Exportar faturas

Dependendo de como a sua organização foi configurada, pode exportar faturas e notas de crédito individualmente (Tipo A) ou através de um ficheiro de exportação em lote (Tipo B).

Neste artigo, explicaremos o cenário do Tipo A, onde as faturas e notas de crédito são exportadas individualmente e é criado automaticamente um ficheiro de exportação contendo a fatura ou nota de crédito individual.

Se a sua organização exporta faturas e notas de crédito através de um ficheiro de exportação em lote (Tipo B), consulte os nossos artigos Marcar uma fatura ou nota de crédito como pronta para exportação e Criar um ficheiro de exportação em lote. 

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• Exportar uma fatura
• Exportar faturas em massa
• Ver a central de exportação
• Reverter fatura para reconciliada
• Resolução de problemas
  • Fatura bloqueada em 'A exportar'
  • Gerar um ficheiro de registo de resposta de exportação

Exportar uma fatura

1. Selecione [Faturas] ou [Notas de crédito] → [Ver tudo] na barra de navegação lateral.

2. Selecione o separador [Reconciliadas]. Apenas os documentos no estado 'RECONCILIADA' podem ser exportados. Uma fatura ou nota de crédito reconciliada passou em todas as verificações de alertas ou obteve aprovação apesar de conter alertas.

3. Utilize a [Pesquisa] para encontrar a fatura ou nota de crédito que pretende exportar.

4. Clique em [Número da fatura/nota de crédito] para abrir a fatura.

5. Clique no botão de ação [Exportar] na área do cabeçalho. Nota - Irá necessitar de uma permissão específica ('Exportar faturas') para conseguir visualizar este botão no cabeçalho da fatura ou da nota de crédito. Fale com um administrador da sua organização se não tiver esta permissão.

A fatura está agora a ser exportada. O processo de exportação normalmente demora menos de um minuto. Assim que o processo de exportação for concluído com sucesso, o estado da fatura será automaticamente atualizado para Exportada. A fatura também já deverá ter chegado ao seu sistema de contabilidade externo. Um registo desta tarefa de exportação estará agora disponível na sua Central de exportação.

Exportar faturas ou notas de crédito em massa

1. Selecione [Faturas] ou [Notas de crédito] → [Ver tudo] na barra de navegação lateral.

2. Selecione o separador [Reconciliadas]. Apenas as faturas e notas de crédito no estado 'RECONCILIADA' podem ser exportadas. Uma fatura/nota de crédito reconciliada passou em todas as verificações de alertas ou obteve aprovação apesar de conter alertas.

3. Selecione múltiplas faturas ou notas de crédito, ou selecione todas marcando a caixa de seleção no topo da coluna de seleção. 4. Com uma ou mais faturas ou notas de crédito selecionadas, clique em [Exportar] no canto superior esquerdo da tabela e, em seguida, confirme a ação na caixa de diálogo resultante.

Ver a central de exportação

1. Selecione [Faturas] ou [Notas de crédito] → [Central de exportação] na barra de navegação lateral.

2. Na Central de exportação, pode:

1. Pesquisar por número de exportação, ou aplicar uma pesquisa avançada para pesquisar por um número de fatura ou nota de crédito específico.
2. Visualizar o estado da exportação. Tenha em atenção que existem duas colunas relevantes aqui: Estado (que indica se o pacote de exportação foi compilado corretamente) e Evento de envio, que indica se o pacote de exportação foi enviado com sucesso para o destino eletrónico configurado.
3. Ver o resumo da exportação.
4. Descarregar o ficheiro de exportação.
5. Clicar no número de exportação para ver uma tabela com os dados da exportação, bem como uma lista da(s) fatura(s) ou nota(s) de crédito incluída(s) no ficheiro de exportação.

Reverter fatura para reconciliada

Se necessário, pode reverter a fatura ou nota de crédito (exportada) para o estado Reconciliada e, em seguida, reabrir o documento para fazer alterações.

Dentro da fatura ou nota de crédito, selecione [Mais opções] → [Reverter para reconciliada] na área do cabeçalho.

Resolução de problemas

Fatura ou nota de crédito bloqueada no estado 'A exportar'

Se uma fatura ou nota de crédito estiver bloqueada no estado A exportar, isso geralmente indica um problema temporário de sincronização com o seu sistema de contas a pagar. Para corrigir isto, deve reverter o documento para o estado "Reconciliada" para acionar novamente a transmissão, seguindo estes passos:

1. Abra a fatura ou nota de crédito que se encontra bloqueada no estado A exportar. No canto superior direito do cabeçalho da fatura, clique no ícone dos três pontos verticais (⋮).
2. Selecione [Reverter para reconciliada]. Isto interrompe a tentativa de exportação atual e devolve a fatura a um estado gerível.
3. Clique no botão vermelho [Reverter fatura] para confirmar. O estado mudará de amarelo (A exportar) para verde (Reconciliada).
4. Verifique os detalhes da fatura. Antes de tentar exportar novamente, verifique os seguintes pontos para garantir que não existem erros:
   1. Detalhes do fornecedor e NIF/número fiscal do fornecedor.
   2. Departamentos e códigos de conta.
   3. Totais da fatura e valores de impostos.
5. Acione novamente a exportação. Assim que tiver confirmado que os detalhes estão corretos:
   1. Localize o botão amarelo identificado como [Exportar].
   2. Clique neste botão para colocar a fatura novamente na fila de exportação.
6. O PurchasePlus tentará agora reenviar a fatura ou nota de crédito para o seu sistema de contas a pagar. Assim que o ficheiro for transmitido com sucesso, a etiqueta de estado mudará para Roxo (Exportada).

Continua com problemas?

1. Contacte a sua equipa interna de TI ou o administrador do sistema para verificar se a ligação API da sua organização ao sistema de contas a pagar está ativa.
2. Contacte o apoio ao cliente do PurchasePlus. Se o seu departamento de TI confirmar que a ligação está correta, entre em contacto com a nossa equipa de apoio para obter assistência.

Gerar um ficheiro de registo de resposta de exportação

A sua equipa interna de TI poderá pretender analisar um ficheiro de registo de resposta na eventualidade de falhas de transmissão. Para gerar um destes ficheiros, siga estes passos:

1. Navegue até [Faturas] → [Central de exportação]
2. Localize a exportação relevante. Pode filtrar por Com falha ou procurar a exportação com o estado Falhou na coluna Evento de envio:
3. Na mesma linha, clique no botão [Ver] sob a coluna Resumo:
4. Na janela de detalhes de exportação resultante, desça até à secção Resposta e Ficheiro de registo de resposta:
5. Descarregue o ficheiro de registo. Também pode copiar os detalhes da resposta, se necessário: