O que a IA Pode Extrair e Pré-Preencher?

Question

Accepted Answer

Correspondência de Fornecedores A IA pode identificar Fornecedores, desde que a sua Organização tenha ‘Ativado’ esse Fornecedor em Meus Fornecedores . A IA não identificará um Fornecedor com o qual sua Organização não possua relacionamento comercial, mesmo que ele exista em nosso banco de dados. Se estiver enviando uma Fatura ou PDF pela UI, você terá a opção de selecionar o Fornecedor a partir de uma lista suspensa: Caso contrário, o Fornecedor poderá ser identificado automaticamente pelo seu Número de Registro Comercial (por exemplo, CNPJ no Brasil ou ABN na Austrália), desde que configurado para esse Fornecedor em Meus Fornecedores: No entanto, se o número de registro do Fornecedor não constar na Fatura ou Nota de Crédito, a IA não o identificará automaticamente. Se o Fornecedor for correspondido automaticamente, a IA também poderá vincular automaticamente produtos e Pedidos de Compra (que estejam com status Aberto). Se forem encontrados múltiplos Fornecedores com Pedidos de Compra correspondentes, nenhum Fornecedor será selecionado. Se nenhum Fornecedor correspondente for encontrado, o processo de digitalização continuará sem as informações do Fornecedor. Por fim, os Fornecedores podem ser identificados adicionando o ID do Fornecedor (atenção: NÃO o Número de Registro Comercial) a um endereço de e-mail secundário sem papel, por exemplo, ‘yourhotel.au+1234@invoices.purchaseplus.com’, onde 1234 é o ID do Fornecedor. Isso pode ser útil para Fornecedores que não incluem seu número de registro em suas faturas; sua Organização pode simplesmente fornecer a esses fornecedores um endereço de e-mail 'exclusivo' para onde eles devem enviar suas faturas. Correspondência de Departamentos e Códigos Contábeis (Codificação Automática) Nossa IA possui um sub-recurso opcional chamado 'Codificação Automática', que fica Desativado por padrão. Ele tenta sugerir automaticamente a classificação contábil de uma Fatura digitalizada com base nas configurações disponíveis de Departamento e Código Contábil e, em cenários ambíguos (ou quando não houver configurações definidas), considera como faturas semelhantes anteriores costumam ser codificadas. Primeiramente, os Departamentos e Códigos Contábeis podem ser pré-preenchidos com base nas configurações da Relação Comercial entre o Comprador e o Fornecedor. Você pode visualizar e atualizar essas configurações na aba Geral do Perfil do Fornecedor (acessado por [Meus Fornecedores] ) : Se não houver nenhuma configuração de Departamento ou Código Contábil no registro de Meus Fornecedores, mas um Pedido de Compra tiver sido correspondido à Fatura em digitalização, a IA pré-preencherá o Departamento e o Código Contábil do Pedido de Compra em vez disso: Se não houver configurações de Departamento ou Código Contábil no Pedido de Compra (ou se nenhum Pedido de Compra tiver sido encontrado), a IA tentará definir automaticamente o Departamento e a Conta do cabeçalho, bem como o Departamento e a Conta da Linha (caso algum seja diferente do cabeçalho), com base em Faturas e/ou Notas de Crédito semelhantes no histórico. Outros Dados em Nível de Cabeçalho Outras informações em Nível de Cabeçalho podem ser extraídas do PDF e pré-preenchidas, tais como: Data, Moeda, Totais, Valores de Impostos, Taxas de Entrega (incl. % de Imposto). Correspondência de Produtos A IA extrai cada linha da Fatura ou Nota de Crédito e tenta primeiro encontrar Produtos existentes em nossa base de dados que correspondam à Linha. Primeiro, a IA tenta fazer a correspondência com Produtos que pertencem ao Fornecedor, usando o(s) Código(s) de Produto disponível(is) para encontrar correspondências. Se houver algum Produto pertencente àquele Fornecedor, ela pré-preencherá os dados a partir do produto do Fornecedor (ex.: código P+, Marca, Tamanho da Unidade etc.). Segundo, ela tentará encontrar apenas a correspondência exata de um produto pertencente ao Fornecedor (sem levar em conta os Códigos de Produto disponíveis). Caso haja múltiplos resultados correspondentes, o sistema escolherá a melhor opção. Terceiro, tentará uma correspondência exata de um Produto Principal de propriedade da Marketboomer. Em caso de múltiplos resultados idênticos de Produtos Principais da Marketboomer, o sistema priorizará o produto mais antigo em nosso sistema e produtos que incluam imagem. Os produtos correspondidos aparecerão na UI como 'bloqueados' e exibirão os dados presentes em nossa base para aquele produto. Correspondências exatas têm prioridade, seguidas por correspondências parciais. Caso uma correspondência não possa ser determinada com confiança, o item de linha será criado em nosso sistema como um novo produto. Você pode remover qualquer correspondência clicando no botão Opções no lado esquerdo do item de linha no Formulário de Criação de Fatura e selecionando [Limpar Produto] . Se múltiplas correspondências potenciais forem encontradas, cada uma receberá uma pontuação pelo nosso algoritmo de Melhor Escolha e o Produto com a pontuação mais alta será selecionado. Em caso de empate, a primeira correspondência da lista será a escolhida. Se nenhuma correspondência estiver disponível, a IA criará Produtos totalmente novos e atribuirá automaticamente uma Categoria e Subcategoria ao(s) novo(s) Produto(s), com base nos dados disponíveis do produto e no Nome do Fornecedor. Os novos Produtos pertencerão ao Fornecedor que enviou a Fatura ou Nota de Crédito. Saiba mais sobre Propriedade do Produto . Outros Dados em Nível de Linha Outras informações em Nível de Linha podem ser extraídas e pré-preenchidas, tais como: Unidade de Medida e Nome da Unidade, Tamanho da Embalagem de Venda e Quantidade da Embalagem de Venda, Quantidade, Preço Unitário, % de Imposto, E Total da Linha, que é na verdade um valor calculado (e não um valor extraído). Observe que todas as faturas de serviços públicos (utilities) serão extraídas como um valor total único da fatura , devido à complexidade das estruturas de faturamento em contas de telecomunicações, gás e eletricidade. Instruções (Prompts) A Equipe de Administração do PurchasePlus pode fornecer 'Prompts' para a IA, ajudando-a a tomar decisões mais precisas. Esses 'Prompts' são opcionais e não precisam ser adotados pelas Organizações Compradoras que utilizam o Serviço de Digitalização por IA. Por exemplo, ‘Interpretar “Referência do Cliente” em um PDF como “Número do Pedido de Compra”’ . Dessa forma, conseguimos lidar com ambiguidades do dia a dia e aprimorar continuamente o funcionamento da IA. Se tiver uma sugestão de Prompt para a IA, entre em contato com seu Gerente de Contas. Tempo Médio de Digitalização por Documento O Tempo de Digitalização para uma Fatura média é de cerca de 30 segundos (em novembro de 2024). Idiomas Suportados Atualmente, todos os idiomas podem ser digitalizados pela IA. No entanto, não traduzimos as descrições dos Produtos (por exemplo, se a Fatura contiver descrições de produtos em francês, nossa IA digitalizará e pré-preencherá as descrições em francês).

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