Pentru cumpărători

Achiziții, facturare, stocuri și rețete pentru cumpărători.

Prezentare generală

Achiziții și recepție — Trimiteți o cerere de achiziție (Requisition) pentru aprobarea cheltuielilor departamentului. Tipurile de Requisition variază, unele oferind compararea prețurilor și comenzi de la mai mulți furnizori
Facturi și note de credit — Facturile trimise la adresa dvs. de e-mail Paperless Invoicing din PurchasePlus sunt scanate automat și adăugate în platformă.
Cataloage și liste de cumpărături — PurchasePlus dispune de o rețea globală de mii de furnizori, existând șanse mari ca furnizorul dvs. să aibă deja produsele și prețurile disponibile în PurchasePlus.
Echipe financiare — Înainte de a genera comenzi de achiziție (Purchase Orders), cererile de achiziție (Requisitions) trebuie aprobate de aprobatorul sau aprobatorii desemnați. Dacă sunteți aprobator, veți vedea un număr roșu în

Cereri de achiziție (Requisitions)

Prezentare generală — O cerere de achiziție (Requisition) este o solicitare de bunuri pe care un cumpărător dorește să le achiziționeze de la furnizorii săi.
Ofertări (Quotes) — O ofertă de preț (Quote) reprezintă prețul pentru un produs pe care îl puteți achiziționa de la un furnizor. Ofertele sunt create atunci când un produs este inclus într-un catalog, împreună cu un preț unitar
Cumpărături de bază — Când faceți cumpărături pentru orice tip de Requisition, puteți alege să activați sau nu modul de cumpărături avansat (Advanced Shopping Mode):
Cumpărături avansate — Când faceți cumpărături pentru orice tip de Requisition, puteți alege să activați modul de cumpărături avansat:
De la toți furnizorii — Tipul de Requisition „Toți furnizorii” vă pune la dispoziție o listă cu toate ofertele disponibile de la toți furnizorii dvs. activați. Este o modalitate excelentă de a cumpăra și
De la un singur furnizor — Tipul de Requisition „Un singur furnizor” vă oferă o listă cu toate ofertele disponibile în prezent pentru organizația dvs. de la furnizorul unic pe care îl
Dintr-o listă de cumpărături — O listă de cumpărături (Buy List) este o listă controlată de produse care specifică exact bunurile și serviciile din care membrii echipei dvs. pot alege atunci când
Requisition personalizat — O cerere de achiziție personalizată (Custom Requisition) vă permite să comandați articole ad-hoc de la furnizori. Puteți folosi o cerere personalizată atunci când niciunul dintre celelalte tipuri de cereri nu este potrivit.
Requisition extern — O cerere de achiziție externă vă permite să creați un Requisition navigând pe site-ul extern de comerț electronic al unui furnizor. Veți putea utiliza întreaga funcționalitate
Din recomandare — Tipul de Requisition „Re-Order” vă oferă opțiunea de a recomanda articole dintr-un Requisition, un Purchase Order sau o factură existentă.
Dintr-o locație de stoc — O locație de stoc poate reprezenta o locație fizică din organizația dvs. unde sunt păstrate articolele de stoc, cum ar fi o magazie, un depozit sau o bucătărie.
Căutare avansată de produse — Multe acțiuni din PurchasePlus (de exemplu, crearea unei cereri de achiziție sau adăugarea unui produs la o listă de cumpărături) vă vor pune la dispoziție funcția Advanced Product Search.
Ciorne de cereri de achiziție — Cererile de achiziție rămân în starea Draft până când sunt trimise spre aprobare. Utilizatorii care doresc să revină la un Requisition în ciornă pentru a-l vizualiza, edita sau anula
Aprobarea unui Requisition — În PurchasePlus, atunci când o cerere de achiziție este trimisă spre aprobare, aceasta va trece în starea „AWAITING APPROVAL”. Cererea este plasată în

