seu comentário, certificando-se de que seleciona a caixa de seleção [Comentário externo], e prima Enter para publicar o comentário para revisão dos seus Compradores:

---

Para dúvidas adicionais ou suporte, entre em contacto com invoicing.team@purchaseplus.com