Note de credit

Notă de credit

O Notă de credit este un document care indică o returnare de fonduri către un Cumpărător. Aceasta este emisă în mod obișnuit de un Furnizor în urma anulării unei Comenzi de achiziție, a unei erori pe o Factură sau pentru bunuri pierdute ori deteriorate. Notele de credit pot fi utilizate pentru a rambursa o tranzacție fie integral, fie parțial.

Vizualizarea notelor de credit

Puteți accesa Notele de credit făcând clic pe [Note de credit] → [Vizualizează tot].

Aici puteți vizualiza Notele de credit într-un tabel și puteți edita coloanele tabelului în funcție de preferințe. În [Vizualizează tot] și [În așteptarea aprobării mele], puteți afișa o coloană Cod personalizat prin [Gestionează coloanele].

Puteți face clic pe orice Notă de credit pentru a vizualiza detalii referitoare la Produsul/Produsele și valorile de creditat, Referință, Comentarii și Fișiere atașate.

Crearea notelor de credit

Utilizatorii cu permisiunea „Gestionare facturi și note de credit” pot crea o nouă Notă de credit din secțiunea [Note de credit] din bara de navigare laterală, făcând clic pe [Notă de credit nouă]:

Există trei metode prin care un utilizator poate crea o Notă de credit:

1. Manual,
2. Prin încărcarea unui PDF în instrumentul nostru de scanare prin inteligență artificială (AI) sau
3. Prin selectarea unui Document (de exemplu, o Factură, o Comandă de achiziție sau o Notă de recepție) și crearea automată a unei Note de credit care corespunde documentului rând cu rând.

Vă rugăm să citiți articolul nostru despre Crearea notelor de credit pentru mai multe informații și un tutorial pas cu pas pentru fiecare metodă de creare a Notelor de credit.

Actualizare și gestionare

Utilizatorii cu permisiunea „Gestionare facturi și note de credit” pot actualiza în prezent oricare dintre Linii (indicând produse, cantități, prețuri), Setările, pot adăuga un Comentariu sau pot încărca un Fișier atașat la o Notă de credit.

În plus, utilizatorii autorizați pot Parca, Anula și Șterge o Notă de credit. Dacă nu există Marcaje pe Nota de credit, aceștia o pot marca, de asemenea, ca Reconciliată.

Asocierea notelor de credit cu facturile

Notele de credit pot fi „asociate” cu Facturile, ceea ce este util pentru a corela Nota de credit cu o Factură în scopuri contabile. 

Sfat: Doar o singură Factură poate fi asociată cu o Notă de credit, în timp ce mai multe Note de credit pot fi asociate aceleiași Facturi.

Puteți asocia Factura cu o Notă de credit: \- În Panoul de informații din Antetul unei Note de credit, \- În timpul revizuirii unei Sarcini de scanare AI de tip Notă de credit sau \- În timpul revizuirii unei Note de credit create dintr-un Document.

De asemenea, puteți vizualiza o listă a Notelor de credit asociate unei Facturi din fila [Note de credit] în timp ce vizualizați o Factură:

Statusurile notelor de credit

Notele de credit pot avea una dintre următoarele stări:

• Deschisă: O Notă de credit Deschisă a fost creată și poate fi actualizată, dar nu a fost încă Reconciliată. 
• În așteptarea aprobării: O Notă de credit în starea În așteptarea aprobării are unul sau mai multe Marcaje declanșate, iar acum este necesară aprobarea din partea unui Aprobator din cadrul Organizației dvs. Odată acordate aprobările, Nota de credit va avansa la starea Reconciliată.
• Reconciliată: O Notă de credit Reconciliată a trecut toate verificările solicitate de Organizația dvs. și este acum pregătită pentru exportul către platforma de contabilitate externă a Organizației dvs. Nu puteți face modificări la o Notă de credit cât timp aceasta se află în starea Reconciliată. Dacă doriți să faceți modificări, puteți Redeschide Nota de credit.
  • Rețineți: Utilizatorii cu permisiunea „Poate super-aproba facturi și note de credit” pot actualiza anumite câmpuri pe o Notă de credit Reconciliată. Aflați mai multe.
• Parcată: O Notă de credit Parcată a fost parcată de un utilizator din Organizația dvs., deoarece ar putea necesita analize sau discuții suplimentare. Nu se pot face modificări la o Notă de credit cât timp se află în starea Parcată. Dacă este necesar, puteți Redeschide Nota de credit pentru a continua să faceți modificări la aceasta. 
• Anulată: O Notă de credit Anulată a fost Anulată de un utilizator și nu mai este utilizată în Organizația dvs. Nu puteți face modificări la o Notă de credit în starea Anulată. Dacă doriți să reactivați Nota de credit și să faceți modificări la aceasta, puteți Redeschide Nota de credit.
• Pregătită pentru export: O Notă de credit Pregătită pentru export este acum disponibilă în [Facturi]→ [Centru de export] pentru a fi inclusă într-un viitor Fișier de export. Odată ce Nota de credit a fost exportată cu succes către platforma de contabilitate externă a Organizației dvs., statusul Notei de credit va fi actualizat la Exportată. Nu se pot face modificări la Nota de credit cât timp se află în starea Pregătită pentru export. Dacă este necesar, puteți Revoca Nota de credit la starea Reconciliată, apoi puteți Redeschide Nota de credit pentru a face modificări.
  • Rețineți: Acest Status este disponibil doar pentru Organizațiile de tip B.
• În curs de export: O Notă de credit În curs de export este în proces de a fi exportată către platforma de contabilitate externă a Organizației dvs. Acest proces durează de obicei câteva minute. Odată ce exportul reușește, statusul Notei de credit va fi actualizat la Exportată. Nu se pot face modificări la Nota de credit cât timp se află în starea În curs de export. Dacă este necesar, puteți Revoca Nota de credit la starea Reconciliată pentru a o Exporta din nou sau puteți Redeschide Nota de credit pentru a face modificări.
  • Rețineți: Acest Status este disponibil doar pentru Organizațiile de tip A.
• Exportată: O Notă de credit Exportată a fost inclusă în unul sau mai multe fișiere de export și a fost exportată către platforma de contabilitate externă a Organizației dvs. Nu se pot face modificări la Nota de credit cât timp se află în starea Exportată. Dacă este necesar, puteți Revoca Nota de credit la starea Reconciliată, apoi puteți Redeschide Nota de credit pentru a face modificări.

Marcaje și praguri pentru note de credit

Un „Marcaj” (Flag) reprezintă o problemă semnalată pe o Notă de credit, pentru a atrage atenția asupra oricăror nereguli din document care vor necesita revizuire și Aprobare. Marcajele asigură faptul că doar Notele de credit care îndeplinesc criteriile specifice ale Organizației dvs. pot avansa la starea Reconciliată în PurchasePlus, fără intervenție manuală. 

Citiți mai multe despre Marcajele pentru facturi și note de credit.

Exportarea notelor de credit

La fel ca Facturile, Notele de credit pot fi exportate către platforma dvs. de contabilitate externă într-unul din două moduri, în funcție de Tipul organizației dvs.

Organizații de tip A vs. Organizații de tip B

• Organizațiile de tip A exportă manual Notele de credit (și Facturile) individual. Acest lucru se poate întâmpla în orice moment după ce o Notă de credit a trecut în starea Reconciliată.
• Organizațiile de tip B marchează mai întâi o Notă de credit (sau Factură) ca Pregătită pentru export, iar apoi creează și trimit un Fișier de export în lot (batch) care include toate Notele de credit și Facturile marcate ca Pregătite pentru export de la ultimul dvs. export. 

Destinații ale sistemului AP și formate de export

Destinația electronică exactă și Formatul Fișierelor de export atât pentru Organizațiile de tip A, cât și pentru cele de tip B sunt configurate în timpul implementării sistemului dvs. PurchasePlus, dar pot fi modificate post-implementare în strânsă consultare cu echipa PurchasePlus, dacă este necesar. Vă rugăm să contactați echipa noastră de asistență clienți (Customer Success) pentru mai multe informații.