Visão geral

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• Fluxo de Trabalho de Aprovação
  • Níveis do Fluxo de Trabalho
    • Ordem
    • Valor Máximo
    • Aprovadores
  • Atribuições do Fluxo de Trabalho
    • Observação sobre Hierarquias de Organização
  • Execuções do Fluxo de Trabalho (Registro de Auditoria)
• Quem pode Criar e Gerenciar Fluxos de Trabalho de Aprovação?
• Guia: Criando um Fluxo de Trabalho de Aprovação
• Guia: Atualizando Fluxos de Trabalho de Aprovação
  • Atualizando Níveis do Fluxo de Trabalho de Aprovação
  • Adicionando ou Removendo Aprovadores
  • Atualizando Atribuição(ões) de um Fluxo de Trabalho
  • Excluindo um Fluxo de Trabalho
• Guia: Aprovando (ou Recusando) um Documento em um Fluxo de Trabalho de Aprovação
• Novo vs legado
• Solução de Problemas

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Fluxo de Trabalho de Aprovação

A partir do momento em que uma Fatura e Nota de Crédito é integrada pelo nosso sistema, o PurchasePlus analisa constantemente todos os documentos nos estados 'Aberto' e 'Aguardando Aprovação', e gera Sinalizadores no nível do Cabeçalho ou da Linha do documento, de acordo com as Configurações de Sinalizadores de cada Organização. Esses Sinalizadores nos indicam que há um problema com aquele documento – por exemplo, a quantidade solicitada (no Pedido de Compra correspondente) não é a mesma que a quantidade faturada – e ele precisa ser revisado por uma pessoa designada.

Exatamente quem é essa pessoa pode variar, dependendo da Unidade Organizacional que recebeu a Fatura ou Nota de Crédito, do valor do documento, ou de ambos. Pode até mesmo precisar ser revisado por várias pessoas em uma organização. A lógica referente a quem precisa Aprovar uma Fatura ou Nota de Crédito, bem como as notificações e tarefas automáticas que capacitam o revisor, é definida por um Fluxo de Trabalho de Aprovação. ( Observação: isso agora também se aplica a transferências de estoque e requisições)

Assim que um documento recebe a Aprovação Final, ele avança automaticamente para o estado Reconciliado e fica pronto para ser Exportado para o seu Sistema de Contas a Pagar externo.

Um Fluxo de Trabalho de Aprovação contém Níveis, Atribuições e é Executado quando uma Fatura ou Nota de Crédito qualificada é codificada para a Organização/Unidade atribuída. Continue lendo para saber mais.

Para requisições e transferências de estoque, assim que atingem a Aprovação Final: Requisições serão concluídas e obterão um Pedido de Compra. Transferências de Estoque serão marcadas como concluídas.

Níveis do Fluxo de Trabalho

Os Fluxos de Trabalho possuem Níveis, que controlam o(s) usuário(s) que podem aprovar Faturas ou Notas de Crédito até um Valor estipulado.

Todos os Níveis de Fluxo de Trabalho possuem um Nome (ex.: 'Nível 1' ou 'Ajudante de Cozinha'), e cada Nível possui três componentes distintos: Ordem do Nível, Valor Máximo do Nível e Aprovadores do Nível.

Isso também se aplica a fluxos de trabalho de requisição e transferências de estoque:

Transferências de Estoque

Requisições

Ordem do Nível do Fluxo de Trabalho

Uma Fatura ou Nota de Crédito que entra em um Fluxo de Trabalho exigirá Aprovação na Ordem de Nível definida. Ou seja, o documento deve primeiro ser Aprovado pela Ordem de Nível 1 antes de poder ser Aprovado pela Ordem de Nível 2 e assim por diante, até receber a Aprovação Final. Consulte a seção: Valor Máximo do Nível do Fluxo de Trabalho para obter mais informações sobre Aprovação Final.

Um Fluxo de Trabalho pode conter até 10 Níveis.

Valor Máximo do Nível do Fluxo de Trabalho

O Valor Máximo de um Nível é importante, pois nos indica quais Níveis podem conceder a Aprovação Final para uma Fatura ou Nota de Crédito e quais Níveis não podem.

