Visão Geral

Fluxo de Trabalho de Aprovação

Desde o momento em que uma Fatura e Nota de Crédito é ingerida pelo nosso sistema, o PurchasePlus analisa constantemente cada documento nos estados 'Aberto' e 'Aguardando Aprovação', e levanta Sinalizadores ao nível de Cabeçalho ou de Linha no documento, de acordo com as Configurações de Sinalizadores de cada Organização. Estes Sinalizadores indicam que existe um problema com esse documento – por exemplo, a quantidade encomendada (no Pedido de Compra correspondente) não é igual à quantidade Faturada – e precisa de ser revisto por uma pessoa designada.

Exatamente quem é essa pessoa pode variar, dependendo da Unidade da Organização que recebeu a Fatura ou Nota de Crédito, do valor do documento, ou de ambos. Pode até precisar de ser revisto por várias pessoas dentro de uma organização. A lógica referente a quem precisa de Aprovar uma Fatura ou Nota de Crédito, bem como as notificações automáticas e tarefas que capacitam o revisor, é definida por um Fluxo de Trabalho de Aprovação. ( Nota: isto também se aplica agora a transferências de stock e requisições)

Assim que um documento receber a Aprovação Final, avançará automaticamente para o estado Reconciliado e poderá ser Exportado para o seu Sistema de AP externo.

Um Fluxo de Trabalho de Aprovação contém Níveis, Atribuições e é Executado quando uma Fatura ou Nota de Crédito elegível é imputada à Organização/Unidade atribuída. Continue a ler para saber mais.

Para requisições e transferências de stock, assim que atingem a Aprovação Final: As Requisições serão concluídas e obterão um Pedido de Compra. As Transferências de Stock serão marcadas como concluídas. 

Níveis do Fluxo de Trabalho

Os Fluxos de Trabalho possuem Níveis, que controlam o(s) utilizador(es) que pode(m) aprovar Faturas ou Notas de Crédito até um Valor estipulado.

Todos os Níveis do Fluxo de Trabalho têm um Nome (por exemplo, 'Nível 1' ou 'Ajudante de Cozinha'), e cada Nível possui três componentes distintos: Ordem do Nível, Valor Máximo do Nível e Aprovadores do Nível.

Isto também se aplica a fluxos de trabalho de requisição e transferências de stock:

Transferências de Inventário

Requisições

Ordem do Nível do Fluxo de Trabalho

Uma Fatura ou Nota de Crédito que entre num Fluxo de Trabalho exigirá Aprovação na Ordem do Nível definida. Ou seja, o documento deve primeiro ser Aprovado pelo Nível de Ordem 1 antes de poder ser Aprovado pelo Nível de Ordem 2, e assim por diante, até receber a Aprovação Final. Consulte a secção: Valor Máximo do Nível do Fluxo de Trabalho para obter mais informações sobre a Aprovação Final.

Um Fluxo de Trabalho pode conter até 10 Níveis.

Valor Máximo do Nível do Fluxo de Trabalho

O Valor Máximo de um Nível é importante, pois indica quais Níveis podem fornecer a Aprovação Final para uma Fatura ou Nota de Crédito e quais Níveis não podem. 

Se o valor do documento for menor ou igual ao Valor Máximo do Nível, a aprovação final será concedida por esse Nível. Se o valor do documento for maior do que o Valor Máximo do Nível, a Aprovação Final não será concedida por esse Nível e continuará para o Nível seguinte.

Por exemplo, se o Valor Máximo do Nível 1 for 500 € e uma Fatura com o valor de 501 € entrar no Fluxo de Trabalho, os Aprovadores no Nível 1 não poderão fornecer a Aprovação Final da Fatura – a Aprovação Final deve ser fornecida por alguém num Nível com um Valor Máximo superior a 500 €. Contudo, se o valor da Fatura fosse 499 €, o(s) Aprovador(es) no Nível 1 poderiam fornecer a Aprovação Final para a Fatura, sem necessidade de aprovação por um utilizador num Nível superior.

Nota - Não existe um Valor de Nível 'Ilimitado'. O Valor Máximo do último Nível do Fluxo de Trabalho deve ser o valor viável mais elevado de Fatura ou Nota de Crédito que prevê receber.

