Sinalizadores de Faturas

Sinalizadores de Faturas

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O que são sinalizadores

O PurchasePlus analisa constantemente todas as Faturas e Notas de Crédito nos estados 'Aberto' e 'Aguardando Aprovação' e aciona Sinalizadores a nível de Cabeçalho ou de Linha no documento, de acordo com as configurações aplicadas à sua Organização.

Um 'Sinalizador' (Flag) é um alerta acionado na Fatura ou Nota de Crédito para chamar a atenção sobre quaisquer problemas no documento que necessitem de revisão antes de ser Aprovado pelo(s) utilizador(es) indicado(s) da sua Organização. Os sinalizadores garantem que apenas as Faturas e Notas de Crédito que cumprem os critérios específicos da sua Organização possam avançar para o estado Reconciliado no PurchasePlus, sem intervenção manual. 

Faturas ou Notas de Crédito sinalizadas são facilmente identificáveis no PurchasePlus. Pode visualizar informações de resumo (ou a nível de Cabeçalho) sobre o documento na secção Estado:

Estado da Fatura com sinalizador

E ao clicar num Sinalizador de Nível de Linha, serão apresentadas mais informações sobre a Linha Sinalizada:

Janela de Linha da Fatura Sinalizada

Reconciliar ou submeter

Quando uma Fatura ou Nota de Crédito é criada manualmente no PurchasePlus, geralmente começa no estado 'Aberto'. O estado Aberto indica que o documento é um Rascunho, que ainda está a ser trabalhado ou que ainda pode necessitar de informações. Por conveniência, o PurchasePlus apresentará Sinalizadores em qualquer Fatura ou Nota de Crédito no estado 'Aberto', ajudando a evidenciar preocupações que necessitam de atenção enquanto o documento é processado.

Assim que o trabalho na Fatura ou Nota de Crédito 'Aberta' for concluído e esta estiver pronta para avançar para o estado seguinte, verá uma ação principal no cabeçalho da Fatura 'Aberta':

  • Se não houver nenhum Sinalizador acionado na Fatura ou Nota de Crédito, a ação principal disponível será [Marcar como Reconciliado]. Clicar em Marcar como Reconciliado avançará a Fatura ou Nota de Crédito para o estado 'Reconciliado', e nenhuma Aprovação será necessária. Isto ocorre porque, de acordo com as configurações da sua Organização, o documento cumpriu todos os critérios e, portanto, nenhum sinalizador foi acionado.
  • Se houver um ou mais Sinalizadores acionados na Fatura ou Nota de Crédito, a ação principal disponível será [Submeter para Aprovação]. Clicar neste botão avançará o documento para o estado 'Aguardando Aprovação', passando a exigir Aprovação. Isto ocorre porque, de acordo com as configurações da sua Organização, esta Fatura ou Nota de Crédito não cumpriu todos os critérios (daí os sinalizadores acionados), e estes sinalizadores precisam de ser analisados por um utilizador com autoridade para decidir se o documento deve ser aprovado apesar dos sinalizadores ou se estes devem ser resolvidos. Uma vez concedida a Aprovação na Fatura ou Nota de Crédito, o documento avançará para o estado 'Reconciliado'.

No PurchasePlus, o objetivo para todas as Faturas e Notas de Crédito é fazê-las avançar para o estado 'Reconciliado'. Uma vez no estado Reconciliado, estão prontas para serem exportadas para a sua plataforma de contabilidade externa. Consulte o nosso artigo Exportar uma Fatura ou Nota de Crédito ou Criar um Ficheiro de Exportação de Lote de Faturas e Notas de Crédito para saber mais sobre a exportação de Faturas e Notas de Crédito Reconciliadas.

Configurações de Sinalizadores - Resumo

Os Sinalizadores de Faturas podem ser personalizados para satisfazer os requisitos exclusivos de cada Organização e são normalmente definidos durante a Implementação do PurchasePlus em estreita colaboração com a nossa equipa.

Se notar que as Faturas estão a ser sinalizadas por motivos sem sentido, fale com um Administrador da sua Organização ou contacte a nossa simpática equipa de apoio ao cliente para obter assistência na revisão das preferências de sinalizadores da sua Organização.

Configurações de Sinalizadores e Hierarquias Organizacionais

Estas configurações são específicas para cada nível de Organização e Departamento e não se propagam em cascata pela hierarquia da Organização; cada nível do organograma deve ser configurado de forma independente.

Limiares de Sinalizadores e Hierarquias Organizacionais

Alguns dos Sinalizadores disponíveis para Faturas e Notas de Crédito no PurchasePlus podem ser ajustados com a utilização de Limiares. Os limiares permitem que Faturas com pequenas discrepâncias não acionem um determinado Sinalizador, ajudando a avançar Faturas e Notas de Crédito para o estado Reconciliado com menos intervenção humana.

Os limiares aplicam-se hierarquicamente. Se um Limiar específico não tiver sido definido numa Organização, este será herdado das configurações da Organização-mãe direta ou da Organização ascendente mais próxima onde um Limiar tenha sido definido.

Consulte o nosso artigo Guia para Limiares de Sinalizadores de Faturas para obter mais informações.

Estados dos Sinalizadores

Cada Sinalizador de Fatura e Nota de Crédito (definido abaixo) pode ser configurado como Desativado, Normal ou Importante, com base nas necessidades da sua Organização. 

  • [Desativado]: O Sinalizador não se aplicará à sua Organização.
  • [Normal]: A Fatura ou Nota de Crédito ainda pode ser aprovada por um Aprovador, caso os únicos sinalizadores acionados no documento sejam Normais. 
  • [Importante]: Uma Fatura ou Nota de Crédito não pode ser aprovada por um Aprovador se existirem um ou mais Sinalizadores Importantes acionados no documento. Todos os Sinalizadores Importantes devem ser resolvidos antes que um Aprovador possa aprovar a Fatura ou Nota de Crédito.