Comenzi de achiziție și recepție

Comenzi de achiziție (Purchase Orders) — O comandă de achiziție (Purchase Order) este un document pe care o organizație cumpărătoare îl trimite unei organizații furnizoare. Aceasta specifică produsele sau serviciile care urmează să fie achiziționate, într-o
Consolidarea comenzilor de achiziție — „Consolidarea” înseamnă combinarea a două sau mai multe comenzi de achiziție într-o singură comandă (nouă), în scopul reducerii muncii administrative și a scăderii riscului
Trimiterea unei comenzi de achiziție — După ce un Requisition a fost aprobat integral, va fi generat un Purchase Order pentru fiecare furnizor inclus în cerere, care poate fi apoi trimis către fiecare
Note de recepție — O notă de recepție este un document asociat care se creează pentru un Purchase Order și este folosit pentru a marca o cantitate specifică din fiecare articol de pe comanda de
Recepția bunurilor — Marcarea articolelor dintr-un Purchase Order ca recepționate indică utilizatorilor din organizația dvs. momentul în care o comandă de achiziție poate fi închisă.
Înlocuirea prețului unitar — Când un Purchase Order și o factură sunt asociate, iar liniile de produse sunt corelate între ele, nota de recepție va prelua prețul unitar din factură.

Facturi și note de credit

Facturi — O factură este un document pe care un furnizor îl trimite unui cumpărător, specificând produsele și cantitățile pe care furnizorul le-a livrat cumpărătorului și pentru care dorește
Crearea unei facturi — Utilizatorii PurchasePlus pot crea o factură nouă pentru a avea o evidență digitală și programatică a unei facturi primite de la un furnizor, care poate fi apoi corelată cu
Vizualizarea și actualizarea facturilor — 1. Selectați [Invoices] → [View All] din bara de navigare laterală.
Trimiterea către PurchasePlus — PurchasePlus oferă o soluție de facturare fără hârtie (Paperless Invoicing) pentru organizațiile care doresc să reducă timpul alocat revizuirii și reconcilierii facturilor pe care
Asocierea unui Purchase Order — Când o factură este creată prin metoda Paperless Invoice, PurchasePlus va asocia automat un Purchase Order la factură, dacă identifică o potrivire logică
Dezasocierea unui Purchase Order — Comenzile de achiziție sunt „asociate” cu facturile ca parte a procesului de reconciliere a facturilor. Acest lucru permite sistemului nostru (sau unui verificator uman) să se asigure că ceea ce a
Corelarea sau decorelarea liniilor — În funcție de setările aplicate organizației dvs. în PurchasePlus, atunci când o factură este asociată unui Purchase Order, toate liniile din factură sunt
Modul avansat — În PurchasePlus, liniile de factură pot fi vizualizate în modul avansat pentru a afișa toate informațiile suplimentare pentru fiecare linie. O linie de factură poate avea una sau
Semnalizări pe factură (Flags) — PurchasePlus analizează în mod constant toate facturile și notele de credit aflate în starea „Open” și „Awaiting Approval” și generează semnalizări (flags) la nivel de antet sau de linie pe
Praguri pentru semnalizări — Unele dintre semnalizările disponibile pentru facturi în PurchasePlus pot fi personalizate suplimentar folosind praguri (thresholds). Pragurile permit ca facturile cu discrepanțe minore să nu fie
Note de credit — O notă de credit este un document care atestă returnarea unor fonduri către un cumpărător. În mod obișnuit, este emisă de un furnizor în urma anulării unei achiziții
Crearea unei note de credit — O notă de credit este un document care atestă returnarea unor fonduri către un cumpărător. În mod obișnuit, este emisă de un furnizor în urma anulării unei achiziții
Paperless AI — Paperless Invoicing este un modul din PurchasePlus care folosește serviciul nostru AI proprietar, special creat pentru a recepționa, scana și procesa atât facturi, cât și note de credit
E-mailuri fără hârtie (Paperless Emails) — Secțiunea Paperless Emails din PurchasePlus este locul unde puteți:
Codificare automată fără PO — Când sosește o factură fără o comandă de achiziție asociată, PurchasePlus citește documentul și, utilizând informațiile din factură, setările implicite ale furnizorului și
Aprobarea facturilor — Când o factură sau o notă de credit se află în starea „Awaiting Approval”, aceasta conține una sau mai multe semnalizări (flags) - adică discrepanțe - care necesită revizuire și aprobare din partea unui
Exportul facturilor — În funcție de configurarea organizației dvs., puteți exporta facturile și notele de credit individual (Tip A) sau printr-un fișier de export în lot (Tip B).
Marcarea ca gata de export — Organizația dvs. poate fi configurată să exporte facturile și notele de credit individual (numim acest mod „Tip A”) sau ca parte a unui fișier de export în lot (pe care îl numim
Fișier de export în lot — În funcție de configurarea organizației dvs., puteți exporta facturile și notele de credit individual (Tip A) sau printr-un fișier de export în lot (Tip B).
Marcarea ca exportat — 1. Navigați la Dashboard, faceți clic pe Invoices și apoi alegeți View All.

