Cele mai bune practici pentru facturi

Puncte de date pentru facturi

1. Comandă de achiziție (PO)

• Valoare validă:

Orice șir de caractere alfanumerice. Cu toate acestea, vă recomandăm insistent să folosiți doar valori numerice. Numerele comenzilor de achiziție generate de PurchasePlus respectă convenția PO:000000 și cresc secvențial (de ex., 000001, 000002 etc.)

• Exemplu: PO:000345
• Explicație:

Includerea unei comenzi de achiziție este PUTERNIC RECOMANDATĂ, deoarece facilitează reconcilierea automată a facturilor cu comenzile de achiziție din sistem, asigurând un proces mai eficient și mai precis.

---

2. Tipul documentului

• Valoare validă:

„Invoice” SAU „INV:” SAU „Tax Invoice.” „Credit Note” „CR Note”

• Exemplu: INV-123456
• Explicație:

Acest câmp este OBLIGATORIU pentru a ajuta la clasificarea și sortarea documentelor, aspect esențial pentru o procesare corectă și evidența registrelor. O factură nu va fi procesată fără aceste informații. 

---

3. Numărul facturii

• Valoare validă:

Orice șir de caractere alfanumerice. Deși este permis orice format, vă recomandăm insistent să utilizați doar valori numerice.

• Exemplu: INV-123456
• Explicație:

Acest câmp este OBLIGATORIU pentru procesare și plată. Numerele de factură duplicate vor fi semnalate și respinse automat de sistem pentru a preveni erorile. Notă: Puteți reutiliza numerele de factură pentru cumpărători diferiți, dar niciodată pentru același cumpărător. O factură nu va fi procesată fără aceste informații. 

---

4. Numele companiei, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail

• Valoare validă:

Orice șir de caractere alfanumerice.

• Exemplu:

Supplier Name: Fresh Produce Co. Address: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Phone: +61 2 9876 5432 Email: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

• Explicație:

Furnizarea unor date exacte despre companie este PUTERNIC RECOMANDATĂ în scopuri de validare și pentru a asigura procesarea facturilor în conturile corecte.

---

5. Numere de înregistrare fiscală sau a companiei

• Valoare validă:

Un număr numeric valid de înregistrare a companiei (de ex., ABN în Australia sau CUI/CIF).

• Exemplu: ABN: 12 345 678 910
• Explicație:

Acest câmp este PUTERNIC RECOMANDAT în scopuri de identificare a companiei și de conformitate. Ajută la validarea legitimității companiei. În multe țări precum Australia, este o cerință legală să includeți aceste informații pentru orice tranzacție de peste 82,50 $. Facturile fără aceste informații vor fi întârziate până la verificarea companiei. 

---

6. Detaliile cumpărătorului

• Valoare validă: 

Nume complet, denumirea companiei (dacă este cazul) și adresa.

• Exemplu:

Name: HotelPlus Sydney Address: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

• Explicație:

Acest câmp este PUTERNIC RECOMANDAT, deoarece ajută la atribuirea facturii către cumpărătorul corect.

---

7. Adresa de e-mail dedicată de facturare a cumpărătorului

• Valoare validă:

Fiecărui cumpărător îi este alocată o adresă unică de e-mail pentru facturi, în formatul <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> 

• Exemplu:

Purchaser Email: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

• Explicație:

Acest câmp este OBLIGATORIU pentru identificarea automată a entității cumpărătoare. Deși adresa de e-mail nu trebuie să apară neapărat pe factură, toate facturile trebuie trimise către această căsuță poștală. O factură nu va fi procesată dacă nu este trimisă la adresa unică de e-mail de facturare a cumpărătorului.

---

8. Data facturii

• Valoare validă: DD/MM/YYYY
• Exemplu: 10/01/2025
• Explicație:

Acest câmp este OBLIGATORIU pentru validarea automată a facturii. Data nu trebuie să fie în viitor și va genera un avertisment dacă este situată prea mult în trecut. O factură nu va fi procesată fără aceste informații.

---

9. Data scadenței

• Valoare validă: DD/MM/YYYY
• Exemplu: Due Date: 24/01/2025
• Explicație:

Acest câmp este PUTERNIC RECOMANDAT și este utilizat de echipa de contabilitate furnizori (Accounts Payable) a cumpărătorului la programarea plății. 

