Inventarieri
Inventarieri
Salt la:
- Introducere
- Vizualizarea inventarierilor
- Statusurile inventarierii și ale numărătorii
- Inițierea unei inventarieri noi
- Efectuarea unei inventarieri (Numărarea)
- Închiderea unei inventarieri
- Golirea locațiilor de cheltuieli
- Următorul pas: inventarierea de sfârșit de lună
Inventariere
O inventariere este o metodă de verificare a cantității de Articole din stoc care se află într-o locație de stoc. O inventariere se desfășoară într-o Locație de stoc și are o „Perioadă” definită (de exemplu, un an calendaristic și o lună). Inventarierea le permite utilizatorilor din organizația dumneavoastră să numere cantitatea Reală de articole din stoc din locație, astfel încât această numărătoare să poată fi apoi comparată cu numărul Estimat de articole din stoc din acea locație. Diferența dintre cantitatea Reală și cea Estimată trebuie justificată printr-un transfer de diferență, înainte ca inventarierea să fie închisă.
Capacitățile de Gestionare a inventarierilor și Închidere a inventarierilor sunt controlate prin permisiuni independente de utilizator, având în vedere importanța inventarierilor într-un management eficient al stocurilor.
Vizualizarea inventarierilor
Utilizatorii pot vizualiza inventarierile organizației lor navigând la [Stocuri] → [Inventarieri] în bara laterală de navigare.
Puteți vizualiza detaliile oricărei inventarieri din tabel făcând clic pe numele locației de stoc din extremitatea stângă a tabelului.
Statusul inventarierii
O inventariere poate avea una dintre următoarele două stări:
- În curs: Inventarierea a început și este în desfășurare. Când o locație de stoc are o inventariere în curs, Recepțiile de stoc în inventar nu sunt automate. În schimb, utilizatorii trebuie să identifice transferul de recepție de stoc și să facă clic manual pe [Marchează ca finalizat] atunci când sunt pregătiți. Odată ce inventarierea este finalizată, recepțiile de stoc în inventar devin din nou automate.
- Închis: Inventarierea a fost marcată ca finalizată și toate diferențele au fost justificate.
Statusul numărătorii
O inventariere are, de asemenea, un status al numărătorii, acesta fiind diferit de statusul inventarierii. Statusurile posibile ale numărătorii sunt:
- Nenumărat: Niciunul dintre articolele din locația de stoc nu are o numărătoare înregistrată.
- Numărat parțial: Pentru unele articole din locația de stoc a fost înregistrată o numărătoare, dar nu pentru toate.
- Numărat complet: Pentru toate articolele din locația de stoc a fost înregistrată o numărătoare.
Inițierea unei inventarieri noi
Utilizatorii cu permisiunea de gestionare a inventarierilor pot face clic pe butonul [Inițiază o inventariere nouă] din pagina [Stocuri] → [Inventarieri].
Utilizatorii au opțiunea de a începe o inventariere într-o singură locație sau în toate locațiile:
Inițierea unei inventarieri într-o singură locație de stoc
Selectarea opțiunii „Locație unică de stoc” va deschide o inventariere nouă în locația de stoc definită, cu statusul „În curs” și statusul numărătorii „Nenumărat”.
Inițierea unei inventarieri în toate locațiile de stoc
Selectarea opțiunii „Toate locațiile de stoc” va deschide o inventariere nouă în fiecare locație de stoc din organizația curentă, cu statusul „În curs” și statusul numărătorii „Nenumărat”. Rețineți: nu puteți iniția inventarieri în toate locațiile dacă există deja inventarieri create în perioada de inventariere aleasă.
Perioada de inventariere
Fiecare inventariere trebuie să aibă o „Perioadă de inventariere”, care este de obicei luna și anul calendaristic în care are loc inventarierea. Puteți crea o inventariere într-o perioadă de inventariere care are deja o inventariere închisă.
