Visão geral

Compreender o modelo de Organizações do PurchasePlus e as suas implicações é uma das melhores formas de se tornar um utilizador avançado do PurchasePlus.

Esta é a primeira parte de uma série de 6 partes concebida para todos os Administradores de Sistema. 

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• Organização
  • Tipos de Organização
  • Entidades Legais
  • Estado de Verificação
• Hierarquia da Organização
  • Exemplo de Hierarquia
  • Visualizar a sua Hierarquia da Organização
• Membros da Organização
• Avançado - Sistemas de Contas a Pagar (AP)
  • Formatos de Exportação de AP
  • Variantes do Formato de Exportação de AP
  • Tipo de Exportação do Sistema de AP

Organização

Uma Organização é uma entidade no PurchasePlus que pode ser representativa de:

• Um Comprador,
  • Um único hotel, hospital ou espaço de lazer,
    • Um Departamento dentro dessa propriedade, ou
• Um Fornecedor.

As Organizações no PurchasePlus podem ser classificadas de diferentes formas e, dependendo das suas classificações e das suas configurações de Organização altamente configuráveis, podem interagir entre si de formas poderosas – culminando no facto de as Organizações Compradoras adquirirem os produtos certos, dos Fornecedores certos, ao preço certo.

Quando os utilizadores iniciam sessão no PurchasePlus, têm a sessão iniciada numa Organização para realizar os seus negócios e concluir as suas tarefas em nome dessa Organização. A funcionalidade disponível para cada utilizador é determinada em parte pelo Tipo de Organização, pelas suas Configurações, pela sua posição na Hierarquia da Organização e pelo seu próprio conjunto de Permissões pessoais (de utilizador).

As Organizações têm um ID de Organização exclusivo, um Nome de Organização e vários identificadores, descritores e detalhes de contacto diferentes que estão disponíveis para utilizadores com a permissão 'Gerir Organizações' visualizarem e editarem no separador [Geral] da Organização:

Tipos de Organização

As Organizações podem ser classificadas como Comprador ou Fornecedor. A funcionalidade disponível para os utilizadores que iniciam sessão em cada Tipo de Organização é muito diferente:

• Os Fornecedores têm funcionalidades para criar e gerir Produtos e Catálogos, além de visibilidade adicional sobre as suas Faturas e Encomendas originadas a partir do PurchasePlus.
• Os Compradores têm acesso à nossa plataforma altamente configurável de procure-to-pay (Produtos, Catálogos, Requisições, Aprovações, Encomendas, Receção, Reconciliação Eletrónica de Faturas), bem como extras adicionais como Gestão de Inventário, Receitas, Ponto de Venda e muito mais.

Entidades Legais

As Organizações podem ser Entidades Legais ou Entidades Não Legais no PurchasePlus.

Uma Entidade Legal é uma Empresa ou unidade de Negócio registada no registo comercial central do seu país e terá um Número de Registo Comercial (por exemplo, na Austrália, é um ABN). As Empresas Comerciais (como um Hotel) devem quase sempre ser configuradas como Entidades Legais, mas os Departamentos (ou seja, sub-Organizações) sob essa Empresa Comercial (por exemplo, Governança/Housekeeping) devem geralmente ser configurados como Entidades Não Legais.  

As Entidades Legais e as Entidades Não Legais são tratadas de forma diferente no PurchasePlus. Por exemplo, uma Entidade Não Legal (ou seja, um Departamento ou Organização Filha) pode gerar Requisições e Encomendas, mas a Organização-Pai mais próxima que seja uma Entidade Legal será definida como o Comprador dessa Entidade Legal:

Estado de Verificação

As Organizações podem estar Verificadas ou Não Verificadas no PurchasePlus.

Uma Organização Verificada é uma Organização Compradora ou uma Organização de Fornecedor Registada. Ou seja, utilizadores reais iniciarão sessão nesta Organização e concluirão as suas tarefas.

Uma Organização Não Verificada é uma Organização de Fornecedor gerida por um Comprador (ou seja, um Fornecedor Autogerido) e nenhum utilizador inicia sessão nesta Organização.

Hierarquia da Organização

As Organizações podem ser aninhadas indefinidamente sob outras Organizações. É assim que representamos digitalmente a estrutura organizacional no mundo real, e esta estrutura permite que os Compradores vejam as suas Propriedades, as Propriedades vejam os seus Departamentos e os Departamentos vejam os seus documentos e dados específicos. 

Além disso, este modelo de Hierarquia da Organização é utilizado para impedir que os utilizadores que são membros de um nó Organizacional vejam dados pertencentes a outros nós com os quais não têm envolvimento, oferecendo aos utilizadores que são membros das Organizações-Pai uma visão de tudo o que está abaixo deles. 