---

10. Datele de pe liniile facturii 

• Codul de produs al furnizorului 
  • Valoare validă: șir alfanumeric 
  • Exemplu: 563732
• - Explicație: Acest câmp este PUTERNIC RECOMANDAT, deoarece aceste informații sunt utilizate pentru a reconcilia ceea ce a fost comandat cu ceea ce a fost livrat. 
• Descriere 
  • Valoare validă: șir de caractere alfabetice 
  • Exemplu: Apple Red Delicious
• - Explicație: Acest câmp este OBLIGATORIU, deoarece oferă detalii despre produsul livrat. O factură nu va fi procesată fără aceste informații.
• Cantitate 
  • Valoare validă: șir numeric  
  • Exemplu: 10
• - Explicație:
  • Dacă articolul a fost comandat, dar nu a fost onorat, se preferă să nu îl includeți pe factură. Dacă îl includeți totuși pe factură, acesta trebuie să aibă o cantitate de „0” (zero) și o valoare totală a liniei de „$0” pentru a asigura o procesare corectă. 
  • Acest câmp este OBLIGATORIU, deoarece specifică cantitatea de articole livrate.
  • O factură nu va fi procesată fără aceste informații sau dacă cantitatea nu corespunde cu prețul unitar.
• Preț unitar fără TVA/GST
  • Valoare validă: șir numeric  
  • Explicație: Acest câmp este PUTERNIC RECOMANDAT, deoarece calculează totalul liniei de pe factură. Dacă furnizați sumele cu taxa inclusă, este esențial să includeți cotele de taxă aplicate, astfel încât să putem calcula invers prețul fără taxă pentru a-l încărca în sistemele de contabilitate furnizori. 
• Taxă (dacă este cazul)
  • Valoare validă:
    • Cota de taxă ca procent (de ex., 10%).
    • Valoarea taxei ca sumă monetară (de ex., $2.00).
    • Un identificator consecvent aplicat articolelor taxabile (de ex., un asterisc * pentru a indica aplicabilitatea taxei).
  • Explicație:

Acest câmp este OBLIGATORIU, deoarece determină valoarea totală a taxei de pe factură. Cea mai bună practică este afișarea atât a procentului de taxă, cât și a valorii monetare. O factură nu va fi procesată fără cel puțin unul dintre punctele de date de mai sus.

• Total taxă (dacă este cazul)
• - Valoare validă:

O valoare numerică în format monetar (de ex., $200.00).

• Explicație:

Acest câmp este PUTERNIC RECOMANDAT, deoarece asigură reconcilierea totalului facturii cu fiecare linie individuală în parte. În cazul în care factura conține atât articole scutite de taxă, cât și articole taxabile în cadrul aceluiași document, defalcarea taxei la nivel de linie este o cerință legală în multe țări, inclusiv Australia. Dacă este furnizat doar totalul fără taxă, trebuie incluse detalii clare privind taxa aplicată.

---

11. Asigurați-vă că sumele totale sunt corecte

• Afișați o defalcare a costului total:
  • Fiecare linie de pe factură trebuie să aibă un total 
  • Suma taxelor și a costurilor de pe linii trebuie să corespundă cu totalul taxei și al costului de pe factură 
  • Orice taxe de livrare trebuie incluse ca linie separată în totalurile facturii.
  • Dacă emiteți factura într-o monedă DIFERITĂ de cea în care operează cumpărătorul, moneda trebuie specificată în totalul facturii. De exemplu, SGD în Australia sau USD în Singapore. 

---

12. Formatare pentru un aspect profesional

• Folosiți un font clar, lizibil și o așezare ordonată în pagină.
• Includeți sigla companiei dvs. pentru branding.
• Furnizați factura în format PDF sau E-PDF 
• Nu includeți imagini în document 

---

EXEMPLU DE FACTURĂ

---

[Sigla companiei dvs.] Supplier Name: Fresh Produce Co. Address: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Phone: +61 2 9876 5432 Email: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

---

Factură

Invoice Number: INV-123456 Invoice Date: 10/01/2025 Due Date: 24/01/2025 Document Type: Tax Invoice Purchase Order (PO): PO:000345

Buyer Details: Name: HotelPlus Sydney Address: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

---

Date linie produs

Subtotal (Ex GST): $90.00 GST (10%): $14.00 Total (Inc GST): $104.00

---

Note suplimentare

• Vă rugăm să efectuați plata prin transfer bancar în următorul cont:

Bank Name: ANZ Bank Account Name: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 Account Number: 678901234

• Pentru orice întrebări, vă rugăm să ne contactați la billing@freshproduceco.com.au.