Recepția bunurilor

Mergeți la:

• Ce înseamnă recepția în inventar?
• Avansat: Cum funcționează recepția în inventar? 
  • Conceptul 1: Produse deținute de cumpărător
  • Conceptul 2: „Recepționează ca” articol de stoc
  • Conceptul 3: Produse Master
    • Aprofundare: Cum accelerează recepția în inventar Produsele Master și Produsele Înlocuitoare
• Ghid: Cum se recepționează bunurile în inventar
• Returnarea stocului către un furnizor

Recepția în inventar

Când primiți o livrare asociată unei Comenzi de achiziție, puteți utiliza PurchasePlus pentru a „recepționa” bunurile (adică pentru a înregistra digital articolele și cantitățile primite), astfel încât să știți când Comanda de achiziție este onorată și să puteți plăti cu încredere Factura furnizorului. Această funcționalitate este standard în aproape fiecare configurație PurchasePlus.

Utilizatorii modulului nostru opțional Inventar pot face un pas înainte și pot alege să „Recepționeze bunurile în inventar”, ceea ce înseamnă că nivelurile cantităților pentru Articolele de stoc dintr-o Locație de stoc specificată sunt actualizate automat, iar bunurile nou primite pot fi vizualizate imediat în Rapoarte, utilizate în Transferuri, numărate la un Inventar fizic sau recomandate printr-o Cerere de achiziție dintr-o locație de stoc.

Cum funcționează

Pentru a armoniza piața de achiziții descentralizată și axată pe eficiență a PurchasePlus cu gestiunea detaliată a stocurilor cerută de managerii de inventar, am introdus trei concepte importante în platforma noastră:

1. Eligibilitatea articolelor de stoc
2. „Recepționează ca”
3. „Produse Master” și corelarea produselor

Recomandăm ca fiecare utilizator de Inventar să înțeleagă aceste trei principii înainte de a efectua Recepția bunurilor în inventar.

Conceptul 1: Eligibilitatea articolelor de stoc

Când efectuați cu succes recepția bunurilor în inventar, rezultatul este că Articolele dvs. de stoc sunt incrementate (adică numărul crește) în Locația de stoc specificată:

În PurchasePlus, Articolele de stoc trebuie să fie:

1. Produse care sunt „deținute” de Organizația dvs. – adică sunt Produse „deținute de cumpărător”.
2. Produse cu un Pachet de vânzare de tip „Bucată de 1”.

Referitor la punctul 1 de mai sus, aceasta înseamnă că nu puteți păstra ca Articole de stoc Produse deținute de furnizor. Acest lucru previne o situație în care un furnizor și-ar putea actualiza propriul produs cu un nume diferit, alt pachet de vânzare sau altă unitate de măsură, caz în care nivelurile de stoc și evaluările din Inventar ar fi afectate fără controlul dumneavoastră. 

Această restricție înseamnă că un control riguros și detaliat asupra Inventarului este posibil din start, însă Crearea și Gestionarea Articolelor de stoc poate necesita o perioadă de timp la configurarea inițială din partea cumpărătorilor. Cu toate acestea, procesul în sine este simplu, iar echipa noastră vă stă la dispoziție oricând pentru ajutor. 

Conceptul 2: „Recepționează ca”

Când recepționați bunuri în inventar, o situație frecventă este ca bunurile pe care le recepționați să fie foarte asemănătoare, dar nu identice cu Articolele de stoc pe care le gestionați în inventar. 

Ca exemplu simplu: puteți alege să mențineți un Articol de stoc generic numit „Roșie”. Când comandați roșii de la Furnizor, acesta vă poate trimite:

• Roșii Roma
• Roșii Inimă de Bou
• Roșii Celebrity

...pe care le puteți Recepționa ca Articolul dvs. de stoc „Roșie” pentru a-i crește nivelul de stoc. Depinde în totalitate de dumneavoastră în timpul procesului de recepție ce articole alegeți să Recepționați ca Articol de stoc; este posibil chiar să recepționați articole fără legătură (de exemplu, „Doză de suc”) ca Articol de stoc (de exemplu, „Roșie”) și să-l incrementați.

