Prezentare generală

Salt la:

• Introducere
• Crearea unei cereri de achiziție noi
• Tipuri de cereri de achiziție
• Setările cererii de achiziție
• Modul de cumpărături de bază vs. avansat
• Aprobarea unei cereri de achiziție
• Documente asociate
• Stările cererii de achiziție
• Depanare
  • Produse ale furnizorului lipsă din stoc

Ce este o cerere de achiziție?

O Cerere de achiziție este o solicitare de bunuri pe care un Cumpărător dorește să le achiziționeze de la Furnizorii săi.

În PurchasePlus, un Utilizator dintr-o Organizație cumpărătoare poate să creeze o Cerere de achiziție, să adauge Produsele pe care dorește să le cumpere și să specifice cantitățile dorite pentru fiecare Produs. Odată ce utilizatorul este mulțumit de Cererea sa de achiziție, o poate trimite spre aprobare de către un Șef de departament, un Manager operațional sau un Manager financiar din cadrul Organizației sale.

De îndată ce Cererea de achiziție este trimisă spre Aprobare, prețurile Produselor incluse sunt „salvate ca o captură” și vor fi transferate în Comenzile de achiziție, indiferent de orice modificări ulterioare de preț după trimiterea Cererii de achiziție.

Dacă Cererea de achiziție a utilizatorului este Aprobată, se vor genera automat Comenzi de achiziție (și se vor trimite, în funcție de setările Cererii de achiziție) către fiecare Furnizor inclus în Cererea de achiziție.

Crearea unei cereri de achiziție

Utilizatorii pot crea o nouă Cerere de achiziție făcând clic pe:

• [Cereri de achiziție] → [Cerere de achiziție nouă] în bara laterală de navigare,
• Făcând clic pe butonul [Creează o cerere de achiziție nouă] din partea de sus a tabelului [Cereri de achiziție] → [Afișează toate],
• [Comenzi de achiziție] → [Comandă de achiziție nouă] în bara laterală de navigare sau
• [Începe cumpărăturile] în Tabloul de bord.

Toate aceste opțiuni conduc utilizatorul la pagina Creează o cerere de achiziție nouă:

În funcție de Permisiunile de utilizator ale Cumpărătorului și de setările de configurare ale Organizației sale, vor fi disponibile mai multe Tipuri de cereri de achiziție. Faceți clic pe fiecare tip de Cerere de achiziție pentru a afla mai multe.

1. O Cerere de achiziție de la toți furnizorii, care oferă utilizatorului o listă cu toate Produsele oferite de toți Furnizorii conectați ai Organizației sale. Este o modalitate excelentă de a face cumpărături și de a compara cotațiile de preț pentru o gamă largă de produse.
2. O Cerere de achiziție de la un singur furnizor, care oferă utilizatorului o listă cu toate Produsele disponibile în prezent pentru Organizația dvs. de la un singur Furnizor selectat.
3. O Cerere de achiziție pe baza unei liste de cumpărături, care este o listă predefinită de Produse. Listele de cumpărături sunt o modalitate excelentă prin care Managerii și Șefii de departamente pot specifica exact Produsele pe care doresc ca ceilalți utilizatori din Organizație să le achiziționeze atunci când creează o Cerere de achiziție. Cotațiile de preț de la fiecare dintre Furnizorii lor activați vor apărea pentru fiecare articol din Lista de cumpărături.
4. O Cerere de achiziție personalizată, care permite unui utilizator să comande articole ad-hoc de la Furnizorii săi activați. O Cerere de achiziție personalizată poate fi utilizată atunci când niciunul dintre celelalte tipuri de cereri nu este potrivit.
5. O Cerere de achiziție externă, care permite utilizatorilor să creeze o Cerere de achiziție făcând cumpărături pe site-ul de e-commerce extern al unui Furnizor, dacă Furnizorul a activat această opțiune cu PurchasePlus. Utilizatorul va putea folosi întreaga funcționalitate a site-ului Furnizorului pentru a comanda bunurile. Odată ce a finalizat cumpărăturile pe site-ul Furnizorului, va fi redirecționat înapoi în PurchasePlus, iar produsele, prețurile și cantitățile selectate sunt adăugate automat în Cererea de achiziție din PurchasePlus.
6. O Cerere de achiziție pentru repetarea comenzii, care oferă utilizatorilor opțiunea de a recomanda articole dintr-o Cerere de achiziție anterioară, dintr-o Comandă de achiziție sau dintr-o Factură.
7. O Cerere de achiziție pentru o locație de stoc, care permite utilizatorilor modulului nostru de Inventar să reaprovizioneze Articolele din stoc dintr-o anumită Locație de stoc, beneficiind de funcții suplimentare pentru a achiziționa Produsele potrivite în Cantitățile corecte și controlând astfel îndeaproape nivelurile de stoc.