Fluxuri de lucru pentru aprobare

Prezentare generală — Din momentul în care o factură sau o notă de credit este preluată de sistemul nostru, PurchasePlus analizează constant fiecare document aflat în starea „Open” și „Awaiting Approval”

Extrase de cont (Statements)

Reconciliere — Reconcilierea extraselor este înlocuitorul integrat în platformă pentru reconcilierea tradițională prin foi de calcul și e-mailuri. Încărcați un extras de la furnizor, iar sistemul
Stările extraselor — O linie de extras poate avea una dintre cele patru stări. Starea provine din facturile asociate și din indicatorul de reconciliere forțată, actualizându-se automat când
Întrebări frecvente — Totalul extrasului nu este egal cu suma liniilor. Ce e de făcut? Extrasul este totuși salvat. Veți vedea un indicator de neconcordanță a soldului în antetul vizualizării detaliate.

Gestionarea furnizorilor

Prezentare generală — „Furnizorii” sunt organizațiile de la care achiziționați bunuri sau servicii. Un furnizor în PurchasePlus este pur și simplu o organizație cu tipul „Supplier” (în
Vizualizarea și gestionarea furnizorilor — Dacă utilizați PurchasePlus ca și cumpărător, puteți vizualiza și gestiona furnizorii cu care sunteți conectat.
Activarea sau dezactivarea unui furnizor — „Activat” înseamnă că organizația dvs. și dvs. puteți plasa comenzi către furnizor. Furnizorul poate asocia cataloage, produse și prețuri organizației dvs. și
Conectarea cu un furnizor înregistrat — Furnizorii înregistrați sunt entități care și-au creat un cont de furnizor PurchasePlus. Aceștia se conectează pentru a-și gestiona propriile produse, cataloage și pentru a le atribui
Crearea unui furnizor autogestionat — Un furnizor în PurchasePlus poate fi:

Produse

Prezentare generală — Produsele din PurchasePlus sunt reprezentări ale produselor (și serviciilor) reale pe care organizația dvs. le achiziționează de la furnizori și le utilizează în
Crearea unui produs — Produsele din PurchasePlus sunt reprezentări ale produselor și serviciilor din lumea reală pe care organizația dvs. le cumpără de la furnizori și le folosește în

Cataloage

Prezentare generală — Un catalog este o colecție de produse cu prețuri pe care le cumpărați de la furnizori cu care organizația dvs. are o relație comercială activă.
Gestionat de furnizor vs. Autogestionat — Un catalog este o colecție de produse și prețuri pe care le puteți achiziționa de la un furnizor în cererile dvs. de achiziție (Requisitions).
Crearea sau actualizarea unui catalog — Cataloagele pot fi gestionate direct de către furnizorii înregistrați (Cataloage gestionate de furnizor) sau intern de către organizația dvs. de achiziții (Cataloage autogestionate).
Importul unui catalog — Utilizând funcția de import, puteți actualiza prețurile produselor existente din catalog, precum și adăuga produse suplimentare în catalog, cu condiția ca

Liste de cumpărături (Buy Lists)

Prezentare generală — Listele de cumpărături sunt un mod eficient de a standardiza și automatiza deciziile de achiziție la nivelul unei organizații – asigurându-vă că membrii echipei cumpără produsele potrivite
Crearea unei liste de cumpărături — Listele de cumpărături reprezintă o modalitate eficientă de standardizare și automatizare a deciziilor de achiziție într-o organizație – asigurându-vă că membrii echipei cumpără produsele potrivite
Gestionarea produselor — Listele de cumpărături sunt un instrument puternic de standardizare și automatizare a deciziilor de achiziție în organizație – asigurându-vă că membrii echipei cumpără produsele potrivite

Stocuri (Inventory)

