Reconciliação
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Extratos
A Reconciliação de Extratos é o substituto integrado na plataforma para a reconciliação de extratos por folhas de cálculo e e-mail. Você carrega um extrato de fornecedor, o sistema extrai as linhas, encontra as faturas e notas de crédito correspondentes já existentes no PurchasePlus, sinaliza tudo o que não coincidir e fornece um espaço de trabalho único para resolver todas as exceções e fechar o extrato.
O objetivo é simples: eliminar o trabalho árduo da reconciliação mensal, identificar faturas em falta atempadamente e manter um registo de auditoria preparado para qualquer auditoria financeira.
- Fase 1 Ingestão Manual e Reconciliação Principal Os utilizadores carregam extratos para extração por IA e revêem os resultados da reconciliação. Já Disponível
- Fase 2 Pipeline de Ingestão Automatizada Os extratos enviados por e-mail são automaticamente processados, interpretados e apresentados no painel de controlo. Em Desenvolvimento < 3 meses
- Fase 3 Colaboração com Fornecedores e Acompanhamento Comunicações automatizadas com fornecedores, ligação direta para formulário de carregamento pré-preenchido e fluxos de trabalho de resolução de exceções. Em Desenvolvimento < 6 meses
Extrato
Um extrato é um documento que um fornecedor lhe envia, normalmente todos os meses, listando todas as faturas e notas de crédito do período. Cada linha no extrato é uma linha de extrato, e uma linha de extrato equivale a uma fatura ou a uma nota de crédito.
A reconciliação acontece ao nível da linha. O sistema tenta encontrar a fatura correspondente no PurchasePlus, compara os totais e atribui a cada linha um de quatro estados. Assim que tiver resolvido tudo o que precisa de atenção, clica em Marcar como Reconciliado e o extrato é fechado.
Não existe fecho automático de extratos. Mesmo que todas as linhas sejam autorreconciliadas, o extrato permanece Aberto até que uma pessoa o confirme. Esse ponto de controlo humano no final é deliberado.
Ativar Extratos
A capacidade de utilizar a funcionalidade de Extratos necessita de:
- A funcionalidade de Reconciliação de Extratos ativada para a sua Unidade Organizacional.
- A sua função ter a permissão de Gerir Reconciliação de Extratos.
- O extrato pertencer à sua Unidade Organizacional atual ou a um dos seus Departamentos.
Carregar e Reconciliar um Extrato
- Aceda a [Faturas] \> [Extratos.]
- Selecione o [Fornecedor] no menu pendente, arraste e largue ou selecione o ficheiro de imagem ou PDF do extrato e, em seguida, clique em [Iniciar Importação]
- Clique no botão [Associar] para associar quaisquer Linhas Não Correspondidas à respetiva Fatura ou Crédito
Nota\- As linhas terão o estado Pendente se o documento a que se referem ainda não estiver Reconciliado. Consulte o artigo Trabalhar com os Estados do Extrato para obter mais informações sobre como lidar com Linhas de Extrato não reconciliadas
- Assim que todas as suas Linhas de Extrato estiverem Reconciliadas, clique em [Reconciliar.]
Nota\- Se não conseguir Reconciliar uma Linha de Extrato, pode Forçar a Reconciliação. Consulte Trabalhar com os Estados do Extrato.
- Clique em [Confirmar] para concluir a reconciliação do seu Extrato.
O seu Extrato está agora Reconciliado.