Um utilizador com sessão iniciada numa Organização-Pai poderá selecionar as suas Organizações Filhas ao concluir várias ações no PurchasePlus. Estas Organizações Filhas serão frequentemente referidas como 'Departamentos' no sistema; um Departamento é simplesmente uma Organização Filha aninhada sob a Organização da Sessão Atual — isto é, a Organização na qual o utilizador tem sessão iniciada atualmente. 

Os utilizadores com sessão iniciada em Organizações Filhas não poderão realizar negócios em nome da(s) sua(s) Organização(ões)-Pai, embora muitas funcionalidades (por exemplo, Catálogos, Receitas e muito mais) sejam propagadas pela hierarquia — o que significa que as Organizações Filhas 'herdam' estruturas de dados como estas dos seus Pais, não sendo necessário configurá-las uma segunda vez.

Exemplo de Hierarquia da Organização

O exemplo abaixo ilustra como uma Organização pode ser configurada numa Hierarquia funcional e como o Estatuto de Entidade Legal e o Estado de Verificação são aplicados.

Grupo de Clientes: Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)

1. Propriedade: Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
   1. Departamento: TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. Departamento: TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   3. Departamento: TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
2. Propriedade: Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
3. 1. Departamento: TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   1. Departamento: TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. Departamento: Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE)

Alguns cenários comuns a detalhar:

• Os utilizadores com sessão iniciada em (1) poderão visualizar e realizar transações em nome dos departamentos abaixo deles (1a), (1b), (1c).
• Os utilizadores com sessão iniciada em 1b não poderão realizar transações em nome de (1), (1a), (1c).
• Os utilizadores em (2) ou qualquer um dos seus descendentes não poderão visualizar nem realizar transações em nome de (1) ou de qualquer um dos seus descendentes.
• Os utilizadores com sessão iniciada ao nível do Grupo de Clientes poderão visualizar e realizar negócios em nome de (1), (2) e de todos os seus descendentes.

Visualizar a sua Hierarquia da Organização

Os utilizadores com a Permissão 'Gerir Organizações' podem visualizar a sua Hierarquia da Organização acedendo a [Configurações do Sistema] → [Configurações da Organização] e clicando no ícone do cursor no painel [Hierarquia da Organização]:

A Hierarquia é representada visualmente com as Organizações Filhas aninhadas sob as suas Organizações-Pai.

Algumas Organizações têm um ícone de divisa no lado esquerdo da sua linha; estas Organizações podem ser Expandidas para revelar as suas Organizações descendentes ou recolhidas para as ocultar:

A partir desta tabela, também pode ver o ID exclusivo da Organização, o Estatuto de Entidade Legal e um painel [Ver Informações] que resume a Organização selecionada. 

Por fim, ao clicar em [Selecionar], pode aceder à Página de Configurações dessa Organização e efetuar alterações, se necessário. 

Membros da Organização

A forma como o PurchasePlus determina em qual ou quais Organizações um utilizador tem permissão para iniciar sessão é através de um modelo de 'membros'. 

Um utilizador pode ser 'membro' de uma ou mais Organizações — caso seja de várias, pode iniciar sessão nas diferentes Organizações das quais é membro (e concluir as suas tarefas em nome dessa Organização) através do Seletor de Organização: 

Cada utilizador tem de ter uma Organização 'Predefinida', que determina a Organização na qual inicia a sua sessão quando faz login pela primeira vez. O utilizador pode atualizar a sua própria Organização Predefinida a qualquer momento na secção da sua Conta, estando as Organizações disponíveis restritas àquelas das quais é membro:

Outros utilizadores que sejam (a) membros da(s) mesma(s) Organização(ões) e (b) tenham as permissões 'Ver Utilizadores' e/ou 'Gerir Utilizadores' poderão ver e/ou gerir este utilizador (e todos os outros utilizadores) na Organização.

Sistemas de Contas a Pagar (AP)

Esta secção destina-se apenas a Utilizadores Avançados.

Um Sistema de AP é um objeto de sistema pertencente ao PurchasePlus que abstrai a potencial complexidade da Hierarquia da Organização de um Comprador num 'contentor' de alto nível que disponibiliza determinados dados gerados pelas suas organizações-membro para exportação através de integração com o sistema de contabilidade (externo) especificado no lado do Comprador. 

Além disso, as Organizações que partilham um Sistema de AP poderão aceder a dados partilhados pertencentes ao sistema de AP (Fornecedores, por exemplo).

Mais do que qualquer outro objeto ou atributo no PurchasePlus, um Sistema de AP é o que representa um Cliente na sua totalidade.