No separador [Definições] do Fluxo de Trabalho, ative [Ignorar aprovação se exceder o valor máximo] quando os Níveis cujo Valor Máximo seja inferior ao total do documento devam ser ignorados. Níveis marcados como Sempre obrigatório nunca são ignorados. Os Níveis finais podem permanecer como Não aplicável.

Nota - Os Níveis marcados como Sempre obrigatório ainda devem aprovar quando o documento exceder o Valor Máximo. Se o Valor Máximo desse Nível for inferior ao total do documento, a aprovação é parcial e o documento segue para o Nível aplicável seguinte.

Aprovadores do Fluxo de Trabalho

Os Níveis de Fluxo de Trabalho podem ter um ou mais Aprovadores:

Os Aprovadores pertencentes a cada Nível serão notificados por e-mail quando uma Fatura ou Nota de Crédito entrar no Nível e exigir a sua Aprovação. Qualquer Utilizador no Nível pode aprovar o documento, e a Aprovação do Nível será considerada 'concedida' pelo primeiro utilizador que Aprovar dentro do Nível. 

Atribuições do Fluxo de Trabalho

Os Fluxos de Trabalho de Aprovação de Faturas ou Notas de Crédito são atribuídos a uma ou mais Organizações ou Unidades da Organização. Qualquer documento imputado (Codificado) a uma Organização ou Unidade da Organização será colocado no Fluxo de Trabalho atribuído a essa Organização. 

Os utilizadores com a permissão 'Gerir Organizações' podem Atribuir um Fluxo de Trabalho à sua Organização na página [Definições do Sistema] → [Definições da Organização]. 

Um Fluxo de Trabalho pode ser atribuído a várias Organizações (Departamentos), mas uma Organização só pode ter um Fluxo de Trabalho atribuído a ela. 

Para o Fluxo de Trabalho de Aprovação de Transferência de Stock, a única diferença é que os atribui à própria Localização de Stock:

Nota sobre Hierarquias da Organização

Os Fluxos de Trabalho não são 'herdados' de Organizações superiores. Se pretender que uma Unidade da Organização tenha o mesmo Fluxo de Trabalho de Aprovação de Faturas que uma das suas Organizações Superiores, este deve ser aplicado em ambos os níveis (superior e dependente) na Hierarquia da Organização.

Execuções do Fluxo de Trabalho

Os Fluxos de Trabalho são 'Executados' quando uma Fatura ou Nota de Crédito elegível é imputada a uma Organização onde um Fluxo de Trabalho está Atribuído. 

Existe um separador [Execuções] num Fluxo de Trabalho que lista todas as vezes que um determinado Fluxo de Trabalho foi acionado, detalhando os documentos envolvidos:

Para visualizar um Painel de Informações detalhado (ou seja, um Registo de Auditoria) referente a uma Execução de Fluxo de Trabalho específica e a todos os Eventos de Execução, clique no botão na coluna [Info].

Cancelar, Reter (Parking) ou Eliminar uma Fatura ou Nota de Crédito em qualquer momento durante uma Execução Ativa cancelará a Execução do Fluxo de Trabalho.

Para Requisições, verá o número de requisições, aplicando-se o mesmo às transferências de stock:

Requisições

Transferências de Stock

Quem pode gerir fluxos de trabalho

Um Utilizador deve ter a permissão 'Pode Gerir Fluxos de Trabalho de Aprovação' ativada para poder Criar ou Gerir Fluxos de Trabalho de Aprovação.

Os utilizadores com esta Permissão poderão Gerir os Fluxos de Trabalho em qualquer Organização da qual sejam membros.

Para Atribuir um Fluxo de Trabalho a uma Organização, o utilizador deve ter a permissão 'Gerir Organizações'.

Criar um Fluxo de Trabalho de Aprovação

Os utilizadores com a permissão 'Pode Gerir Fluxos de Trabalho de Aprovação' podem criar um novo Fluxo de Trabalho de Aprovação de Faturas ou Notas de Crédito (aplica-se também a requisições e transferências de stock) seguindo estes passos. Uma vez criados, os Fluxos de Trabalho não podem ser eliminados.