Inventarieri oarbe (Blind)
La crearea (sau actualizarea) unei inventarieri, utilizatorul o poate seta ca fiind „Oarbă” (Blind), ceea ce înseamnă că utilizatorii care efectuează inventarierea nu vor vedea numărul estimat de articole de stoc din locație. Aceasta poate fi o modalitate eficientă de a asigura o numărare riguroasă a articolelor din stoc. Doar utilizatorii cu permisiunea „Închide inventarieri” vor putea vizualiza cantitatea estimată a unui articol din stoc într-o inventariere oarbă.
Efectuarea inventarierilor (Numărarea)
Orice utilizator poate introduce o numărătoare pentru un articol din stoc în cadrul inventarierii, chiar dacă nu are permisiunea „Gestionează inventarieri”.
Utilizatorul poate introduce direct cantitatea produsului în coloana [Numărătoare] și/sau poate utiliza butoanele de incrementare sus/jos din ambele părți ale câmpului de introducere:
Odată ce au fost adăugate numărători pentru toate articolele din stoc, statusul numărătorii inventarierii va fi actualizat la „Numărat complet”.
Scanare după codul de bare
Un utilizator poate căuta după orice coduri de bare adăugate la articolul din stoc în PurchasePlus pentru a accelera procesul de numărare, eliminând nevoia de a derula printr-o listă (posibil lungă) de articole din stoc dintr-o locație.
Pentru mai multe informații, consultați Ghidul de utilizare a scanerului de coduri de bare.
Gestionarea diferențelor
Inventarierile cu „Diferențe” – adică o diferență între cantitatea estimată și cantitatea reală numărată – trebuie corectate înainte de a fi închise.
Diferențele pot fi vizualizate rând cu rând:
...iar Valoarea Totală a Diferențelor dintr-o inventariere în curs poate fi vizualizată în panoul de informații din antetul inventarierii:
Diferențele trebuie gestionate prin efectuarea unui Transfer de diferențe de stoc din locația de stoc către o locație de cheltuieli (sau către o altă locație de stoc, dacă știți unde a fost mutat articolul). Acest lucru servește în principal la actualizarea cantității articolului din stoc în locația inițială, astfel încât să reflecte numărătoarea reală.
Diferențele pot fi transferate rând cu rând (funcționalitate cunoscută anterior sub denumirea de [Transfer rapid]):
...Sau diferențele pot fi transferate în masă, utilizând butonul [Transferă toate diferențele] din antetul inventarierii:
Pentru a gestiona diferențele de inventariere prin transferuri, un utilizator trebuie să dețină permisiunea de gestionare a transferurilor.
Importul sau exportul unei numărători de inventar
Utilizatorii cu permisiunea „Închide inventarieri” pot importa numărătoarea de stoc pentru orice inventariere aflată în statusul În curs, utilizând butonul [Creează un import nou] din fila [Importuri] a inventarierii:
Fișierul CSV de import are nevoie de doar trei coloane:
- stock_take_id
- stock_count_id
- quantity
Este recomandat insistent ca, dacă intenționați să utilizați funcția de import, să utilizați mai întâi funcția de export, astfel încât să aveți acces la ID-urile corecte de numărătoare de stoc (Stock Count ID, care au valori diferite față de ID-urile de produs).
Pentru a exporta o inventariere, navigați la fila [Exporturi] a inventarierii, apoi faceți clic pe [Creează un export nou] și descărcați fișierul generat. Puteți adăuga apoi numărătorile (adică valorile din coloana Quantities) în foaia de calcul și puteți importa fișierul.
Puteți elimina un rând din foaia de calcul, dacă doriți. La importul fișierului, cantitatea acelui articol din stoc în PurchasePlus va rămâne neschimbată față de starea anterioară importului. Cantitatea sa nu va fi actualizată la 0 și nici nu va fi eliminat din locația de stoc. În plus, nu puteți adăuga articole noi de stoc în locație prin intermediul unui import de fișier tabelar.
Modul offline
Inventarierile pot fi efectuate în „Modul offline” în scenariile în care conexiunea slabă la internet constituie o problemă.
