Visão Geral

'Orçamentos' é um Módulo opcional que permite às Organizações gerir e monitorizar melhor os seus gastos com os seus Fornecedores de acordo com os requisitos de Ano/Mês e Conta de Despesas.

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• Introdução \- O que é um Orçamento?
• Visualizar Orçamentos
  • Visualizar um Único Orçamento
• Criar um Orçamento
• Orçamento numa requisição
  • Durante a Aprovação
  • Painéis Rápidos em Monitores Amplos

O que é um orçamento?

Um 'Orçamento' no PurchasePlus é um limite de gastos, definido por utilizadores autorizados, e aplicado a uma área do seu negócio durante um período específico de tempo.

Os Orçamentos são compostos por:

1. Um Ano e Mês aos quais o Orçamento se aplica,
2. Uma Unidade Organizacional (Departamento) e Código de Conta aos quais o Orçamento se aplica, e 
3. Um Valor do Orçamento (sem impostos) que se aplica ao Orçamento.

Quando uma Requisição é criada por um Comprador, o 'Valor do Orçamento' é consumido quando:

• a Data de Entrega da Requisição recai no Ano/Mês do Orçamento, E
• a despesa da Requisição é imputada à Unidade Organizacional e Código de Conta do Orçamento.

Os Orçamentos no PurchasePlus não impedem os utilizadores de criar ou submeter Requisições (mesmo que a Requisição implique ultrapassar o Orçamento relevante), mas todos os Aprovadores da Requisição são informados de que a Requisição irá exceder o Orçamento antes que esta se torne numa Ordem de Compra.

Visualizar Orçamentos

As Organizações com a funcionalidade ativa podem visualizar os seus Orçamentos numa tabela clicando em [Orçamentos] → [Ver Todos] na barra de navegação lateral:

A partir desta vista, pode:

1. Utilizar a Pesquisa e os filtros de Pesquisa Avançada para encontrar um Orçamento específico,
2. Editar as colunas apresentadas na tabela utilizando a funcionalidade [Gerir Colunas],
3. Criar um Novo Orçamento (mais detalhes abaixo), e
4. Clicar num Orçamento na tabela para o visualizar em maior detalhe.

Visualizar um Único Orçamento

Ao clicar num Orçamento a partir da vista de tabela, ser-lhe-ão apresentadas duas páginas que ajudam a compreender o Orçamento no seu contexto (em tempo real): a página de Utilização e a página de Requisições.

A página de Utilização representa visualmente o valor das Requisições Aprovadas e Pendentes em comparação com o montante orçamentado correspondente:

• Gasto Aprovado (ou 'Orçamento') é composto pelo valor total, sem impostos, de todas as Requisições Aprovadas e Fechadas com uma Data de Entrega no Mês e Ano do Orçamento E cuja despesa foi imputada à Unidade Organizacional e Código de Conta do Orçamento.
• A Aguardar Aprovação é composto pelo valor total, sem impostos, de todas as Requisições A Aguardar Aprovação com uma Data de Entrega no Mês e Ano do Orçamento E cuja despesa foi imputada à Unidade Organizacional e Código de Conta do Orçamento.

Adicionalmente, os utilizadores podem consultar rapidamente o Orçamento Restante, Dias Restantes, Estado Atual e Estado de Previsão do Orçamento: 

O Estado de Previsão é um cálculo simples que indica se o Orçamento Gasto somado às Requisições A Aguardar Aprovação irá exceder o Limite do Orçamento.

Por fim, os utilizadores podem ver todas as Requisições que estão a consumir o Orçamento em questão clicando no separador [Requisições] no Orçamento:

Criar um Orçamento

Os utilizadores com a permissão 'Gerir Orçamentos' podem criar um novo Orçamento clicando em [Novo Orçamento] a partir da barra de navegação lateral ou no cabeçalho da página [Orçamentos] → [Ver Todos]:

O utilizador será direcionado para uma nova página onde deve fornecer os seguintes valores:

• Ano e Mês aos quais o Orçamento se aplicará. Ou seja, qualquer Requisição Aprovada com uma Data de Entrega que coincida com esta combinação de Ano/Mês irá consumir este Orçamento.
• Unidade Organizacional e Código de Conta. Além da combinação Ano/Mês, uma Requisição Aprovada que seja imputada a esta combinação de Unidade Organizacional e Código de Conta consumirá este Orçamento.
• Valor do Orçamento (sem impostos). Este é o 'Limite' do Orçamento que, ao ser ultrapassado, é considerado 'acima do orçamento'.

Depois de preencher estes valores, clique em [Criar Orçamento] na parte inferior da página. O Orçamento será imediatamente processado face a quaisquer Requisições Aprovadas (e A Aguardar Aprovação) que correspondam a ambas as combinações de Ano/Mês e Unidade Organizacional/Código de Conta configuradas para o Orçamento.

Orçamento numa requisição

Durante a Aprovação

Os Aprovadores de Requisições podem verificar se uma Requisição submetida irá exceder o respetivo Orçamento:

Ao clicar em [Ver Orçamento], o Aprovador pode perceber rapidamente o estado do Orçamento e seguir uma ligação para o Orçamento para obter mais informações, se necessário:

Painéis Rápidos em Monitores Amplos

Os Utilizadores Avançados que utilizam o PurchasePlus num monitor grande também podem beneficiar dos Painéis de Visualização Rápida apresentados no lado direito de uma Requisição:

O Painel de Visualização Rápida da Requisição pode ser configurado para apresentar:

• Quaisquer comentários adicionados à Requisição por outro utilizador da sua Organização,
• As ligações para Documentos Relacionados – por exemplo, as Ordens de Compra geradas quando a Requisição foi Aprovada, e 
• Informações relativas ao Orçamento que esta Requisição irá consumir – especificamente, o valor dos gastos Aprovados e A Aguardar Aprovação.

Pode utilizar o botão [Gerir] no canto superior direito do Painel de Visualização Rápida para configurar o que os seus painéis irão apresentar.

O Painel de Visualização Rápida não será apresentado se o seu monitor não for suficientemente grande para acomodar tudo o resto no ecrã.