Passo 1. Aceda a [Definições do Sistema] → [Fluxos de Trabalho de Aprovação] na Barra de Navegação Lateral e, em seguida, clique no botão [Criar um Novo Fluxo de Trabalho de Aprovação]:

Passo 2. Selecione o Tipo de Fluxo de Trabalho pretendido e, em seguida, atribua um Nome e uma Descrição ao Fluxo de Trabalho antes de clicar em [Criar Fluxo de Trabalho]:

Passo 3. Chegará ao Fluxo de Trabalho recém-criado, que possui um Nível padrão. Pode editar o Nível padrão clicando em [Atualizar Nível] no menu [Mais], se pretender alterar o Nome ou o Valor Máximo do Nível:

Passo 4. Clique em [Criar Novo Nível] para adicionar mais Níveis conforme necessário. Recomenda-se vivamente que os Níveis sejam Ordenados de acordo com os seus Valores Máximos, por ordem crescente. Pode editar os Níveis e a Ordem dos Níveis selecionando a(s) opção(ões) relevante(s) no Menu [Mais]:

Passo 5. Adicione Aprovadores a cada Nível clicando no botão na coluna [Aprovadores]. Apenas poderá adicionar Aprovadores que (a) sejam utilizadores existentes do PurchasePlus e (b) sejam membros da Organização na qual está a criar o Fluxo de Trabalho:

Passo 6. O Fluxo de Trabalho torna-se 'Ativo' assim que for Atribuído a uma ou mais Organizações ou Unidades da Organização. 

Atualizar um Fluxo de Trabalho de Aprovação

Pode atualizar o Nome e a Descrição de um Fluxo de Trabalho acedendo ao separador [Definições]:

Atualizar Níveis do Fluxo de Trabalho

Ao clicar no menu [Mais] num Nível de Fluxo de Trabalho, ser-lhe-á apresentada uma lista de opções para atualizar o Nível de Fluxo de Trabalho:

• [Mover Nível para Cima] e [Mover Nível para Baixo] podem ser utilizados para modificar a ordem dos Níveis no Fluxo de Trabalho.
• [Atualizar Nível] pode ser utilizado para alterar o Nome ou o Valor Máximo do Nível e para marcar o Nível como Sempre obrigatório.
• [Eliminar Nível] removerá completamente o Nível do Fluxo de Trabalho.

Se existir mesmo que uma única Fatura Aguardando Aprovação no Fluxo de Trabalho, os Níveis desse Fluxo de Trabalho não poderão ser atualizados nem eliminados. A(s) Fatura(s) precisam de ser Retidas (Parked) ou passar pelo processo de aprovação antes que os Níveis possam ser atualizados. No entanto, pode adicionar um novo Aprovador (utilizador) ao Nível a qualquer momento. (aplica-se o mesmo a requisições, notas de crédito e transferências de stock)

Adicionar ou Remover Aprovadores

Para gerir os Aprovadores num Nível do Fluxo de Trabalho, clique primeiro no botão na coluna [Aprovadores]:

Para Adicionar um novo Aprovador, clique no botão [Adicionar Aprovador] e procure o utilizador em questão. Apenas poderá adicionar Aprovadores que (a) sejam utilizadores existentes do PurchasePlus e (b) sejam membros da Organização na qual está a criar o Fluxo de Trabalho.

Para Remover um Aprovador, clique em [Remover] no menu [Mais]:

Atualizar a(s) Atribuição(ões) de um Fluxo de Trabalho

A capacidade de Atribuir um Fluxo de Trabalho pode ser encontrada em dois locais no PurchasePlus:

1. O separador [Atribuições] do Fluxo de Trabalho:

Em [Nova Atribuição], selecione o separador [Conta (A nível de toda a Organização)] para selecionar múltiplos códigos de Conta e atribuir o Fluxo de Trabalho numa única gravação. As contas já atribuídas estarão marcadas, desativadas e apresentarão a etiqueta Já Atribuído.

2. A página [Definições do Sistema] → [Definições da Organização]:

Atenção: Os utilizadores devem ter a permissão 'Gerir Organizações' para atribuir um Fluxo de Trabalho de Aprovação a uma Organização ou Unidade da Organização.