Se o valor do documento for menor ou igual ao Valor Máximo do Nível, a aprovação final será concedida por esse Nível. Se o valor do documento for maior que o Valor Máximo do Nível, a Aprovação Final não será concedida pelo Nível, e ele continuará para o próximo Nível.

Por exemplo, se o Valor Máximo do Nível 1 for $500 e uma Fatura com valor de $501 entrar no Fluxo de Trabalho, os Aprovadores no Nível 1 não poderão conceder a Aprovação Final para a Fatura – a Aprovação Final deverá ser fornecida por alguém em um Nível com um Valor Máximo superior a $500. No entanto, se o valor da Fatura fosse $499, o(s) Aprovador(es) no Nível 1 poderiam fornecer a Aprovação Final para a Fatura, sem que ela precisasse ser aprovada por um usuário em um Nível superior.

Observação: não há Valor de Nível 'Ilimitado'. O Valor Máximo do último Nível do Fluxo de Trabalho deve ser o valor viável mais alto de Fatura ou Nota de Crédito que você provavelmente receberá.

Aprovadores do Fluxo de Trabalho

Os Níveis de Fluxo de Trabalho podem ter um ou mais Aprovadores:

Os Aprovadores pertencentes a cada Nível serão notificados por e-mail quando uma Fatura ou Nota de Crédito entrar no Nível e exigir a aprovação deles. Qualquer Usuário no Nível pode aprovar o documento, e a Aprovação do Nível será considerada 'concedida' pelo primeiro usuário que Aprovar dentro do Nível.

Atribuições do Fluxo de Trabalho

Os Fluxos de Trabalho de Aprovação de Fatura ou Nota de Crédito são atribuídos a uma ou mais Organizações ou Unidades Organizacionais. Qualquer documento debitado (Codificado) para uma Organização ou Unidade Organizacional será colocado no Fluxo de Trabalho atribuído a essa Organização.

Usuários com a permissão 'Gerenciar Organizações' podem Atribuir um Fluxo de Trabalho à sua Organização na página [Configurações do Sistema] → [Configurações da Organização].

Um Fluxo de Trabalho pode ser atribuído a várias Organizações (Departamentos), mas uma Organização só pode ter um Fluxo de Trabalho atribuído a ela.

Para o Fluxo de Trabalho de Aprovação de Transferência de Estoque, a única diferença é que você os atribui ao próprio Local de Estoque:

Observação sobre Hierarquias de Organização

Os Fluxos de Trabalho não são 'herdados' de Organizações mãe. Se você deseja que uma Unidade Organizacional tenha o mesmo Fluxo de Trabalho de Aprovação de Faturas que uma de suas Organizações Mãe, ele deve ser aplicado tanto no nível superior quanto nos níveis subordinados na Hierarquia da Organização.

Execuções do Fluxo de Trabalho

Os Fluxos de Trabalho são 'Executados' quando uma Fatura ou Nota de Crédito qualificada é codificada para uma Organização onde um Fluxo de Trabalho está Atribuído.

Há uma aba [Execuções] dentro de um Fluxo de Trabalho que lista todas as vezes em que um determinado Fluxo de Trabalho foi acionado, detalhando os documentos que foram envolvidos:

Para visualizar um Painel de Informações detalhado (ou seja, um Registro de Auditoria) sobre uma Execução de Fluxo de Trabalho específica e todos os Eventos de Execução, clique no botão na coluna [Info].

Cancelar, Estacionar ou Excluir uma Fatura ou Nota de Crédito a qualquer momento durante uma Execução Ativa cancelará a Execução do Fluxo de Trabalho.

Para Requisições, você verá o número de requisições; o mesmo se aplica às transferências de estoque:

Requisições

Transferências de Estoque

Quem pode gerenciar fluxos de trabalho

Um Usuário deve ter a permissão 'Pode Gerenciar Fluxos de Trabalho de Aprovação' habilitada para poder Criar ou Gerenciar Fluxos de Trabalho de Aprovação.

Usuários com esta Permissão poderão Gerenciar os Fluxos de Trabalho em qualquer Organização da qual sejam membros.

Para Atribuir um Fluxo de Trabalho a uma Organização, o usuário deve ter a permissão 'Gerenciar Organizações'.

