Estados do Extrato
Estados do Extrato
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Estados da Linha
Uma linha de Extrato pode ter um de quatro estados. O estado provém das faturas correspondidas e do indicador de reconciliação forçada, sendo atualizado automaticamente quando as faturas subjacentes são alteradas.
- Não correspondida: Nenhuma fatura correspondente foi encontrada. Ainda pode corresponder a uma fatura futura; também pode associar uma manualmente ou forçar a reconciliação.
- Pendente: Foi encontrada uma correspondência com uma fatura, os totais coincidem, mas a fatura ainda não é definitiva (ainda está Aberta, Aprovada ou Exportada). Passará automaticamente para Reconciliada quando a fatura for Paga ou Processada.
- Atenção: Uma fatura foi correspondida e é definitiva, mas aplica-se pelo menos um motivo de Atenção. Precisa de a analisar.
- Reconciliada: Correspondida, definitiva, totais dentro da tolerância e sem motivos de Atenção. Ou então, a linha foi Reconciliada à Força.
Motivos de atenção
Quando uma linha está em Atenção, apresenta um ou mais motivos. Uma linha pode ter vários motivos em simultâneo e todos eles são exibidos.
- Discrepância: O montante no extrato e o total da fatura diferem em mais do que a sua tolerância.
- Fornecedor Incorreto: A fatura correspondida pertence a um fornecedor diferente do extrato.
- Duplicado: A fatura correspondida também está associada a uma linha noutro extrato.
- Cancelada: A fatura ou Nota de Crédito foi cancelada
Nota: A tolerância é a regra para aceitar pequenas discrepâncias automaticamente. Utiliza a mesma configuração de limites que já possui para Faturas e Notas de Crédito.
Processar exceções
Uma linha está Não correspondida
Se tiver uma linha não correspondida no seu extrato, pode:
- Aguardar: se a fatura ainda não foi recebida, deixe a linha como Não correspondida. As novas faturas que chegam ao PurchasePlus serão detetadas da próxima vez que abrir a vista de detalhes ou clicar em Executar Correspondência.
- Pesquisar e Associar: abra a janela modal de pesquisa manual para encontrar e associar a fatura pessoalmente (ver abaixo).
- Forçar Reconciliação: se sabe que a linha nunca terá uma fatura correspondente (por exemplo, um pagamento em numerário, uma liquidação fora da plataforma ou uma cobrança pontual), force a reconciliação com um motivo.
Forçar reconciliação
Forçar a reconciliação é a sobreposição manual da Linha. A linha é apresentada como Reconciliada com um indicador de "Forçada".
Pode Forçar a Reconciliação de qualquer linha que não esteja Reconciliada: Não correspondida, Pendente ou Atenção.
Utilize-o quando:
- Uma linha Não correspondida nunca terá uma fatura correspondente (liquidação fora da plataforma, saldo anterior transitado, item irreconciliável).
- Uma linha Pendente deve ser fechada sem esperar que a fatura atinja o estado definitivo.
- Uma linha em Atenção apresenta um motivo que já reviu e aceitou (discrepância, fatura cancelada, etc.).
Como Forçar a Reconciliação
- Clique no Estado do Extrato
- Clique em [Forçar Reconciliação.]