Prezentare generală — Stocurile reprezintă un modul opțional care poate fi inclus în planul dvs. PurchasePlus, pentru a vă ajuta să controlați și să reduceți costurile de achiziție prin:
Articole de stoc — Un articol de stoc este un produs disponibil în inventarul dvs. și care poate fi adăugat și păstrat în una sau mai multe locații de stoc.
Locații de stoc — O locație de stoc poate fi reprezentativă pentru o locație fizică din organizația dvs. unde sunt păstrate articolele de stoc, cum ar fi o magazie, un depozit sau o bucătărie.
Transferuri — Un transfer este o metodă de gestionare (și evidență contabilă) a deplasării articolelor de stoc între diferite locații de stoc.
Inventarieri (Stocktakes) — Inventarierea este o metodă de verificare a cantității de articole de stoc păstrate într-o locație de stoc. O inventariere este efectuată la o locație de stoc și are
Evaluarea stocurilor — Aflați cum decide PurchasePlus ce preț să utilizeze atunci când bunurile sunt recepționate în stoc și cum influențează acest preț valorile stocurilor dvs.
Inventarierea de sfârșit de lună — Inventarierile periodice reprezintă cea mai bună modalitate de a verifica regulat cantitatea de articole de stoc care intră și ies din locațiile dvs. într-o anumită perioadă. Acest articol
Recepția bunurilor — Când primiți o livrare asociată unei comenzi de achiziție, puteți utiliza PurchasePlus pentru a „recepționa” bunurile (adică pentru a înregistra digital articolele și
Transfer de sold inițial — Popularea inițială a locațiilor dvs. de stoc cu articole pentru prima dată se poate face prin finalizarea unui transfer de sold inițial (Opening Balance Transfer).
Punct de vânzare (POS) — Point of Sale (POS) este un modul opțional care vă permite să scădeți automat articolele din stoc dintr-o locație la înregistrarea unei vânzări în restaurant, bar sau cafenea.
Vânzări în lot POS — O vânzare în lot este o colecție de linii de vânzare efectuate la terminalele dvs. POS fizice. Sistemul nostru procesează aceste linii în bloc (de regulă
Cititor de coduri de bare — Dispozitivul PurchasePlus DS6510B-M9 este un cititor portabil de coduri de bare proiectat pentru scanarea rapidă și fiabilă a codurilor 1D și 2D. Acesta se conectează direct la calculatorul dvs.

Rețete

Prezentare generală — Rețetele reprezintă o extensie opțională în sistemul dvs. PurchasePlus și o modalitate excelentă de a obține o valoare și mai mare din software-ul nostru, pe lângă
Meniuri — Un meniu este o colecție de rețete. Meniurile sunt utilizate de obicei pentru gestionarea aprovizionării și a costurilor ingredientelor din preparatele dvs. reale (adică rețete)
Ingrediente — Ingredientele sunt produsele care se adaugă în rețetele dvs. În funcție de tipul rețetei (cu stoc sau fără stoc), definiția
Alergeni — PurchasePlus include funcționalitatea de gestionare a alergenilor, disponibilă pentru utilizatorii modulului Recipes, pentru un control mai bun al alergenilor din rețete și ingrediente.

Raportare

Generarea unui raport — O cantitate foarte mare de date este generată (și stocată) de sistemul dvs. PurchasePlus. Accesarea acestor date la scară largă sub formă de rapoarte descărcabile reprezintă o

Gestionarea organizațiilor

Prezentare generală — Înțelegerea modelului de organizații din PurchasePlus și a implicațiilor acestuia este una dintre cele mai bune căi de a stăpâni PurchasePlus la nivel de expert.
Crearea de organizații — Aceasta este Partea a 2-a din seria noastră Introducere în organizații. Vă recomandăm să citiți Partea 1 înainte de a parcurge acest articol.

Bugete

Prezentare generală — „Bugete” este un modul opțional care permite organizațiilor să monitorizeze și să gestioneze mai eficient cheltuielile cu furnizorii în funcție de an/lună și

Actualizare

Actualizare — Ce este PurchasePlus? O reconstrucție completă a platformei noastre procure-to-pay pe o tehnologie modernă. Același scop, aceeași echipă și o experiență considerabil îmbunătățită