Faturas e Notas de Crédito

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Faturas e notas de crédito sem papel

As faturas enviadas para o seu Endereço de E-mail de Faturação Sem Papel do PurchasePlus são automaticamente digitalizadas e adicionadas à plataforma.

O PurchasePlus tentará associar a Fatura à respetiva Ordem de Compra e à Nota de Receção de Mercadorias automaticamente. O sistema compara então os itens de linha. Se todos coincidirem, a Fatura é Reconciliada automaticamente utilizando o Departamento e o Código de Conta da Ordem de Compra à qual foi associada.

Lembre-se

• As faturas que passam na correspondência automática são Reconciliadas automaticamente, uma vez que a despesa foi aprovada na fase de Requisição.
• Uma Fatura pode precisar de ser dividida por múltiplos Departamentos e Códigos de Conta; isto pode ser feito no Modo [Vista Avançada].

Rever Faturas e Notas de Crédito Sinalizadas

Se a Fatura não cumprir os seus Limites e definições de Sinalização de Faturas, a Fatura será sinalizada para revisão. Estas podem ser visualizadas em [Faturas] --> [A aguardar a minha Aprovação].

É uma boa prática associar as suas Faturas a uma Ordem de Compra, se aplicável. Associe a uma Ordem de Compra existente ou, se apropriado, crie uma Requisição retroativa se ainda não existir nenhuma. Aqui pode encontrar as melhores práticas para rever Faturas e Notas de Crédito Sinalizadas.

Lembre-se

• Algumas Faturas nunca terão uma Ordem de Compra ou Nota de Receção de Mercadorias (por exemplo, faturas de energia).
• Se estiver a criar uma Requisição retroativa para associar a uma Fatura, certifique-se de desmarcar [Enviar para o Fornecedor].

Aprovar Faturas e Notas de Crédito Sinalizadas

Assim que estiver satisfeito e quaisquer problemas com uma Fatura ou Nota de Crédito tenham sido resolvidos, pode Aprovar o documento. As regras de Aprovação de Faturas Sinalizadas baseiam-se no valor Total da Fatura e no Departamento.

Lembre-se

• Se tiver um problema com o preço unitário ou com a Quantidade de itens faturados, entre em contacto com o seu fornecedor para obter uma nova Fatura.
• Os números das faturas têm de ser únicos; caso contrário, serão rejeitados pelo sistema.