Modul offline îi permite utilizatorului să realizeze inventarierea chiar dacă dispozitivul său pierde conexiunea la internet. Când utilizatorul este gata să iasă din modul offline, acesta trebuie să se reconecteze la internet, astfel încât toate datele inventarierii să fie sincronizate.
Pentru a începe utilizarea modului offline pentru o inventariere, faceți clic pe [Mai multe opțiuni] → [Pornește modul offline] în antetul inventarierii:
Închiderea unei inventarieri
O inventariere poate fi închisă dacă:
- Se află în statusul În curs.
- [Recomandat] Toate articolele au o numărătoare înregistrată. Este posibilă și închiderea unei inventarieri numărate parțial. Făcând clic pe [Închide inventarierea] atunci când statusul numărătorii este „Nenumărat” sau „Numărat parțial”, toate articolele din stoc care nu au fost numărate se vor completa automat cu valoarea curentă a cantității estimate.
- Nu există Diferențe nejustificate între cantitatea estimată și cantitatea reală pentru niciunul dintre articolele incluse în inventariere.
Pentru a închide o inventariere, faceți clic pe butonul [Închide inventarierea] din antetul inventarierii. Această acțiune este controlată de permisiunea „Închide inventarieri”.
Închiderea tuturor inventarierilor
În plus, puteți închide mai multe inventarieri folosind coloana de selecție multiplă din vizualizarea tabelară Toate inventarierile. Rețineți: această acțiune se va finaliza cu succes doar pentru acele inventarieri selectate care îndeplinesc criteriile de închidere menționate mai sus.
Golirea locațiilor de cheltuieli
Acțiunea [Golește locațiile de cheltuieli] aduce la zero cantitatea tuturor articolelor din stoc din toate locațiile de cheltuieli. Această acțiune va crea automat un transfer contabil pentru fiecare locație de cheltuieli și va transfera soldurile articolelor din stoc din locația de cheltuieli către locația de sistem pentru costul mărfurilor utilizate la sfârșit de perioadă (Period-End Cost of Goods Used). În mod tipic, locațiile de cheltuieli sunt golite chiar înainte de închiderea tuturor inventarierilor dintr-o anumită perioadă.
Toate transferurile de diferență necesare pentru a transfera cantitățile de diferență către o locație de cheltuieli trebuie să fie deja finalizate înainte de golirea locațiilor de cheltuieli.
Următorul pas: inventarierea de sfârșit de lună
Informațiile de mai sus sunt concepute pentru a vă oferi o înțelegere de bază a inventarierilor și a modului în care funcționează acestea în PurchasePlus.
Pentru un ghid pas cu pas despre cum să finalizați o inventariere de sfârșit de lună pe platforma noastră, inclusiv utilizarea unor funcții suplimentare nemenționate în acest articol, vă rugăm să vizitați:
/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process
Aceasta este Partea a 5-a din seria noastră Introducere în gestiunea stocurilor.
- Citiți Introducere în gestiunea stocurilor, Partea 1
- Citiți Introducere în gestiunea stocurilor, Partea 2: Articole din stoc
- Citiți Introducere în gestiunea stocurilor, Partea 3: Locații de stoc
- Citiți Introducere în gestiunea stocurilor, Partea 4: Transferuri
Cum încep să folosesc modulul de stocuri?
Dacă organizația dumneavoastră dorește să utilizeze modulul de stocuri din PurchasePlus, vă rugăm să contactați managerul de cont sau echipa noastră Customer Success pentru asistență la activarea modulului și pentru a stabili sesiuni de instruire pentru utilizatori.
Notă pentru cumpărătorii care utilizează Legacy PurchasePlus
Modulul de stocuri din PurchasePlus a fost reproiectat și este substanțial diferit față de cel din Legacy PurchasePlus. Organizațiile care migrează de la Legacy PurchasePlus la PurchasePlus vor beneficia de asistență suplimentară pe parcursul migrației.