Os Sistemas de AP possuem:

• Um Nome - geralmente o nome do nó da organização de nível mais elevado que utilizará este Sistema de AP como o Nó da Organização, seguido de 'AP Hub'. Por exemplo, 'Inland Hotels New South Wales AP Hub'.
• Um ID do Sistema de AP (que é exclusivo)
• Um Tipo de Sistema de AP.
• Uma Moeda. 
• Um Formato de Exportação (para Faturas e Notas de Crédito que estão a ser exportadas para um sistema de contabilidade externo) e, se aplicável, uma ou mais Variantes do Formato de Exportação. 
• Destinos Eletrónicos que podem ser utilizados por Organizações Compradoras pertencentes a este Sistema de AP para enviar Ficheiros de Exportação e Ficheiros de Relatório eletronicamente. Podem existir tantos Destinos aqui quantos os necessários, mas apenas um pode ser definido como o Padrão de Exportação para um Sistema de AP. 
• Compradores que estão a utilizar o Sistema de AP.
• Fornecedores que foram adicionados manualmente ao Sistema de AP ou conectados através do sistema a um Comprador que utiliza o Sistema de AP serão listados no Sistema de AP.
• Relações Comerciais entre Compradores e Fornecedores no Sistema de AP.
• (Opcional) Campos Personalizados de Cabeçalho. 
• (Opcional) Campos Personalizados de Sub-linha.  

Formato de Exportação de AP

Um Formato de Exportação de AP é Código GraphQL (GQL) que extrai dados da base de dados do PurchasePlus e exporta um ficheiro JSON em bruto. Este ficheiro JSON é concebido para ser ingerido automaticamente pelo sistema de contabilidade específico do Comprador e, por isso, geralmente existe uma grande variação entre os Formatos de Exportação de AP.

Os Formatos de Exportação de AP requerem:

• Um Nome - geralmente com o nome do Comprador de nível superior, por exemplo, 'Inland Hotels Group'.
• Uma Classe - sempre GQL no PurchasePlus.
• Um Tipo de Ficheiro de Saída. Note que para o PurchasePlus (Classe GQL), apenas o formato JSON está disponível como Formato de Exportação.

Os Formatos de Exportação de AP também podem ter um valor de Período Contabilístico Ativado ou Desativado que, se ativado, solicitará aos utilizadores nas Organizações de Tipo B que indiquem um Período Contabilístico no respetivo Ficheiro de Exportação de AP.

Variantes do Formato de Exportação de AP

Cada Formato de Exportação de AP pode ter múltiplas Variantes. Uma Variante é Código GQL que recolhe o ficheiro JSON original, realiza manipulações sobre o mesmo e pode gerar os Dados de Exportação de AP num formato diferente (por exemplo, CSV). Contudo, a Variante tem de ser concebida para criar especificamente o Tipo de Ficheiro de Saída definido e requer trabalho de engenharia personalizado por parte do PurchasePlus.

As Variantes do Formato de Exportação de AP requerem:

• Um Nome. Segue uma convenção de nomenclatura semelhante à do Formato de Exportação de AP, com 'Variant' no final.
• Um Tipo de Ficheiro de Saída. Existem vários Tipos de Ficheiro disponíveis, por isso certifique-se de selecionar a opção exigida pelo seu Sistema de AP externo.
• Um Nome de Função. Este é utilizado para chamar as transformações que serão aplicadas pela Variante e é uma das razões pelas quais os Formatos de Exportação de AP e as suas Variantes exigem intervenção de Engenharia.
• Um ID da Organização Proprietária. O ID do Proprietário é utilizado para identificar para quem a Variante do Formato de Exportação de AP foi criada.

Tipo de Exportação do Sistema de AP

Assim que uma Organização for adicionada a um Sistema de AP, o seu Tipo de Exportação pode ser definido.

• O Tipo A deve ser utilizado se a Organização exportar Faturas e Notas de Crédito individualmente para um destino eletrónico predefinido. Estas Organizações podem selecionar várias Faturas e Notas de Crédito e exportá-las em massa — isto enviará vários ficheiros de exportação (um para cada documento) para o Destino Eletrónico.
• O Tipo B deve ser utilizado se a Organização criar manualmente Ficheiros de Exportação (contendo uma ou várias Faturas/Notas de Crédito) através do Centro de Exportação e os descarregar ou enviar para um Destino Eletrónico a seu critério como um único ficheiro.

Esta preferência não altera nada relativamente ao Formato de Exportação de AP aplicado a esta Organização; controla apenas quais as opções que surgirão aos utilizadores nesta Organização numa Fatura ou Nota de Crédito Reconciliada e na área de Faturas e Notas de Crédito do Centro de Exportação.

Cada Organização terá a sua própria preferência quanto ao Tipo de Exportação dependendo dos seus requisitos organizacionais, mas, por norma geral, esta é uma configuração muito importante e pedimos que não a altere sem antes ter uma compreensão detalhada das restantes Configurações de Formato de Exportação de AP da Organização. Recomenda-se que esta configuração apenas seja atualizada em articulação com os membros da equipa de configuração do PurchasePlus.