Evaluarea stocului

Aflați cum stabilește PurchasePlus ce preț să utilizeze la recepția bunurilor în stoc și cum influențează acest preț valorile stocurilor dumneavoastră.

Pe scurt: când recepționați bunuri în inventar, PurchasePlus le evaluează la cel mai precis preț disponibil în acel moment. Dacă Factura furnizorului este deja în sistem, se utilizează prețul din Factură.

Rețineți: Acest articol descrie funcționarea modulului Inventar din PurchasePlus. Modulul Inventar din PurchasePlus a fost reproiectat și este substanțial diferit față de modulul de inventar din Legacy PurchasePlus.

Ordinea de preferință

Prețul înregistrat în Inventar este întotdeauna prețul din linia Notei de recepție în momentul finalizării Notei de recepție. PurchasePlus precompletează acel preț folosind cele mai bune informații disponibile:

1. Prețul din Factură. Dacă o linie de Factură a fost asociată cu linia Comenzii de achiziție în PurchasePlus, se utilizează prețul facturat. Acesta este prețul real perceput, așadar este cel mai bun preț disponibil. Rețineți că Factura trebuie să fie asociată la nivel de linie. O Factură care corespunde pur și simplu Comenzii de achiziție nu este suficientă, iar linia de Factură asociată nu trebuie neapărat să fie pentru același Produs.
2. Prețul din Comanda de achiziție. Dacă nicio linie de Factură nu este asociată, se utilizează prețul din Comanda de achiziție. Acesta este prețul pe care Organizația dumneavoastră a fost de acord să îl plătească, așadar este cea mai bună estimare disponibilă la momentul Recepției.

Persoana care recepționează poate suprascrie prețul precompletat pe orice linie înainte de a finaliza Nota de recepție. Acest lucru este util atunci când factura nu a sosit încă, dar avizul de însoțire a mărfii indică prețul real, sau pentru articolele bazate pe greutate, unde greutatea sau prețul livrat diferă de ceea ce a fost comandat. Indiferent ce preț se află pe linie în momentul în care Nota de recepție este finalizată, acela este prețul care se înregistrează în Inventar.

De ce contează acest lucru pentru Valoarea inventarului

Inventarul din PurchasePlus este evaluat pe baza mediei ponderate. Fiecare recepție este integrată în Valoarea unitară medie a acelui Articol de stoc în acea Locație de stoc. Aceasta înseamnă că prețul utilizat în momentul Recepției influențează direct Valorile stocurilor dumneavoastră, iar de acolo ajunge în Inventarieri, în rapoartele de discrepanțe și în calculul costului Rețetelor pentru Rețetele de inventar.

Puteți vizualiza în orice moment Valoarea unitară actuală și Valoarea totală a Articolelor de stoc accesând [Inventar] → [Locații de stoc] și făcând clic pe o Locație de stoc. Consultați articolul nostru Introducere în inventar, Partea 3: Locații de stoc pentru a afla mai multe.

Ce se întâmplă când Factura sosește mai târziu

Acesta este aspectul esențial de înțeles. În industria ospitalității este complet normal ca Bunurile să sosească înainte de Factură. În acest caz, recepția este evaluată la prețul din Comanda de achiziție. Dacă Factura sosește ulterior cu un alt preț, valoarea din Inventar nu este ajustată retroactiv. PurchasePlus nu revine pentru a recalcula prețul stocului care a fost deja Recepționat.

În schimb, diferența dintre Comanda de achiziție și Factură este preluată automat prin Potrivirea facturii (Invoice Match) și semnalată sub formă de Marcaje de factură (Invoice Flags) pentru echipa dumneavoastră de Conturi de plătit. Consultați articolul nostru Introducere în notele de recepție pentru a afla mai multe despre cum sunt semnalate discrepanțele.

Un exemplu practic

Un hotel comandă 10 cutii de pui la 50,00 $ per cutie. Bunurile sosesc luni, dar Factura nu a sosit încă.

• Recepția înregistrează 10 cutii în stoc la 50,00 $ fiecare (500,00 $ în total), pe baza prețului din Comanda de achiziție.
• Factura sosește miercuri la 52,00 $ per cutie. Potrivirea facturii semnalează diferența de 2,00 $ per cutie față de Comanda de achiziție, iar echipa de Conturi de plătit o soluționează.
• Stocul existent deja la îndemână rămâne evaluat la 50,00 $ per cutie. Diferența de 20,00 $ nu este transferată în Inventar, dar următoarea recepție (și, în cele din urmă, Inventarierea) readuce media în conformitate cu realitatea.

Dacă, în schimb, Factura s-ar fi aflat în sistem înainte ca Bunurile să fie Recepționate, recepția s-ar fi înregistrat direct la 52,00 $ per cutie.

Exemple din practică

1. Prețul din Factură utilizat (Factura se afla în sistem la momentul Recepției)

Un hotel Recepționează 1.800 de unități de șervețele pe baza unei Comenzi de achiziție deschise (standing order). Prețul din Comanda de achiziție a fost de 1,6400 $ per unitate, dar mai multe Facturi sosiseră deja în PurchasePlus la 1,6389 $ per unitate înainte ca Nota de recepție să fie finalizată. Stocul a fost evaluat la prețul facturat de 1,6389 $, nu la prețul din Comanda de achiziție. O diferență mică, dar o demonstrație clară a priorității de nivel unu.

2. Prețul din Comanda de achiziție utilizat, Factura sosind ulterior la un preț diferit

Un resort finalizează o Notă de recepție seara, înainte de sosirea vreunei Facturi. Fiecare linie intră în stoc la prețul din Comanda de achiziție. Factura a sosit două zile mai târziu, iar o linie de băuturi care fusese Comandată la 56,60 $ per unitate a fost facturată la 63,30 $. Cele 10 unități rămân în stoc la 56,60 $, iar diferența de 6,70 $ nu este niciodată aplicată retroactiv în Inventar. Ea apare în schimb la Potrivirea facturii, unde echipa de Conturi de plătit o poate clarifica cu Furnizorul.

Concluzia pe scurt

Prețul din Factură când îl avem, prețul din Comanda de achiziție când nu îl avem. Potrivirea facturii asigură vizibilitatea și soluționarea oricărei diferențe, chiar dacă stocul deja Recepționat nu este reevaluat.

Articole asociate

• Recepționarea bunurilor dintr-o Comandă de achiziție
• Introducere în notele de recepție
• Introducere în inventar, Partea 2: Articole de stoc
• Introducere în inventar, Partea 3: Locații de stoc
• Introducere în inventar, Partea 5: Inventarieri

Dacă Organizația dumneavoastră dorește să înceapă utilizarea modulului Inventar din PurchasePlus, vă rugăm să contactați Managerul de cont sau echipa noastră de Asistență clienți pentru ajutor la activarea modulului și pentru a organiza instruirea utilizatorilor (dacă este necesar).