SFAT: Denumiți Articolele de stoc destul de generic pentru a asigura flexibilitate și rapiditate în timpul procesului de recepție.

Nu vă faceți griji – nu este nevoie să selectați manual Articolele de stoc corecte pentru opțiunea „Recepționează ca” în timpul procesului de recepție. PurchasePlus va sugera inteligent și va precompleta Articolele de stoc care se potrivesc cel mai bine cu produsele livrate de Furnizor, pentru a vă accelera fluxurile de lucru.

Aflați mai multe despre această strategie de potrivire în secțiunea următoare.

Conceptul 3: Produse Master și corelarea produselor

PurchasePlus găzduiește milioane de produse deținute de cumpărători și de furnizori în baza noastră de date. În plus, administrăm intern o listă extinsă de „Produse Master” pe care le deținem. Veți vedea uneori Produse cu proprietarul numit „Marketboomer” – aceasta este compania din spatele PurchasePlus!

Produsele deținute de cumpărători (de exemplu, Articolele de stoc) sau Produsele deținute de furnizor pot fi „corelate” cu unul dintre Produsele noastre Master de către echipa noastră de experți:

Acest lucru permite cumpărătorilor să:

• Acceseze comparații de preț în timp real pentru același articol vândut de mai mulți furnizori (de exemplu, la crearea unei Cereri de achiziție),
• Creeze Liste de cumpărături eficiente și ușor de utilizat de către membrii organizației lor și
• Accelereze procesul de recepție în inventar.

Aprofundare: Cum accelerează recepția în inventar Produsele Master și Produsele Înlocuitoare

Recepția în inventar implică o „atribuire” complexă între: 

1. Articolul de stoc pe care doriți să îl incrementați în inventar și
2. Produsul real, unic, pe care vi l-a trimis furnizorul.

Modul în care PurchasePlus facilitează această atribuire fără a fi nevoie ca utilizatorul să asocieze manual un Articol de stoc fiecărui produs din Comanda de achiziție este prin Produse corelate Master și Produse Înlocuitoare.  

• Produse Master: Dacă Articolele dvs. de stoc au fost corelate cu un Produs Master de către echipa noastră, IAR furnizorii dvs. au oferte de preț pentru acel Produs Master, atunci când comandați un Produs Master (de exemplu, într-o Cerere de achiziție din lista de cumpărături), Articolul de stoc asociat este selectat automat la recepționarea acelei livrări în inventar.
• Produse Înlocuitoare: Așa cum s-a menționat mai sus, un Articol de stoc trebuie să aibă pachetul de vânzare „Bucată de 1”. Totuși, produsul furnizorului poate fi vândut la Cutie de 24. Acestea sunt considerate produse diferite în sistemul nostru, dar pot fi „asociate” pentru recepția în inventar prin crearea unei Relații de produs înlocuitor. 

Dacă recepționați o livrare în inventar și nu există o potrivire Master sau o Relație de produs înlocuitor stabilită între Produsul furnizorului și Articolul dvs. de stoc, PurchasePlus va încerca să sugereze alte potriviri (pe baza unor factori precum similitudinea produselor), dar se recomandă să verificați cu atenție potrivirile și chiar să alegeți manual Articolul de stoc (sau să creați unul complet nou). Prima dată când faceți acest lucru, sistemul va crea automat Relația de produs înlocuitor și o va memora pentru recepțiile viitoare în inventar!

Recepția bunurilor în inventar

Recepția în inventar începe prin crearea unei noi Note de recepție. În PurchasePlus, Notele de recepție trebuie create pe baza Comenzilor de achiziție; nu este posibilă crearea unei Note de recepție în afara unei Comenzi de achiziție. 