Se houver mesmo que uma única Fatura no estado Aguardando Aprovação de acordo com o Fluxo de Trabalho, o Fluxo de Trabalho não poderá ter a sua atribuição removida de uma Organização. A(s) Fatura(s) devem primeiro ser Retidas ou concluir o processo de Aprovação. (aplica-se o mesmo a requisições, notas de crédito e transferências de stock)

Eliminar um Fluxo de Trabalho

Os Fluxos de Trabalho devem ser eliminados por um membro da Equipa de Configuração do PurchasePlus. Por favor contacte-nos para combinar a Eliminação de um Fluxo de Trabalho de uma Unidade da Organização

Aprovar ou rejeitar

Os utilizadores têm a capacidade de Aprovar ou Rejeitar uma Fatura ou Nota de Crédito que tenha sido imputada a uma Unidade da Organização onde (a) exista um Fluxo de Trabalho Atribuído, e (b) sejam Aprovadores num dos seus Níveis do Fluxo de Trabalho.

Os Aprovadores podem Aprovar ou Rejeitar o documento a partir da página [Faturas OU Notas de Crédito] → [Aguardando Minha Aprovação]. Tenha em atenção que os Aprovadores no segundo Nível (e subsequentes) do Fluxo de Trabalho só verão Faturas ou Notas de Crédito nesta lista depois de terem recebido Aprovação do(s) Nível(eis) anterior(es):

Além disso, os Aprovadores podem clicar numa Fatura ou Nota de Crédito e utilizar os botões [Aprovar] ou [Rejeitar] no cabeçalho do documento:

O que acontece quando uma Fatura ou Nota de Crédito é Aprovada?

• Se o Valor da Fatura ou Nota de Crédito for superior ao Valor Máximo do Nível do Aprovador, o documento avançará para o Nível de Aprovação seguinte. Os utilizadores no Nível de Aprovação seguinte serão notificados por e-mail.
• Se o Valor do documento for inferior ao Valor Máximo do Nível do Aprovador, o Fluxo de Trabalho considera esta ação como 'Aprovação Final', e a Fatura ou Nota de Crédito é automaticamente movida para o estado Reconciliado. Pode então ser exportada para o seu sistema de AP externo para pagamento. (aplica-se o mesmo a requisições e transferências de stock)

O que acontece quando uma Fatura ou Nota de Crédito é Rejeitada?

• Será solicitado aos Aprovadores que adicionem um Comentário, e o documento é automaticamente transicionado para o estado Cancelado. (aplica-se o mesmo a requisições e transferências de stock)

Novo vs legado

Para os utilizadores de longa data do PurchasePlus, é provável que estejam familiarizados com o funcionamento dos Fluxos de Trabalho na nossa plataforma Legada. Veja como os 'Novos' Fluxos de Trabalho de Aprovação diferem dos Fluxos de Trabalho Legados:

• Ao contrário dos Aprovadores de Faturas Legados, os Novos Aprovadores de Fluxo de Trabalho (e a Ordem de Aprovação) são definidos por Níveis, em vez de a Função de Aprovador Operacional ou Financeiro aprovar a Fatura a qualquer momento.
• Os [Novos] Fluxos de Trabalho de Aprovação precisam de ser ativados para a Organização Compradora, bem como para as Unidades da Organização individuais.
• Ao contrário dos Fluxos de Trabalho de Aprovação Legados, não existe um Nível 'Ilimitado' que possa ser aplicado, e o Nível final deve ter o valor mais elevado que se prevê necessitar de aprovação.
• Nos Novos Fluxos de Trabalho, os utilizadores podem ver as Execuções do Fluxo de Trabalho sobre as Faturas e Notas de Crédito implicadas. Dentro de uma Execução, os utilizadores podem visualizar os Eventos de Execução – fornecendo um Registo de Auditoria eficaz para uma Fatura ou Nota de Crédito dentro de um Fluxo de Trabalho.

Por último, é importante notar que os 'Novos' Fluxos de Trabalho de Aprovação são mutuamente exclusivos com os Fluxos de Trabalho de Aprovação Legados. Assim que os Novos Fluxos de Trabalho de Aprovação forem ativados para uma Organização, os utilizadores dessa Organização já não poderão Aprovar Faturas ou Notas de Crédito de acordo com os Fluxos de Trabalho de Aprovação Operacional e Financeira Legados.