Criando um Fluxo de Trabalho de Aprovação

Usuários com a permissão 'Pode Gerenciar Fluxos de Trabalho de Aprovação' podem criar um novo Fluxo de Trabalho de Aprovação de Fatura ou Nota de Crédito (também se aplica a requisições e transferências de estoque) seguindo estas etapas. Uma vez criados, os Fluxos de Trabalho não podem ser excluídos.

Etapa 1. Navegue até [Configurações do Sistema] → [Fluxos de Trabalho de Aprovação] na Barra de Navegação Lateral e clique no botão [Criar um Novo Fluxo de Trabalho de Aprovação]:

Etapa 2. Selecione o Tipo de Fluxo de Trabalho desejado e, em seguida, insira um Nome e uma Descrição para o Fluxo de Trabalho antes de clicar em [Criar Fluxo de Trabalho]:

Etapa 3. Você chegará ao Fluxo de Trabalho recém-criado, que possui um Nível padrão. Você pode editar o Nível padrão clicando em [Atualizar Nível] no menu [Mais], se desejar alterar o Nome ou o Valor Máximo do Nível:

Etapa 4. Clique em [Criar Novo Nível] para adicionar mais Níveis conforme necessário. É altamente recomendável que os Níveis sejam ordenados de acordo com os Valores Máximos dos Níveis, em ordem crescente. Você pode editar os Níveis e a Ordem dos Níveis selecionando a(s) opção(ões) relevante(s) no Menu [Mais]:

Etapa 5. Adicione Aprovadores a cada Nível clicando no botão na coluna [Aprovadores]. Você só poderá adicionar Aprovadores que (a) sejam usuários existentes do PurchasePlus e (b) sejam membros da Organização na qual você está criando o Fluxo de Trabalho:

Etapa 6. O Fluxo de Trabalho se torna 'Ativo' assim que for Atribuído a uma ou mais Organizações ou Unidades Organizacionais.

Atualizando um Fluxo de Trabalho de Aprovação

Você pode atualizar o Nome e a Descrição de um Fluxo de Trabalho acessando a aba [Configurações]:

Atualizando Níveis do Fluxo de Trabalho

Ao clicar no menu [Mais] em um Nível do Fluxo de Trabalho, você verá uma lista de opções para atualizar um Nível:

• [Mover Nível para Cima] e [Mover Nível para Baixo] podem ser usados para modificar a ordem dos Níveis no Fluxo de Trabalho.
• [Atualizar Nível] pode ser usado para alterar o Nome ou o Valor Máximo do Nível.
• [Excluir Nível] removerá completamente o Nível do Fluxo de Trabalho.

Se houver mesmo que uma única Fatura Aguardando Aprovação no Fluxo de Trabalho, os Níveis desse Fluxo de Trabalho não poderão ser atualizados ou excluídos. A(s) Fatura(s) precisam ser Estacionadas ou passar pelo processo de aprovação antes que os Níveis possam ser atualizados. No entanto, você pode adicionar um novo Aprovador (usuário) ao Nível a qualquer momento. (o mesmo se aplica a requisições, notas de crédito e transferências de estoque)

Adicionando ou Removendo Aprovadores

Para gerenciar os Aprovadores em um Nível de Fluxo de Trabalho, clique primeiro no botão na coluna [Aprovadores]:

Para Adicionar um novo Aprovador, clique no botão [Adicionar Aprovador] e pesquise o usuário em questão. Você só poderá adicionar Aprovadores que (a) sejam usuários existentes do PurchasePlus e (b) sejam membros da Organização na qual você está criando o Fluxo de Trabalho.

Para Remover um Aprovador, clique em [Remover] no menu [Mais]:

Atualizando Atribuição(ões) de um Fluxo de Trabalho

A opção de Atribuir um Fluxo de Trabalho pode ser encontrada em dois locais no PurchasePlus:

1. A aba [Atribuições] do Fluxo de Trabalho:

2. A página [Configurações do Sistema] → [Configurações da Organização]:

Observação: Os usuários devem ter a permissão 'Gerenciar Organizações' para atribuir um Fluxo de Trabalho de Aprovação a uma Organização ou Unidade Organizacional.

