Enviar para o PurchasePlus

Porquê enviar por e-mail

O PurchasePlus oferece uma solução de Faturação Sem Papel para Organizações que pretendem reduzir o tempo despendido a rever e a reconciliar as Faturas recebidas dos seus Fornecedores.

Trata-se de uma oferta de produto orientada para a automatização, integrando perfeitamente a leitura por OCR, Inteligência Artificial (IA), Machine Learning (ML) e o nosso serviço exclusivo Human-In-The-Loop. Esta combinação assegura um processamento de dados eficiente, uma tomada de decisões inteligente e a melhoria contínua do sistema, mantendo a supervisão humana essencial nas operações críticas.

Se a sua Organização optar por adotar a solução de Faturação Sem Papel, será fornecido um [Endereço de E-mail de Faturação Sem Papel] exclusivo à sua Organização. Uma vez atribuído, pode disponibilizar este Endereço de E-mail a cada um dos seus Fornecedores e solicitar que comecem a enviar as Faturas para este endereço, para que sejam processadas automaticamente através do PurchasePlus. 

Também pode enviar Faturas em PDF para o seu próprio [Endereço de E-mail de Faturação Sem Papel] em nome de um Fornecedor; consulte e siga as recomendações de boas práticas abaixo ao fazê-lo.

Ir para:

• Boas práticas
• Tempos de Processamento
• Como encontrar o seu Endereço de E-mail de Faturação Sem Papel
• Visualizar os seus E-mails Sem Papel
• Resolução de problemas

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Boas práticas

Utilize Faturas em ePDF:

• Instrua os seus Fornecedores a enviar uma única Fatura em PDF eletrónico como anexo diretamente para o seu [Endereço de E-mail de Faturação Sem Papel], pois estas são lidas com maior facilidade pelo PurchasePlus.
• Se o Fornecedor não conseguir fornecer Faturas em PDF eletrónico, um PDF digitalizado continua a ser aceite. Certifique-se de que a digitalização tem uma qualidade razoável para obter os melhores resultados no processamento da Fatura. 

Ao Enviar Faturas:

• Certifique-se de que o seu [Endereço de E-mail de Faturação Sem Papel] está no campo 'Para' (To) ou 'CC' do e-mail, e não no campo 'BCC'.
• Não escreva nem carimbe as faturas, pois isso prejudicará a capacidade de leitura da fatura.
• Peça ao Fornecedor que evite enviar anexos que não sejam Faturas, tais como Extratos, Guias de Remessa, Confirmações de Encomenda, etc., pois estes serão eliminados e abrandarão o processamento das faturas. 

Ficheiros Anexos

• Várias Faturas: Pode anexar várias faturas a um único e-mail, desde que o tamanho total dos ficheiros não exceda 10 MB.
• Envio de Ficheiro Único: Se preferir, pode enviar um único ficheiro contendo várias faturas. A nossa plataforma irá separá-las automaticamente em ficheiros individuais. Tenha em atenção que este processo de divisão pode demorar até 60 minutos, período durante o qual os ficheiros podem não estar imediatamente visíveis na fila.
• Limite de Tamanho e Extensão de Ficheiro: Cada ficheiro deve respeitar os limites de 10 MB de tamanho e 10 páginas de extensão.

Tempos de Processamento 

• 80% dos documentos submetidos são processados automaticamente e em tempo real, surgindo habitualmente na sua fila de espera em poucos minutos.
• Para documentos que não cumpram os nossos critérios de validação de negócio, dispomos de uma equipa dedicada de faturação para revisão manual. Damos prioridade a uma resposta rápida, com um tempo médio de processamento de 3 horas e a garantia de que todas as revisões são concluídas num prazo máximo de 24 horas.
• A nossa equipa de faturação opera 24 horas por dia durante os dias úteis, assegurando um processamento contínuo. Aos fins de semana, mantemos uma operação de 8 horas por dia.
• Para assistência prioritária, envie os seus pedidos para help@purchaseplus.com. Solicitamos a gentileza de limitar a utilização desta opção a casos verdadeiramente urgentes. Esta abordagem ajuda-nos a manter níveis de serviço equitativos para todos os nossos clientes.

Encontrar o endereço de faturação sem papel

Se a sua Organização utilizar a solução de Faturação Sem Papel:

1. Clique no seu [Nome de utilizador/Organização] no canto superior direito e, em seguida, selecione [Sobre].

2. Selecione [Detalhes Organizacionais] → [Endereço de E-mail Sem Papel]. O seu Endereço de E-mail de Faturação Sem Papel, específico da sua Organização, será apresentado aqui:

Ver e-mails enviados

Para ver todos os e-mails recebidos no seu Endereço de E-mail de Faturação Sem Papel numa tabela, clique em [E-mails Sem Papel] → [Ver Tudo] na barra de navegação lateral:

Pode clicar no número na coluna [E-mail] para ver o e-mail original, bem como uma ligação para eventuais anexos:

Saiba mais sobre o módulo de E-mails Sem Papel.

Resolução de problemas

• Se o Número da Fatura e o Fornecedor forem iguais aos de uma Fatura já existente na sua Organização, a Fatura será eliminada. Não é possível ter o mesmo Número de Fatura duas vezes para o mesmo Fornecedor.
• Se a Fatura não puder ser lida devido a informações em falta, o processamento da Fatura não terá sucesso. Um membro da equipa do PurchasePlus entrará em contacto com a sua Organização para informar e colaborar consigo na retificação das informações.
• Se o documento não for uma Fatura (por exemplo: um extrato, uma guia de remessa, uma confirmação de encomenda, etc.), será eliminado e não será processado.
• Faturas provenientes de um Fornecedor totalmente novo (ou seja, um Fornecedor sem perfil no nosso sistema) podem necessitar de ser mapeadas pelo nosso sistema, o que pode demorar até 48 horas. As Faturas surgirão na sua Organização assim que forem processadas com sucesso. A Fatura seguinte desse Fornecedor já será processada à velocidade normal.
• Faturas em que o Número Fiscal do Fornecedor não corresponda ao registado no PurchasePlus não poderão ser lidas automaticamente. Um membro da equipa do PurchasePlus entrará em contacto com a sua Organização para informar e colaborar consigo na retificação dos dados.
• Se a Fatura for de um Fornecedor que ainda não tenha sido adicionado como Fornecedor à sua Organização, um membro da equipa do PurchasePlus entrará em contacto com a sua Organização para o informar e orientar no processo de adição do Fornecedor.