Resolução de Problemas

• Acabei de ativar os Novos Fluxos de Trabalho para a minha Organização, mas nenhuma das minhas Faturas (Aguardando Aprovação) foi colocada no Fluxo de Trabalho relevante.

As Faturas e Notas de Crédito que estavam Aguardando Aprovação quando os Novos Fluxos de Trabalho foram ativados precisam de ser reabertas e depois Marcadas como Aguardando Aprovação novamente para que o Fluxo de Trabalho de Aprovação relevante entre em vigor. (aplica-se o mesmo a requisições e transferências de stock)

• O que acontece se a Fatura ou Nota de Crédito for imputada a uma Unidade da Organização diferente durante a Execução do Fluxo de Trabalho?

O estado da Execução do Fluxo de Trabalho é atualizado para Cancelado, e o documento entra na nova Execução do Fluxo de Trabalho. (aplica-se o mesmo a requisições e transferências de stock)

• O que acontece se uma Fatura ou Nota de Crédito estiver a meio da Execução do Fluxo de Trabalho e todos os Sinalizadores forem resolvidos?

A Execução é cancelada e o documento é automaticamente atualizado para Reconciliado. (aplica-se o mesmo a requisições e transferências de stock)

• O que acontece se nenhum Fluxo de Trabalho de Aprovação for encontrado para a Unidade da Organização à qual uma Fatura ou Nota de Crédito está imputada?

O documento permanece no estado Aguardando Aprovação. (aplica-se o mesmo a requisições e transferências de stock)

• **O que acontece se houver um Fluxo de Trabalho de Aprovação ativado para uma Organização, mas nenhum Aprovador for adicionado a nenhum dos Níveis do Fluxo de Trabalho?

A Fatura ou Nota de Crédito permanecerá no Fluxo de Trabalho de Aprovação até que um Aprovador seja adicionado ao Nível relevante. (aplica-se o mesmo a requisições e transferências de stock)**

• Quero replicar os 'Fluxos de Trabalho de Aprovação Operacional e Financeira' Legados. Como posso fazer isso?

Pode criar dois Níveis de Fluxo de Trabalho com um Valor Máximo de 0 € cada e adicionar Aprovadores Operacionais a um dos Níveis e Aprovadores Financeiros ao outro Nível. (aplica-se o mesmo a requisições e transferências de stock)

• Estou a ser impedido de editar um Fluxo de Trabalho, mesmo tendo a permissão correta. 

O nosso sistema impede a edição de um Fluxo de Trabalho se houver Execuções ativas no mesmo. Primeiro, Aprove ou Rejeite as Faturas na Execução Ativa e, em seguida, poderá editar o Fluxo de Trabalho. (aplica-se o mesmo a requisições e transferências de stock)

• Estou a receber dois e-mails de 'Faturas Aguardando Minha Aprovação'.

Deve ser removido como Aprovador do Fluxo de Trabalho de Aprovação de Faturas Legado.

• Posso 'Ignorar' Níveis de Aprovação se for membro de um Nível do Fluxo de Trabalho com um Valor Máximo superior ao Valor da Fatura ou Nota de Crédito?

Não, o documento ainda exigirá Aprovação dos utilizadores definidos na Ordem dos Níveis configurada para o Fluxo de Trabalho. Por exemplo, se o Valor de uma Fatura for 1000 €, o Nível 1 pode aprovar até 500 € e o Nível 2 pode aprovar até 2000 €, os membros do Nível 2 ainda devem aguardar a Aprovação do Nível 1 antes de poderem fornecer a Aprovação Final para a Fatura Aguardando Aprovação. No entanto, a permissão 'Pode Super Aprovar Faturas e Notas de Crédito' permite que utilizadores autorizados façam a transição forçada de qualquer Fatura ou Nota de Crédito 'Aguardando Aprovação' para o estado 'Reconciliado', independentemente de estar ou não num Fluxo de Trabalho de Aprovação no momento. Esta permissão é, portanto, uma forma eficaz para indivíduos autorizados 'ignorarem' níveis de aprovação do fluxo de trabalho. (aplica-se o mesmo a requisições e transferências de stock)