Se houver mesmo que uma única Fatura no estado Aguardando Aprovação de acordo com o Fluxo de Trabalho, o Fluxo de Trabalho não poderá ter sua atribuição removida de uma Organização. A(s) Fatura(s) devem ser Estacionadas ou passar pelo processo de Aprovação primeiro. (o mesmo se aplica a requisições, notas de crédito e transferências de estoque)

Excluindo um Fluxo de Trabalho

Os Fluxos de Trabalho devem ser excluídos por um membro da Equipe de Configuração do PurchasePlus. Entre em contato conosco para solicitar a Exclusão de um Fluxo de Trabalho de uma Unidade Organizacional.

Aprovar ou recusar

Os usuários têm a capacidade de Aprovar ou Recusar uma Fatura ou Nota de Crédito que foi codificada para uma Unidade Organizacional onde (a) há um Fluxo de Trabalho Atribuído e (b) eles são Aprovadores em um de seus Níveis de Fluxo de Trabalho.

Os aprovadores podem Aprovar ou Recusar o documento na página [Faturas OU Notas de Crédito] → [Aguardando Minha Aprovação]. Observe que os Aprovadores no segundo Nível (e subsequentes) do Fluxo de Trabalho só verão Faturas ou Notas de Crédito nesta lista depois que elas tiverem recebido a Aprovação do(s) Nível(is) anterior(es):

Além disso, os Aprovadores podem clicar em uma Fatura ou Nota de Crédito e usar os botões [Aprovar] ou [Recusar] no cabeçalho do documento:

O que acontece quando uma Fatura ou Nota de Crédito é Aprovada?

• Se o Valor da Fatura ou Nota de Crédito for maior que o Valor Máximo do Nível do Aprovador, o documento avançará para o próximo Nível de Aprovação. Os usuários no próximo Nível de Aprovação serão notificados por e-mail.
• Se o Valor do documento for menor que o Valor Máximo do Nível do Aprovador, o Fluxo de Trabalho considerará isso uma 'Aprovação Final', e a Fatura ou Nota de Crédito será automaticamente movida para o estado Reconciliado. Ela poderá ser exportada para o seu sistema externo de Contas a Pagar para pagamento. (o mesmo se aplica a requisições e transferências de estoque)

O que acontece quando uma Fatura ou Nota de Crédito é Recusada?

• Os aprovadores serão solicitados a adicionar um Comentário, e o documento passará automaticamente para o estado Cancelado. (o mesmo se aplica a requisições e transferências de estoque)

Novo vs legado

Usuários históricos do PurchasePlus podem estar familiarizados com a forma como os Fluxos de Trabalho funcionavam na nossa plataforma Legada. Veja como os 'Novos' Fluxos de Trabalho de Aprovação diferem dos Fluxos de Trabalho Legados:

• Diferente dos Aprovadores de Faturas Legados, os Novos Aprovadores de Fluxo de Trabalho (e a Ordem de Aprovação) são definidos por Níveis, ao contrário da Função de Aprovador Operacional ou Financeiro aprovando a Fatura a qualquer momento.
• Os [Novos] Fluxos de Trabalho de Aprovação precisam ser habilitados tanto para a Organização Compradora quanto para as Unidades Organizacionais individuais.
• Diferente dos Fluxos de Trabalho de Aprovação Legados, não há um Nível 'Ilimitado' que possa ser aplicado, e o Nível final deve ter o valor mais alto necessário para ser aprovado.
• Nos Novos Fluxos de Trabalho, os usuários podem visualizar as Execuções do Fluxo de Trabalho nas Faturas e Notas de Crédito envolvidas. Dentro de uma Execução, os usuários podem ver os Eventos de Execução – fornecendo um Registro de Auditoria eficaz para uma Fatura ou Nota de Crédito dentro de um Fluxo de Trabalho.

Por fim, é importante observar que os 'Novos' Fluxos de Trabalho de Aprovação são mutuamente exclusivos com os Fluxos de Trabalho de Aprovação Legados. Assim que os Novos Fluxos de Trabalho de Aprovação forem habilitados para uma Organização, os usuários dessa Organização não poderão mais Aprovar Faturas ou Notas de Crédito de acordo com os Fluxos de Trabalho de Aprovação Operacional e Financeira Legados.