Cererile de achiziție pot fi create și prin Creare rapidă. Când Crearea rapidă este activată pentru o Organizație, utilizatorii care fac clic pe butonul [Începe cumpărăturile] din pagina [Acasă] vor beneficia de un proces simplificat de creare a Cererii de achiziție, care necesită doar un câmp (opțional) Referință. Cererea de achiziție va fi creată ca o cerere de tip „Toți furnizorii” și va fi setată pe modul Cumpărături de bază (deși utilizatorul va avea în continuare opțiunea de a crea alte tipuri de Cereri de achiziție).

Setările cererii de achiziție

Fiecare tip de Cerere de achiziție are diverse Setări aplicate. Aceste Setări pot fi importante pentru Furnizori (de exemplu, o Adresă de livrare sau o Dată de livrare) sau pentru colegii utilizatorului (de exemplu, alocarea Cererii de achiziție către un Departament și un Cod de cont).

Prima dată când aceste Setări pot fi definite este în formularul [Creează o cerere de achiziție nouă]:

În mod implicit, caseta de selectare [Trimite comenzile de achiziție către furnizori] va fi bifată, ceea ce înseamnă că PO-ul va fi trimis automat către Furnizor după ce a fost complet aprobat. În cazurile în care:

1. Creați o Comandă de achiziție retrospectiv (adică bunurile au fost deja Primite și Facturate) sau
2. Când creați o Achiziție care a fost făcută în afara PurchasePlus (de exemplu, prin telefon),

...este important să debifați caseta de selectare [Trimite comenzile de achiziție către furnizori] pentru a minimiza confuzia sau comenzile duble.

Odată ce Cererea de achiziție a fost creată și se află în Starea Deschis, Setările sale pot fi actualizate de utilizatorii cu Permisiunile corespunzătoare prin (a) plasarea cursorului peste Setarea respectivă în tabelul [Cereri de achiziție] → [Afișează toate]:

...sau (b) făcând clic pe Cererea de achiziție din tabel și navigând fie la fila [Setări], fie la [Panoul de informații]:

Veți putea găsi și actualiza Setarea/Setările, apoi faceți clic pe [Salvează modificările]:

Rețineți: unele Setări sunt câmpuri de Sistem și, prin urmare, nu pot fi editate de către Utilizatori.

Modul de cumpărături de bază vs. avansat

Cererile de achiziție pot fi create în Modul de cumpărături de bază sau în Modul de cumpărături avansat.

Modul de cumpărături de bază este modul implicit, bazat pe carduri, extrem de vizual, pe care utilizatorii îl folosesc la crearea unei Cereri de achiziție:

Dacă utilizatorul alege să selecteze [Activează cumpărăturile avansate] pe pagina de Creare a cererii de achiziție, i se va prezenta un tabel puternic, mai puțin vizual, cu ajutorul căruia își poate crea Cererile de achiziție:

Aprobarea unei cereri de achiziție

Când o Cerere de achiziție este trimisă spre aprobare de către un utilizator, aceasta trece în starea În așteptarea aprobării și este plasată în Fluxul de aprobare aplicabil Departamentului și Codului de cont alocate Cererii de achiziție.

Utilizatorii desemnați pe primul nivel al Fluxului de aprobare vor primi un e-mail prin care sunt informați că Cererea de achiziție a fost trimisă și că pot să Aprobe cererea de achiziție. Acești utilizatori sunt, de obicei, Șefi de departament, Manageri financiari sau operaționali din Organizația cumpărătoare.

Aprobatorii desemnați pot accesa Cererile de achiziție pe care le pot aproba făcând clic pe [Cereri de achiziție] → [În așteptarea aprobării mele]:

Odată ce Cererea de achiziție a trecut prin toate etapele relevante ale Fluxului de aprobare, sunt create una sau mai multe Comenzi de achiziție, care pot fi trimise către Furnizorul/Furnizorii ale căror produse au fost incluse în Cererea de achiziție.

