Marcare ca Pregătit pentru export

Organizația dvs. poate fi configurată să exporte facturi și note de credit individual (numim acest scenariu „Tipul A”) sau ca parte a unui fișier de export în lot (pe care îl numim „Tipul B”).

În acest articol, vom explica scenariul de Tip B, în care facturile și notele de credit sunt mai întâi marcate ca „Pregătit pentru export”, iar apoi incluse într-un fișier de export în lot care este generat asincron, la momentul dorit de dvs. Dacă Organizația dvs. exportă facturi și note de credit individual (Tipul A), consultați articolul nostru Exportarea unei facturi sau a unei note de credit. 

Organizațiile de Tip B au posibilitatea de a adăuga facturi individuale (adică „una câte una”) sau pot adăuga mai multe facturi printr-o singură acțiune, utilizând funcția în masă [Marcare ca Pregătit pentru export].

Sari la:

• Marcarea unei facturi sau a unei note de credit ca Pregătit pentru export
• Marcarea în masă a facturilor ca Pregătit pentru export

Marcarea unei facturi sau a unei note de credit ca Pregătit pentru export

1. Selectați [Facturi] sau [Note de credit] → [Afișează tot] din bara de navigare laterală.

2. Selectați fila [Reconciliate]. Doar documentele aflate în starea „RECONCILIAT” pot fi marcate ca Pregătit pentru export. O factură sau o notă de credit reconciliată a trecut toate verificările de semnalare sau a primit aprobare în ciuda semnalărilor existente.

3. Utilizați funcția [Căutare] pentru a găsi factura sau nota de credit pe care doriți să o marcați ca Pregătit pentru export.

4. Faceți clic pe [Număr factură sau notă de credit] pentru a deschide factura.

5. Faceți clic pe butonul de acțiune [Marcare ca Pregătit pentru export] din zona de antet a documentului. Veți avea nevoie de o permisiune specifică pentru a vedea butonul în antet. 

Factura sau nota de credit este acum în starea „PREGĂTIT PENTRU EXPORT” și este disponibilă în Centrul de export pentru a fi inclusă într-un viitor fișier de export. După ce documentul a fost exportat cu succes în platforma dvs. contabilă externă, starea facturii sau a notei de credit va fi actualizată la Exportat. Nu se pot aduce modificări documentului cât timp se află în starea Pregătit pentru export. 

6. Dacă este necesar, puteți readuce factura sau nota de credit la starea Reconciliat, apoi puteți redeschide documentul pentru a face modificări. Selectați [Meniu suplimentar] → [Revenire la Reconciliat] în zona de antet.

7. După ce ați marcat toate facturile și notele de credit necesare ca Pregătit pentru export, puteți crea un fișier de export în lot.

Marcarea în masă a facturilor sau a notelor de credit ca Pregătit pentru export

Funcția în masă [Marcare ca Pregătit pentru export] este o modalitate excelentă de a actualiza rapid starea a până la 60 de facturi sau note de credit de la Reconciliat la Pregătit pentru export, urmând acești pași:

1. Selectați [Facturi] sau [Note de credit] → [Afișează tot] din bara de navigare laterală.

2. Selectați fila [Reconciliate]. Doar documentele aflate în starea „RECONCILIAT” pot fi marcate ca Pregătit pentru export. O factură sau o notă de credit reconciliată a trecut toate verificările de semnalare sau a primit aprobare în ciuda semnalărilor existente.

3. Selectați mai multe documente folosind caseta de selectare din stânga numărului facturii sau al notei de credit din tabel.

4. Faceți clic pe [Marcare ca Pregătit pentru export] în partea de sus a tabelului, deasupra coloanei Număr factură sau notă de credit.

5. Faceți clic pe [Marcare ca Pregătit pentru export] în etapa de confirmare pentru a finaliza acțiunea. Notă: această acțiune este limitată la maximum 60 de facturi sau note de credit într-o singură acțiune.

6. După ce ați marcat toate facturile sau notele de credit necesare ca Pregătit pentru export, puteți crea un fișier de export în lot.