Melhores práticas para faturas

Melhores práticas para faturas

Pontos de dados para faturas

1. Ordem de compra (PO)

  • Entrada válida:

Qualquer cadeia de caracteres alfanuméricos. No entanto, recomendamos vivamente a utilização de valores apenas numéricos. Os números de ordem de compra gerados pelo PurchasePlus seguem a convenção PO:000000 e aumentam sequencialmente (por exemplo, 000001, 000002, etc.)

  • Exemplo: PO:000345
  • Explicação:

A inclusão de uma Ordem de compra é ALTAMENTE RECOMENDADA, pois facilita a correspondência automática de faturas com as Ordens de compra no sistema, garantindo um processo mais eficiente e preciso.

2. Tipo de documento

  • Entrada válida:

"Invoice" OU "INV: OU "Tax Invoice." "Credit Note" "CR Note"

  • Exemplo: INV-123456
  • Explicação:

Este campo é OBRIGATÓRIO para ajudar na classificação e organização dos documentos, o que é essencial para um processamento e manutenção de registos precisos. Uma fatura não será processada sem estas informações. 

3. Número da fatura

  • Entrada válida:

Qualquer cadeia de caracteres alfanuméricos. Embora qualquer formato seja permitido, recomendamos vivamente a utilização de valores apenas numéricos.

  • Exemplo: INV-123456
  • Explicação:

Este campo é OBRIGATÓRIO para processamento e pagamento. Números de fatura duplicados serão automaticamente assinalados e rejeitados pelo sistema para evitar erros. Nota: Pode reutilizar números de fatura entre compradores diferentes, mas nunca para o mesmo comprador. Uma fatura não será processada sem estas informações. 

4. Nome da sua empresa, morada, número de telefone e e-mail

  • Entrada válida:

Qualquer cadeia de caracteres alfanuméricos.

  • Exemplo:

Nome do fornecedor: Fresh Produce Co. Morada: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefone: +61 2 9876 5432 E-mail: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

  • Explicação:

O fornecimento de dados comerciais precisos é ALTAMENTE RECOMENDADO para fins de validação e para garantir que as faturas sejam processadas nas contas corretas.

5. Números de registo fiscal ou comercial

  • Entrada válida:

Um número de registo comercial numérico válido (por exemplo, ABN na Austrália).

  • Exemplo: ABN: 12 345 678 910
  • Explicação:

Este campo é ALTAMENTE RECOMENDADO para efeitos de identificação comercial e conformidade. Ajuda a validar a legitimidade da empresa. Em muitos países, como a Austrália, é um requisito legal incluir estas informações para qualquer cobrança superior a 82,50 $. As faturas sem estas informações sofrerão atrasos enquanto a empresa é verificada. 

6. Dados do comprador

  • Entrada válida: 

Nome completo, nome da empresa (se aplicável) e morada.

  • Exemplo:

Nome: HotelPlus Sydney Morada: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

  • Explicação:

Este campo é ALTAMENTE RECOMENDADO, pois ajuda a atribuir a Fatura ao Comprador correto.

7. Endereço de e-mail de faturação exclusivo do comprador

  • Entrada válida:

A cada Comprador é atribuído um endereço de e-mail exclusivo para faturas no formato <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> 

  • Exemplo:

E-mail do comprador: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

  • Explicação:

Este campo é OBRIGATÓRIO para identificar programaticamente a entidade compradora. Embora o endereço de e-mail não precise de constar na fatura, todas as faturas devem ser enviadas para esta caixa de entrada. Uma fatura não será processada sem ser enviada para o endereço de e-mail de faturação exclusivo do Comprador.

8. Data da fatura

  • Entrada válida: DD/MM/AAAA
  • Exemplo: 10/01/2025
  • Explicação:

Este campo é OBRIGATÓRIO para validar a fatura programaticamente. A data não pode estar no futuro e gerará um aviso se for demasiado antiga. Uma fatura não será processada sem estas informações.

9. Data de vencimento

  • Entrada válida: DD/MM/AAAA
  • Exemplo: Data de vencimento: 24/01/2025
  • Explicação:

Este campo é ALTAMENTE RECOMENDADO e utilizado pela equipa de Contas a Pagar do Comprador ao agendar o pagamento. 

