Visualizar e Atualizar Faturas
Visualizar e Atualizar Faturas
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Aceder a Faturas
1. Selecione [Faturas] → [Ver Todas] na barra de navegação lateral.
2. A partir da vista de tabela Ver Todas as Faturas, pode realizar as seguintes tarefas:
- Filtrar Todas as Faturas por Estado.
- Utilizar a [Pesquisa] para encontrar a Fatura que pretende rever.
- [Gerir Colunas] para mostrar ou ocultar as colunas apresentadas na tabela.
- Clicar no [Número da Fatura] para abrir a Fatura.
- Passar o rato sobre a [Referência] para adicionar ou editar a Referência da Fatura. Isto só é possível quando a Fatura se encontra no estado 'Aberta' ou 'A Aguardar Aprovação'.
- Passar o rato sobre a [Conta de Despesas] para adicionar ou editar o Departamento ou Conta à qual a Fatura é imputada. Isto só é possível quando a Fatura se encontra no estado 'Aberta' ou 'A Aguardar Aprovação'.
- [Pedido de Compra]. Determinar se a Fatura foi correspondida a um Pedido de Compra. Consulte o nosso artigo Corresponder um Pedido de Compra a uma Fatura para saber mais.
- Visualizar o [Estado] da Fatura.
- [Guias de Receção]. Visualizar as Guias de Receção de Mercadorias que estão associadas à Fatura ou criar uma nova Guia de Receção de Mercadorias para o Pedido de Compra ao qual a Fatura está correspondida.
- Visualizar a [Cópia em PDF] da Fatura. Esta opção está disponível se a Fatura tiver sido criada a partir de um PDF, através da solução de Faturação Eletrónica do PurchasePlus.
Atualizar Faturas
Geralmente, uma Fatura no estado 'Aberta' ou 'A Aguardar Aprovação' pode ser atualizada por qualquer utilizador com a permissão 'Gerir Faturas e Notas de Crédito' e/ou a permissão 'Gerir Linhas de Faturas e Notas de Crédito' (dependendo do que pretende atualizar).
A atualização de Faturas fora dos estados Aberta ou A Aguardar Aprovação exige passos adicionais antes que quaisquer alterações possam ser efetuadas:
- Para atualizar uma Fatura no estado 'Reconciliada', a Fatura tem de ser Reaberta clicando em 'Reabrir Fatura' no menu [Mais] no cabeçalho da Fatura:
- Para atualizar uma Fatura no estado 'Pronta para Exportação' ou 'Exportada', a Fatura tem primeiro de ser [Revertida para Reconciliada] no menu [Mais] no cabeçalho da Fatura e, em seguida, 'Reaberta' conforme indicado acima.
Quando as alterações necessárias tiverem sido efetuadas na Fatura, esta terá de passar novamente por quaisquer Fluxos de Aprovação de Faturas configurados para a Unidade Organizacional relevante.
Aprovar Faturas
Se uma Fatura estiver no estado 'A Aguardar Aprovação', isso significa que deve passar com sucesso por um Fluxo de Aprovação para avançar a Fatura para o estado 'Reconciliada'.
Existem muitos motivos pelos quais uma Fatura pode ser sinalizada e exigir Aprovação. Cada um dos motivos de Sinalização é apresentado no separador Sinalizações da Fatura, bem como cada uma das Sinalizações de Linha da Fatura é apresentada na coluna Sinalizações em cada linha da Fatura.
Como Aprovador designado, pode rever cada motivo de Sinalização e decidir se pretende resolver o motivo da Sinalização ou aprovar a Fatura sem resolver algumas ou a totalidade das Sinalizações.
Os Fluxos de Aprovação de Faturas e Notas de Crédito requerem um artigo próprio para serem explicados em detalhe. Saiba mais lendo este guia.
Utilizar o Power Editor de Faturas
Os utilizadores com a Permissão 'Pode Gerir Faturas e Notas de Crédito' podem utilizar o Power Editor de Faturas para rever e atualizar uma Fatura no PurchasePlus lado a lado com a Fatura em PDF que receberam no seu endereço de email de faturação sem papel.
Para começar a utilizar o Power Editor de Faturas:
- Selecione qualquer Fatura nas áreas [Faturas] → [Ver Todas] ou [Faturas] → [A Aguardar a Minha Aprovação].
- No Cabeçalho da Fatura, selecione [Power Editor].
- Se a Fatura foi criada no PurchasePlus através do envio, por parte de um Fornecedor, da fatura em PDF para o seu Endereço de Email de Faturação Sem Papel, poderá visualizar o PDF no lado direito da página do Editor de Faturas no PurchasePlus, facilitando a consulta ao atualizar uma Fatura.
Dicas de revisão
Corresponder Pedidos de Compra e Faturas
- Se aplicável à sua Organização, certifique-se de que um Pedido de Compra está correspondido à Fatura antes de rever quaisquer motivos de Sinalização.
- Associe os Itens de Linha da Fatura aos Itens de Linha do Pedido de Compra, se necessário.
Receber Mercadorias e Serviços
- Verifique se os itens foram recebidos. Se aplicável à sua Organização, a receção de um Pedido de Compra é um passo crítico para garantir que os itens foram entregues e indica ao Aprovador da Fatura que a Fatura pode ser aprovada.
Verificar os Itens de Linha na Fatura antes de Aprovar
- Em caso de discrepâncias entre o preço do Pedido de Compra e o preço da Fatura, poderá entrar em contacto com o Fornecedor para solicitar uma eventual Nota de Crédito referente à diferença.