Solução de Problemas

• Acabei de habilitar os Novos Fluxos de Trabalho para a minha Organização, mas nenhuma das minhas Faturas (Aguardando Aprovação) foi colocada no Fluxo de Trabalho correspondente.

Faturas e Notas de Crédito que estavam Aguardando Aprovação quando os Novos Fluxos de Trabalho foram habilitados precisam ser Reabertas e, em seguida, Marcadas como Aguardando Aprovação novamente para que o Fluxo de Trabalho de Aprovação correspondente tenha efeito. (o mesmo se aplica a requisições e transferências de estoque)

• E se a Fatura ou Nota de Crédito for codificada para uma Unidade Organizacional diferente durante a Execução do Fluxo de Trabalho?

O status da Execução do Fluxo de Trabalho é atualizado para Cancelado, e o documento entra na nova Execução do Fluxo de Trabalho. (o mesmo se aplica a requisições e transferências de estoque)

• E se uma Fatura ou Nota de Crédito estiver no meio da Execução do Fluxo de Trabalho e todos os Sinalizadores forem resolvidos?

A Execução é cancelada e o documento é atualizado automaticamente para Reconciliado. (o mesmo se aplica a requisições e transferências de estoque)

• E se nenhum Fluxo de Trabalho de Aprovação puder ser encontrado para a Unidade Organizacional para a qual uma Fatura ou Nota de Crédito está codificada?

O documento permanece no estado Aguardando Aprovação. (o mesmo se aplica a requisições e transferências de estoque)

• **E se houver um Fluxo de Trabalho de Aprovação habilitado para uma Organização, mas nenhum Aprovador for adicionado a nenhum dos Níveis do Fluxo de Trabalho?

A Fatura ou Nota de Crédito permanecerá no Fluxo de Trabalho de Aprovação até que um Aprovador seja adicionado ao Nível relevante. (o mesmo se aplica a requisições e transferências de estoque)**

• Quero reproduzir os 'Fluxos de Trabalho de Aprovação Operacional e Financeira' Legados. Como posso fazer isso?

Você pode criar dois Níveis de Fluxo de Trabalho com Valor Máximo de $0 cada e adicionar os Aprovadores Operacionais a um dos Níveis e os Aprovadores Financeiros ao outro Nível. (o mesmo se aplica a requisições e transferências de estoque)

• Estou sendo impedido de editar um Fluxo de Trabalho, mesmo tendo a permissão correta.

Nosso sistema impede a edição de um Fluxo de Trabalho se houver Execuções ativas nele. Primeiro, Aprove ou Recuse as Faturas na Execução Ativa e, em seguida, você poderá editar o Fluxo de Trabalho. (o mesmo se aplica a requisições e transferências de estoque)

• Estou recebendo dois e-mails de 'Faturas Aguardando Minha Aprovação'.

Você precisa ser removido como Aprovador do Fluxo de Trabalho de Aprovação de Fatura Legado.

• Posso 'Pular' Níveis de Aprovação se eu for membro de um Nível de Fluxo de Trabalho com um Valor Máximo superior ao Valor da Fatura ou Nota de Crédito?

Não, o documento ainda exigirá a Aprovação dos usuários definidos na Ordem de Nível que foi configurada para o Fluxo de Trabalho. Por exemplo, se o Valor de uma Fatura for $1000, o Nível 1 puder aprovar até $500 e o Nível 2 puder aprovar até $2000, os membros do Nível 2 ainda devem aguardar a Aprovação do Nível 1 antes de poderem fornecer a Aprovação Final para a Fatura Aguardando Aprovação. No entanto, a permissão 'Pode Superaprovar Faturas e Notas de Crédito' permite que usuários autorizados façam a transição forçada de qualquer Fatura ou Nota de Crédito 'Aguardando Aprovação' para o estado 'Reconciliado', independentemente de ela estar ou não em um Fluxo de Trabalho de Aprovação no momento. Portanto, esta permissão é uma maneira eficaz para que pessoas autorizadas possam 'pular' níveis de aprovação do fluxo de trabalho. (o mesmo se aplica a requisições e transferências de estoque)