Achiziții și Recepție

Salt la:

• Creați o Rechiziție
• Aprobați o Rechiziție
• Trimiteți Comenzile de Achiziție
• Recepționați Bunuri

Creați o Rechiziție

Trimiteți o cerere de achiziție (Rechiziție) pentru aprobarea cheltuielilor de către Departament. Tipurile de rechiziții variază, unele oferind comparare de prețuri și plasarea de comenzi către mai mulți furnizori simultan. Creați o Rechiziție nouă accesând [Rechiziții] → [Rechiziție nouă] în meniul din partea stângă.

Odată aprobată, PurchasePlus generează o Comandă de Achiziție pentru fiecare furnizor inclus în Rechiziție.

Tipuri de Rechiziții

Pentru F&B, Bucătărie, Front Office, Menaj și alte departamente care comandă în principal bunuri fizice în mod proactiv, cea mai bună practică este utilizarea tipului „Listă de cumpărături” pentru cea mai rapidă metodă de achiziție.

Pentru alte departamente care plasează comenzi ad-hoc, puteți folosi tipul „Furnizor unic”, iar pentru cele care creează Comenzi de Achiziție retroactive pe baza unei Facturi, puteți folosi tipul „Recomandă”.

De reținut

• Introduceți o Referință pentru a identifica ușor Rechiziția mai târziu (de exemplu, o descriere generală, numele evenimentului etc.).
• Selectați Departamentul și Codul de cont corecte pentru comanda dumneavoastră.
• Adăugați Comentarii interne pentru colegi sau Comentarii externe pentru furnizori.
• Decideți dacă PurchasePlus ar trebui să trimită o copie a Comenzii de Achiziție către Furnizor.
• Articolele ad-hoc pot fi adăugate la orice tip de rechiziție, dar dacă este vorba despre ceva ce achiziționați în mod regulat, dumneavoastră sau campionul PurchasePlus din organizația dumneavoastră îl puteți adăuga într-unul dintre Cataloagele dumneavoastră.
• Nu aveți timp să finalizați crearea unei Rechiziții? Aceasta va rămâne în starea de ciornă până când este trimisă spre aprobare.
• O Comandă de Achiziție retrospectivă poate fi creată pentru o Factură deja primită; folosiți o Rechiziție de recomandă asociată numărului Facturii. Asigurați-vă că debifați (dacă nu doriți ca PO să fie trimisă către Furnizor) opțiunea [Trimite o copie a PO către Furnizor].

Aprobați o Rechiziție

Înainte de a fi generate Comenzi de Achiziție, Rechizițiile trebuie să fie aprobate de către Aprobatorul (sau Aprobatorii) desemnat(i). Dacă sunteți Aprobator, veți vedea un număr roșu în secțiunea [Rechiziții] [În așteptarea aprobării mele].

Puteți Aproba rechiziții în masă sau individual. De asemenea, puteți Refuza o Rechiziție.

De reținut

Aprobatorii pot revizui și modifica detaliile Rechiziției înainte de aprobarea acesteia, inclusiv:

• Produsele, prețurile și cantitățile
• Departamentele și Codurile de cont de pe liniile de produse și din întreaga rechiziție.
• Instrucțiunile de comandă către Furnizori

Trimiteți Comenzile de Achiziție

Dacă Organizația dumneavoastră nu are activată trimiterea automată a Comenzilor de Achiziție, va trebui să Trimiteți manual Comenzile de Achiziție către Furnizor. Comenzile de Achiziție pot fi vizualizate în [Comenzi de achiziție] → [Afișează tot].

Faceți clic pe săgeata gri a butonului [Trimite] din coloana Trimite pentru a o transmite furnizorului.

O săgeată verde înseamnă că Comanda de Achiziție a fost deja marcată ca trimisă. Numărul indicat aici reprezintă câte e-mailuri sau alte evenimente de trimitere au fost transmise către Furnizor.

De reținut

• Comanda de Achiziție trebuie totuși marcată ca Trimisă, chiar dacă opțiunea „Trimite o copie a PO către furnizor” a fost debifată la crearea Rechiziției. Marcarea ca Trimisă în PurchasePlus indică faptul că această comandă a fost plasată și că pe baza ei se poate face Recepția și Facturarea.

Recepționați Bunuri

Confirmați recepția bunurilor și serviciilor pe baza Comenzilor de Achiziție utilizând butonul gri [Camion].

De reținut

• Urmărirea cu exactitate a Cantității de Bunuri Recepționate vă asigură că plătiți doar pentru ceea ce a fost efectiv recepționat.