Pentru a crea o nouă Notă de recepție:

Pasul 1: Navigați la [Comenzi de achiziție] → [Vizualizează tot] din bara laterală de navigare. Faceți clic pe pictograma [Camion] din coloana Notă de recepție (GR Note), pentru a crea o Notă de recepție asociată Comenzii de achiziție:

Pasul 2: Selectați [Recepționează în inventar]:

...și completați câmpurile care apar:

• „Locație de stoc destinație” este Locația de stoc unde vor fi incrementate Articolele de stoc.
• „Recepționează toate articolele restante” înseamnă că fiecare articol de pe Nota de recepție va fi precompletat cu cantitatea rămasă de recepționat. Puteți verifica manual fiecare articol înainte de finalizarea Notei de recepție.
• „Data fizică” reprezintă data la care bunurile au fost recepționate fizic, întrucât aceasta poate fi diferită de data creării Notei de recepție.

După ce ați completat aceste trei câmpuri, faceți clic pe [Creează notă de recepție].

Pasul 3: Pagina afișată este o Ciornă de notă de recepție. Vă recomandăm să revizuiți cu atenție fiecare rând din Nota de recepție pentru a vă asigura că atât cantitatea primită este corectă, cât și Articolul de stoc selectat pentru fiecare poziție este corect:

Dacă ați selectat „Recepționează toate articolele restante” la Pasul 2 de mai sus, poate fi necesar să modificați cantitatea de articole de recepționat în cazul în care ați primit o cantitate mai mare sau mai mică.

Dacă trebuie să selectați un alt Articol de stoc decât cel ales automat de PurchasePlus, faceți mai întâi clic pe butonul [Opțiuni avansate] de pe rândul respectiv (consultați imaginea de mai jos). Notă: Dacă este prima dată când recepționați acest articol de stoc, va trebui să Creați un articol de stoc nou mai întâi.

Apoi, faceți clic pe pictograma Coș de gunoi pentru a șterge selecția:

În final, vi se va solicita să selectați dintr-o listă de articole sugerate sau să căutați un Articol de stoc anume:

Faceți clic pe [Aplică modificările]. 

Pasul 4: Faceți clic pe [Marchează ca recepționat] pentru a finaliza Nota de recepție. Articolele de stoc identificate vor fi incrementate cu cantitatea recepționată în Locația de stoc țintă printr-un Transfer de tip Recepție de stoc.  

Vă rugăm să rețineți: Când o Locație de stoc are un Inventar fizic În curs de desfășurare, Transferurile de tip Recepție de stoc în inventar nu se finalizează automat. Utilizatorii trebuie să localizeze Transferul de recepție de stoc și să facă manual clic pe [Marchează ca finalizat] când sunt gata să facă acest lucru.

Odată ce Inventarul fizic este finalizat, recepțiile de stoc în inventar redevin automate.

Returnarea stocului către un furnizor

După ce stocul a fost recepționat în inventar, nivelul său de stoc poate fi ajustat doar prin intermediul Transferurilor.

În situația în care stocul trebuie returnat către un furnizor, urmați acești pași.

Mai întâi, creați un transfer nou de tip „Ajustare de stoc”, setați Locația de origine ca fiind Locația de stoc unde a fost recepționat inițial stocul și setați Locația de destinație ca fiind Furnizorul către care se returnează stocul:

Apoi, căutați Articolele de stoc care urmează să fie returnate Furnizorului. Specificați cantitatea de returnat, apoi repetați procedura pentru fiecare Articol de stoc returnat. Puteți utiliza filtrul [[Ascunde articolele cu cantitate zero]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) pentru a facilita revizuirea transferului.

După ce ați adăugat toate Articolele de stoc și cantitățile în transfer, puteți trimite Transferul spre aprobare sau puteți face clic pe [Marchează ca finalizat] (în funcție de permisiunile de utilizator pe care le dețineți):

Odată ce Transferul este marcat ca finalizat, nivelurile de stoc vor fi ajustate corespunzător în PurchasePlus. Cu toate acestea, comunicarea cu furnizorul și cu firma de curierat (dacă este cazul) va trebui efectuată în afara platformei.