Comenzile de achiziție nou create pot fi trimise manual către Furnizori, dar adesea utilizatorul fie a activat setarea automată [Trimite comenzile de achiziție către furnizori] pe Cererea de achiziție, fie aceeași setare a fost activată ca o Preferință de utilizator, astfel încât Comenzile de achiziție sunt trimise de PurchasePlus către destinația preferată a Furnizorului imediat ce Cererea de achiziție este Aprobată.

Odată ce o Cerere de achiziție a fost Aprobată (și Comenzile de achiziție rezultate au fost create), Cererea de achiziție nu mai poate fi editată. În unele cazuri, modificările necesare pot fi efectuate pe Comanda/Comenzile de achiziție care au fost generate, navigând la fila [Setări] a Comenzii de achiziție.

Documente asociate

Cererile de achiziție pot fi „asociate” cu:

• Una sau mai multe Comenzi de achiziție care sunt create la Aprobarea unei Cereri de achiziție,
• Una sau mai multe Facturi, care sunt corelate cu Comenzile de achiziție generate la Aprobarea unei Cereri de achiziție,
• Atașamente, care sunt fișiere încărcate pentru Cererea de achiziție, pentru a oferi context și informații importante Aprobatorilor și altor Vizualizatori.

Stările cererii de achiziție

Cererile de achiziție pot fi în mai multe stări diferite, iar acest lucru oferă informații importante despre Cererea de achiziție.

• Deschis: O Cerere de achiziție în starea Deschis poate fi considerată o Ciornă - de fapt, utilizatorul care a creat Cererea de achiziție o poate vizualiza în secțiunea/secțiunile sale „Ciornele mele” în diverse locuri din aplicația PurchasePlus. Cât timp o Cerere de achiziție este în starea Deschis, poate fi editată, se pot adăuga sau elimina Produse ori poate fi anulată. Pentru a trimite Cererea de achiziție mai departe, aceasta trebuie Trimisă spre aprobare făcând clic pe [Trimite cererea de achiziție].
• În așteptarea aprobării: O Cerere de achiziție În așteptarea aprobării a fost trimisă spre aprobare, dar încă nu i s-a acordat aprobarea finală. Toți utilizatorii relevanți din fluxul de aprobare trebuie să își dea acordul pentru ca o Cerere de achiziție să devină Aprobată. Vă rugăm să citiți articolul nostru despre Aprobarea unei cereri de achiziție pentru mai multe informații.
• Anulat: O Cerere de achiziție anulată este o cerere care a fost anulată în timp ce se afla în starea Deschis, În așteptarea aprobării sau Respins. O Cerere de achiziție anulată nu poate fi redeschisă și nu mai este utilizată deloc în Organizația dvs. Nu se poate efectua nicio acțiune asupra unei Cereri de achiziție anulate.
• Aprobat: O Cerere de achiziție aprobată este o cerere care a fost trimisă spre aprobare, apoi aprobată de utilizatorii relevanți din Fluxul de aprobare. O Cerere de achiziție aprobată va genera Comenzi de achiziție pentru fiecare Furnizor inclus în Cererea de achiziție. O Cerere de achiziție aprobată poate fi închisă sau poate fi lăsată în starea Aprobat.
• Respins: O Cerere de achiziție respinsă este o cerere care a fost trimisă spre aprobare, apoi a fost respinsă de un utilizator aprobator din Fluxul de aprobare. O Cerere de achiziție respinsă poate fi anulată sau se pot relua cumpărăturile și Cererea poate fi trimisă din nou.
• Închis: O Cerere de achiziție închisă reprezintă starea finală în care se poate afla o cerere.

Depanare

Produse ale furnizorului lipsă din stoc

Ocazional, un Furnizor poate marca unul dintre Produsele sale ca „Lipsă din stoc”. Cumpărătorii vor fi avertizați că Produsul este lipsă din stoc atunci când creează o Cerere de achiziție:

Cumpărătorul nu este împiedicat să adauge Produsul în Cererea de achiziție - este doar o avertizare -, dar atenție: dacă Produsul este necesar urgent, atunci:

1. Ar trebui comandată o Cotație de la un alt Furnizor pentru același Produs (după evaluarea dacă diferența de preț, sau „adaosul”, justifică rapiditatea) sau
2. Ar trebui comandat un Produs înlocuitor.