10. Dados das linhas da fatura 

  • O código de produto do seu fornecedor 
    • Entrada válida: cadeia alfanumérica 
    • Exemplo: 563732
  • - Explicação: Este campo é ALTAMENTE RECOMENDADO, pois estas informações são utilizadas para reconciliar o que foi encomendado com o que foi entregue. 
  • Descrição 
    • Entrada válida: cadeia alfabética 
    • Exemplo: Apple Red Delicious
  • - Explicação: Este campo é OBRIGATÓRIO, pois fornece detalhes sobre o produto entregue. Uma fatura não será processada sem estas informações.
  • Quantidade 
    • Entrada válida: cadeia numérica  
    • Exemplo: 10
  • - Explicação:
    • Se o artigo foi encomendado, mas não foi fornecido, é preferível que não o inclua na fatura. Caso o inclua na Fatura, deve ser designado com uma quantidade de "0" zero e um valor de linha total de "0 $" para garantir o processamento correto. 
    • Este campo é OBRIGATÓRIO, pois especifica a quantidade de artigos fornecidos.
    • Uma fatura não será processada sem estas informações ou se a quantidade não coincidir com o preço unitário.
  • Preço unitário sem IVA/GST
    • Entrada válida: cadeia numérica  
    • Explicação: Este campo é ALTAMENTE RECOMENDADO, pois calcula o total da linha na fatura. Se fornecer os montantes com IVA/GST incluído, é essencial que inclua as taxas de imposto aplicadas para que possamos calcular retroativamente o preço líquido de imposto para carregar nos sistemas de contas a pagar. 
  • Imposto (se aplicável)
    • Entrada válida:
      • A taxa de imposto em percentagem (por exemplo, 10%).
      • O montante do imposto como um valor monetário (por exemplo, 2,00 $).
      • Um identificador consistente aplicado a artigos tributáveis (por exemplo, um asterisco * para indicar a aplicabilidade de imposto).
    • Explicação:

Este campo é OBRIGATÓRIO, pois determina o montante total de imposto na fatura. A melhor prática é indicar tanto a % de imposto como o montante em valor monetário. Uma fatura não será processada sem pelo menos um dos pontos de dados acima.

  • Total de impostos (se aplicável)
  • - Entrada válida:

Um valor numérico em formato monetário (por exemplo, 200,00 $).

  • Explicação:

Este campo é ALTAMENTE RECOMENDADO, pois garante que o total da fatura corresponda aos artigos das linhas individuais. Nos casos em que a fatura contenha artigos isentos de imposto e artigos tributáveis num único documento, é um requisito legal incluir a discriminação do imposto ao nível da linha em muitos países, incluindo a Austrália. Se for fornecido apenas o total sem imposto, devem ser incluídos dados claros sobre o imposto.

11. Garantir que os montantes totais são exatos

  • Apresente uma discriminação do custo total:
    • Cada linha da Fatura deve ter um total 
    • A soma dos totais de imposto e de custo das linhas deve reconciliar-se com o total de imposto e de custo da Fatura 
    • Quaisquer taxas de entrega devem ser incluídas como uma linha separada nos totais da fatura.
    • Se estiver a cobrar numa moeda que NÃO seja a moeda em que o comprador opera, a moeda deve ser incluída no total da fatura. Por exemplo, SGD na Austrália ou USD em Singapura. 

12. Formatar com profissionalismo

  • Utilize um tipo de letra limpo e legível e uma estrutura organizada.
  • Inclua o logótipo da sua empresa para imagem de marca.
  • Forneça a fatura em formato PDF ou E-PDF 
  • Não inclua imagens no documento 

EXEMPLO DE FATURA

[Logótipo da sua empresa] Nome do fornecedor: Fresh Produce Co. Morada: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefone: +61 2 9876 5432 E-mail: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

Fatura

Número da fatura: INV-123456 Data da fatura: 10/01/2025 Data de vencimento: 24/01/2025 Tipo de documento: Tax Invoice Ordem de compra (PO): PO:000345

Dados do comprador: Nome: HotelPlus Sydney Morada: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

Dados das linhas de produtos

Código do produtoDescriçãoQuantidadePreço unitário (sem GST)Total da linha (sem GST)GST (10%)Montante de GST (AUD)Total da linha (com GST)
563732Apple Red Delicious103,00 $30,00 $10%3,00 $33,00 $
874321Banana Cavendish202,50 $50,00 $10%5,00 $55,00 $
452091Orange Valencia154,00 $60,00 $10%6,00 $66,00 $

Subtotal (sem GST): 90,00 $ GST (10%): 14,00 $ Total (com GST): 104,00 $

Notas adicionais

  • Por favor, efetue o pagamento através de transferência bancária para a seguinte conta:

Nome do banco: ANZ Bank Nome da conta: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 Número de conta: 678901234

  • Para quaisquer questões, contacte-nos através de billing@freshproduceco.com.au.

Related articles