Codare automată fără comandă de achiziție

Codare automată fără comandă de achiziție

Sari la:

Codare automată fără comandă de achiziție

Când o Factură sosește fără o Comandă de achiziție asociată, PurchasePlus citește documentul și, utilizând informațiile din Factură, setările implicite ale Furnizorului și istoricul dvs. de codare, aplică automat Codurile contabile pe fiecare linie. Numim acest proces codare automată fără comandă de achiziție. Dumneavoastră revizuiți, ajustați dacă este necesar și aprobați.

Acesta este același motor de scanare utilizat pentru toate Facturile din PurchasePlus. Diferența în cazul Facturilor fără Comandă de achiziție este că nu există o Comandă de achiziție de pe care să se copieze codarea, astfel încât sistemul deduce codarea din valorile implicite ale furnizorului și din ceea ce a învățat din istoricul dvs. de codare.

Totuși, nu este un proces complet automatizat. Facturile fără Comandă de achiziție necesită întotdeauna aprobare umană înainte de a se Reconcilia. PurchasePlus se ocupă de partea dificilă, dar o persoană trebuie totuși să Aprobe.

Cum se stabilește codarea

PurchasePlus aplică codarea analizând următoarele detalii, în ordine:

1. Valori implicite Furnizor - Sistemul caută un Cod contabil și un Departament implicite în înregistrarea Furnizorului și le aplică.

2. Dacă nu este setată nicio valoare implicită pentru furnizor, PurchasePlus aplică automat Codurile contabile pe baza preferințelor dvs. istorice de codare. În general, este nevoie de un tipar de cel puțin trei alegeri consecvente înainte de a avea suficientă acuratețe pentru a aplica automat un Cod contabil.

Cu cât codați mai consecvent, cu atât mai repede poate prelua PurchasePlus această sarcină. De fiecare dată când codați o linie similară în același mod, instruiți sistemul să facă acest lucru pentru dvs. data viitoare.

Pregătirea pentru o codare automată precisă

Cu o configurare minimă și obiceiuri consecvente de codare, PurchasePlus va coda automat facturile fără Comandă de achiziție cu o acuratețe tot mai mare.

  • Setați valorile implicite ale Furnizorului \- În pagina Detalii furnizor puteți seta un Departament implicit și un Cod contabil implicit. Aceasta este cea mai rapidă metodă de a asigura codarea corectă a facturilor unui Furnizor încă din prima zi. 
  • Codați consecvent - Codarea aceluiași Furnizor și a acelorași tipuri de linii în mod identic de fiecare dată permite ca PurchasePlus să învețe și să înceapă să aplice acele coduri în locul dvs.
  • Coduri de produse \- Codurile exacte de produse ale Furnizorului din Cataloagele dvs. autoadministrate asigură potriviri exacte la nivel de linie.

Revizuire, corectare, aprobare

Facturile fără Comandă de achiziție trebuie întotdeauna revizuite înainte de aprobare.

  1. Revizuiți Codul contabil și Departamentul fiecărei linii \- ajustați orice linie unde codul aplicat nu a fost potrivit. PurchasePlus învață din corecțiile consecvente.
  2. Verificați totalurile - asigurați-vă că totalurile liniilor însumează totalul Facturii. O neconcordanță va genera marcajul Total flag.
  3. Aprobați - după ce sunteți mulțumit, acordați aprobarea pentru reconciliere.

Puteți fie să rezolvați un marcaj (să remediați problema de bază), fie să acceptați un marcaj (să îl recunoașteți și să continuați). Ambele căi duc factura în starea Reconciliată. Decizia revine aprobatorilor dumneavoastră.

Marcarea facturilor fără comandă de achiziție

Facturile fără Comandă de achiziție sunt întotdeauna marcate (Flagged) pentru Aprobare, deoarece nu au o Comandă de achiziție asociată. Aceasta înseamnă că vor necesita întotdeauna aprobarea relevantă înainte de a fi Reconciliate. Acest lucru este conceput intenționat. Păstrează intervenția umană pentru cheltuielile care nu au parcurs procesul normal de achiziție.

Fluxul de lucru pentru Conturi de plătit:

  1. PurchasePlus scanează factura și precompletează codarea.
  2. Factura ajunge în starea Marcată (Flagged).
  3. Echipa de Conturi de plătit revizuiește codarea și marcajele.
  4. Fie corectați codarea, fie o acceptați, apoi acordați Aprobarea.
  5. Factura avansează la starea Reconciliată și este gata pentru exportul în sistemul dvs. financiar.

Related articles