As Configurações e Estados dos Sinalizadores aparecem da seguinte forma para os Administradores de Sistema do PurchasePlus, podendo ter o seu estado alterado conforme necessário:

Configurações de Sinalizadores de Fatura

Sinalizadores de Faturas

As seguintes Configurações de Sinalizadores podem ser definidas para Faturas.

Existem 5 sinalizadores a nível de Linha da Fatura que se aplicam a todas as Linhas da Fatura e 10 sinalizadores a nível de cabeçalho da Fatura que se aplicam a toda a Fatura.

Sinalizadores de Linha da Fatura

Sinalizador de Preço Unitário da LinhaEste Sinalizador é acionado se a diferença entre o Preço Unitário da Linha da Fatura e o Preço Unitário da Linha do Pedido de Compra exceder o limiar da Organização para Preço Unitário da Linha. Pode ser definido um Limiar de Fatura para este Sinalizador.
Sinalizador de Quantidade Encomendada da LinhaEste Sinalizador é acionado se a diferença entre a Quantidade Total Faturada da Linha da Fatura e a Quantidade Encomendada da Linha do Pedido de Compra exceder o limiar da Organização para Quantidade da Linha. Pode ser definido um Limiar de Fatura para este Sinalizador.
Sinalizador de Quantidade Recebida da LinhaEste Sinalizador é acionado se a diferença entre a Quantidade Total Faturada da Linha da Fatura e a Quantidade Recebida da Linha do Pedido de Compra exceder o limiar da Organização para Quantidade da Linha. Pode ser definido um Limiar de Fatura para este Sinalizador.
Sinalizador de Linha Não AssociadaEste Sinalizador é acionado se a Linha da Fatura ainda não estiver associada a uma Linha de Pedido de Compra.
Sinalizador de Total Original da LinhaEste Sinalizador é acionado se a diferença entre o Total Calculado atual da Linha da Fatura e o Total Original da Linha da Fatura exceder 0,00. Este Sinalizador só se aplica a Faturas criadas através do PurchasePlus Paperless Invoicing. O Total Original da Linha é guardado quando a Fatura é digitalizada e criada pelo Paperless Invoicing.

Sinalizadores de Cabeçalho da Fatura

Sinalizador de Linha SinalizadaEste Sinalizador é acionado se houver uma ou mais Linhas Sinalizadas na Fatura.
Sinalizador de Pedido de CompraEste Sinalizador é acionado se a Fatura ainda não estiver correspondida com um Pedido de Compra.
Sinalizador de Guias de ReceçãoEste Sinalizador é acionado se não houver Guias de Receção de Mercadorias registadas contra o Pedido de Compra correspondido com a Fatura.
Sinalizador de Total DesbalanceadoEste Sinalizador é acionado se a diferença entre o Total da Fatura e a soma das Partes da Fatura exceder o limiar da Organização para o Total da Fatura. Pode ser definido um Limiar de Fatura para este Sinalizador.
Sinalizador de ReferênciaEste Sinalizador é acionado se não houver Referência definida na Fatura.
Sinalizador de Número de FornecedorEste Sinalizador é acionado se não houver Número de Fornecedor definido no Fornecedor que enviou a Fatura.
Sinalizador de DepartamentoEste Sinalizador é acionado se não houver Departamento definido na Fatura.
Sinalizador de Código de ContaEste Sinalizador é acionado se não houver Código de Conta definido na Fatura.
Sinalizador de MoedaEste Sinalizador é acionado se a Moeda da Fatura não corresponder à Moeda do Pedido de Compra.
Sinalizador de Aprovação NecessáriaEste Sinalizador é acionado se a Fatura não tiver recebido aprovação. Este Sinalizador fará com que todas as Faturas sejam Sinalizadas e exijam Aprovação, mesmo que a Fatura fosse de outro modo autorreconciliada. Este Sinalizador não pode ser configurado como Importante.

Sinalizadores de Notas de Crédito

As seguintes Configurações de Sinalizadores podem ser definidas para Notas de Crédito.

Existe 1 sinalizador a nível de Linha da Nota de Crédito que se aplica a todas as Linhas da Nota de Crédito e 6 sinalizadores a nível de cabeçalho da Nota de Crédito que se aplicam a toda a Nota de Crédito.

Sinalizadores de Linha da Nota de Crédito

Sinalizador de Total DesbalanceadoEste Sinalizador é acionado se a diferença entre o Total da Nota de Crédito e a soma das Partes da Nota de Crédito exceder o limiar da Organização para o Total da Nota de Crédito.

Sinalizadores de Cabeçalho da Nota de Crédito

Sinalizador de FaturaEste Sinalizador é acionado se a Nota de Crédito ainda não estiver associada a uma Fatura.
Sinalizador de ReferênciaEste Sinalizador é acionado se não houver Referência definida na Nota de Crédito.
Sinalizador de Número de FornecedorEste Sinalizador é acionado se não houver Número de Fornecedor definido no Fornecedor que enviou a Nota de Crédito.
Sinalizador de DepartamentoEste Sinalizador é acionado se não houver Departamento definido na Nota de Crédito.
Sinalizador de Código de ContaEste Sinalizador é acionado se não houver Código de Conta definido na Nota de Crédito.
Sinalizador de Aprovação NecessáriaEste Sinalizador é acionado se a Nota de Crédito não tiver recebido aprovação. Este Sinalizador fará com que todas as Notas de Crédito sejam Sinalizadas e exijam Aprovação, mesmo que a Nota de Crédito fosse de outro modo autorreconciliada. Este Sinalizador não pode ser configurado como Importante.

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