Echipe financiare

Salt la:

• Aprobarea Cererilor de achiziție
• Revizuirea Facturilor în stările Deschise, În așteptare și În procesare
• Aprobarea Facturilor marcate
• Exportul Facturilor și Notelor de credit reconciliate
  • Tipul A - Export individual
  • Tipul B - Fișier de export în lot
• Sfaturi pentru o procesare mai ușoară a Facturilor

Aprobarea Cererilor de achiziție

Înainte de generarea oricăror Comenzi de achiziție, Cererile de achiziție trebuie aprobate de Aprobatorul/Aprobatorii desemnați. Dacă sunteți Aprobator, veți vedea un număr roșu în secțiunea [Cereri de achiziție] → [În așteptarea aprobării mele].

Puteți Aproba cereri de achiziție în lot sau individual. De asemenea, puteți Respinge o Cerere de achiziție.

De reținut

În calitate de aprobator, puteți revizui și modifica detaliile Cererii de achiziție înainte de aprobarea acesteia, inclusiv:

• Produsele, prețurile și cantitățile
• Departamentele și Codurile contabile pe liniile de produse și pe întreaga cerere de achiziție.
• Instrucțiunile de comandă către Furnizori

Revizuirea facturilor după stare

Facturile pot fi într-una dintre mai multele Stări. Acestea ar trebui revizuite periodic.

Dacă Factura nu respectă Pragurile și setările dvs. de Marcaje pentru facturi, Factura va fi marcată pentru revizuire, conform Fluxului de aprobare a facturilor. Puteți vizualiza aceste facturi în [Facturi] → [În așteptarea aprobării mele].

Cea mai bună practică este să asociați Facturile cu o Comandă de achiziție, dacă este cazul. Asociați cu o Comandă de achiziție existentă sau, dacă este oportun, creați o Cerere de achiziție retroactivă dacă nu există deja una. Aici puteți găsi bune practici pentru revizuirea Facturilor și Notelor de credit marcate.

De reținut

• ### Fiecare Factură trebuie să aibă setat un Departament și un Cod contabil.
• O Factură poate necesita să fie împărțită pe mai multe Departamente și Coduri contabile; acest lucru se poate face în modul Vizualizare avansată .
• Unele Facturi nu vor avea niciodată o Comandă de achiziție sau o Notă de recepție a mărfurilor (de exemplu, facturile de energie).
• Dacă creați o Cerere de achiziție retroactivă pentru a o asocia cu o Factură, asigurați-vă că debifați [Trimite către furnizor].

Aprobarea facturilor și notelor de credit marcate

După ce vă asigurați că orice problemă legată de o Factură sau Notă de credit a fost rezolvată, puteți Aproba documentul.

De reținut

• Dacă aveți o problemă legată de un Preț unitar facturat sau de Cantitatea unui articol, luați legătura cu furnizorul pentru o Factură nouă.
• Numerele de factură trebuie să fie unice, altfel vor fi respinse de sistem.
• Facturile pot fi Anulate dacă nu vor fi plătite niciodată.

Exportul Facturilor și Notelor de credit reconciliate

În funcție de setările dvs. de Contabilitate furnizori (AP), metoda de trimitere a Facturilor și Notelor de credit către sistemul dvs. de contabilitate furnizori pentru plată este ușor diferită. Puteți vedea ce Tip folosește Organizația dvs. făcând clic pe [Numele organizației] din colțul din dreapta sus al PurchasePlus → [Despre] → [Detalii organizație] → [Tip sistem AP.]

Tipul A - Export individual

Prin această metodă, Facturile și Notele de credit reconciliate sunt exportate individual, iar un fișier de export care conține Factura sau Nota de credit unică este creat automat și trimis către sistemul dvs. AP.

În secțiunea [Facturi] → [Facturi reconciliate], deschideți Factura pe care doriți să o exportați și faceți clic pe [Export].

După ce procesul de export s-a finalizat cu succes, starea Facturii se va actualiza automat la Exportată. Factura ar trebui, de asemenea, să fi ajuns în Sistemul dvs. contabil extern. O înregistrare a acestei activități de export va fi disponibilă în [Facturi] → [Centru de export].

Tipul B - Fișier de export în lot

În secțiunea [Facturi] → [Facturi reconciliate], deschideți Factura pe care doriți să o exportați și faceți clic pe [Marchează ca pregătită pentru export].

Când sunteți gata să creați un Fișier de lot pentru importul în sistemul dvs. AP, mergeți la [Facturi] → [Centru de export] și folosiți [Creare fișier de export nou] pentru a crea un nou Fișier de lot. Veți putea stabili parametri pentru Facturile și/sau Notele de credit „pregătite pentru export” pe care doriți să le includeți în lot.

Odată ce fișierul de lot a terminat procesarea, îl puteți descărca din [Centru de export] pentru a-l importa în sistemul dvs. AP.

De reținut

• Tipul B - În funcție de setările folosite pentru crearea fișierului de lot, este posibil să fie necesar să utilizați [Mai multe] → [Marchează ca exportat] pentru a confirma importul reușit în sistemul dvs. AP.

Sfaturi pentru o procesare mai ușoară a Facturilor

• Puteți seta Departament implicit și Coduri contabile implicite pentru Facturile Furnizorului.
• Departamentele pot avea setări distincte pentru Pragurile facturilor și Marcajele facturilor.
• Căutați Furnizori noi la [Furnizori] → [Director de furnizori] înainte de a crea un nou Furnizor autoadministrat.
• Setați o destinație pentru comenzi de achiziție (adresă de e-mail) pentru Furnizorii nou creați.