Notas de Crédito

Nota de Crédito

Uma Nota de Crédito é um documento que indica o reembolso de fundos a um Comprador. É habitualmente emitida por um Fornecedor após o cancelamento de uma Ordem de Compra, erro na Fatura, ou mercadorias perdidas ou danificadas. As Notas de Crédito podem ser utilizadas para reembolsar uma transação na totalidade ou em parte.

Visualizar Notas de Crédito

Pode aceder às suas Notas de Crédito clicando em [Notas de Crédito] → [Ver Todas].

Aqui pode visualizar as suas Notas de Crédito numa tabela e editar as colunas da tabela de acordo com a sua preferência. Em [Ver Todas] e [A Aguardar a Minha Aprovação], pode exibir uma coluna Código Personalizado através de [Gerir Colunas].

Pode clicar em qualquer Nota de Crédito para visualizar detalhes relativos ao(s) Produto(s) e valores a creditar, Referência, Comentários e Anexos.

Criar Notas de Crédito

Os utilizadores com a permissão 'Gerir Faturas e Notas de Crédito' podem criar uma nova Nota de Crédito a partir da área de [Notas de Crédito] na barra de navegação lateral, clicando em [Nova Nota de Crédito]:

Existem três métodos através dos quais um utilizador pode criar uma Nota de Crédito:

1. Manualmente,
2. Carregando um PDF na nossa ferramenta de Digitalização por IA, ou
3. Selecionando um Documento (isto é, uma Fatura, Ordem de Compra ou Nota de Receção de Mercadorias), e criando automaticamente uma Nota de Crédito que corresponda linha por linha ao documento.

Consulte o nosso artigo sobre Criar Notas de Crédito para mais informações e um tutorial passo a passo para cada método de criação de Notas de Crédito.

Atualizar e gerir

Os utilizadores com a permissão 'Gerir Faturas e Notas de Crédito' podem atualmente atualizar qualquer uma das Linhas (indicando produtos, quantidades, preços), Definições, publicar um Comentário ou carregar um Anexo numa Nota de Crédito.

Adicionalmente, os utilizadores autorizados podem Parquear, Cancelar e Eliminar uma Nota de Crédito. Se não existirem Sinalizações na Nota de Crédito, também podem marcar a Nota de Crédito como Reconciliada.

Associar Notas de Crédito a Faturas

As Notas de Crédito podem ser 'associadas' a Faturas, o que é útil para referenciar a Nota de Crédito à respetiva Fatura para fins contabilísticos. 

Dica: Apenas uma Fatura pode ser associada a uma Nota de Crédito, enquanto várias Notas de Crédito podem ser associadas à mesma Fatura.

Pode associar a Fatura a uma Nota de Crédito: \- No Painel de Informações no Cabeçalho de uma Nota de Crédito, \- Ao rever uma Tarefa de Digitalização por IA do tipo Nota de Crédito, ou \- Ao rever uma Nota de Crédito que está a ser criada a partir de um Documento.

Também pode visualizar uma lista de Notas de Crédito associadas a uma Fatura a partir do separador [Notas de Crédito] ao visualizar uma Fatura:

Estados das Notas de Crédito

As Notas de Crédito podem encontrar-se num de vários estados:

• Aberta: Uma Nota de Crédito Aberta foi criada e pode ser atualizada, mas ainda não foi Reconciliada. 
• A Aguardar Aprovação: Uma Nota de Crédito no estado A Aguardar Aprovação tem uma ou mais Sinalizações levantadas contra si, sendo agora necessária a aprovação de um Aprovador na sua Organização. Assim que as aprovações forem concedidas, a Nota de Crédito avançará para o estado Reconciliada.
• Reconciliada: Uma Nota de Crédito Reconciliada passou por todas as verificações exigidas pela sua Organização e está agora pronta para ser exportada para a plataforma de contabilidade externa da sua Organização. Não pode fazer alterações a uma Nota de Crédito enquanto estiver no estado Reconciliada. Se desejar fazer alterações, pode Reabrir a Nota de Crédito.
  • Atenção: Os utilizadores com a permissão 'Pode Superaprovar Faturas e Notas de Crédito' podem atualizar determinados campos numa Nota de Crédito Reconciliada. Saiba mais.
• Parqueada: Uma Nota de Crédito Parqueada foi colocada em espera por um utilizador da sua Organização, pois pode exigir uma análise ou discussão adicional. Não é possível fazer alterações a uma Nota de Crédito no estado Parqueada. Se necessário, pode Reabrir a Nota de Crédito para continuar a fazer alterações.
• Cancelada: Uma Nota de Crédito Cancelada foi cancelada por um utilizador e já não está em utilização na sua Organização. Não pode fazer alterações a uma Nota de Crédito no estado Cancelada. Se desejar restabelecer a Nota de Crédito e efetuar alterações, pode Reabrir a Nota de Crédito.
• Pronta para Exportação: Uma Nota de Crédito Pronta para Exportação está agora disponível em [Faturas] → [Centro de Exportação] para inclusão num futuro Ficheiro de Exportação. Após a exportação bem-sucedida da Nota de Crédito para a plataforma de contabilidade externa da sua Organização, o estado da Nota de Crédito será atualizado para Exportada. Não é possível efetuar alterações à Nota de Crédito enquanto estiver no estado Pronta para Exportação. Se necessário, pode Reverter a Nota de Crédito para o estado Reconciliada e, em seguida, Reabrir a Nota de Crédito para efetuar alterações.
  • Atenção: Este Estado só está disponível para Organizações do Tipo B.
• A Exportar: Uma Nota de Crédito A Exportar está atualmente em processo de exportação para a plataforma de contabilidade externa da sua Organização. Este processo normalmente demora alguns minutos. Assim que a exportação for concluída com êxito, o estado da Nota de Crédito será atualizado para Exportada. Não é possível efetuar alterações à Nota de Crédito enquanto estiver no estado A Exportar. Se necessário, pode Reverter a Nota de Crédito para o estado Reconciliada para a exportar novamente, ou Reabrir a Nota de Crédito para efetuar alterações.
  • Atenção: Este Estado só está disponível para Organizações do Tipo A.
• Exportada: Uma Nota de Crédito Exportada foi incluída num ou mais ficheiros de exportação e foi exportada para a plataforma de contabilidade externa da sua Organização. Não é possível efetuar alterações à Nota de Crédito enquanto estiver no estado Exportada. Se necessário, pode Reverter a Nota de Crédito para o estado Reconciliada e, em seguida, Reabrir a Nota de Crédito para efetuar alterações.

Sinalizações e Limites da Nota de Crédito

Uma 'Sinalização' é um alerta levantado numa Nota de Crédito para chamar a atenção para quaisquer problemas no documento que necessitem de revisão e Aprovação. As Sinalizações garantem que apenas as Notas de Crédito que cumpram os critérios específicos da sua Organização conseguem avançar para o estado Reconciliada no PurchasePlus sem intervenção manual. 

Saiba mais sobre Sinalizações de Faturas e Notas de Crédito.

Exportar Notas de Crédito

Tal como as Faturas, as Notas de Crédito podem ser exportadas para a sua plataforma de contabilidade externa de duas formas, dependendo do Tipo de Organização.

Organizações do Tipo A vs Tipo B

• As Organizações do Tipo A exportam manualmente Notas de Crédito (e Faturas) individualmente. Isto pode ser feito em qualquer momento após a Nota de Crédito ter avançado para o estado Reconciliada.
• As Organizações do Tipo B primeiro Marcam uma Nota de Crédito (ou Fatura) como Pronta para Exportação e, em seguida, criam e enviam um Ficheiro de Exportação em Lote que inclui todas as Notas de Crédito e Faturas que foram Marcadas como Prontas para Exportação desde a sua última Exportação. 

Destinos do Sistema de Contabilidade (AP) e Formatos de Exportação

O Destino Eletrónico e o Formato exatos dos Ficheiros de Exportação para as Organizações do Tipo A e do Tipo B são configurados durante a Implementação do seu sistema PurchasePlus, mas podem ser modificados após a implementação em estreita colaboração com a equipa do PurchasePlus, se necessário. Entre em contacto com a nossa equipa de Apoio ao Cliente para mais informações.